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1 Hojas de Gastos

2 TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Distribución y soporte: María Tubau, 4,3º Madrid Tel.: Fax: Castillejos, Barcelona Tel.: Fax: Información comercial: Web: Mail: La información contenida en este documento podría cambiar sin previo aviso. No se garantiza su corrección ni su idoneidad para ningún propósito. Este documento no puede ser reproducido ni transmitido, ni total ni parcialmente, por ningún medio y para ningún propósito, sin la autorización expresa de los propietarios del Copyright. Los nombres de los productos mencionados en este documento, han sido utilizados con el único propósito de su identificación y pueden ser marcas comerciales de sus respectivas compañías Décima Edición. Octubre 2008.

3 Índice INTRODUCCIÓN... 3 RECURSOS... 5 EL CONCEPTO HOJA DE GASTOS VARIOS CONFIGURACIÓN DE LAS HOJAS DE GASTOS PARAMETRIZACIÓN DE LAS TABLAS AUXILIARES TIPOS DE GASTOS TIPOS DE TARJETAS SERIES, ESTADOS Y PROCESOS DE LAS HOJAS DE GASTOS ESTADOS Y PROCESOS DE LAS FACTURAS DE COMPRA PARÁMETROS GENERALES DE LA EMPRESA PROPIEDADES DE LA HOJA DE GASTOS DATOS GENERALES LÍNEAS DE DETALLE LIQUIDACIÓN CONTABILIZACIÓN DE LAS HOJAS DE GASTOS INFORMES INCORPORADOS... 35

4

5 Introducción Las Hojas de Gastos son la herramienta para llevar el control de los gastos del personal que se generan durante la actividad normal de la empresa (kilometraje, dietas, hoteles, peajes, anticipos, etc.) y permiten de forma sencilla - la contabilización financiera y analítica de esos gastos. Introducción / 3

6 4 \Hojas de Gastos Guía de uso

7 Recursos Un Recurso en Sigrid es cualquier elemento de la empresa que origina un gasto no recogido en los documentos de compra. Por tanto, son Recursos la mano de obra, la maquinaria propia y cualquier elemento cuya utilización origine un gasto. Un Recurso origina gastos que se pueden imputar a distintos centros de coste y realizar un trabajo que puede ser facturado al cliente final. El control del gasto de los Recursos se lleva a cabo por la contabilización de las Hojas de gastos, mientras que la confección de la nómina, la facturación a clientes por los trabajos realizados y la imputación de los costes laborales a los centro de coste, se controla mediante los Partes de trabajo. Si dispone del programa de Nóminas puede crear automáticamente los recursos de Mano de obra y sus empleados asociados desde dicho programa. Los recursos son un tipo de concepto Sigrid, por lo que se crean en el diálogo Concepto Nuevo, especificando para el recurso un código y una descripción. El resto de sus datos se editan en su ventana de propiedades: Recursos / 5

8 Datos generales Datos generales Los campos del recurso, además de identificarle, se utilizarán como datos por defecto al crear Hojas de gastos y Partes de trabajo. Tipo de recurso: Mano de obra, Maquinaria, Cesión de materiales u Otros. Por esta tipología podrán establecerse filtros en los informes y consultas. Clasificación del recurso: se utilizará para llevar una clasificación de los recursos. Es un dato informativo opcional. Las clases de recursos se codifican en la tabla auxiliar correspondiente. Puede abrir la lista de selección para consultar las clases existentes o añadir nuevas clases. Ficha de empleado asociada: si el recurso es de Tipo Mano de obra y corresponde a un empleado de la empresa, es conveniente que ambos queden asociados (recurso-empleado) ya que, si se entregan anticipos, el campo para establecer la cuenta contable correspondiente al anticipo está en la ficha del Empleado. Es utilizado por la Herramienta de exportación de Partes de trabajo al programa de Nóminas. El código del recurso no tiene por qué ser igual al código del empleado. Puede suministrarse en este campo una máscara de búsqueda para abrir la lista de selección del concepto Empleado. Ficha del empleado: Pestaña contabilidad / pago. La ficha del empleado se puede consultar o bien en la carpeta de Entidades y dentro de ella en Empleados, o bien desde la ficha del Recurso pulsando sobre el icono correspondiente. En cualquier caso, se abre su ficha. Dentro de ella, en la pestaña contabilidad/pago aparece una serie de campos: 6 \Hojas de Gastos Guía de uso

