SIIGO Pyme. Elaboración Documentos Compras de Inventarios y Activos Fijos. Cartilla I

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1 SIIGO Pyme Elaboración Documentos Compras de Inventarios y Activos Fijos Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es una Factura de Compra? 3. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Factura de Compra? 4. Cuál es la Ruta para Elaborar Facturas de Compra? 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Compra? 6. Qué es un Anticipo de Proveedores? 7. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Cruzar un Anticipo en la Factura de Compra? 8. Cómo Contabilizar un Anticipo Realizado a un Proveedor en la Factura de Compra para Inventarios o Activos Fijos?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de elaboración de las Facturas de Compra (Documento Contable), donde quedan registrados todos los registros contables generados en una compra como proveedores, impuestos, descuentos, cargos y demás.

4 ELABORACIÓN DOCUMENTOS COMPRAS DE INVENTARIOS Y ACTIVOS FIJOS Qué es una Factura de Compra? Una Factura de Compra es un documento contable por medio del cual se registra la adquisición de Inventarios (Productos Servicios) o Activos Fijos, es decir, la causación de toda transacción comercial como son: compras de materia prima y productos, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc. El efecto en el inventario depende de la parametrización del documento y del cruce que se haya registrado en su definición, en caso que su cruce sea con un documento extracontable o no tenga cruce; este documento registrar contablemente las compras de producto tanto las cantidades como los valores, afectando la correspondiente carga tributaria. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Factura de Compra? Para elaborar una Factura de Compra ya sea de Inventarios (Productos Servicios) o Activos Fijos, se debe siempre conocer en forma clara la siguiente información: El Tipo de Factura de Compra a utilizar de las definidas en el programa (Ejemplo. P 001 / P 002). Conocer la fecha correspondiente a la elaboración de la compra. Saber el Nit o C.C del tercero (proveedor) al cual se le va a comprar. Saber que centro y subcentro de costo afectara la transacción. Identificar el producto, servicio, activo fijo o cuenta contable a afectar. Confirmar con el tercero (proveedor) la forma de pago. Si la forma de pago es crédito, determinar la fecha o fechas de vencimiento de la compra y el valor a pagar en cada vencimiento. En SIIGO se utiliza el Documento Tipo P como Compra, este documento se debe definir por el Modulo de Contabilidad Parámetros de Documentos Definición de Documentos Cuál es la Ruta para Elaborar Facturas de Compra? La ruta para elaborar Facturas de Compra es: Documentos Registro de Compra

5 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Compra? Al momento de elaborar una Factura de Compra el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Compra a elaborar: 1. FACTURA DE COMPRA CRUZA CON ORDEN DE COMPRA (DOCUMENTO TIPO M) Este proceso solo aplica cuando se tiene el módulo de Activos Fijos y en la definición del documento Compra (Tipo P) se marcó que cruce con la Orden de Compra de Activos

6 Si en la definición del documento Factura de Compra se seleccionó el campo cruza con orden de compra activos Fijos. Al momento de ingresar a elaborar la compra se habilita la siguiente ventana: A continuación el sistema habilita la siguiente ventana: Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Factura de Compra se seleccionó el campo cruza con orden de compra Activos Fijos. En esta pantalla se debe digitar el número de la orden de compra de activos fijos que cruzara con la Factura de compra; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo M (Orden de Compra de Activos Fijos) que no han sido cruzados.

7 Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema traerá en la Factura de Compra todos los datos digitados en la orden de compra de Activos Fijos, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. 2. FACTURA DE COMPRA CRUZA CON ORDEN DE COMPRA (DOCUMENTO TIPO Y) Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Factura de Compra se seleccionó el campo cruza con orden de compra.

8 En esta pantalla se debe digitar la orden de compra que cruzara con la Factura de Compra; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo Y (Órdenes de Compra) que se encuentran sin cruzar. Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema traerá en la Factura de Compra todos los datos digitados en la orden de compra, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados en la orden de compra. 3. FACTURA DE COMPRA CRUZA CON NOTA DE ENTRADA

9 Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Factura de Compra se seleccionó el campo cruza con Nota de Entrada. En esta pantalla se debe digitar la nota de entrada que cruzara con la Factura de Compra; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo E (nota de entrada) que no han sido cruzados. Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema traerá en la Factura de Compra todos los datos digitados en la Nota de Entrada, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados en la Nota de entrada. 4. FACTURA DE COMPRA SIN CRUCE DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO:

10 Fecha: Se debe digitar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingresó al programa, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Nit: Si el tercero ya está creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Fra No: En el primer recuadro es para incluir algún prefijo que tenga la factura del respectivo proveedor, en el segundo recuadro se incluirá el número de la respectiva factura que ha sido emitida por el proveedor. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.

