DOCUMENTO: POLÍTICA DE GASTOS POR COMPROBAR Núm. DAF-P- 001

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1 OCUMENTO: POLÍTIC E GSTOS POR COMPROBR Núm. F-P- 001 ELBORO: MINISTRCIÓN Y FINNZS REVISO: MINISTRCIÓN Y FINNZS Revisión No. : 1 Inicia plicación: octubre 2011 HOJ: 1 E 3 UTORIZO: GERENTE GENERL Hugo Cristóbal Carlos. Vázquez Vivanco Javier Rubio. 1 OBJETIVO E L POLÍTIC E GSTOS POR COMPROBR. Establecer lineamientos y procedimientos, así como, estandarizar y optimizar el control del manejo de las cuentas de gastos generadas por el personal autorizado. 2 LCNCE. plica a todos los usuarios de gastos por comprobar en el desarrollo de sus actividades en Grupo Comercializador Latinoamericano, S.. de C.V., Geoprocesados, S.. de C.V., Integradora de Servicios Especializados del Golfo, S.. de C.V. y de Equipos y Perforaciones del Golfo, S.. de C.V. 3 LINEMIENTOS GENERLES. 3.1 Todo gasto deberá ser cubierto por un comprobante a nombre de la Compañía donde el personal presta sus servicios. Los límites autorizados deberán ser de acuerdo al (nexo 1, MONTOS UTORIZOS E GSTOS POR COMPROBR). 3.2 La comprobación será de acuerdo a la semana laboral, no se aceptarán documentos que contengan una fecha distinta a la que ampare su reporte de comprobación de gastos (nexo 3, RESUMEN E GSTOS POR COMPROBR). 3.3 Es muy importante mencionar que si cualquier documento, ya sea carátula o comprobante tiene un error, será devuelto para su corrección, cargándole el costo de mensajería, por lo que para beneficio de todos, debe de venir en forma nítida y legible, sin rayones, tachaduras o enmendaduras, siendo el mismo usuario responsable de la continuidad de la operación. 3.4 Los comprobantes deberán ser enviados en el mismo orden en que se incluyen en el reporte de comprobación, recomendamos que los documentos sean pegados en una hoja en blanco, tamaño carta, debido a que los comprobantes que no lleguen, no serán reembolsados. El reporte de comprobación de gastos también deberá ser entregado vía correo electrónico al correo electrónico; 3.5 Toda cuenta de gastos que no sea enviada en la fecha que corresponda, se descontará de su siguiente pago. 1

2 3.6 Para el desarrollo de este reporte se les hará llegar el archivo en Excel (nexo 3), teniendo en cuenta que no se aceptará cualquier otra forma de aplicación. 3.7 Cada comprobante deberá de traer al frente, tanto la codificación contable (Ver INSTRUCTIVO E GUÍ CONTBILIZOR) como el desglose del I V. 3.8 Se entenderá que el proceso de comprobación está concluido cuando se cuente con la comprobación electrónica y documental. 3.9 Los comprobantes de gasolina deberán de traer anotado al frente del comprobante el kilometraje, placas y nombre El dministrador de Operaciones en Campo deberá llevar una bitácora de todo vehículo para su control que contenga: año, modelo, color, número de cilindros, bitácora de recorrido, control de consumo de gasolina, rendimiento en kilometraje, control de servicios y reparaciones Los gastos deben de ser estrictamente indispensables para la operación de la Empresa Todos los comprobantes deberán contar con los requisitos fiscales para su consecuente deducibilidad, por lo que invariablemente deberán de tener los siguientes datos: 1. Nombre, enominación o Razón Social 2. omicilio Fiscal 3. (demás, si es un establecimiento que tiene más de un local, debe de señalar el domicilio donde se expide) 4. Clave del Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C.) 5. Número de folio impreso 6. Lugar y fecha de expedición 7. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a quien se le expida 8. Cantidad y clase de mercancía 9. escripción del servicio que amparen 10. Valor unitario en número 11. Importe total en número y letra 12. Impuesto al Valor gregado (IV) por separado 13. Fecha de impresión 14. atos de identificación del impresor autorizado 15. Vigencia del comprobante 16. Cédula fiscal impresa en el comprobante 17. Los comprobantes que excedan de $2, (OS MIL PESOS 00/100 M.N.) se deberán de pagar con cheque nominativo, tarjeta de crédito o débito En el caso de comprobantes electrónicos se deberá de contar con el documento impreso y electrónico en ML Cualquier comprobante que no reúna los requisitos fiscales no será rembolsado para su pago, así como la falta del comprobante fiscal y el su caso de Comprobación electrónica en archivo ML Los gastos que por su naturaleza no cuentan con un comprobante fiscal, como es el caso de taxis y otros pasajes, se deberán comprobar mediante el formato de comprobación de gastos sin factura, indicando claramente el concepto del gasto por el cual es, un gasto o documento no deducible.(nexo 4 RELCIÓN E GSTOS NO EUCIBLES Y TIS PR COMPROBCIÓN E GSTOS). 2