9 Cuentas financieras y analíticas Centro de coste: normalmente será el centro de coste de personal o el de gastos generales (si por ejemplo, es un comercial). Cuenta analítica: es la cuenta analítica del empleado en el Centro de Coste correspondiente. Cuenta de anticipos: es la cuenta de anticipos del empleado (perteneciente al grupo 46). Cuenta de retenciones de IRPF: es la cuenta de retenciones propia del empleado. Si en la ficha del RECARGO activamos el check de utilizar cuenta de retenciones de la ficha de la entidad, al contabilizar el gasto de la Hoja de Gastos tomará esta cuenta de retenciones. En el asiento de contabilización del gasto (de la hoja de gastos), aparecerá el apunte de esta cuenta. % Retención de IRPF: En el caso de que se quiera escoger el porcentaje de retención del empleado (Si en la ficha del RECARGO, activamos el check de utilizar cuenta de retenciones de la ficha de la entidad, ). Este porcentaje se le aplica al exceso de gasto (en el caso de que existan gastos con límite exento), en la hoja de gastos. El importe retenido por dicha línea, aparecerá en la pestaña Liquidación de la Hoja de gastos. Domiciliación bancaria Código de cuenta: Cuenta bancaria para transferencias. Ficha de maquina asociada: si el recurso es de tipo maquinaria, se activara este campo para que, en el caso de disponer del módulo de "maquinaria", se le pueda asociar la ficha de la máquina. Recurso conductor (para máquina): se le puede asociar otro recurso de tipo mano de obra en el caso en que sea el recurso de tipo maquina. Delegación/es que tendrán acceso al recurso: si se ha establecido en los parámetros de la empresa el Modo de trabajo con delegaciones, o el Modo delegaciones y centros de coste, cada delegación podrá disponer de sus propios recursos, sin poder utilizar los asignados a otras delegaciones dentro de la misma empresa Si se especifican códigos de delegaciones separados por comas, sólo los usuarios con permisos asignados sobre estas delegaciones podrán utilizar estos recursos. De uso en informes, procesos, acciones y macros para indicar que recursos se incluirán y cuales no. Si es un recurso que no pertenece a la empresa, para poder poner el proveedor al que pertenece ese recurso Recursos / 7

10 para búsquedas, informes, etc. Es una casilla informativa, utilizada como filtro Cuentas Cuentas Cuenta financiera: esta cuenta puede utilizarse al contabilizar Hojas de gasto del recurso. Al asignar el recurso en la línea de una Hoja de gasto, se copia automáticamente esta cuenta, no pudiendo ser modificada en la Hoja de gastos. Se abonará en la contabilización del gasto con cargo a la cuenta de gastos que corresponda según el tipo (hoteles, viajes, restaurantes,...),(si no se especifica en la hoja que el gasto se ha hecho con tarjeta) y se cargará al contabilizar el pago con abono a la cuenta de banco/caja. Si se especificó en los parámetros de la empresa una Cuenta de proveedores varios por defecto (NUEVOS RECURSOS), se copiará automáticamente esta cuenta como Cuenta financiera del recurso, pudiendo especificar otra si procede. Cuenta analítica (de modelo): se utiliza en el proceso de contabilización de las Hojas de gasto, sólo en el caso en que no se especifique en la línea de la Hoja de gastos una cuenta concreta y el Tipo de gasto no tenga tampoco asociada una cuenta analítica. Si se suministra en este campo una máscara de búsqueda la lista de selección dependerá de que se haya establecido en los parámetros de empresa un centro de coste modelo. En caso de haberlo establecido se listarán únicamente las cuentas del Centro modelo, en caso contrario podrán seleccionar cuentas de cualquier Centro. Centro de coste por defecto: al especificar en la cabecera de Hojas de gastos y Partes de trabajo un recurso, se copia éste como centro de coste en la cabecera de la Hoja o Parte. Ambos datos (recurso y centro) se copiaran por defecto las líneas de la Hoja o Parte, pudiendo modificarse en cada línea. Tarjetas de crédito del recurso Se utilizarán como datos por defecto al crear las líneas de las Hojas de gasto, los Tipos de tarjetas se asocian al recurso, especificando: Tipo tarjeta: puede suministrar en este campo una máscara de búsqueda para seleccionar uno de los tipos codificados en la tabla auxiliar Tipos de tarjetas o para añadir nuevos tipos. Número: si se trata de una tarjeta bancaria de la empresa y se suministra su número permitirá consultar la información asociada a esta tarjeta concreta. Caducidad: es un campo meramente informativo. Cuenta de pago: cuenta contable de banco/caja asociada al pago del gasto, que se utilizará en la contabilización de las Hojas de gastos. Cod. Centro: es un código de centro de coste, que puede establecerse abriendo la lista de selección. Determinará el centro de coste de las líneas de las Hojas de gas- 8 \Hojas de Gastos Guía de uso