11 Centro de Costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, de igual forma estos datos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono centro y subcentro de costos el cual permite realizar la creación del Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual se encuentra emitida la respectiva factura de compra por parte del proveedor. Esta fecha tiene incidencia sobre los informes del Módulo de Cuentas por pagar, ya que al generar el Estado de Cuenta del Proveedor, el sistema presentará la obligación a pagar con este número.

12 DATOS DE TRANSACCIONES: a. Compras de Inventarios (Producto o Servicio): El proceso de compras de productos o servicios cuando se tiene el módulo de Inventarios es el mismo; el sistema lee esta marcación de la creación de Líneas y Grupos (Tablas de Inventarios). Se deben asignar cuentas contables diferentes para las líneas de Producto, Servicio y Consumo. Cuando se marca una Línea como Servicio esta no controla saldos de inventario. Cuando se marca una Línea como Consumo este producto como su nombre lo indica es para consumo propio de la compañía y no permite su comercialización.

13 b. Compras de Servicios: Teniendo el Modulo de Inventarios, pero el servicio NO está creado en una Línea de Inventarios (Tabla de Inventarios), la compra se debe hacer por cuenta contable. El sistema permite crear la cuenta contable directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación de la cuenta. c. Compras de Activos Fijos: Teniendo el Modulo de Activos Fijos y manejando o sin manejar el cruce de documentos con la orden de compra documento tipo M; o de igual forma sin tener el módulo de activos fijos, la compra siempre se debe hacer por cuenta contable.

14 Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado. Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), y al activar estas opciones se encuentran diferentes formas de realizar la búsqueda. Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Producto, Referencia de Fabrica, Cuenta Contable o Código de Barras. Centro y Subcentro de costo: El sistema inicialmente trae el digitado en el encabezado del documento, pero pueden ser modificados o crear un nuevo centro de costos, para ello al momento de realizar la búsqueda con la tecla de Función F2 o con los binoculares se habilita el icono de creación

15 Se recomienda siempre dejar el mismo centro de costos del encabezado. Bodega - Ubicación: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, pero pueden ser modificados o crear una nueva bodega, para ello al momento de realizar la búsqueda con la tecla de Función F2 o con los binoculares se habilita el icono de creación

16 Las ubicaciones se crean de acuerdo a las necesidades de la empresa. Nit: El sistema traerá automáticamente el número, nombre y si se marcó la sucursal del proveedor digitado en el encabezado.

17 Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso y permite modificarlo para la impresión. Cuadro informativo Este cuadro traerá automáticamente y de manera informativa el costo promedio unitario del producto seleccionado, el último valor de compra y cuantas cantidades se encuentran en bodegas. Cantidad: Se debe digitar el número de unidades a comprar. En caso que en el registro de control se haya seleccionado el campo Maneja segunda cantidad (Para Empresas Avícolas) Después de haber incluido la cantidad1, se habilitara la ventana en la elaboración de la factura de compra para incluir la cantidad.

18 Cantidad 2: Se debe digitar el número de unidades a facturar. Saldo: El sistema por defecto mostrará el saldo de la cantidad dos. Valor: Se debe digitar el valor total de las cantidades o de la compra que se están ingresando. En este campo el sistema no realiza el cálculo automático de cantidades por valor unitario; razón por la cual es necesario digitar el valor total de la compra. CARGOS Y DESCUENTOS

19 a. Descuentos: La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición del documento está marcada como retención el sistema trae en forma automática el porcentaje de retención. Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres primeras filas. Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema. Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de Descuentos. b. Cargos: La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el producto es gravado y en su creación se asignó porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje. Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas filas. Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema.