3 3.15 Los gastos extraordinarios y no deducibles invariablemente deberán ser autorizados por el Gerente responsable de cada área El tipo de moneda de comprobación será de acuerdo al anticipo de gastos recibidos que pueden ser pesos o dólares. 4 NEOS 4.1 Montos autorizados de gastos por comprobar (nexo 1) 4.2 Solicitud de gastos por comprobar (nexo 2) 4.3 Resumen de gastos por comprobar (nexo 3) 4.4 Relación de gastos no deducibles y taxis para comprobación de gastos (nexo 4) 5 REFERENCIS 5.1 Ley del Impuesto Sobre la Renta 5.2 Ley del IV 5.3 Código Fiscal de la Federación. 3

4 OCUMENTO: PROCEIMIENTO Y REQUISITOS PR COMPROBCIÓN E GSTOS Núm. F-PR- 001 ELBORO: MINISTRCIÓN Y FINNZS REVISO: MINISTRCIÓN Y FINNZS Revisión No. : 1 Inicia plicación: octubre 2011 HOJ: 1 E 3 UTORIZO: GERENTE GENERL Hugo Cristóbal Carlos. Vázquez Vivanco Javier Rubio. 4 OBJETIVO EL PROCEIMIENTO Y REQUISITOS PR COMPROBCIÓN E GSTOS. Establecer lineamientos y procedimientos, así como, estandarizar y optimizar el control del manejo de las cuentas de gastos generadas por el personal autorizado. 5 LCNCE. plica a todos los usuarios de gastos por comprobar en el desarrollo de su trabajo de Grupo Comercializador Latinoamericano, S.. de C.V., Geoprocesados, S.. de C.V., Integradora de Servicios Especializados del Golfo, S.. de C.V. y de Equipos y Perforaciones del Golfo, S.. de C.V. 3 PROCEIMIENTO E SOLICITU E VIJE Y COMPROBCIÓN E GSTOS: 3.1. Se enviará solicitud de viaje vía correo electrónico a la persona encargada del área de Cuentas por Pagar, quien verificará que se cuente con: El presupuesto suficiente, No existan gastos pendientes por comprobar y Turnar al área de Viáticos, para comprobar se efectúe la mejor condición de compra. El correo deberá contener: Nombre de la persona que solicita e itinerario así como los recursos requeridos (boletos aéreos, hospedaje, viáticos, etc.), contando mínimo con 5 días hábiles anteriores a la realización del viaje. icha solicitud deberá contar con la autorización del gerente del área (nexo 2 Solicitud de gastos por comprobar) El área encargada Cuentas por Pagar realizará internamente la solicitud al área de Tesorería. El monto correspondiente se entregará al empleado por medio de cheque, efectivo o mediante depósito en cuenta de nómina o bancaria indicada por el empleado Cuentas por Pagar deberá confirmar al empleado la autorización del viaje y los recursos proporcionados por la empresa así como la distribución a detalle de los mismos. (Ver nexo 2) 3.4. Concluido el viaje, el empleado entregará su comprobación de gastos al área de Cuentas por Pagar en los próximos 3 días hábiles, anexando el Formato de Reporte de Gastos de Viaje (nexo 3, Resumen de gastos por comprobar) Las comprobaciones de gastos deberán contar con la aprobación del Gerente del área Los viáticos no comprobados en el plazo establecido, serán descontados en el siguiente pago, bajo el concepto de nticipo de Gastos por Comprobar. partir de entonces, si la persona presenta su comprobación se le reembolsará la cantidad aprobada de acuerdo a 4