11 to al seleccionar el Tipo de tarjeta. Si se deja en blanco no tendrá ninguna implicación, pero si se establece un valor, cuando en la línea de la Hoja de gasto se seleccione el recurso-tipo de tarjeta, se cambiará el centro de coste de la línea por el especificado en este campo. Es de utilidad cuando una determinada tarjeta quiere imputarse siempre a un mismo centro de coste. Descripción Centro de Coste: la descripción del centro de coste. Delegaciones: es una máscara para el código de delegación de los codificados en la tabla auxiliar de delegaciones. Este dato se utilizará únicamente si en parámetros de la empresa estableció un Modo de trabajo con los campos DEL, DELO, OBR. Establece un filtro para la lista de selección de Tipos de tarjetas cuando se abre Al seleccionar en la línea de la hoja de gastos un tipo de tarjeta, sólo se mostrarán las que correspondan con la delegación origen del usuario conectado. Por ejemplo, si el usuario tiene como delegación origen (establecida en gestión de usuarios) la 281, podrá seleccionar las tarjetas que en este Centros de coste (reparto de gastos) Opcionalmente puede establecerse para la contabilización analítica de las hojas de gasto del recurso, como se repartirán los importes a los distintos centros de coste, en este caso en lugar de imputar el importe de la línea del parte al centrocuenta de la misma, se repartirá a los distintos centros según los porcentajes de reparto. Al activar la casilla Realizar reparto de gastos proporcionalmente por centro de coste en la lista de centros de coste se muestra la línea de edición para especificar los centros en los que se repartirá el gasto. Al seleccionar el recurso en la hoja de gasto en el centro de coste por defecto/principal, se mostrará como descripción del mismo (* MÚLTIPLES CENTROS DE COSTE *), para resaltar que las líneas asociadas a dicho centro se desglosarán repartiendo el gasto proporcionalmente a los porcentajes de cada centro. Recursos / 9

12 10 \Hojas de Gastos Guía de uso

13 Recursos / 11

14 El concepto Hoja de Gastos Varios Las Hojas de gastos son el instrumento de control de los gastos de los recursos de la empresa (kilómetros, otros desplazamientos, dietas, hoteles, parking-peajes, etc.) facilitando su contabilización (asientos financieros y analíticos) y el pago de los mismos a los recursos, incluso si se han realizado anticipos. Las Hojas de gastos son un tipo de concepto de la aplicación por lo que se crean en el diálogo Concepto nuevo que se abre al seleccionar la opción Nuevo en el menú concepto de la ventana principal: Cada Hoja de gastos se identificará por: Fecha, Nº Hoja o código (para el que se pueden definir series), y la Descripción. En el campo de Descripción puede establecerse un formato para que se genere automáticamente a partir de los datos del diálogo. Una vez creados los recursos cuyos gastos queremos controlar, habrá que realizar una serie de parametrizaciones para poder empezar a trabajar con las Hojas de Gastos. Para ello será necesario crear Serie, Estados y Procesos para las Hojas de Gastos, revisar los estados y procesos de las facturas de compra, editar los parámetros generales y alimentar las tablas auxiliares de Tipos de Gastos y Tipos de Tarjetas. 12 \Hojas de Gastos Guía de uso

