Instructivo de uso. Cuentas por Pagar (AP) SISTEMA ERP V12.

Transcripción

1 Instructivo de uso Cuentas por Pagar ERP V12.

2 Contenido Control del documento Introducción Conexión y Acceso a la EBS de Oracle Responsabilidades Menú principal del módulo de Cuentas por Pagar (Navegador) Barra de Menú del Sistema Facturas Captura de cuentas por pagar Líneas de Distribución Captura de notas de crédito / débito Captura de anticipos Asociación / Aplicación / Imputación de anticipos Búsqueda de documentos por pagar Liberación de retenciones Liberación manual de retenciones, indicando el motivo Liberación manual de retenciones, desde el botón Despachar Liberación manual de retenciones, desde el botón Acciones Cancelación de facturas Control de Fondos Presupuestales Asociación de Facturas a la Recepción de Órdenes de Compra Asociación de Facturas por QuickMatch Pagos Lote de Pagos Electrónico Lote de Pagos con Cheque Lote de Pagos Electrónico utilizando Plantillas Lote de Pagos con Cheque utilizando Plantillas de 97

3 4.5. Finalización de Lotes de Pagos Temas Abiertos y Cerrados Temas Abiertos Temas Abiertos de 97

4 Control del documento Objetivo del Instructivo Proporcionar un documento que permita conocer el uso del módulo Cuentas por Pagar en el sistema ERP versión 12. Áreas a las que está destinado el instructivo: Gerencia de Presupuestos. Gerencia de Contabilidad. Administraciones Aeroportuarias de la RED ASA. Sumario de Cambios Versión Motivo del Cambio Número de Revisión Fecha Aprobación 1.0 Generación del documento para normateca 0 Sept Aprobador Nombre y cargo: Alfonso Coronado Paniagua Gerente Unidad administrativa/ área a la que pertenece Gerente de Soluciones Informáticas 4 de 97

5 1. Introducción En el presente manual se mostrará la forma en que se capturan facturas estándar, anticipos, notas de crédito y débito, así como realizar pagos en la versión de Oracle. El ciclo de egresos visto en forma de diagrama se puede ejemplificar de la siguiente manera: Este manual mostrará las actividades necesarias para la operación del módulo de Cuentas por Pagar en la versión 12. Esta aplicación pertenece al ciclo de Egresos, al proceso de compras y proveedores e, indirectamente, al alta de activos fijos que funcionará en Aeropuertos y Servicios Auxiliares (ASA). 2. Conexión y Acceso a la EBS de Oracle Para acceder a las aplicaciones Oracle, se debe contar con una conexión a Internet y que se haya descargado, previamente, la versión de Java 6 Update 37 en las máquinas de cada uno de los usuarios. Para la conexión a la aplicación, es necesario abrir una sesión de Internet donde se deberá ingresar el URL que se presenta a continuación: Instancia de prueba: 5 de 97

6 Instancia de producción: En la pantalla de conexión que se presenta, se deberán capturar los campos Nombre Usuario y Contraseña asignados. Una vez ingresados, se da clic en el botón Conexión Responsabilidades Ya conectados en la aplicación, se deberá seleccionar la responsabilidad asignada al usuario. Las responsabilidades, dentro del sistema Oracle, equivalen al perfil con el cual un usuario accede al sistema, donde la misma limitará las acciones que puede realizar dentro de la aplicación y presentará el menú de acciones posibles. Por lo general, los usuarios tendrán una sola responsabilidad con la que podrán acceder al sistema. Las responsabilidades están definidas por unidad operativa (línea de negocio) y por módulo. 6 de 97

7 Una vez seleccionada la opción se abrirán dos páginas mientras se carga el programa. Estas ventanas SIEMPRE deberán permanecer abiertas y no deben cerrarse pues afectarán la funcionalidad de las aplicaciones Oracle Menú principal del módulo de Cuentas por Pagar (Navegador) La siguiente figura es un ejemplo de una ventana Navegación que aparece después de conectarse a las aplicaciones Oracle y de seleccionar una responsabilidad. Esta ventana se utiliza para navegar a una pantalla que permite realizar un flujo de negocios específico. La ventana Navegación está siempre presente durante la sesión de Oracle y despliega el nombre de la responsabilidad actual en el título de la ventana. 7 de 97

8 2.3. Barra de Menú del Sistema Todo el sistema se despliega dentro de una ventana única la cual tiene incorporada una barra de herramientas y menús desplegables. La barra de herramientas sirve para realizar las acciones del sistema más comunes como: realizar búsquedas, grabar datos, borrar registros en pantalla, etc. Los botones se encontrarán habilitados o deshabilitados según si su función es aplicable o no en la pantalla actual. Los botones y su función más utilizados son los siguientes: Menú principal La barra del menú principal incluye menús que se pueden utilizar para navegar a través de una forma, para editar o recuperar datos o para ejecutar otras acciones. Estos menús son: Archivo: Para grabar, abrir archivos, guardar. Edición: Para cortar, copiar y pegar datos. Además aquí radica la opción de cambiar la contraseña o perfiles. Ver (x): Para ver resúmenes. La función más importante es la de ver Solicitudes. Carpeta: Para mostrar u ocultar campos, además de darle el orden deseado a las columnas presentadas en las formas. No siempre está disponible este menú. Herramientas: Para navegar por la aplicación. Ventana: Para cambiar la visualización de las ventanas (por cascada, mosaico vertical u horizontal) Ayuda: Para acceder a la ayuda en línea de la aplicación. Despliega, además, información técnica de la aplicación. Ctrl + Down Insertar Registro Ctrl + V Pegar Buscar Encontrar Datos F6 Limpiar Registro Navegador Mostrar Navegador Ctrl + Up Eliminar Registro Ctrl + S Grabar Ctrl + E Editar Campo 8 de 97