5 las políticas, en el siguiente pago que le corresponda, siempre y cuando sea con 3 días hábiles antes del pago La revisión de los gastos y el trámite de solicitud de reembolso (en caso de que lo hubiere) lo realizará la persona encargada de Cuentas por Pagar en los 3 días hábiles posteriores a la recepción de los mismos para su aprobación y ser turnado a Tesorería para reembolso Se le notificará vía correo electrónico, el saldo de la comprobación. Cuando exista saldo a favor menor a $ 1, (Un Mil Pesos), le será reembolsado por Caja Chica de la Empresa que otorgó el nticipo, en saldos mayores a esta cantidad, el reembolso será mediante depósito en la cuenta bancaria indicada No se autorizarán anticipos de viáticos, cuando el solicitante tenga saldos pendientes de comprobar Solo se reembolsarán viáticos correspondientes a viajes y/o gastos que hayan sido previamente autorizados. 4. Consideraciones Generales para el formato de Comprobación de Gastos de Viajes El formato se realizará de manera electrónica, presentando impreso en original e incluyendo lo siguiente: Nombre completo y firma en original Cargo y Contrato al cual está asignado por la empresa Motivo y Proyecto del viaje Encabezado con la razón social de la Empresa para la cual se prestan los Servicios Nombre completo y firma en original del supervisor o Gerente Responsable de Área Monto exacto que se está comprobando tanto en efectivo como en tarjeta de crédito, siempre que esta sea de la empresa Monto exacto de la cantidad otorgada como anticipo por concepto de viáticos Monto exacto de la diferencia entre las dos cantidades anteriores Número de boleto aéreo electrónico 4.2. Los gastos se relacionan diariamente y en el rubro especifico al cual correspondan (alimentos, taxis, etc.) Se deberá anotar en cada columna del formato las fechas exactas y localidades en las cuales se realizó el gasto Las facturas deberán estar fechadas diariamente. No se aceptarán montos acumulados, a excepción del Hospedaje, el cual podrá ser una sola factura por el total de la estancia en el hotel con cortes semanales en caso de estadías mayores y dicho monto se colocará en la columna correspondiente a la fecha en la que fue emitida la factura. En el caso de facturas de hotel deberán tener adjunto las notas de consumo. En caso de comprobación electrónica, se deberán adjuntar los archivos correspondientes, indicando en el formato de comprobación el número de archivos ML s incluidos Todos los comprobantes deberán estar pegados en hojas blancas, sin sobreponerlos y en orden cronológico utilizando como portada el formato de Comprobación de Gastos En caso de existir comprobantes en más de un tipo de moneda, se presentará una comprobación de viáticos para cada tipo de cambio, capturando las cantidades en la moneda en que fueron emitidos los comprobantes originalmente, posteriormente en el formato de comprobación en la celda destinada para anotar el Tipo de Cambio correspondiente para convertirlos a dólares, bajo la premisa de que el anticipo que se otorgó es en dólares, por lo cual es la moneda en la cual se deberá comprobar el anticipo, esto independientemente de cual sea la moneda en la que se efectúe el gasto La conversión será verificada por el área a cargo de la revisión de los mismos, para lo cual será necesario adjuntar el comprobante de la compra de divisas de que se trate. En el caso que no se cuente con el comprobante de compra de divisa correspondiente, se utilizara el tipo de Cambio Oficial en México Se relacionará en el Formato de Comprobación, todas las facturas de los gastos realizados en el viaje, independiente a la forma de pago (efectivo y/o Tarjeta de Crédito 5

6 Corporativa, adjuntando los Bouchers respectivos) en el rubro que correspondan por la forma de pago Los Recursos son otorgados de manera personal, de igual forma los gastos deberán ser realizados y comprobados individualmente por el empleado. En casos especiales de gasto compartido, se justificará anotando al reverso de la factura, quienes realizaron el gasto y el responsable del pago para así aplicar los montos límites correspondientes autorizados por la Empresa. 5. Comprobación de Gastos por Transportación Terrestre El monto por uso de taxi se limitará a la cantidad autorizada diariamente Los taxis utilizados al interior de la ciudad visitada se justificarán con comprobantes emitidos por el prestador del servicio o se relacionarán en el formato autorizado para este fin. (Ver nexo 4, Relación de gastos no deducibles y taxis para comprobación de gastos) Los servicios de transportación en las siguientes rutas: eropuerto-hotel, Hotel- eropuerto y eropuerto-omicilio, deberán ser comprobados únicamente con ticket original emitido por el prestador del servicio La renta de utomóvil estará sujeta a previa autorización y a los montos establecidos en las Políticas de Gastos 5.5. El uso de servicios de autobuses será presentado con el boleto del pasajero, en original, el cual deberá corresponder en nombre, fecha y ruta del viaje laboral No se aceptará el uso de autobuses en sustitución, total o parcial, de un boleto aéreo, salvo previa autorización anticipada de la empresa. 6. Gastos iversos En gastos no clasificados (2% sobre hospedaje, propinas, compras diversas, etc.) se anotará en el formato de comprobación de viáticos en el renglón OTROS GSTOS en el numeral 15, detallando el concepto específico El reembolso de propinas no excederá el 10% del monto del consumo antes de impuestos preferentemente que se incluya en factura y/o comprobante de pago Las facturas por tarjetas para telefonía celular así como cargos por consumo de servicios telefónicos no están autorizados No está autorizado el consumo de bebidas alcohólicas. 6