15 El concepto Hoja de Gastos Varios / 13

16 Configuración de las hojas de gastos Parametrización de las tablas auxiliares Tipos de gastos Los Tipos de gastos se utilizan en las Hojas de gastos, indicando en cada línea de la Hoja el tipo al que corresponde. Esta clasificación dependerá de la contabilización de los gastos que quiera llevarse a cabo y se codifica en la tabla auxiliar-> Recursos: tipos de gastos Cada Tipo de gasto se define por un código y una descripción o resumen, y los siguientes datos: Precio por defecto: precio unitario que por defecto se copiará en la Hoja de gastos al seleccionar el tipo, pudiendo ser modificado en la propia Hoja. Código Cue financiera: es el código de la cuenta que se utilizará en el proceso de contabilización de Hojas de gastos. Cuando en una línea de una Hoja de gastos se especifica el Tipo de gasto, se copia automáticamente esta cuenta en la línea. El proceso de contabilización estándar de la hoja de gastos generará un apunte al debe de esta cuenta por el importe especificado en la línea o líneas de la hoja de gastos. Si no se especifica la cuenta se mostrará un mensaje de error, no pudiendo llevarse a cabo la contabilización. Puede suministrar, en este campo, una máscara de búsqueda para abrir la lista de selección de cuentas auxiliares. Código Cue analítica: será la cuenta analítica por defecto a utilizar en la contabilización de las Hojas de gasto. A diferencia de lo que ocurre con la cuenta financiera, en la línea de la hoja de gastos podrá especificarse una cuenta analítica distinta. El proceso de contabilización estándar utiliza esta cuenta sólo en el caso de que la línea de la Hoja de gastos no indique cuenta analítica. Puesto que el código de las cuentas analíticas se compone con el código del centro de coste seguido de un punto y del código de cuenta propiamente dicho, este campo contendrá un código de cuenta analítica en este formato, ahora bien, el centro de coste especificado en la línea de la Hoja de gastos no tiene porque coincidir con el especificado aquí. Es recomendable crear un Centro de coste modelo, indicando aquí la cuenta analítica del centro modelo que se resolverá en el momento de establecer el Tipo de gasto en la línea de la Hoja de gastos, reemplazando el centro de coste modelo por el especificado en la línea. 14 \Hojas de Gastos Guía de uso

17 Por ejemplo, supongamos que se ha creado un Centro de coste MOD con la cuenta para gastos de Taxis, y ha creado el Tipo de gasto TAXIS asociado a esta cuenta. Posteriormente se crea el centro CO0001, se indica que su Centro modelo es MOD, haciendo una copia de la estructura de niveles y cuentas desde el Centro modelo, lo que creará la cuenta CO Cuando en una línea de la Hoja de gastos se establezca el Centro como CO0001 y el Tipo de gasto TAXIS, automáticamente se establece en la línea la cuenta analítica CO Puede suministrar en este campo una máscara de búsqueda para abrir la lista de selección de cuentas analíticas. Si en los parámetros de la empresa, en la sección de Analítica, a establecido un código para el centro de coste modelo, la lista de selección mostrará únicamente las cuentas del centro modelo. Código IVA: se utilizará como impuesto a aplicar por defecto, al generar la Factura recibida desde las Hoja de gastos, pudiendo modificarse en la factura generada. Precio Mínimo Exento: es el precio unitario, hasta el cuál, el gasto está exento de retención. Cuenta financiera del Exceso de gasto: es la cuenta financiera a la que se imputará el exceso de gasto. Código tipo de retención: es el código de la retención. Normalmente será, para retenciones estatales, en pagos al personal (nómina). (190 A 00) Código tipo de retención exenta: es el código de la retención por la parte del gasto exento. Gastos sujetos a retención Cuando se tiene un gasto sujeto a retención y con límite exento, es necesario incluir en tablas auxiliares: tipos de gasto, tanto la retención de IRPF por rendimientos obtenidos por cuenta ajena (por ejemplo si se trata de una retención estatal será: 190 A00) como la retención de IRPF correspondiente/s al tipo de gasto exento (por ejemplo, si se trata de una retención estatal y se refiere a dietas exentas será el 190L01). Configuración de la ficha de la retención. El concepto a crear es una ficha de recargo. Su configuración será la siguiente: Configuración de las hojas de gastos / 15

