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1 MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS CONTABLES - GTZ

2 MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS CONTABLES - GTZ

3 Aprobación y Seguimiento: Asesores Principales: Barbara Hess Oscar Mena Tamayo. Elaboración- Secretaría Técnica: Helena Useche María del Pilar Céspedes O. Ivan Gamboa Diseño y Edición: Kumu Diseño wwww.kumudesign.com

4 Contenido 0. Introducción 1. Formatos para la presentación de proyectos Formato para la presentación de proyectos Modelo de informe de avance Modelo de informe final Actividades 2.1 Recurso humano Matriz Matriz 2 Contrato laboral Elementos del contrato laboral Soportes en la rendición de cuentas Ejercicio Concepto de contratos de prestación de servicios Contrato prestación de servicios Orden de prestación de servicios Factura de venta (se modificó) Documento equivalente a la factura Certificado de recibido a satisfacción Hoja de control de pagos 2.2 talleres Transporte y hospedaje tallerístas Liquidación de gastos de viaje Relación de transportes Transporte asistentes Transporte Relación Hospedaje y alimentación de asistentes Hospedaje y alimentación asistentes Listado de asistentes Formato listado de asistentes Refrigerios Refrigerios / materiales y papelería 2.3 trabajo de campo 2.4 sistematización de la experiencia 2.5 compras

5 3. Impuestos 3.1 IVA 3.2 Retfte y Reteica 4. Gastos bancarios 5. Procedimiento contable 6. Anticipos y caja menor Anticipos Solicitud de anticipo Caja menor Reglamento de caja menor 7. Libro diario GTZ Libro diario Formato libro diario 8. Conciliaciones bancarias 9. Presentación del informe financiero Presentación del informe financiero Soportes contables 10. Solicitud de fondos 7_solicitud desembolso 11. Ejercicio practico Ejercicio

6 0. Introducción La ejecución de un proyecto requiere de los conocimientos y las competencias de aspectos temáticos y financieros. Lograr los impactos, cambios o transformaciones propuestos involucra el buen desempeño y articulación de estos dos componentes. Una optima administración de los recursos económicos favorece la buena marcha en la ejecución de las actividades y por lo tanto contribuye positivamente a alcanzar los impactos propuestos. Sin embargo, la asesoría contable y el acompañamiento permanente, en estos años, nos muestra que una de las grandes debilidades de las organizaciones se centra en la falta de conocimientos y herramientas que optimicen la administración de los recursos económicos. De una manera sencilla y pedagógica el "Manual de Buenas Prácticas Contables - GTZ", consigna los conceptos, los procedimientos y los instrumentos, para garantizar un adecuado manejo del subsidio local. Esperamos con esto, introducir prácticas contables que garanticen una eficiente administración de los recursos en la ejecución del proyecto, al mismo tiempo que se fortalecen los aspectos administrativos, contables y financieros de las organizaciones sociales de base. 5

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8 1. Formatos para la presentación de proyectos 1. Identificación de la organización 1.0 Nombre: 1.1 Forma jurídica: 1.2 Registro Cámara de Comercio: 1.3. Cuál es la misión de su organización? Para qué existe? Especifique tipos de intervención en promoción, asesoría, capacitación, derechos humanos, asistencia, otro. 1.4 Dirección: 1.5 Municipio: 1.6 Teléfonos: 1.7 Fax: 1.8 Correo electrónico: 1.9 Nombre del Representante Legal: 1.10 Quiénes constituyen su organización? Explique según: profesión, ocupación, género, grupo social y/o grupo poblacional Qué intervenciones anteriores ha realizado su organización en la región donde se desarrollará el proyecto? Exprese los logros alcanzados Responsable del proyecto que se presenta: 1.13 Cargo: 7