7 OCUMENTO: MONTOS UTORIZOS E GSTOS POR COMPROBR Núm. F-P- 001 (NEO 1) ELBORO: MINISTRCIÓN Y FINNZS REVISO: MINISTRCIÓN Y FINNZS Revisión No. : 1 Inicia plicación: octubre 2011 HOJ: 1 E 2 UTORIZO: GERENTE GENERL Hugo Cristóbal Carlos. Vázquez Vivanco Javier Rubio. MONTOS UTORIZOS E L POLÍTIC E GSTOS COMPROBR HOSPEJE: MONTO IRIO MS IMPUESTOS estino Moneda Importe Maximo Nacional Pesos Extranjero ólares LIMENTOS MONTO IRIO MS IMPUESTOS estino Moneda Importe Maximo Nacional Pesos Extranjero ólares TRNSPORTE ÉREO TERRESTRE Cuando la distancia a la plaza establecida de trabajo sea menos a 300 km. El transporte será terrestre, en caso contrario será aéreo y en clase turista, de acuerdo al PROCEIMIENTO Y REQUISITOS PR COMPROBCIÓN E GSTOS en el apartado 3.- Procedimientos de solicitud de viaje y comprobación de gastos, que indica: Turnar al área de Viáticos, para comprobar se efectúe la mejor condición de compra. TIS Y/O RRENMIENTO E UTOMÓVIL MONTO IRIO MS IMPUESTOS Importe estino Moneda Maximo Renta auto Nacional Pesos Renta auto en el extranjero ólares Taxi en territorio nacional por día Pesos Taxi en el extranjero por día ólares

8 El automóvil deberá ser definido desde la plaza de origen y autorizado por el responsable del área a la que pertenezca. Cuando 2 o más empleados tengan el mismo destino, solo se rentara un auto para realizar el viaje. TOS E FCTURCIÓN: Sera responsabilidad de cada persona verificar al Centro de Costos por Área de Responsabilidad y Compañía a la cual se le cargarán sus gastos. 8

9 SOLICITU E GSTOS POR COMPROBR SOLICITU E GSTOS No. SEMN EL E L E EL 20 NOMBRE NUM. E EMPLEO PUESTO OFN / PROYECTO NUMERO E CENTRO E COSTOS (7 igitos) I I I I I I I I nexo 2 LIMENTOS CSETS COMBUSTIBLE IS MONTO IRIO UTORIZO IRIO CON IMPUESTOS TOTL Justificacion del Viaje: MONTO EPOSITR - etalle y requerimientos del Viaje: ELBORO UTORIZO 9