18 Contabilidad Registro de IRPF -Si el check utilizar cuenta de retenciones de ficha de entidad, no está activado, al contabilizar el gasto de la hoja de gastos, Sigrid utiliza la "cuenta contable en hojas de gastos" que aparece en el Recargo. Es decir el % de retención que se aplica al exceso de gasto, al contabilizar la hoja de gastos se llevaría a la "cuenta contable en hojas de gastos" que aparece en el recargo -Si el check está activado, al contabilizar el gasto, Sigrid utiliza la cuenta de retención que aparece en la ficha del empleado. El % de retención lo tomará de la ficha del empleado. (excepto si la retención esta puesta en la columna de "tipo de retención exenta" dentro de la configuración de las tablas auxiliares-> Recursos: Tipos de gastos, ya que solo se realizará el registro de IRPF) Al tratarse de una retención de IRPF es muy importante indicar la clave y la subclave, ya que al contabilizar genera un registro de IRPF. En el caso de un recargo de IRPF por ejemplo de nomina, cuya clave sea del tipo A : - Tipo de registro : Retención IRPF - Valores por defecto: se activa el check de %. El valor se tomará de la ficha del empleado conforme a su % de retención y al contabilizar daría el siguiente error si en la ficha del empleado faltara el %: Error El asiento correspondiente no se puede generar debido al siguiente error: No existe cuenta contable de retenciones o bien el porcentaje es 0. Revise la ficha del empleado o del tipo de retención 16 \Hojas de Gastos Guía de uso

19 - Introducir la Clave (A) y la Subclave (00) para realizar el registro de IRPF. En el caso de un recargo de IRPF cuya clave sea del tipo L (exento): - Tipo de registro : Retención IRPF - Valores por defecto: se activa el check de % pero no se pone el valor, ya que el tipo de retención es 0. - Introducir la Clave (L) y la Subclave (01) para realizar el registro de IRPF. Tipos de Tarjetas En la tabla auxiliar: Tipos de Tarjetas, se codifican los tipos de tarjetas bancarias que utilizarán los recursos para el pago de sus gastos Los Tipos de tarjetas se asociarán a los recursos en la ventana de propiedades del recurso, estableciendo para el recurso-tarjeta el número de tarjeta, la caducidad, la cuenta de banco o caja desde la cual se realizará el pago y el centro de coste a la que se imputará (en el caso en el que sea siempre a uno determinado) Series, estados y procesos de las Hojas de Gastos En la ventana de definición de tipos de conceptos, se selecciona el tipo Hoja de Gastos varios. En la parte derecha de la ventana están las diferentes pestañas relativas a este concepto. La primera de ellas es la de Series, donde estableceremos una o varias series para las Hojas de Gastos. La siguiente pestaña es la de los Estados; aquí se establecen los distintos Estados por los que tienen que pasar las Hojas de Gastos hasta su contabilización y pago. Configuración de las hojas de gastos / 17

20 En la pestaña Procesos se indicarán los procesos de cambio de estados que realiza Sigrid en las Hojas de Gastos, pudiéndose asignar un rol que tenga los permisos necesarios para realizarlos. Dentro de los procesos, dependiendo de lo que queramos controlar y la acción que queremos que se lleve a cabo (Generar el pago, contabilizar la hoja de gastos, contabilizar el pago, etc.), habrá que asociar en el campo Javascript el nombre del programa java que permite realizar el dicho proceso. (Ver contabilización de hojas de gasto.) Estados y procesos de las facturas de compra Sigrid permite dar de alta facturas de compra desde la Hoja de Gastos. Estas facturas suelen corresponder a gastos cuyo pago se ha efectuado en el momento de la emisión de la factura, como es el caso de las facturas de los hoteles, restaurantes, etc. que se registran para poder deducirse el IVA. En Tipos de Conceptos, y concretamente en la pestaña de estados de las facturas de compra, se crea una Serie y un Estado específico para las facturas introducidas desde las Hojas de Gastos. Estas facturas NO generan vencimientos Se crea una nueva Serie para diferenciar las facturas generadas desde la Hoja de Gastos, de otras facturas. Además se indica el Estado Inicial (que se crea en la pestaña de Estados): En los procesos de las facturas de compra, se deberá crear también un proceso entre el estado que acabamos de crear y el estado en el que una factura normal queda contabilizada. A este proceso no será necesario asignarle el javascript facconta, ya que se contabiliza junto con la hoja de gastos. (Ver Contabilización de hojas de gasto) 18 \Hojas de Gastos Guía de uso