9 Alt+R+R Cambiar de Responsabilidad Traducir Campo Ctrl + P Imprimir la Pantalla Zoom F4 Cerrar la Pantalla Adjuntar Notas Ctrl + X Cortar Herramienta de Carpetas Ctrl + C Copiar Ctrl + H Ayuda On-Line Las mismas funciones que se encuentran en los botones, también están accesibles a través de teclas de función. Acción Bloque Siguiente Bloque Anterior Campo Siguiente Campo Anterior Duplicar Articulo Duplicar Registro Ingresar Consulta Ejecutar Consulta Insertar Registro Limpiar Pantalla Limpiar Registro Lista de Valores Salir / Cancelar Consulta Suprimir Registro Grabar / Validar Teclas Shift + Page Down (Av Pág.) Shift + Page Up (Re Pág.) Tab Shift + Tab Shift + F5 Shift + F6 F11 Control + F11 Control + Down F8 F6 Control + L F4 Control + Up Control + S 9 de 97

10 Botón Descripción Expandir el primer sub nivel del objeto señalado. Contraer el primer sub nivel del objeto señalado. Expandir todos los subniveles del objeto señalado. Expandir todos los subniveles de todos los objetos expandibles en la lista de navegación. Contraer todos los objetos que se encuentran desplegados en la lista de navegación. 3. Facturas La captura de pasivos se puede realizar mediante el uso de lotes (compiladores electrónicos) o sobre un gran repositorio general de facturas. Para esta implantación, se decidió el uso de lotes de facturas. Toda factura se compone de dos partes: cabecera y distribuciones. La cabecera se refiere a la captura del pasivo y, las distribuciones, a las líneas de cargo e impuestos. Una vez que las facturas estén cuadradas (partida doble, total cargos igual a total pasivo) se deben validar y contabilizar, para dejarlas listas para su programación de pago. La responsabilidad a utilizar para la captura de las cuentas por pagar será: ASA_XXX_AP_SUPER_USUARIO, donde XXX es la línea de negocio donde se requiere la captura de los pasivos. Para capturar pasivos, se sigue navegación: Facturas Asiento Lotes de Facturas Menú Principal de Cuentas por Pagar 10 de 97

11 El siguiente diagrama muestra la forma en que el usuario puede navegar entre las ventanas del proceso de captura de facturas. Trabajando con Facturas Buscar Buscar Buscar Lote de Facturas Facturas Distribución Contable Cotejo OC Recepciones Facturas Orden de Compra Recepciones Facturas Pagos programados Facturas Retenidas Acciones a Las facturas Pagos Revisiones De facturas Liberacion De facturas Aplicación/ No Aplicación de Pagos Pagos Revision De OC Pagos Revision De Pagos Revisión de Pagos Ordenes de Compra Facturas Proveedores 11 de 97

12 3.1. Captura de cuentas por pagar La pantalla de captura de cuentas por pagar es única para todos los tipos de documentos: facturas estándar, anticipos, informes de gastos, notas de crédito y débito, asociaciones a órdenes de compra, mixtas y retenciones de impuestos. Desde la pantalla mostrada anteriormente, ir a la opción Lotes de Facturas Se abre la pantalla para capturar el nombre del lote, que será el archivo electrónico o repositorio donde se capturarán cada uno de los pasivos. Se le asigna el nombre al lote y se da clic sobre el botón Facturas 12 de 97

13 Una vez definido el nombre del lote, se da clic al botón Facturas para comenzar el ingreso de ellas. A continuación se describen los campos a utilizar y los valores esperados de captura, por parte de los usuarios. NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Unidad Operativa Empresa en la que se está trabajando. Standard Anticipo Tipo Informe de Gastos Liberación de Retención Nota de Crédito Nota de Débito Valor por Defecto es Standard Seleccionar el tipo de documento que se desea capturar. Retención de Impuestos Mixta Número OC Seleccionar la OC asociada al pasivo Cuenta Pasivo Cuenta de pasivo capturada en la sucursal del proveedor Proveedor Listado de proveedores asignados a la unidad operativa Seleccionar el nombre del proveedor de la lista de valores para este 13 de 97

14 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO campo. Si el proveedor no existe se debe dar de alta. Nro Proveedor RFC del proveedor El sistema despliega el RFC del proveedor Nombre Sucursal Nombre de la unidad operativa en que se esté trabajando Si existe sólo un sitio, la información será predeterminada Fecha Factura Introducir la fecha de la factura del proveedor seleccionándola del calendario. Grupos Retenciones Impuesto Facturas Grupos de retención de impuestos Presenta por defecto el grupo asignado en la sucursal del proveedor NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Nro. Factura Si presiona el tabulador para ir al siguiente campo, el número de la Capturar el número de la factura del proveedor 14 de 97

15 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO factura predeterminado será la fecha del día Importe Factura Introducir el importe de la factura, subtotal más impuesto Importe Impuesto Al momento de calcular el impuesto, el sistema puebla este campo Div Factura MXN USD Capturar la moneda de la factura Importe Retenido Importe Pagado por Anticipado Fecha Contable Al momento de validar las facturas, cuando tengan asociado algún grupo de retención de impuestos, el sistema puebla este campo automáticamente Al momento de asociar un anticipo a la factura, el sistema puebla este campo automáticamente Despliega fecha del día Seleccionar del calendario la fecha en que se realizará la afectación contable de la operación Div Pago MXN USD El sistema despliega, automáticamente, la misma moneda del campo Div Factura Fecha Tipo Cambio Pago El sistema despliega, automáticamente, la fecha de factura Seleccionar del calendario la fecha en que se realizará la afectación contable de la operación Clase Tipo Cambio Pago Tipo Cambio Pago Diario Usuario El sistema despliega, automáticamente, la clase del tipo de cambio usado en el pago de la factura El sistema despliega, automáticamente, el valor del tipo de cambio 15 de 97