10 RESUMEN E GSTOS POR COMPROBR MONE: Núm. F-P- 001 NEO 3 Ps, ls, Eu REPORTE SEMNL E GSTOS No. 1 SEMN EL E L E EL 20 NOMBRE NOMBRE E OFICIN / PROYECTO NUM. E EMPLEO PUESTO NUMERO E CENTRO E COSTOS (7 igitos) I I I I I I I I 80 GSTO OPERTIVO I LUNES MRTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBO OMINGO 81 GSTO NO OPERTIVOFECH En el concepto 1 de Hotel CIU indicar 80 u 81 ESTO No. E CUENT CONTBLE VITICOS Y GSTOS E VIJE TOTL HOTEL 10, , IMPUESTO HOSPEJE ESYUNO COMI CEN PROPIN ó BOLETOS E UTOBUS O VION TI O LQUILER E COCHE TELEFONO, F, TRJETS TELEFONICS , , CSETS TELEFONO CELULR 0.00 TOTL VITICOS Y GSTOS E VIJE , , , GSTOS UTOMOVIL COMBUSTIBLES Y LUBRICNTES MNT. Y CONSERV. UTOMÓVIL ESTCIONMIENTO Y LVO 0.00 TOTL GSTOS UTOMOVIL OTROS GSTOS 15.- OTROS GSTOS (ETLLESE) TENC. TERCEROS Y OBSEQUIOS 0.00 TOTL OTROS GSTOS NO EUCIBLES NO EUCIBLES 0.00 TOTL NO EUCIBLES IMPUESTO L VLOR GREGO I V 16% I V 11% 0.00 TOTL I V RENGLÓN No. No. de Boleto Electronico rchivos ML s incluidos MOTIVO EL VIJE TOOS LOS GSTOS EBEN JUSTIFICRSE CON FCTURS O COMPROBNTES EUCIBLES TOTL E GSTOS , , , ETLLE E GSTOS (MENCIONE MPLIMENTE LISTNO LOS NOMBRES E LOS CLIENTES O PERSONS CON QUIEN SE TUVIERON TENCIONES) NTICIPO: Fecha, Monto PGOS CON TRJET EMPRESRIL MENOS CT. E GSTOS SLO POR PGR (FVOR) EFECTIVO RECIBIO EN CJ (POR EPOSITR) SLO NETO 10-oct-11 10, (15,137.68) 0.00 (5,137.68) 0.00 (5,137.68) REPORTE E UTOMÓVIL KILOMETRJE FIN EL PERIOO KILOMETRJE PRINCIPIO EL PERIOO TOTL ISTNCI RECORRI ETLLES EL VIJE FECH E SLI FECH E REGRESO TOTL IS E VIJE NO. E IS HBILES FIRM E QUIEN COMPRUEB FECH E COMPROBCION NOMBRE, PUESTO Y FIRM E UTORIZCION FECH E UTORIZCION NOT: Estos reportes de gastos deberán ser enviados para su reposición invariable dentro de los tres días siguientes al término del viaje o gasto. 10

11 RELCIÓN E GSTOS NO EUCIBLES Y TIS PR COMPROBCIÓN E GSTOS NEO 4 REPORTE SEMNL E GSTOS No. 1 SEMN EL E L E EL 20 NOMBRE NÚM.. E EMPLEO NOMBRE E OFICIN / PROYECTO NUMERO E CENTRO E COSTOS (7 ígitos) I I I I I I I I FECH CONCEPTO / CIU ORIGEN ESTINO MONTO En caso de Gastos no deducibles, indicar motivo: FECH E SLI FECH E REGRESO TOTL ÍS E VIJE IMPORTE TOTL $ - FIRM E QUIEN COMPRUEB NOMBRE, PUESTO Y FIRM E UTORIZCIÓN FECH E UTORIZCIÓN 11

12 OCUMENTO: INSTRUCTIVO E GUÍ CONTBILIZOR Núm. F-PR- 002 ELBORO: MINISTRCIÓN Y FINNZS REVISO: MINISTRCIÓN Y FINNZS Revisión No. : 1 Inicia plicación: octubre 2011 HOJ: 1 E 6 UTORIZO: GERENTE GENERL Hugo Cristóbal Carlos. Vázquez Vivanco Javier Rubio. 1. OBJETIVO EL INSTRUCTIVO E GUÍ CONTBILIZOR. El objetivo básico es contar con una guía de aplicación contable de consulta permanente para usuarios, para así tener un mismo criterio de registro que permita obtener información homogénea y confiable. 2. LCNCE. El presente procedimiento es para todas las Compañías del Grupo y oficinas. La codificación requerida para identificar las operaciones realizadas por la operación propia y normal de la Empresa es la siguiente: Codificación Total de Gastos COMPÑÍ CENTRO E COSTOS CUENT CONTBLE