9 2. Información sobre el proyecto 2.1 Nombre o Título: 2.2 Antecedentes. Describa la situación problemática sobre la cual se quiere intervenir. Precise las características de los conflictos en éste contexto. Máximo una hoja 2.3 Justificación del proyecto. Por qué es importante la intervención de ustedes, en la solución del problema? Máximo una hoja 2.4 Objetivo (Beneficio directo) Indicador del Objetivo 2.5 Impactos tempranos 2 : Cambios específicos de la situación planteada en términos alcanzables y relacionados directamente con el objetivo. Máximo tres (3). a) Impacto temprano No. 1. b) Impacto temprano No. 2. c) Impacto temprano No Impactos tempranos, actividades e indicadores de cumplimiento Impacto temprano No. 1 Actividades Propuestas Indicador de Actividades Indicador de Impacto Impacto temprano No. 2 Actividades Propuestas Indicador de Actividades Indicador de Impacto Impacto temprano No. 3 Actividades Propuestas Indicador de Actividades Indicador de Impacto 1. Debe referirse al papel que el proyecto puede jugar ante los problemas que han detectado en su diagnóstico, es decir, en qué puede contribuir este proyecto para mejorar las condiciones de la población destinataria en los aspectos priorizados? Debe ser: definido en términos de impacto alcanzable y lograble. Hasta aquí, Usted y su organización han valorado que son agentes de cambio, en los aspectos identificados. 2. Son los cambios o transformaciones específicas que el proyecto plantea generar en una situación diagnosticada, son también los usos que los destinatarios dan a los servicios recibidos. Los impactos aparecen desde el inicio de las intervenciones del proyecto y durante toda su duración y se producen en los ámbitos más diversos, pueden ser intencionados o involuntarios, esperados o inesperados, positivos o negativos. El impacto temprano está referido a la generación de pequeños cambios que de manera progresiva determinan un impacto sostenible. 8

10 2.7 Concepto y/o estructura metodológica del proyecto. Máximo una hoja Tiempo de ejecución: 2.9 Área de influencia Municipio: Ciudad / Barrio: Departamento: Influencia nacional: 2.10 Población meta. Haga una breve descripción cualitativa (situación socioeconómica, ocupación, género, grupo étnico, grupos generacionales, grupos en riesgo por el conflicto) Número de beneficiarios: Diferencie por género, etnia y edad, según el caso. Directos: Indirectos: 2.12 Precise cuáles serían los riesgos 3 posibles que enfrentaría este proyecto en su desarrollo por causa de los conflictos Aportes propios de la organización que presenta la propuesta, aportes comunitarios y de otras instituciones. APORTE MONTO CLASE (Humano, financiero, técnico, logístico) DURACIÓN Propio (contrapartida) Otros (gobierno local, nacional, otras instituciones) 2.14 Equipo de trabajo responsable de la ejecución del proyecto. (Especifique cargos, y perfiles profesionales) Cronograma de actividades por meses (cuadro anexo en Excel) Presupuesto del Proyecto (cuadro anexo en Excel) 2.17 Al finalizar el apoyo, cómo considera usted que se puede mantener el proceso y los logros alcanzados en este proyecto, por su organización? Diligenció: Fecha: 3. Factores internos o externos que pueden afectar el cumplimiento de un objetivo o impacto propuesto. Adicionalmente, hace referencia a la posibilidad de que se generen impactos negativos no previstos en la ejecución del proyecto. 9

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12 2. Actividades Compras Recurso humano Actividades en los subsidios locales Sistematización de experiencia Talleres Trabajo de campo 2.1 Recurso humano Una vez seleccionado el equipo de trabajo y antes de iniciar la ejecución del proyecto, debe remitirse una comunicación a GTZ, presentando las hojas de vida y relacionando el período, las funciones y las actividades diligenciando la siguiente matriz. Relación Recurso Humano Proyecto... Organización No. Nombre Cargo y funciones Monto del contrato Jornadas de trabajo Especificar el tiempo de duración del contrato. Días de trabajo a la semana y cantidad de horas. Es requisito anexar: - Documento que consigne los criterios de selección.en los casos en que los contratos superen Euros deberán enviar por lo menos tres propuestas y la adjudicación. - Hojas de vida impresas y a la siguiente dirección de correo 11