16 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO usado en el pago de la factura NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Juego Distribución Escoger el juego de distribución para generar en automático las líneas de cargo en las facturas Descripción Introducir el concepto de la factura o la razón que la generó Seleccionar: Asociar Acción Factura Recibo Orden de Compra Factura Para copiar líneas de cargo para notas de crédito Recibo Para asociar las facturas a las recepciones en almacén Orden de Compra Para asociar facturas a los pedidos de compra 16 de 97

17 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Proyecto Tarea Fecha Artículo Erogación Tipo Erogación Organización Erogación NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Clase Tipo Cambio Fecha Tipo Cambio Diario Usuario Escoger la clase de tipo de cambio a utilizar para traducir el importe de la factura en otra divisa, a la moneda funcional Seleccionar la fecha del tipo de cambio a utilizar Tipo Cambio El sistema presenta el tipo de cambio de 17 de 97

18 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO acuerdo al tipo y día a utilizar Importe Divisa Funcional El sistema despliega la multiplicación del tipo de cambio por el importe de la factura Fecha Plazos Fecha Sistema Fecha Recepción Almacén Fecha Factura Fecha Recepción Facturas Escoger la fecha en que se reconoce el pasivo. 10 DIAS Términos 15 DIAS 21 DIAS 30 DIAS... El sistema despliega el plazo capturado en la sucursal del proveedor CONTADO Método Pago Cheque Compensación Electrónico Telegráfico El sistema despliega el método de pago capturado en la sucursal del proveedor. Generalmente será Electrónico Grupo de Pago GASOLINA INTERNOS PDI El sistema despliega el grupo de pago capturado en la sucursal del proveedor Cambiar el grupo de pago, si es necesario, seleccionándolo de la lista de valores Seleccionar: Tipo Anticipo Temporario Permanente Permanente Fondos Fijos, Depósitos en Garantía Temporario Viáticos, Deudores Diversos, Anticipos a Proveedores, Gastos por amortizar Fecha Liquidación Fecha sistema Fecha a partir de la cual el anticipo está disponible para 18 de 97

19 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO asociarlo a una factura. País Imposición México Estados Unidos El sistema despliega el país con el que se dio de alta al proveedor 3.2. Líneas de Distribución Para capturar y/o visualizar las líneas de distribución de la factura (líneas de cargo), se debe pulsar la pestaña 2 Líneas Se capturan los datos básicos: Importe, Código Clasificación Impuesto, Cuenta de Distribución por Defecto 19 de 97

20 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Nro Consecutivo El sistema despliega el consecutivo de líneas, empezando por el número 1 Artículo Tipo Flete Impuesto Varios El sistema presenta el tipo Artículo Retención de Impuestos Importe Capturar el importe por línea de gasto Código Clasificación Impuesto ASA_AP_IVA_XX, donde XX es la tasa de impuesto El sistema despliega el código de impuesto capturado en la sucursal del proveedor Dejar el valor asignado por default, corregirlo o borrarlo Cuenta de Distribución por Defecto Capturar la cuenta de cargo de cada uno de los conceptos Descripción El sistema copia la descripción capturada en la cabecera de la factura Fecha Contable El sistema despliega la 20 de 97

21 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR fecha contable capturada en la cabecera de la factura ACCIONES POR USUARIO Para la captura de la cuenta contable, se da clic en el campo Cuenta de Distribución por Defecto para que presente los segmentos de la estructura contable y se capturen uno a uno. Una vez capturadas las líneas de cargo, dar clic en la pestaña General El sistema muestra, en la sección Resumen, los importes capturados en las líneas de cargo. Recordar que, campos rojos indican que el documento está descuadrado; campos negros, documentos balanceados. Dar clic sobre el botón Calcular Impuesto 21 de 97

22 El sistema genera el impuesto automáticamente. Toma la tasa del código de impuesto que se le definió en cada una de las líneas de cargo. Como se muestra en el presente ejemplo, revisar que, después del cálculo, los valores aparecen en color negro, indicativo que la factura está balanceada. Una vez cuadrada la factura, se procede a su validación y contabilización. Validar un documento se refiere a que el sistema revisará que los períodos contables estén abiertos, que las cuentas contables existan, que puedan recibir afectaciones en ellas. También valida que los cálculos de impuesto y las líneas de retención sean las correctas, que no haya inconsistencias entre la forma como se configuró el sistema y la forma en que se captura el documento, etc. 22 de 97

23 La forma de hacerlo es dar clic sobre el botón Acciones 1 y seleccionar la opción Validar y dar clic al botón Aceptar. Se debe observar que el Estado de la factura cambia de Nunca Validado a Validado. En caso que el estado de la factura cambie a Necesita Revalidación, ir a la sección Liberación de retenciones. Ya validada la factura, se procede a contabilizarla. Para hacerlo, se da clic nuevamente al botón Acciones 1. Seleccionar la opción Crear Cuenta, seleccionar el botón Contabilización Final y dar clic en el botón Aceptar. 23 de 97

24 El sistema desplegará la nota donde informa que la contabilidad se realizó con éxito. Dar clic sobre el botón Aceptar. Verificar que el campo Contabilizado cambie de No a Sí 24 de 97