13 Por lo que a continuación se especifica por grupo de conceptos su conformación. Catálogo de Compañías Número de Nombre compañía 1 GEOPROCESOS, S.. E C.V 2 COMERLT, S.. E C.V. 3 ISEGS, S.. E C.V. 4 EPGS, S.. E C.V. Se muestra el catálogo de Centros de Costos Vigente en el ERP comparado con el que manejamos actualmente en cada una de las empresas: El Centro de Costos se conforma de 6 dígitos que contemplan lo siguiente: Los primeros dos dígitos corresponden al proyecto El segundo grupo de dos dígitos pertenece al Área de Responsabilidad El tercero y último grupo es asignado al departamento específico. PROYECTOS VIGENTES PR TOS LS EMPRESS CÓIGO NOMBRE CRS CONTROL E CLI SÍSMIC CRE REGIÓN SUR TBSCO OIL COMPNY COLOMBI BRSIL ESTOS UNIOS RGENTIN EME VRIOS 13

14 Por lo que la codificación general se ejemplifica tomando como base el Centro de Costos del Proyecto CRS: CTLOGO E CENTROS E COSTOS PROYECTO ÁRE RESP. EPTO. ENTRO EL ÁRE RESP.. ESCRIPCIÓN CUMULBLE ETLLE CRS CRS Gerencia de Procesamiento Sísmico Gerente de Procesamiento Sísmico Jefe de Procesado Jefe de Imaging Ingeniero en investigación y desarrollo Gerencia de dquisición Sísmica Gerente de dquisición Sísmica Gerencia de Geoprocesados Latinoamérica Gerente de Geoprocesados Latinoamérica Gerencia de Estudios de Yacimientos Gerente de caracterización irección General irector General Gerencia General Gerente General Gerencia de Ventas Gerente de Ventas Gerencia de dministración y Finanzas Gerente de dministración y Finanzas Jefe de Tesorería Jefe de Contabilidad Jefe de Compras y asuntos internos Recursos Humanos Coordinación de Operaciones de Soporte Técnico Coordinador de Operaciones de Soporte Tècnico Supervisor Ciudad del Carmen Supervisor Ciudad del Carmen Supervisor de servicios Poza Rica Supervisor de servicios Poza Rica COMERLT Personal Cre Personal Cre 14

15 3. ESRROLLO. 3.1 Generalidades. Cada uno de los puestos que requieran efectuar comprobación de Gastos e Inversiones de cualquier tipo es responsable que se cumpla adecuada y oportunamente con todos los lineamientos establecidos en esta guía. Es también su responsabilidad que todo gasto conocido dentro del mes sea registrado en el mes y en la fecha (ejemplo: si la renta se paga los días 18 y la luz los días 23, hay que registrarlos el 18 y el 23, aún y cuando no hayan llegado los recibos o no se hayan pagado) que le corresponda y en su caso crear las provisiones o estimaciones de gastos que por alguna causa no se cuente con el documento fuente, por lo que se deberán efectuar los papeles de trabajo necesarios para su correcta determinación y al momento de obtener el documento soporte se cancele la provisión o estimación. Los Gastos Operativos son aquellos que están claramente identificados y relacionados en forma directa a un Proyecto en Operación de forma específica. Los Gastos No Operativos son gastos que se requieren en forma general para el funcionamiento de la Empresa, no son claramente identificables en forma especifica con un Proyecto y pueden ser aplicables a varios proyectos. INSTRUCCIONES: 1.- El número de Cuenta Contable se integra por diez dígitos, en donde: los primeros dos se identifica el tipo de Gasto Operativo y no Operativo que es la cuenta mayor cumulativa, los siguientes dos dígitos para la clasificación específica de cada cuenta, por ejemplo Viáticos, los siguientes tres representan el tipo de Gasto 003 limentos. Los últimos tres dígitos son de uso del área de nóminas. Ejemplo Gastos Operativos, de Viaje, limentos 80, 81 01, 02,03 El primero y segundo digito señalaran el tipo de Concepto que son Gastos operativos y No Operativos El segundo grupo de dos dígitos corresponde a la clasificación consecutiva que integra el rubro general de gastos, en el ejemplo, Viáticos. 15

