GUÍA PARA IMPORTAR Y DECLARAR INFORMACIÓN DE LA DECLARACIÓN MENSUAL DE RECAUDOS Y ANTICIPOS

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1 GUÍA PARA IMPORTAR Y DECLARAR INFORMACIÓN DE LA DECLARACIÓN MENSUAL DE RECAUDOS Y ANTICIPOS De conformidad a la Disposición General Administrativa N , ordinal segundo, la Dirección General de Ingresos, pone al servicio de los contribuyentes, la GUÍA PARA IMPORTAR Y DECLARAR INFORMACIÓN DE LA DECLARACIÓN MENSUAL DE RECAUDOS Y ANTICIPOS. Cómo preparar la planilla correspondiente a ingresos mensuales, utilidades del mes y cantidad de máquinas tragamonedas y salas de juegos, en hoja EXCEL? El contribuyente debe llenar esta planilla, de acuerdo a la estructura de la hoja Excel definida por la DGI, que se detalla a continuación, en la cual debe anotar la información pertinente, de conformidad a sus operaciones del periodo fiscal. El Sistema de esta institución, de acuerdo a los datos suministrados, le formulará el cálculo de los impuestos, de conformidad a las obligaciones tributarias del declarante. Si el contribuyente responsable recaudador, no tuvo operaciones en el periodo fiscal correspondiente, debe subir la planilla sin datos. Nota: En la fila 10 y 14 no se debe anotar información A continuación se detallan los pasos a seguir, para indicar la información pertinente en las columnas B, C y D de la hoja Excel, antes indicada. COLUMNA A : CONCEPTO En esta columna se enuncian los diferentes conceptos que el contribuyente debe tomar en cuenta según le corresponda, para informar los valores y/o cantidades correspondientes a ser cuantificados en la columna B. 1

2 COLUMNA B : VALOR DE INGRESOS MENSUALES, UTILIDADES Y CANTIDAD DE SALAS, MÁQUINAS Y MESAS DE JUEGO 1. -De la fila 2 a la 9: estas filas son exclusivas para el contribuyente responsable recaudador, solamente debe informar el valor correspondiente a los ingresos gravables, exentos y exonerados, recibidos y/o devengados durante el periodo fiscal; de conformidad de sus operaciones por Enajenación de Bienes, Prestación de Servicios, Uso o Goce de Bienes, Obras Públicas, Distribución de Energía, Exportación de Bienes Tangibles e Intangibles (servicios). 2. -Fila Nº 11 Ingresos brutos del mes : anotarán valores en esta, los contribuyentes catalogados como grandes recaudadores del ISC o si se desempeña como institución financiera, actividad regulada por la SIBOIF y el que no es responsable recaudador, pero tiene la obligación tributaria de Anticipo IR o PMDM. En este campo debe consignar los ingresos recibidos y/o devengados en el mes. 3 -Fila Nº 12 Ingresos por margen de comercialización : esta fila es exclusiva para el contribuyente con rentas gravables mensuales, por comisiones sobre ventas o márgenes de comercialización de bienes o servicios, por margen de comercialización que provengan de actividades económica como: gasolineras, supermercados inscritos como grandes contribuyentes, corretajes de seguros, corretaje de bienes y raíces, casas y mesas de cambio y agencias de viajes, consignarán en este campo los valores de ingresos recibidos y/o devengados durante el mes. El Sistema calculará como base imponible del Anticipo IR o PMDM, los ingresos declarados con base a los indicados en la fila 11 y/o 12, según corresponda. 4. -Fila Nº 13 Utilidades del mes : en esta fila registrarán valores los contribuyentes catalogados como gran recaudador del ISC o si se desempeña como institución financiera, actividad regulada por la SIBOIF, debe indicar el valor de la utilidad del mes. 5. -De la fila Nº 15 a la 23: estas filas son exclusiva para el contribuyente con la obligación tributaria impuesto especial a los casinos, máquinas y mesas de juegos. De la fila 15 a la 17 se debe detallar la cantidad de salas de juego según corresponda al conjunto de máquinas tragamonedas, ubicadas en la sala correspondiente. En la línea 18 se debe detallar la sumatoria de la cuantía señala anteriormente. De la fila 20 a la 22 se debe informar la cantidad de máquinas tragamonedas ubicadas en cada sala de juego, esta información debe tener concordancia con la indicada en las filas de la 15 a la 17. En el renglón 23 se debe detallar la cantidad de mesas de juego. COLUMNA C : RANGO DE FACTURAS UTILIZADAS EN EL MES En la columna C Rango de facturas utilizadas en el mes, de conformidad a los ingresos detallados en las filas de la 2 a la 9, el contribuyente debe detallar la numeración de las facturas utilizadas en el periodo fiscal, en el caso que la numeración sea discontinua, cada rango se debe separar por coma. COLUMNA D : SERIE En la columna D Serie, el contribuyente de conformidad al o los dato (s) de tallado (s) en la columna C, debe indicar la serie de las facturas utilizadas en el periodo fiscal. Si utilizó varias debe separarlas por coma cada una de ellas. 2