25 Es en este momento donde la factura está lista para pago. Siempre deberá ser responsabilidad de los usuarios de captura de facturas dejar los documentos con Estado en Validado y Contabilizado en Sí 3.3. Captura de notas de crédito / débito Existen tres formas de crear las notas de crédito: capturarla por completo, asociarla a una factura o que el sistema la genere en forma automática, cuando se trate de devoluciones de material en almacenes. En este momento, se visualizará el primer caso: capturar por completo la nota de crédito de la misma forma en que se mostró el alta de facturas en las secciones anteriores del manual. Seleccionar, en la pantalla Facturas, la opción Nota de Crédito 25 de 97

26 El sistema muestra la ventana donde indica el término de pago que utilizará. Por default, utilizará el que esté capturado en la sucursal del proveedor, pero se podrá modificar, a gusto del usuario. Iniciar la captura de los datos de la nota de crédito o débito 26 de 97

27 Recordar que las notas de crédito y débito se capturan en negativo. La nota de crédito también puede llevar un juego de distribución asociado. Sin embargo, para este caso, se capturarán las líneas manualmente. Dar clic sobre el botón 2 Líneas para capturar los cargos 27 de 97

28 Capturar el importe, también en negativo, revisar el código de impuesto a aplicar y la cuenta contable donde se cargará el movimiento. Repetir este paso hasta capturar todos los importes a afectar, con su respectiva cuenta contable. Una vez finalizada la carga, grabar y dar clic sobre la pestaña 1 General 28 de 97

29 Dar clic sobre el botón Calcular Impuesto El sistema calcula el importe de impuesto y lo muestra en la región Resumen. Al aparecer datos color negro, el sistema indica que el total de cargos es igual al total de abonos y, por ende, la factura está balanceada. Continuar la validación y su contabilización. 29 de 97

30 Al igual que las facturas, las notas de crédito deben finalizar en estado Validado y en el campo Contabilizado, el valor Sí. 30 de 97

31 3.4. Captura de anticipos La captura de anticipos se realiza de la misma forma en que se capturan las facturas estándar. Las únicas diferencias que existen son el tipo de documento, que debe ser Anticipo se debe determinar la forma en que se le asignará un número al anticipo y verificar los campos Tipo Anticipo y Fecha Liquidación. 31 de 97

32 Revisar que el campo Tipo Anticipo sea siempre Temporario (recordar que la opción Permanente se usará para los depósitos en garantía, fondos fijos) y que la Fecha Liquidación sea la del día en que se captura el movimiento, cuando menos, pues esta fecha indica a partir de cuándo el anticipo está disponible para asociarse alguna cuenta por pagar. Una vez capturado, dar clic en la pestaña 2 Líneas Capturar el importe del anticipo. En caso de no llevar impuesto, borrar el campo Código Clasificación de Impuesto. En caso de que sí, desglosar el impuesto en el campo Importe y dejar lleno el código de impuesto. Notar que el anticipo es el único documento que llena el campo Cuenta de Distribución por Defecto. Este dato lo trae desde la sucursal del proveedor. Grabar el movimiento y dar clic en la pestaña 1 General 32 de 97

33 En este caso, como el anticipo no lleva impuesto, al consultar la región Resumen, se observa que los números aparecen en negro. Sí llevara impuesto, dar clic al botón Calcular Impuesto para generar la línea del IVA y cuadrar las cifras. Al igual que los demás tipos de documento, se debe proceder a la validación y contabilización del documento. Los anticipos deben terminar con los campos: Estado: Anticipo No Pagado y Contabilizado: Sí El siguiente paso del anticipo es pagarlos para cambiar su estado de Anticipo No Pagado a Disponible 33 de 97

34 3.5. Asociación / Aplicación / Imputación de anticipos Una vez que los anticipos han sido pagados y se encuentran disponibles para su uso, se tendrá que consultar el documento al que se le desea aplicar dicho anticipo o el anticipo mismo. Si se busca desde la factura, aparecerán los anticipos disponibles. Si se busca desde el anticipo, aparecerán las facturas pendientes de pago. Para el presente ejemplo, se localiza el anticipo recién pagado. Dar clic sobre el botón Acciones 1 34 de 97

35 Seleccionar la opción Aplicar/No Aplicar Anticipo. Dar clic sobre el botón Aceptar El sistema muestra las facturas a las que se les puede asociar el anticipo En la columna Aplicar, seleccionar el recuadro de la factura a la que se le desea aplicar el anticipo. El sistema presentará en el campo Importe a Aplicar la cantidad aún pendiente por aplicar en el anticipo. Se podrán realizar aplicaciones parciales o totales de los anticipos. En el campo Fecha Cntble seleccionar la fecha en que se desea afectar contablemente la asociación. A continuación, dar clic sobre el botón Aplicar/No Aplicar 35 de 97

36 Se observan varias cosas después de la aplicación del anticipo. En primer lugar, 1 realizada la aplicación, el registro previamente seleccionado se mueve a la parte baja de la pantalla, a la sección Aplicaciones Anticipos Existentes. En segundo lugar, 2 en la esquina superior derecha, aparecen las cantidades del total del anticipo y lo que aún resta por aplicar. Finalmente, al revisar el importe de la factura a la que se aplicó el anticipo, se puede observar que ha disminuido el monto pendiente de pago. 36 de 97

37 NOTA: En caso de desear revertir el movimiento, basta con seleccionar el anticipo aplicado y dar clic, nuevamente, en el botón Aplicar/No Aplicar, cuidando la fecha de reversión de aplicación del anticipo. Cerrar la pantalla y regresar a la pantalla del anticipo. Toda aplicación de anticipo afecta al anticipo mismo y a la factura sobre la que fue asociado. En el caso del anticipo, si se aplica la totalidad del anticipo, el Estado cambia de Disponible a Completamente Aplicado. Si no, conserva el estado de Disponible. Dar clic sobre la pestaña 6 Visualizar Aplicaciones Anticipo En esta pantalla aparecen los anticipos aplicados a la factura. Se pueden ver los montos, fechas de aplicación y facturas sobre los que se realizaron las aplicaciones. 37 de 97