16 El tercer grupo de 3 dígitos indica el tipo específico de gasto, ej. limentos. El cuarto grupo de 3 dígitos indica la subcuenta correspondiente 2.- Para efectos de ilustrar el uso del catálogo, tenemos el siguiente ejemplo en donde como comentamos, los dos primeros dígitos son (80 para operativos y 81 no Operativos) mismos que están señalados con una indicando la aplicación del gasto GSTOS OPERTIVOS NO OPERTIVOS GEOPROCESOS GUÍ CONTBILIZOR POR ÁRE E PLICCIÓN CUENT E MYOR / ESCRIPCIÓN EL GSTO EPRTMENTO (S) VIÁTICOS En esta cuenta se registran todos los gastos inherentes a los viajes del personal de la empresa por cuenta de la misma, tales como el costo del transporte, hospedaje, renta de automóvil, comidas etc COMBUSTIBLE Y LUBRICNTES HOSPEJE LIMENTOS PSJE PEJES TRNSPORTCIÓN LQUILER E UTO ESTCIONMIENTO TRNSPORTCIÓN L ETRNJERO TRIF USO E EROPUERTO(TU) IMPUESTO S/HOSPEJE VIÁTICOS NO EUCIBLES VRIOS dministración de Operaciones y cada uno de los puestos que requieran efectuar comprobación de Gastos 3.- En cada rubro se les indica la cuenta que deberán utilizar de acuerdo con la descripción que se indica. 4.- Se deberá seguir el procedimiento de codificación como se indica para evitar se presenten inconsistencias. 5.- Se deberá validar y verificar por el area Contable que todos los registros contables del mes se encuentren de acuerdo con los criterios de contabilización indicados en la guía adjunta cada lunes, con el fin de asegurar que ERP en todo momento refleja el gasto real a la fecha. 6.- Registrar correctamente en el centro de costos que corresponda para cada movimiento. 16

17 Por ningún motivo serán aceptables criterios de contabilización diferentes a los definidos en la guía contabilizadora. He leído las presentes instrucciones y la guía contabilizadora, y acepto las responsabilidades de verificar, vigilar y contabilizar con precisión y oportunidad, en consistencia con los lineamientos aquí descritos. : Enterado y de acuerdo: Proyectos Nombre y Firma Enterado y de acuerdo: dministrador de Operaciones en Campo Nombre y Firma 17

18 GSTOS OPERTIVOS NO OPERTIVOS GEOPROCESOS GUÍ CONTBILIZOR POR ÁRE E PLICCIÓN CUENT E MYOR / ESCRIPCIÓN EL GSTO EPRTMENTO (S) VIÁTICOS En esta cuenta se registran todos los gastos inherentes a los viajes del personal de la empresa por cuenta de la misma, tales como el costo del transporte, hospedaje, renta de automóvil, comidas etc COMBUSTIBLE Y LUBRICNTES HOSPEJE LIMENTOS PSJE PEJES TRNSPORTCIÓN LQUILER E UTO ESTCIONMIENTO TRNSPORTCIÓN L ETRNJERO TRIF USO E EROPUERTO(TU) IMPUESTO S/HOSPEJE VIÁTICOS NO EUCIBLES VRIOS dministración de Operaciones y cada uno de los puestos que requieran efectuar comprobación de Gastos COMUNICCIONES En esta cuenta se registra el costo de los servicios de telefonía fija y móvil de los aparatos asignados al personal propiedad de la empresa, así como los servicios de internet. Compras, Soporte Técnico TELÉFONOS CELULRES INTERNET RRENMIENTOS Esta cuenta registra el arrendamiento de Oficina, equipo de Transporte e industrial requerido dentro del proceso RRENMIENTO E OFICIN RRENMIENTO EQUIPO E TRNSPORTE RRENMIENTO E LOCL Compras, Gerencias de Contratos, dministración de operaciones HONORRIOS Esta cuenta registra los pagos por concepto de honorarios y gastos en general, los relacionados con consultorias externas que se practican a la empresa HONORRIOS PERSON FÍSIC HONORRIOS PERSON MORL Recursos Humanos, Compras, Información Financiera, dministración de Operaciones, Gerencias de Contratos MNTENIMIENTOS En esta cuenta se registran las operaciones derivadas de la contratación del servicio de reparación y mantenimiento de la maquinaria y equipo propiedad de la compañía MTTO. E INMUEBLES MMTO. E MOBILIRIO Y EQUIPO MTTO. EQUIPO E TRNSPORTE MTTO. E EQUIPO E COMPUTO Gerencias de Contratos, dministración de Operaciones, Compras, Soporte Técnico CPCITCIÓN Y IESTRMIENTO Esta cuenta registra el costo de los cursos de capacitación y en general los gastos que se realicen para capacitar al personal de la empresa CPCITCIÓN Y IESTRMIENTO Recursos Humanos, Compras, Información Financiera, dministración de Operaciones, Gerencias de Contratos 18