21 Parámetros Generales de la empresa En el menú Empresa se encuentran los Parámetros Generales de la empresa. Entre los que se encuentran los relativos a Hojas de Gastos: Modo de trabajo por recursos en Hojas de Gastos: si está marcado, en las líneas de la hoja no se muestran las columnas Recurso ni Nombre del recurso. Mostrar mes y año en Hojas de Gastos: muestra año y mes en la cabecera de la hoja de gastos. Mostrar calendario en Hojas de Gastos: muestra un calendario mensual en la cabecera de la hoja de gastos. Se podrá pulsar sobre los días del calendario para automatizar la entrada de la fecha en las nuevas líneas. Estado para facturas de compras introducidas desde hojas de gastos: estado en el que se crearán las facturas de compra desde el botón Generar / Ver factura recibida. Estado de facturas contabilizadas al contabilizar hojas de gastos: estado en el que quedará la factura asociada a una línea cuando se contabilice la hoja de gastos. Considerar mes actual hasta el día (incluido) [vacío, se considerará último día del mes]. Comprobar: Se utiliza cuando el periodo de control de las hojas de gastos es, por ejemplo, desde el día 20 de un mes hasta el 20 del mes siguiente. Sirve para que en informes, OLAP, etc., cuando se pide por ejemplo el mes de julio, la aplicación muestre la información de las líneas de detalle de la hoja de gastos que vayan de 21 de junio a 20 de julio. El botón "Comprobar" modifica, si procede, los valores de los campos "ano" y "mes" de la línea de detalle, teniendo en cuenta este criterio. En nuestro ejemplo, una línea con fecha de 22 de junio quedaría con el valor "mes=7". Configuración de las hojas de gastos / 19

22 20 \Hojas de Gastos Guía de uso

23 Propiedades de la hoja de gastos Datos Generales Los datos Recurso, Obra y Centro de coste serán tomados como valores por defecto en la creación de nuevas líneas de detalle, aunque después se puede establecer un valor distinto en cada una de ellas. Año y mes de la hoja de gastos: Estos campos sólo aparecen si se ha seleccionado la opción Modo de trabajo por meses en hojas de gastos en los parámetros generales de la empresa. En la creación de una nueva hoja de gastos, toman su valor de la fecha de trabajo. Recurso: Si se ha predeterminado el Modo de trabajo por Recursos en Hojas de Gastos en los parámetros generales de la empresa, es necesario introducir un Recurso en este campo. En este caso cada hoja de gastos está dedicada a un solo recurso y no se podrá establecer otro distinto en las líneas de detalle. Propiedades de la hoja de gastos / 21

24 Opcionalmente puede especificarse la Obra/Proyecto (con el módulo de obras), y el Centro de coste (modulo de analítica), que serán los datos de la cabecera de la Hoja de gastos, cuya única finalidad es establecer los datos por defecto para las líneas de la hoja. Una vez introducidas líneas de detalle, al cambiar cualquiera de estos datos, la aplicación pregunta si se debe introducir el nuevo dato en las líneas de detalle existentes. Por ejemplo, si se cambia el dato Obra, se abre el siguiente diálogo: Pregunta Se ha cambiado la obra general en la hoja (se utilizará por defecto en las nuevas líneas). Desea cambiar todas las líneas existentes poniendo esa obra? El calendario se utiliza para establecer cómodamente la fecha de cada una de las líneas de detalle. Será visible o no según se configure en los parámetros generales de la empresa, apartado Gastos y Partes. Líneas de detalle Al hacer doble clic en una línea de detalle de la hoja, o pulsar el botón Detalles, se abre la ventana Línea de detalle de hoja de gastos, que facilita la visualización y edición de los datos de la línea y el acceso a las fichas de sus datos relacionados (Centro coste, cuentas, factura): 22 \Hojas de Gastos Guía de uso

25 Fecha: Si se estableció el modo de trabajo por meses, la fecha introducida en Datos Generales se copiará a todas las líneas de detalle. De lo contrario, al crear una nueva línea de detalle e introducir cualquier dato, este campo toma el valor de la fecha de trabajo. Si en la lista está seleccionada la última línea (la línea en blanco), al hacer clic sobre un día del calendario se crea una nueva línea de detalle con la fecha seleccionada. Por último, al seleccionar una línea de la lista, el calendario se posiciona en la fecha de la línea y, haciendo clic sobre otra fecha del calendario, cambia la fecha de la línea seleccionada. Recurso: Este campo no aparece en las líneas de detalle si se estableció el Modo de trabajo por Recursos, ya que todas las líneas se refieren al recurso introducido en la cabecera (Datos generales). De lo contrario, se puede establecer un recurso distinto para cada línea. Tipo de gasto: En este campo se introduce uno de los tipos de gasto declarados en la tabla auxiliar Recursos: Tipos de gastos. Introduciendo una máscara de búsqueda se abre la lista de selección correspondiente. Justificante: Número del documento justificante del gasto (por ejemplo, ticket de aparcamiento). Matrícula: Si el gasto es ocasionado por el uso de un vehículo (por ejemplo combustible), se introduce la matrícula de forma puramente informativa. Kilómetros: Distancia recorrida con el vehículo. También informativo. Cantidad: Número de unidades. En el caso de la distancia recorrida por un vehículo, aquí se introduce el número de kilómetros recorridos. Precio: Precio unitario. Total: Es el resultado de multiplicar el contenido de los campos Cantidad por el Precio. Propiedades de la hoja de gastos / 23