38 Ahora bien, al consultar la factura a la que se le realizó la aplicación se observa, en la región Resumen, a la izquierda de la pantalla que el renglón Anticipos Aplicados ha sido poblado. En esta región se visualizan los anticipos que han afectado la factura. Del lado derecho, se observa también que el estado de la factura ha cambiado de Validada a Necesita Revalidación. Dar clic a la pestaña 2 Líneas para observar la razón del cambio. Este cambio se debe a que, en las líneas de distribución, se ha agregado la línea del anticipo aplicado. 38 de 97

39 Ahora, se procede a validar y contabilizar nuevamente la factura. Observar que en la sección Importe Pagado ya aparece el valor del anticipo aplicado. Dar clic al botón Generalidades, para observar más datos de la factura Búsqueda de documentos por pagar 39 de 97

40 Una vez que se han capturado facturas estándar, anticipos, notas de crédito, informes de gastos, etc., en las pantallas de la aplicación, se pueden consultar ya sea vía reporte o directamente en las pantallas. Para lograrlo, desde el menú principal de Cuentas por Pagar, se navega Facturas > Asiento > Facturas Seleccionar al proveedor. Dar clic al botón Calcular Saldo Adeudado para saber cuál es el estado que se guarda con ese proveedor. El sistema despliega el número de documentos que se tienen pendientes de pago y el importe adeudado. En caso de querer ver las facturas que integran su saldo, dar clic al botón Facturas 40 de 97

41 El sistema las despliega en la misma pantalla donde se dieron de alta. En este lugar, se pueden visualizar y modificar, pero no dar de alta nuevos documentos por pagar. 41 de 97

42 3.7. Liberación de retenciones Cuando se validan las facturas, pueden aparecer retenciones o advertencias del sistema. Estos procesos de evitar continuar la validación se producen cuando hay una inconsistencia entre la configuración del módulo y la forma en que se está operando en él. Los tipos de retenciones de factura más comunes tienen que ver con problemas en las combinaciones contables utilizadas, problemas con los períodos contables, falta de presupuesto para validación de fondos, cambiar los importes de impuestos, validar una factura que no está cuadrada Liberación manual de retenciones, indicando el motivo Existen tres formas para liberar las retenciones de facturas. La primera de ellas es indicar manualmente el motivo de la liberación. Para iniciar, se requiere identificar una factura con problemas, con estado Necesita Revalidación e ir a la pestaña 3 Retenciones En este caso, el sistema envía la retención por no estar asociado el documento a una orden de compra. En el campo Nom Despacho dar clic a la lista de valores y seleccionar la opción Validado o el que mejor describa el motivo de la liberación y dar clic sobre el botón Aceptar 42 de 97

43 El sistema llenará el campo Motivo Despacho automáticamente. Grabar el movimiento. Al hacerlo, el sistema llenará los campos Dspchado Por y Fecha Desp indicando el usuario que liberó manualmente la retención de la factura. Dar clic sobre la pestaña 1 General 43 de 97

44 El estado del documento ha cambiado a Validado Una vez liberada la retención, se continúa el proceso de contabilizar el documento Liberación manual de retenciones, desde el botón Despachar La segunda forma de liberar una retención es análoga a la primera. Buscar una factura que requiera validación, mostrarla en pantalla y dar clic sobre la pestaña 3 Retenciones 44 de 97

45 Dar clic sobre el botón Despachar 1 El sistema desplegará una ventana solicitando el nombre y el motivo del por qué se libera la factura. Dar clic sobre el campo Nombre Despacho 45 de 97

46 El sistema llena en automático ambos campos. Dar clic sobre el botón Aceptar El sistema graba el movimiento y nuevamente indica al usuario que liberó la retención de factura, para propósitos de auditoría de movimientos. Al hacerlo, el sistema mostrará los campos en color gris, indicando que el usuario no puede liberar manualmente la retención de la factura, para ello es necesario realizarlo a nivel de cabecera y distribución, por lo tanto dar clic en el botón Toda Distribución. 46 de 97

47 Liberación manual de retenciones, desde el botón Acciones El tercer tipo de liberación de facturas es usando el botón Acciones. Desde la factura con estado Necesita Revalidación dar clic sobre el botón Acciones 1 Dar clic sobre los cuadros Validar y Liberar Retenciones. Si al dar clic sobre éste último se llena automáticamente el campo Nombre Retención con el valor Todo entonces, se puede continuar pues la retención es factible de liberar por el usuario. En caso de no aparecer el valor Todo no será posible hacer la liberación. 47 de 97

48 Dar clic sobre el campo Nombre Liberación. Al desplegar las opciones solo mostrará una y llenará tanto ese campo como el de abajo. Dar clic sobre el botón Aceptar Finalmente, revisar el estado de la factura. Se observa que ha cambiado hacia Validado. 48 de 97

49 En todos los casos anteriores, aún falta contabilizar el documento para proceder al pago de los documentos. Recordar siempre que todo pasivo creado debe finalizar con Validado y Contabilizado Cancelación de facturas Cuando se desee cancelar cualquier documento por pagar ya validado y contabilizado, lo primero que debe hacerse es buscarlo, ya sea dentro del lote donde se capturó o desde la ventana Facturas, como se explicó en la sección Búsqueda de documentos por pagar. Seleccionar la factura o documento a cancelar. Posteriormente, dar clic al botón Acciones 1 49 de 97