19 GSTOS OPERTIVOS NO OPERTIVOS GEOPROCESOS GUÍ CONTBILIZOR POR ÁRE E PLICCIÓN CUENT E MYOR / ESCRIPCIÓN EL GSTO EPRTMENTO (S) COMBUSTIBLE Y LUBRICNTES En esta cuenta se registra el costo de la gasolina y lubricantes del equipo de transporte propiedad de la empresa, así como camiones, montacargas, autos de la Empresa COMBUSTIBLE Y LUBRICNTES Gerencias de Contratos, dministración de Operaciones, Compras, Soporte Técnico PPELERÍ Y MENSJERÍ En esta cuenta se registran los importes de la papelería, formas impresas y útiles de oficina, excepto las formas de computo. sí como el costo de los servicios de correo y mensajería como HL, Compras estafeta, FedEx, etc PPELERÍ Y RTÍCULOS E OFICIN MENSJERÍ Y ENVÍOS VIGILNCI Esta cuenta registra los pagos a los cuerpos de seguridad privados o de gobierno, para vigilar las instalaciones de la empresa VIGILNCI Compras, Recursos Humanos ENERGÍ ELÉCTRIC En esta cuenta se registran el costo del consumo de energía eléctrica de oficinas y otras actividades de producción ENERGÍ ELÉCTRIC Compras, dministración de Operaciones, Soporte Técnico OTROS GSTOS OPERTIVOS En esta cuenta se registra el importe de aquellos gastos que no se encuentran específicamente clasificados en algún rubro FLETES Y CRREOS INSUMOS REMOELCIÓN CONGRESOS UNIFORMES EQUIPO E SEGURI VRIOS Compras, Ventas, dministración de Operaciones, Información Financiera, Recursos Humanos, Gerentes de Proyectos. 19

20 OCUMENTO: POLÍTIC Y PROCEIMIENTO E USO E TELEFONÍ CELULR Revisión No. : 1 Inicia plicación: octubre 2011 Núm. F-P- 003 HOJ: 1 E 2 ELBORO: MINISTRCIÓN Y FINNZS REVISO: MINISTRCIÓN Y FINNZS UTORIZO: GERENTE GENERL Hugo Cristóbal Carlos. Vázquez Vivanco Javier Rubio. 1 OBJETIVO E L POLÍTIC E USO E TELEFONÍ CELULR. Establecer lineamientos y procedimientos, así como, estandarizar y optimizar el control del manejo del uso de telefonía celular al personal autorizado. 2 LCNCE. plica a todos los usuarios de telefonía celular en el desarrollo de sus actividades en Grupo Comercializador Latinoamericano, S.. de C.V., Geoprocesados, S.. de C.V., Integradora de Servicios Especializados del Golfo, S.. de C.V. y de Equipos y Perforaciones del Golfo, S.. de C.V. 3 LINEMIENTOS GENERLES. 3.1 Toda asignación y contratación deberá ser autorizada por el Gerente General, debiendo definir el tipo de equipo y plan aplicable en minutos. 3.2 Es responsabilidad del área de Compras obtener mediante las mejores negociaciones con las compañías de telefonía celular las tarifas, términos y condiciones a nivel corporativo aplicables para las necesidades de las Empresas. 3.3 l momento de la recepción del equipo se firmara una Carta Responsiva por el equipo asignado, la cual deberá contener los términos y condiciones del plan contratado, este documento deberá ser obtenido por el Área de Compras al momento de la asignación del Equipo. 3.4 La Carta Responsiva deberá contener la indicación que los consumos en exceso al Plan contratado serán responsabilidad del usuario responsable. 3.5 Es responsabilidad del área de Compras obtener los Estados de Cuenta detallados por servicio y enviarlos a cada usuario para que bajo su responsabilidad verifiquen que los consumos coinciden con el servicio utilizado en el periodo En caso de estar de acuerdo con el estado de cuenta firmar o confirmar de revisado y autorizado con envío al área de Compras En caso existir errores notificarlo al área e Compras para que se tramite con el prestador del servicio Cuando existan consumos personales que provoquen exceso en el plan tarifario, igualmente reportarlo al Área de Compras para su cuantificación y pago o descuento correspondiente. 3.6 Todo gasto deberá ser cubierto por un comprobante a nombre de la Compañía donde el personal presta sus servicios. 20

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