3 EJEMPLOS DE LLENADO PLANILLA DE INGRESOS MENSUALES, UTILIDADES MENSUALES Y MÁQUINAS Y SALAS DE JUEGO. Ejemplo No 1 Se presenta un ejemplo de archivo de planilla con la información de los ingresos, la mayor parte de los contribuyentes Responsable Recaudadores deben utilizar para registrar sus ingresos de la fila Nº 2 a la 9. El sistema internamente realizará el cálculo del débito fiscal del IVA, PMDM o Anticipo IR. En caso que se registre información de los ingresos en fila que no corresponde, el sistema no validará dicha información. Ejemplo No 2 Información de ingresos por margen de comercialización o comisión. Los contribuyentes obligados al PMDM, deben llenar en las filas Nº 2 a 9, los ingresos del IVA y en la fila Nº 12 los ingresos con margen de comercialización, para el cálculo del débito fiscal del PMDM. 3

4 Ejemplo No 3 Para los Grandes Recaudadores del ISC y las Instituciones Financieras supervisadas por la Superintendencia de Bancos, deben llenar la fila No 2 a 9, los ingresos del IVA. Para el cálculo del débito fiscal del PMDM deben llenar la información de la fila No 11 y 13. Los obligados al impuesto del Anticipo IR pueden llenar la fila 11 o 13. Ejemplo No 4 Un ejemplo de archivo de planilla con la información de los ingresos de los contribuyentes con actividad económica de casino, deben llenar la fila No 02 a la 09 para el cálculo del débito fiscal del IVA y de la fila 15 a la 23 para el cálculo del débito fiscal del impuesto especial de casino, máquina y mesa de juegos. 4

5 1 CÓMO SE DEBE CONFORMAR EL ARCHIVO DE LA PLANILLA DE CREÉDITO FISCAL? Importante: En este archivo no hubo cambios, se mantiene igual su formato y llenado. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (CREDITO FISCAL) ÍTEM BASE LEGAL DE ALICUOTA ALICUOTA RENGLÓN NOMBRE DEL RENGLÓN 1 15% 11 CRÉDITO FISCAL DEL MES POR OPERACIONES DE ENAJENACIÓN DE BIENES 2 15% 12 CRÉDITO FISCAL DEL MES POR OPERACIONES DE IMPORTACIÓN DE BIENES TASA Artos. 109, 116, 3 15% 13 CRËDITO FISCAL DEL MES POR OPERACIONES DE 117, 118 y de la LCT. 14 CRÉDITO FISCAL DEL MES PARA OPERACIONES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y USO Y GOCE DE BIENES DISTRIBUCIÓN DE ENERGÍA ELÉCTRICA 5 0% 15 CRÉDITO FISCAL DEL MES PARA OPERACIONES CON ALÌCUOTA DEL 0% 6 15% 16 CREDITO PROPORCIONAL DEL MES. 7 8 Arto. 115 de la LCT. * Del ítem 1 al 7 corresponden a los renglones del crédito fiscal. * El ítem 7 corresponde al renglón de la Autotraslación. 17 CRÉDITO FISCAL DEL MES POR SUBSIDIO TARIFARIO (RENGLÓN EXCLUSIVO PARA DISSUR) 26 AUTOTRASLACIÓN A continuación explicamos cómo se debe conformar el archivo créditos fiscales del IVA. 1. Importación y Declaración de IVA 1.1 Crédito Fiscal En este archivo el contribuyente debe trasladar de su base de datos la información correspondiente del IVA trasladada por sus proveedores que le brindaron servicios, adquisición de bienes o le otorgaron uso o goce de bienes en el mes correspondiente, y las reversiones de créditos fiscales aplicados en la declaración de este impuesto en los meses anteriores. Estos valores deben indicarse con signo menos, con el fin de obtener en la declaración del formulario 110 el valor neto del antes señalado. 5