50 Seleccionar la opción Cancelar Facturas y dar clic sobre el botón Aceptar En toda cancelación de documentos, el sistema preguntará siempre si realmente se desea realizar la cancelación. Dar clic al botón Aceptar En la parte izquierda de la pantalla, en el área Resumen, se puede revisar que el sistema puso en ceros todos los valores del documento. El estado del documento y la contabilización cambian a Cancelado y Parcial, respectivamente. Ahora, se debe realizar la contabilidad de la cancelación. Para realizarlo, dar clic al botón Acciones 1 50 de 97

51 Seleccionar la única opción disponible que es Crear Cuenta de tipo Contabilización Final. Dar clic sobre el botón Aceptar Verificar que el estado de la factura sea Cancelado y que esté contabilizado. Revisar también que el importe de la factura cambie a cero, con lo que así se concluye la forma de cancelar documentos en la aplicación. 51 de 97

52 3.9. Control de Fondos Presupuestales Pese a que el uso de presupuestos no se utilizará en esta fase inicial del proyecto, es necesario dejar toda la infraestructura lista para cuando se desee empezar a usar. Por ello, en algunas ocasiones, se podrán observar retenciones de factura indicando que no hay fondos presupuestales. Por ello, en esta sección, se indicará la forma en que liberarán dichas facturas. El control de fondos presupuestales en una factura se hace a través de los siguientes pasos: Requisitos Previos: Ingresar un lote de factura, los datos de la factura (proveedor, fecha, monto), revisar distribuciones. En el menú ir a: Acciones Controlar Fondos Asociación de Facturas a la Recepción de Órdenes de Compra Para llevar a cabo la asociación de una recepción de una Orden de Compra a una factura, se deben seguir los siguientes pasos: Requisitos Previos: La orden de compra debe estar aprobada, con los fondos reservados (control presupuestal) y recibida en el almacén. Se debe ingresar una factura de tipo Standard y llenar el campo Número OC con el número del pedido a asociar. El sistema desplegará, automáticamente, el nombre del Proveedor, su número, el término de pago, divisa y otros datos de la orden de compra. 52 de 97

53 Se deben llenar los campos que toda factura requiere: número de documento, monto, fecha factura y descripción. Grabar el documento y dar clic sobre el botón Asociar 53 de 97

54 Al hacerlo, el sistema presentará las recepciones efectuadas a la orden de compra seleccionada. Se debe recordar que el nivel de asociación de facturas se hará contra los recibos en almacén para evitar pagar algo que aún no se ha recibido. Dar clic sobre el botón Encontrar El sistema presentará en pantalla los recibos asociados a la orden de compra seleccionada. Bajo la columna Asociar, dar clic en los cuadros a todas las recepciones efectuadas y que son parte de la factura que presenta el proveedor. 54 de 97

55 Al seleccionar las líneas, se observan las cantidades y los montos capturados desde la orden de compra. Además, en la esquina superior derecha, se puede visualizar el total factura y el total de líneas de distribución. Este campo debería diferir, a lo más, en el importe del impuesto, que se generará unos pasos adelante. Finalmente, en la parte baja de la pantalla, en la región Cantidad de Recepción, se presentan las cifras control de la línea de la orden de compra: cantidad pedida, cantidad recibida, cantidad devuelta y cantidad facturada. En caso de querer utilizar un recibo ya asociado, el campo Facturado aparecerá lleno y el sistema advertirá del posible problema de tratar de volverlo a usar. Dar clic sobre el botón Asociar 55 de 97

56 El sistema regresará a la cabecera de la factura. En la región Resumen aparecerá el valor de todas las líneas asociadas en el proceso anterior. Como se muestra en la imagen, la factura aún no está balanceada. Dar clic en el botón Calcular Impuesto para generarlo. Una vez calculado, se muestran los valores en color negro. Dar clic ahora en la pestaña 2 Líneas para visualizar los datos que llena el sistema automáticamente cuando se usa la asociación a órdenes de compra en lugar de capturar manualmente las líneas de cargo. El sistema deja evidencia de la orden de compra, del número de la recepción en almacén, de la cantidad asociada, del artículo al que corresponde dicha línea. De esta manera, se cumple la 56 de 97

57 asociación a 3 direcciones: cantidades de la orden de compra, del recibo y de la factura son iguales. Como último paso, se debe validar y contabilizar la factura Asociación de Facturas por QuickMatch La asociación por QuickMatch es, como su nombre en inglés lo indica, una forma más rápida de unir la orden de compra con la factura. Es una asociación que se utilizará siempre y cuando se sepa que TODAS LAS LINEAS DE LA RECEPCION DE LA ORDEN DE COMPRA CORRESPONDEN A LAS LINEAS DESCRITAS EN LA FACTURA. Para utilizarla, se captura la factura de manera similar a lo visto en la sección anterior. Una vez que se llenen todos los campos requeridos, dar clic sobre el botón QuickMatch 57 de 97

58 El sistema tardará unos segundos y cambiará a la pestaña 2 Líneas y presentará las líneas recibidas de la orden de compra elegida. Es decir, se ahorran los pasos de abrir la orden de compra, de presentar los recibos y de escogerlos. Grabar el movimiento para continuar. Al terminar de grabar, el sistema deja los campos en color gris, indicando que no son modificables por el usuario y completa los datos de número del recibo y el número de las líneas. Dar clic en la pestaña 1 General y calcular el impuesto para balancear la factura. 58 de 97

59 El sistema presenta la factura completa. Como paso final, validar y contabilizar el documento. 59 de 97

60 4. Pagos Existen tres formas de pagar documentos en la aplicación de Cuentas por Pagar: el Pago Total desde la Factura, el Pago desde el menú de Pagos y el Lote de Pagos Lote de Pagos Electrónico Un lote de pagos consiste en programar varios pagos a la vez, en lugar de hacerlos uno por uno. Se pide al sistema que agrupe, dado algún criterio, todos los pagos a realizar. Desde la pantalla del menú principal, ir a la navegación Pagos Gerente de Pagos El sistema muestra una pantalla tipo Internet. Dar clic en la pestaña Solicitudes de Proceso de Pago 60 de 97