13 - Fotocopias de las cédulas de ciudadanía. La organización procederá a la firma de los contratos, siempre y cuando tengan el visto bueno de GTZ. En el caso en que el contrato tenga alguna modificación, se debe realizar un otrosí al contrato inicial y lo deben informar diligenciando la siguiente matriz 2: Relación Recurso Humano Proyecto... Organización 1. Nombre 2. Cargo y funciones 2. Monto inicial del contrato 3. Monto del otrosí 4. Monto total 5. Jornadas de trabajo. 1. Especificar el tiempo de duración del contrato. Días de trabajo a la semana y cantidad de horas. Por normas de conducta íntegra, las siguientes contrataciones requieren de previa justificación y aprobación de la GTZ.: 1. La contratación del Representante Legal. 2. La contratación de familiares En estos casos es requisito justificar, por medio de una comunicación escrita, las razones de la contratación. Adicionalmente para el primer caso, debe remitirse una certificación de aprobación de la Junta Directiva y las condiciones de remuneración. La GTZ evaluará la pertinencia y la organización adelantará la contratación, siempre y cuando se otorgue el VISTO BUENO. El recurso humano se maneja a través de contratos laborales o contratos de prestación de servicios. Contrato laboral En los casos en que se presenta Contrato Laboral con alguna de las personas que trabajarán en la ejecución del Proyecto, deben enviar una carta firmada por el Revisor Fiscal informando este hecho; si el contrato está vigente, es necesario enviar copia, debidamente firmada por las partescon las cláusulas modificadas respecto al SALARIO, FUNCIONES y TIEMPO ASIGNADO a las tareas vinculadas con la ejecución del PROYECTO. 12

14 Elementos del contrato: Prestación Personal del Trabajo Remuneración Subordinación - Cumplimiento de Horario Soportes de los contratos en las rendiciones de cuentas: AL INICIAR EL PROYECTO - Fotocopia del Contrato Laboral - Fotocopia de la cédula de ciudadanía EN LOS PAGOS MENSUALES - Fotocopia del Comprobante de Pago, especificando la parte que corresponde al Proyecto. - Fotocopia de la Autoliquidación de Pago a EPS, AFP (Pensiones), ARP y Caja de Compensación. Resaltando las personas vinculadas al Proyecto. En los pagos mensuales se lleva a costo el Valor del salario cancelado + los aportes a seguridad social equivalente al 29.65% del valor salarial. (Porcentaje vigente para el año 2007). Se debe ajustar estos porcentajes dependiendo de la legislación vigente. A LA FINALIZACION DEL CONTRATO - La Liquidación de las prestaciones sociales - Cesantías, Prima, Vacaciones, Intereses a las Cesantías, equivalentes al 21.83% del valor salarial. 13