6 Se debe proceder a conformar la información correspondiente a su crédito fiscal, para lo cual debe utilizar la columna G, según cuadro anterior. En la columna H debe indicar los renglones del 11 al 16 en el orden, según corresponda a los conceptos abajo detallados del período correspondiente. 11. CRÉDITO FISCAL DEL MES POR OPERACIONES DE ENAJENACIÓN DE BIENES (15%) 12. CRÉDITO FISCAL DEL MES POR OPERACIONES DE IMPORTACIÓN DE BIENES TASA 15% 13. CRÉDITO FISCAL DEL MES POR OPERACIONES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y USO Y GOCE DE BIENES (15%) 14. CRÉDITO FISCAL DEL MES PARA OPERACIONES DE DISTRIBUCIÓN DE ENERGÍA ELÉCTRICA 15. CRÉDITO FISCAL DEL MES PARA OPERACIONES CON ALÌCUOTA DEL 0% 16. CRÉDITO PROPORCIONAL DEL MES 17. CRÉDITO FISCAL DEL MES POR SUBSIDIO TARIFARIO DE ENERGÍA (EXCLUSIVO PARA DISSUR) Crédito proporcional, para este concepto el valor a indicar en la columna G es la porción que corresponde a los ingresos gravados. No se debe detallar en este caso el total del IVA trasladado por el proveedor, pero si reflejar en la columna F el total del ingreso sin impuesto. Para completar la información de las columnas A, B, C, D, E y F, tomar en cuenta las explicaciones que se detallan en los siguientes incisos: a) No. RUC (columna A) y Nombre y Apellidos o Razón Social (columna B): estos datos deben corresponder a sus proveedores. Los números de identificación (RUC y Cédula de Identidad) deben tener estructura de 14 dígitos, sin espacios, ni guiones. b) Número de documento (columna C) : registrar la serie y el número pre impreso de cada factura o documento respectivo. c) Descripción del pago (columna D): el concepto debe ser descriptivo y preciso, haciendo referencia al concepto correspondiente. d) Fecha de Emisión Documento (columna E): se refiere a la fecha de elaboración del documento indicado en la columna C. e) Ingreso sin Impuesto (columna F): se refiere al valor pagado al proveedor sin incluir el IVA. 1.2 Autotraslación: para detallar la información correspondiente a la autotraslación, se debe tomar en cuenta los incisos descritos anteriormente, y en la columna G se debe poner el valor de la autotraslación de cada una de ellas y en la H el número de renglón 26. Los proveedores a utilizar en esta información, corresponde a los no responsables recaudadores del IVA que le proporcionaron a la empresa servicios en general o el uso o goce de bienes en el período correspondiente. Ver Ley de Concertación Tributaria (publicado en La Gaceta Diario Oficial 241 del 17 de diciembre 2012) y su Reglamento (publicado en La Gaceta Diario Oficial No. 012 del 22 de enero 2013) específicamente el Arto. 115 de la Ley y 79 que lo reglamenta. 6

7 A continuación damos un ejemplo como queda conformado el archivo del IVA a enviar: Archivo de IVA: de la fila 2 a la 9 corresponde al crédito fiscal y a las reversiones indicadas en el punto 3.1 en su caso y la fila 10 corresponde a las transacciones de autotraslación. III CÓMO TRASLADAR LA INFORMACIÓN DE LOS ARCHIVO DE LA HOJA EXCEL A LA BASE DE DATOS DE LA DGI? Importante: la planilla de ingresos y de créditos fiscales debe ser cargada en archivos separados. Enviado el archivo original de una planilla, si usted envía un nuevo archivo de la misma planilla, se considera que sustituye al original enviado. a. Una vez conformados y guardados los archivos en las hojas correspondientes de Excel de los Ingresos y Crédito Fiscal, se debe ingresar a la VET y seleccionar la opción Declaración Recaudo y Anticipo, desplegándose la opción para cargar el período y año a declarar. b. Al seleccionar el período y año, dar clic en el botón de Generar, accesando de esta forma a la opción para cargar los archivos de Ingresos y Créditos Fiscales. Dar clic en la opción de examinar para traer los archivos de su registro y cargar la información en nuestro sistema. En el proceso de cargue se mostrará el mensaje Cargando y Validando Planilla, Espere por favor. 7