61 Dar clic sobre el botón Ejecutar Solicitud Única El sistema muestra la pantalla para ingresar los criterios de búsqueda de facturas. NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Pago Desde Fecha Seleccionar fecha de vencimiento a partir de cuándo se quieren seleccionar las facturas Fecha Límite de Pago Presenta la fecha del día Seleccionar la fecha de vencimiento límite para pago de facturas 61 de 97

62 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Tipo de Proveedor Ver lista de valores Método de Pago Nombre de Lote de Facturas Seleccionar el tipo de proveedor a pagar Siempre será Electrónico Seleccionar el lote de facturas a pagar Grupos de Pago Divisas de Pago Todo Especificar Todo Especificar Seleccionar el grupo de pago a liquidar. Por lo general, se repiten los nombres de los tipos de proveedor en los grupos de pago Seleccionar el valor MXN o USD Ante todo, capturar algún valor en el campo Nombre de Solicitud de Proceso de Pago. Posteriormente, seleccionar los criterios para que el sistema realice la propuesta de pagos. El siguiente paso será dar clic sobre la pestaña Atributos de Pago. Llenar los campos Fecha de Pago y Clase de Tipo de Cambio de Pago. El primero de ellos, además de ser la fecha en que quedará registrado el pago, también será la fecha contable que 62 de 97

63 presentará la póliza contable. El segundo de ellos siempre será el valor Corporativo. Para ejemplificar este método de pago, se ingresó una cuenta Bancaria de Desembolso así como el Documento de Pago Electrónico. Dar clic sobre la pestaña Procesamiento. En ella, seleccionar el valor Cancelar Proceso para Revisión después de Selección de Pago Programado. Como su nombre lo indica, es la instrucción que se le da al sistema para revisar la propuesta de pago y poder eliminar las facturas que no se deseen liquidar. Dar clic sobre la pestaña Resultados de Rechazo de Validación. En ella, seleccionar el valor Rechazar Sólo Documentos con Errores. 63 de 97

64 Las demás pestañas no requieren modificación alguna por lo que se da clic, nuevamente, a la pestaña Criterios de Selección de Pago Programado. Dar clic sobre el botón Ejecutar para que el sistema comience la propuesta de pago acorde a los criterios seleccionados. El sistema presentará la siguiente pantalla. Dar clic sobre la pestaña Página Inicial 64 de 97

65 El sistema presentará en la región Panel de Control de Pagos todos los lotes ejecutados en el día. En caso de haber encontrado facturas que cumplieran los criterios de búsqueda, aparecerá el conteo bajo la sección Se Necesita Acción. Al dar clic sobre el número bajo ese campo, el sistema muestra los lotes o propuestas de pago bajo ese estado. Como se puede ver en el ejemplo, el nombre del lote es el mismo que de definió al principio de esta sección. Dar clic sobre él. 65 de 97

66 El sistema muestra, en la sección Totales Divisa Estimado Actual, los documentos coincidentes bajo los criterios definidos para la creación del lote. Se puede visualizar la moneda, el número de pagos seleccionados, el importe, los descuentos y retenciones, si existieren. Estos datos son las cifras resumen de la propuesta de pago. Al ir hacia la parte baja de la pantalla, con la barra de desplazamiento, se observa el detalle de los documentos a pagar. Se puede dar clic sobre alguno de ellos para mostrar el detalle del documento. 66 de 97

67 La primera columna, Seleccionar, consiste en un recuadro para elegir si los documentos desean ser pagados o no. En caso negativo, basta con dar clic sobre dicho campo para indicar que no se desean incluir en la propuesta de pago final. Ya elegidos los documentos que no se desean incluir en el lote, dar clic sobre el botón Remover de Solicitud. El sistema solicitará la confirmación que el usuario desea realmente eliminar los documentos. Dar clic sobre el botón Sí 67 de 97

68 El sistema vuelve a crear el lote de pagos ya sin los documentos que se solicitaron ser excluidos. En caso de estar de acuerdo con la propuesta corregida, dar clic sobre el botón Ejecutar El sistema mostrará la pantalla siguiente. Al igual que hace unos momentos, dar clic sobre la pestaña Página Inicial 68 de 97

69 De manera análoga cuando se creó el lote, dar clic sobre el número bajo la sección Se Necesita Acción Revisar el número bajo el campo Se Necesita Acción. Al ejecutar la solicitud del pago, el sistema no muestra resultados. Ir a la pestaña Página Inicial para consultar la solicitud de Pago. 69 de 97

70 Dar clic en la pestaña de Finalizado. El sistema muestra el estado del lote de pagos como Pago Confirmado Lote de Pagos con Cheque 70 de 97

71 Desde la pantalla del menú principal, ir a la navegación Pagos Gerente de Pagos El sistema muestra una pantalla tipo Internet. Dar clic en la pestaña Solicitudes de Proceso de Pago Dar clic sobre el botón Ejecutar Solicitud Única 71 de 97

72 El sistema muestra la pantalla para ingresar los criterios de búsqueda de facturas. Capturar algún valor en el campo Nombre de Solicitud de Proceso de Pago. Posteriormente, seleccionar los criterios para que el sistema realice la propuesta de pagos. 72 de 97