20 Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Cargos. CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS SERVICIOS Y/O CUENTAS CONTABLES QUE SE VAN A REGISTRAR EN LA FACTURA DE COMPRA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. El programa presentara la siguiente ventana: Cargos y/o Descuentos totales: El sistema mostrará los valores totales de los descuentos y cargos calculados secuencia por secuencia, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter. En los cargos totales el porcentaje de IVA siempre estará en cero y la razón es que si se incluyeron productos, servicios y/o cuentas contables a varias tarifas de IVA, el sistema no hace promedios de porcentajes de IVA. El valor del IVA que el sistema refleja es la sumatoria de los valores de cada ítem del documento.

21 FORMAS DE PAGO O VENCIMIENTOS Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado. Tipo: Corresponde al Tipo de Documento que se está elaborando Ejemplo. Tipo - P. Comprobante: Corresponde al Número del Tipo de comprobante que se está elaborando Ejemplo. P 001 / P 002 / P Numero: Es un consecutivo interno que lleva el sistema y no debe ser modificado, el hacerlo altera la información en los informes de cuentas por pagar El campo Numero el sistema trae la información de manera automática y es editable, pero NO debe ser modificada porque esto altera las cifras en los Informes del Módulo de Proveedores y cruces de información.

22 Vencimiento: Se debe digitar el número de vencimiento(s) o cuota(s) en caso que la compra sea cancelada a crédito. Forma de Pago: El sistema trae por defecto el digito de la forma de pago asociada en al catálogo del tercero, pero esta información puede ser modificada. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar la consulta o habilitar la creación de una nueva. Fecha de Vencimiento: El sistema calcula en forma automática esta fecha de acuerdo al número de días asignado en el catalogo de terceros en el campo periodo de pago, de igual forma el sistema permite cambiar esta fecha. Valor: El sistema trae por defecto el valor total a pagar de la compra. En caso que la compra sea pagada en cuotas, en este campo se debe colocar el valor a pagar en el primer vencimiento. Por último el sistema pregunta sí el documento está correcto.

23 El sistema traerá automáticamente el número de la Factura de Compra si en la parametrizacion del documento Tipo P se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento a grabar. Adicional se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos. Por último el programa permite imprimir el documento en original y el número de copias que se parametrizaron en la definición del Documento. El documento puede ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel, este último siempre y cuando se diseñe el template para la correspondiente factura de compra.

24 Qué es un Anticipo de Proveedores? Un anticipo de Proveedores es un valor que se da al proveedor antes de haber recibido el producto, el activo o la prestación del servicio, este valor se debe registrar inicialmente en un Comprobante de Egreso (Tipo - G) y luego el programa permite cruzar este valor en la elaboración de la Factura de Compra. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Cruzar un Anticipo en la Factura de Compra? Para causar un anticipo en la factura de compra se debe tener en cuenta: Crear la cuenta contable y detallarla por Pagar y Si Terceros. Amarrar esta cuenta contable a una forma de pago llamada Anticipo Proveedores. Al momento de entregar el anticipo causar esta salida de dinero en un Documento Tipo G Comprobante de Egreso con una contabilización Tipo O. Cómo Contabilizar un Anticipo Realizado a un Proveedor en la Factura de Compra para Inventarios o Activos Fijos? Para cruzar el anticipo realizado a un proveedor en la factura de compra se debe: a. Elaborar la factura de compra como se explico anteriormente, ingresando los Datos Generales o de Encabezado, Campos Transaccionales, Descuentos, Cargos, Cargos y/o Descuentos b. Al momento de llegar al cuadro de vencimientos en la opción de Tipo se debe digitar la tecla de función F9 o el icono, con ello el sistema mostrara el o los comprobantes de egreso en los cuales se han contabilizado

25 los anticipos en la cuenta y asociados al tercero del encabezado del documento c. Al seleccionar el anticipo se habilita la siguiente pantalla confirmando la fecha de vencimiento y el valor por el cual fue causado el anticipo en el comprobante de egreso permitiendo cambiar su valor. Cambiar el valor del anticipo se realizara cuando el valor de la factura es inferior al valor del anticipo

26 d. Después se debe pasar con enter, el sistema trae nuevamente la pantalla de vencimientos para asignar la forma de pago para cancelar el saldo restante de la compra. e. En la impresión de la compra se discriminan todas las formas de pago utilizadas al momento de contabilizar el documento.

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