8 c. En caso que solo cargue un archivo, el sistema le presentará un mensaje previniéndolo si está seguro de cargar un solo archivo, presione ACEPTAR de estar seguro, de lo contrario CANCELAR para regresar a cargar el otro archivo. d. Si por error involuntario usted carga los archivos errados, el sistema le presentará el mensaje Archivo Adjunto no leído, no cumple con el formato correcto e. Si los archivos cargados son los correctos, el sistema procesará la información recibida, le presentará un resumen por renglón denominado Detalle de Declaración Recaudo y Anticipo para su revisión. Revisado dicho resumen y de estar conforme, dar clic en la opción GENERAR DECLARACIÓN RECAUDO Y ANTICIPO, en este proceso se presentará el mensaje procesando información. 8

9 IV. CÓMO REALIZAR LA DECLARACIÓN DE FORMA RESUMIDA PARA ENVIARLA A LA CUENTA CORRIENTE TRIBUTARIA DEL CONTRIBUYENTE? Realizado el envío de la información de los ingresos y créditos fiscales a la base de datos de la DGI, el Sistema mostrará automáticamente el formulario 124 de la declaración mensual de recaudo y anticipo vacío, debiendo dar clic en la opción validar, automáticamente se mostrarán los datos informados a través de planillas como: débitos fiscal, crédito fiscal, saldo a pagar o saldo a favor. Existen reglones que deben digitarse, como son: retención en la fuente, crédito tributario y el crédito de autotraslación. Al confirmar la declaración, la VET le generará una sola Boleta de Información Tributaria (BIT) por el total de los impuestos a pagar, una vez realizado el pago en banco, se actualizará la Cuenta Corriente Tributaria de cada impuesto pagado. V CÓMO SE REALIZARÁN LAS DECLARACIONES SUSTITUTIVAS? Para realizar declaración sustitutiva de los los impuestos de IVA, PMDM o Anticipo y Especial a los Casinos, Máquinas y Mesas de Juego, el contribuyente debe cargar los dos archivos (ingresos y crédito fiscal), aunque el ajuste a realizar sea en uno o los dos impuestos. Al seleccionar el periodo e impuesto a sustituir, el sistema presentará una ventana con la opción de presentar Declaración Sustitutiva, donde se puede escoger el impuesto a sustituir, al dar clic en la opción Presentar Declaración Sustitutiva se presentarán las ventanas para cargar los archivos y realizar la declaración sustitutiva. VI ESTRUCTURA DE ARCHIVO PARA IMPORTAR Y DECLARAR Con el fin de garantizar que se pueda importar y declarar la información de los datos de las planillas a la base de datos de la Direccion General de Ingresos - DGI, es necesario que los datos de los archivos estructurados en la hoja Excel, cumplan con las siguientes condiciones: a) Utilizar las versiones 2003, 2007 o 2010 de Excel. b) No se debe enumerar las filas. c) Detallar el nombre de cada columna. d) Iniciar el diseño en la primera fila y primera columna de la hoja Excel de trabajo (1A). 9

10 e) La primera fila corresponderá a los conceptos de los encabezados de la planilla. f) Tener la cantidad de columnas ya definidas en la planilla de datos. g) No se debe adicionar o disminuir las filas y columnas ya determinadas de la planilla de ingresos. h) Las celdas no deben contener fórmulas aritméticas. i) En los campos con carácter numérico el separador de miles puede ser con o sin coma (,) y el separador decimal únicamente deberá ser el punto (.). j) Ninguno de los campos podrá contener caracteres especiales, tales como: ~, Î, Ƨ,,, ^. k) Los campos de texto no hacen diferencia de mayúsculas y minúsculas. l) Los números de identificación (RUC y Cédula de Identidad) deben tener estructura de 14 dígitos, sin espacios ni guiones. m) La estructura de fecha es con el orden de "DÍA", "Mes" y "Año" separados por una pleca (/). Si tiene duda o necesita apoyo por favor comunicarse al Centro de Asistencia Tributaria (CAT) llamando al número o escribiendo al correo electrónico 10

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