26 Centro de coste: Centro al que se imputa el gasto. Si se estableció un centro en la cabecera (Datos generales), se copiará a todas las líneas de detalle en el momento de su creación, pero es posible modificarlo estableciendo uno distinto para cada línea. Cuenta analítica: Cuenta en la que se contabilizará el gasto. A cada tipo de gasto se le puede asociar una cuenta analítica en la tabla auxiliar de Tipos de Gastos, de forma que al introducir el tipo, se copia en la línea el código de su cuenta asociada. Tarjeta: Si el gasto se ha pagado con una tarjeta, se deberá marcar esta casilla y se abrirá una ventana para que seleccionemos la tarjeta asociada al recurso. Una vez seleccionada, en el campo Tipo de tarjeta, aparece la descripción del tipo de tarjeta y en el campo Nº de tarjeta, aparece el número introducido cuando se asoció la tarjeta al recurso. Tipo de tarjeta: Llama a la tabla auxiliar Tipos de tarjetas, para seleccionar el tipo de tarjeta. Nº de tarjeta: Es el número de la tarjeta que se introdujo en la lista de Tarjetas asociadas al recurso. Cuenta de pago: Cuenta bancaria asociada a la tarjeta de crédito. Factura: En el caso de existir una factura del gasto, se puede generar desde la hoja de gastos, con lo cual queda asociada al gasto, o se puede generar independientemente y después asociarla. Cuenta recurso: Es la cuenta financiera del recurso que se utilizará para contabilizar el gasto (46*). Cuando se establece el recurso para la línea de detalle, se copia esta cuenta desde la ficha del recurso y no puede ser cambiada aquí. Cuenta gasto: Es la cuenta financiera del gasto, que se lee de la tabla auxiliar de Tipos de Gastos en el momento de asignar el tipo, y no puede ser cambiada aquí. Si el gasto va acompañado de una factura los botones Generar/Ver factura y Asociar factura existente son las herramientas para automatizar la facturación: Generar/Ver factura recibida: abre la ventana de propiedades de la factura asociada a la línea si existe. Si no existe factura asociada, abre el diálogo Nuevo documento para especificar los datos de la factura de compras a crear. La factura deberá crearse con la serie establecida para ese tipo de factura y tomará los datos de la línea, aplicando el tipo de IVA asociado al tipo de gasto, pudiendo ser modificada. Asociar factura existente: abre el diálogo de selección de facturas de compra para indicar una máscara para el código de factura. Se abre entonces la lista de selección del concepto Factura de Compra para asociar una factura a la línea. Contabilizar: ejecuta el proceso de cambio de estado definido según el estado de la hoja, equivale a seleccionar dicho proceso en el menú concepto actual. 24 \Hojas de Gastos Guía de uso

27 Liquidación En esta pestaña se muestra el resumen de la Hoja de Gastos. Total gastos: Es la suma de los campos Total de todas las líneas de detalle. No es editable. Tarjeta: Es la suma de los campos Total de las líneas de detalle cuyo campo Tarjeta contiene un valor distinto de 0, es decir los gastos que se han pagado con alguna de las tarjetas asociadas al recurso. Anticipo: En este campo se introduce si procede el anticipo entregado al recurso para pagar los gastos y que será deducido de la liquidación. Para generar un anticipo se puede proceder de dos formas: Haciendo un asiento manual por el importe del anticipo o generarlo desde la ficha del empleado asociado al recurso. Para generarlo de esta forma es necesario ejecutar la Acción Entregar anticipo, disponible desde el Menú Concepto Actual de la ficha del empleado. También es necesario que la cuenta de anticipos esté especificada en la ficha de dicho empleado. Al ejecutar esta acción, se abre el diálogo: Propiedades de la hoja de gastos / 25

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