C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas

Transcripción

1 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica 1/8

2 1. Propósito. Gestionar los recursos necesarios para el seguimiento de los procesos de Construcción de Universitaria, Mantenimiento de Infraestructura Universitaria y Adjudicación de 2. Alcance. Este propósito aplica a los procedimientos de la Dirección de Programación y Control, Dirección de Recursos Financieros, Construcción de Universitaria, Mantenimiento de Infraestructura Universitaria y Adjudicación de 3. Responsabilidad y autoridad. PUESTO RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Control por centro de costo y fuente de financiamiento. Jefe del Departamento de Administración Recepción, revisión y resguardo de facturas para su trámite de pago. Programación de pagos ante recursos financieros y entrega de contra -recibos. Tramite de facturas ante las Direcciones de Control Presupuestos y Recursos Financieros. Comprobante de Gastos, Gastos Extraordinarios y Comprobación de Gastos. Integración de Padrón de Contratistas y Proveedores Manejo de nómina. Recepción de cheques ante Tesorería, para pago de nomina Control y seguimiento de Fondo Revolvente Jefe del Departamento de Construcción de Revisión de Estimaciones de s en proceso Integrar documentación para la gestión de recursos financieros Autorización de Estimaciones para el seguimiento del proceso de Gestión de Recursos Financieros Coordinador del Proceso de Contratación y Seguimiento de Elaboración de contrato de obras adjudicadas Solicitud y Revisión de Anticipo para obras adjudicadas Solicitud de Alta en el Padrón de Contratistas de los proveedores a los que se les adjudica obra Autorizar contrato de s licitadas y adjudicadas. Autorización de Anticipo para la gestión de recursos financieros Jefe del Revisión de facturas de trabajos de Autorización de Facturas de 2/8

3 PUESTO RESPONSABILIDAD AUTORIDAD mantenimiento a la infraestructura universitaria Elaboración de respaldo en sistema Baan Solicitar suficiencia presupuestal para la continuidad del proceso Solicitar Alta en el Padrón de Contratistas de los proveedores a los que se les adjudica el mantenimiento de la infraestructura universitaria Departamento de Mantenimiento Jefe del Departamento de Control Operativo Supervisar la captación, revisión y entrega de la documentación que soporta la solicitud de recursos efectuados por el Departamento de Administración de la Dirección de Universitaria (Gestión de Recursos Financieros) mantenimiento de infraestructura física universitaria para el seguimiento del proceso de Gestión de Recursos Financieros Aceptar o rechazar la documentación presentada por el de la Dirección de Universitaria (Gestión de Recursos Financieros) al haber supervisado la información documental, el registro presupuestal y la aplicación de las políticas establecidas. Jefe de Control Tesorero Dar a conocer los lineamientos a los que habrán de sujetarse los documentos para la Gestión de Recursos Financieros Entrega recepción de cheques de nómina Entregar nóminas debidamente firmadas y con los documentos soporte necesarios al Departamento de Administración de la Dirección de Universitaria (Gestión de Recursos Financieros) Preaprobar y/o aprobar las solicitudes de recursos tramitadas por el Departamento de Administración de la Dirección de Universitaria (Gestión de Recursos Financieros) Emitir Contra Recibo de las solicitudes aprobadas Liberar o retener cheques de nómina Tesorero Efectuar pagos a través de cheques póliza de proveedores Tramitar la cancelación o reposición de cheques. Control de fondo revolvente. Liberar o retener cheques de pago a proveedores y de fondo revolvente 3/8

4 4. Normatividad Aplicable. Reglamento de Adquisiciones y obras de la U.A.E.M. Libro décimo Segundo del Código Administrativo y su Reglamento. Manual de Operación del Gasto de Inversión Sectorial. Convenios de Coordinación con Instancias del Sector Educación Federales y Estatales. 5. Políticas. No aplica (El departamento se apega a las políticas de la Dirección de Recursos Financieros y a la Dirección de Control y Programación ) 4/8

5 6. Diagrama de bloque del procedimiento. Proceso: Gestión de Recursos Financieros Dirección de Universitaria Coordinación de Departamento de Procesos de Administración Contratación y Seguimiento de Dirección de Programación y Control Dirección de Recursos Financieros INICIO 1 Oficios de Autorización de Recursos ya sean Federales o Estatales, Solicitud de pago de Anticipo, acompañado de factura. 2 Recibe Información y Registra montos, Solicita asignación presupuestal a la dirección de Programación y Control 3 Crea las dimensiones contables e indica el fondo de financiamiento 4 Registra los datos generales del proyecto, datos del contrato, el método de financiamiento, indica presupuesto estimado, real y asigna las retenciones. 5 Se registra la solicitud del anticipo 6 Se envía la solicitud del anticipo con su factura A B 5/8

6 Proceso: Gestión de Recursos Financieros Dirección de Universitaria Coordinación de Departamento de Procesos de Administración Contratación y Seguimiento de Dirección de Programación y Control Dirección de Recursos Financieros B A 7 Revisa documentación. Corrige y envía a la Dir. Programación y Control NO Aprueba o Rechaza SI 9 Recibe Contra Recibo y entrega a proveedor 8 Emite Contra Recibo 10 Emite Cheque FIN 6/8

7 7. Glosario. Cheque Orden escrita y girada contra un Banco Comercial para que este pague, a su presentación, el todo o parte de los fondos que el librador pueda disponer en cuenta corriente. El cheque puede ser nominativo. Contra Recibo Es el documento único para la liberación de recursos y programación de pagos. Es un documento no negociable y su vigencia es durante el año del ejercicio fiscal en el que fue expedido. Factura Es el documento donde se fija el importe de la mercancía expedida. En algunos casos sirve, además, como propio contrato de venta. Sobre ellas deben señalarse claramente las partes compradoras y vendedoras, con sus datos fiscales como razón social, domicilio, teléfonos, registro federal de contribuyentes, fecha de expedición, la descripción de los productos de acuerdo con la descripción exacta sobre la que convengan las partes; losa bultos expedidos, con sus marcas y contraseñas, peso bruto y neto; las cantidades de ventas acordada y la divisa fijada, lugar de expedición, etc. Fondo Importe o monto que en las dependencias se destina a cubrir Revolvente necesidades urgentes que no rebasen determinados niveles, los cuales se regularizarán en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la compro bación Gestión de Recursos Financieros Nómina Padrón de Contratistas Póliza Suficiencia respectiva. Proceso a través del cual un intermediario financiero recibe recursos para dar cumplimiento al pago de un documento (factura) Es un sistema de contabilidad manual que consiste en una relación nominal de cada uno de los individuos que laboran en esta organización, en la cual se determina el valor bruto devengado por cada empleado, efectuar las deducciones, calcular el valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y mantener un registro individual de lo devengado por cada empleado Listado de contratistas inscritos en la Universidad Autónoma del Estado de México para la prestación de un servicio Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones Otorgamiento de recursos financieros de acuerdo al registro presupuestal. 8. Anexos. Lista Maestra Respaldo y Mantenimientos PC s cada dos meses 7/8

8 9. Revisión Histórica. Numero de Revisión Fecha de Revisión Reviso (Puesto) 00 14/11/07 Jefe del Departamento de Administración Reaprobado (Puesto) Director de Universitaria Descripción del Cambio. No Aplica por ser Primera Edición 8/8