73 El siguiente paso será dar clic sobre la pestaña Atributos de Pago. Llenar los campos Fecha de Pago y Clase de Tipo de Cambio de Pago. El primero de ellos, además de ser la fecha en que quedará registrado el pago, también será la fecha contable que presentará la póliza contable. El segundo de ellos siempre será el valor Corporativo. En el campo de Cuenta Bancaria de Desembolso ingresar la cuenta que acepta el método de pago con cheque. Dar clic sobre la pestaña Procesamiento. En ella, seleccionar el valor Cancelar Proceso para Revisión después de Selección de Pago Programado. Como su nombre lo indica, es la instrucción que se le da al sistema para revisar la propuesta de pago y poder eliminar las facturas que no se deseen liquidar. 73 de 97

74 Dar clic sobre la pestaña Resultados de Rechazo de Validación. En ella, seleccionar el valor Rechazar Sólo Documentos con Errores. Las demás pestañas no requieren modificación alguna por lo que se da clic, nuevamente, a la pestaña Criterios de Selección de Pago Programado. Dar clic sobre el botón Ejecutar para que el sistema comience la propuesta de pago acorde a los criterios seleccionados. 74 de 97

75 El sistema presentará la siguiente pantalla. Dar clic sobre la pestaña Página Inicial El sistema presentará, en la región Panel de Control de Pagos, todos los lotes ejecutados en el día. En caso de haber encontrado facturas que cumplieran los criterios de búsqueda, aparecerá el conteo bajo la sección Se Necesita Acción. 75 de 97

76 Al dar clic sobre el número bajo ese campo, el sistema muestra los lotes o propuestas de pago bajo ese estado. Como se puede ver en el ejemplo, el nombre del lote es el mismo que se definió al principio de esta sección. Dar clic sobre él. El sistema muestra, en la sección Totales Divisa Estimado Actual, los documentos coincidentes bajo los criterios definidos para la creación del lote. Se puede visualizar la moneda, el número de pagos seleccionados, el importe, los descuentos y retenciones, si existieren. Estos datos son las cifras resumen de la propuesta de pago. 76 de 97

77 Al ir hacia la parte baja de la pantalla, con la barra de desplazamiento, se observa el detalle de los documentos a pagar. Se puede dar clic sobre alguno de ellos para mostrar el detalle del documento. La primera columna, Seleccionar, consiste en un recuadro para elegir si los documentos desean ser pagados o no. En caso negativo, basta con dar clic sobre dicho campo para indicar que no se desean incluir en la propuesta de pago final. Ya elegidos los documentos que no se desean incluir en el lote, dar clic sobre el botón Remover de Solicitud. 77 de 97

78 El sistema solicitará la confirmación que el usuario desea realmente eliminar los documentos. Dar clic sobre el botón Sí El sistema vuelve a crear el lote de pagos ya sin los documentos que se solicitaron ser excluidos. En caso de estar de acuerdo con la propuesta corregida, dar clic sobre el botón Ejecutar 78 de 97

79 El sistema mostrará la pantalla siguiente. Al igual que hace unos momentos, dar clic sobre la pestaña Página Inicial De manera análoga cuando se creó el lote, dar clic sobre el número bajo la sección Se Necesita Acción 79 de 97

80 Revisar el número bajo el campo Se Necesita Acción. El sistema muestra como Formateando el Estado de Solicitud de Proceso de Pago, para ejecutar el pago, dar clic en Mostrar. El sistema despliega la información del lote, dar clic en Efectuar Acción. 80 de 97

81 El sistema muestra la Información del Pago, en la parte inferior, aparece el número de Referencia de Pago, el Importe y la Fecha. Dar clic en Registrar Estado de Impresión. El sistema muestra el Estado de Impresión de Documento, dar clic en Continuar 81 de 97

82 El sistema muestra un mensaje de Advertencia para confirmar si los documentos son correctos, para su impresión, en caso positivo, dar clic en Aplicar El sistema muestra la Confirmación de la Solicitud de Pago 82 de 97

83 Al regresar a la Página Inicial, el sistema muestra la solicitud de Pago como Finalizado. Dar clic en el número para revisar el estado. El sistema muestra el lote de Pago y el Estado de Solicitud de Proceso de Pago como Pago Confirmado, lo que indica que la solicitud se ejecutó correctamente. 83 de 97

84 4.3. Lote de Pagos Electrónico utilizando Plantillas Las plantillas son búsquedas predeterminadas para la creación de lotes de pago. Su finalidad es hacer más eficiente dicha creación pues el usuario no pierde tiempo en llenar los campos para la selección de los documentos que desea liquidar. Al igual que en la sección anterior, todo comienza desde la pantalla de los lotes de pago. En el campo Usar Plantilla, elegir un valor dando clic sobre el ícono de la lupa. 84 de 97

85 El sistema muestra la pantalla para seleccionar la plantilla que desee el usuario. Dar clic sobre el botón Ir El sistema despliega todas las plantillas creadas. Seleccionar la plantilla que requiera el usuario o haya creado. 85 de 97

86 Al seleccionar una plantilla, se llenarán en automático algunos campos. Esa es, justamente, la idea pues así el usuario no pierde tiempo en capturar los mismos datos cada vez que desea ejecutar un lote de pagos. La plantilla no solo se limita a una de las pestañas sino a las seis que conforman los criterios de búsqueda de los lotes de pago. Dar clic a la pestaña Atributos de Pago para ingresar la Cuenta Bancaria de Desembolso y el Documento de Pago. 86 de 97

87 Una vez revisados los campos que la plantilla llenó por defecto, dar clic sobre el botón Ejecutar Desde este momento, la continuación del lote de pagos es análoga a la mostrada en la sección anterior. El sistema realizará la propuesta de pago, acorde a los criterios definidos en la plantilla. Cabe destacar que la plantilla llena algunos campos por defecto pero es facultad del usuario modificarlos. La preselección de criterios no es fija sino dinámica. Dar clic a la pestaña Página Inicial para revisar la creación de la propuesta de pago. 87 de 97