15 Ejercicio: Martha González es la Administradora de la Asociación "Cambio al Progreso", tiene un contrato laboral a término indefinido por $800,000 desde hace dos años, con un horario de medio tiempo. En el Proyecto Jóvenes por la Paz financiado por la GTZ estará encargada de su Coordinación, con una dedicación de medio tiempo durante 6 meses. A este rubro se le aprobó un presupuesto de $ mensuales. PASOS A SEGUIR 1. Se envía comunicación a la GTZ informando que Martha González- Administradora de la Institución, trabajará como Coordinadora del Proyecto con una remuneración total (Salario+ seguridad social + prestaciones sociales) de $ x 6 meses = $ Adjuntando: - Hoja de Vida, Fotocopia del Contrato Laboral actual, Fotocopia de la cédula de ciudadanía. 2. Esperar la Aprobación de la Secretaría Técnica de GTZ 3. Recibida la aprobación se elaborará el OTROSI - Al contrato y se enviará a la GTZ con el primer pago (en el informe financiero). * Ejm. OTRO SI: A partir del 1 de Septiembre de 2006 al 30 de Marzo del 2007, este contrato se modifica y adiciona temporalmente en las siguientes cláusulas: FUNCIONES ADICIONALES: Coordinar el Proyecto Jóvenes por la Paz. DURACION ADICIONAL: Seis meses durante el lapso comprendido entre el 1 de Septiembre del 2006 y el 30 de Marzo de HORARIO ADICIONAL: De Lunes a Viernes - De 2:00 p.m. a 6:00 p.m. VALOR Y FORMA DE PAGO: Pagos mensuales de $ Al finalizar el Proyecto se le liquidará las respectivas prestaciones de ley respecto a esta adición. 4. Pasado el Primer mes SEPTIEMBRE y así sucesivamente hasta el mes sexto: SALARIO EPS AFP - PENSIONES ARP PARAFISCALES TOTALES 8 % 11,63% 0,522% 9% $ $ $ $ $ $ $ X 6 MESES = $ Cada mes se envía: - Fotocopia del Comprobante de pago - Fotocopia del Comprobante de la Autoliquidación y pago a EPS, AFP, ARP y PARAFISCALES. 14

16 5. Liquidación del Otrosí de este Contrato: CESANTIAS PRIMA DE SERV. VACACIONES INT. CESANTIAS TOTAL LIQUIDACION ULTIMA RENDICION PAGOS SALARIALES Y SEGURIDAD SOCIAL TOTAL VR. RECONOCIDO POR GTZ DIFERENCIA ASUMIDA POR LA ORGANIZACIÓN 8.33% 8.33% 4.17% 1% X 6 $ $ $ $ $ Se presenta en el momento en que se le pague a Martha la Liquidación de Prestaciones Sociales con la firma de recibido, junto con el Comprobante de Egreso respectivo. Contratos de prestación de servicios Los Contratos de Prestación de Servicios no generan vínculo laboral entre las partes, por consiguiente y a diferencia de un contrato laboral no causan gastos adicionales representados en pagos de vacaciones, primas, etc. En la ejecución de subsidios locales, se pactan Contratos de Prestación de Servicios para la entrega de productos (alimentación) o actividades específicas, realizables en un corto tiempo, ( apoyo logístico). De acuerdo a la tarea a desarrollar; bien sea especializada, técnica o de apoyo, se aplica a estos contratos el impuesto de Retención en la Fuente. TIPOS DE CONTRATO: 1. Contrato de Prestación de Servicios: Se pacta para aquellas funciones que requieren de la vinculación permanente a efecto de garantizar la buena marcha en la ejecución del proyecto. Por ejemplo: Coordinación General, Profesional para el diseño y desarrollo de los temas de formación.) CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ENTRE ORGANIZACIÓN XXXXXXX Y XXXXXXXXX Entre los suscritos XXXXXXXX mayor de edad, en calidad de representante legal de la XXXXXXXXXXXX, -identificado con la C.C. No. XXXXXXXX de XXXXX y quien se denominará EL CONTRATANTE, de una parte, y de la otra XXXXXXXX, identificada con la C.C. XXXXXXX de XXXXXX quien se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato de prestación de servicios el que se regirá por las cláusulas que se estipulan a continuación y en lo no contemplado en ellas, por las normas aplicables de Código Civil, a saber: CLAUSULA PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO: El objeto del presente contrato es la prestación por parte del CONTRATISTA de los servicios (profesionales o logísticos) en el marco del Proyecto XXXXXXXXXX, suscrito con la GTZ, conforme al cual realizará las siguientes actividades según los términos de referencia adjuntos y que hacen parte integrante de este contrato (En estos se detallan las actividades y productos que se esperan del contrato) CLAUSULA SEGUNDA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Este se obliga a: 1) Cumplir con los servicios de conformidad con la cláusula primera del presente contrato. 2) Colaborar en particular con las instancias 15

17 relacionadas del proyecto. 3) Mantener en absoluta reserva las informaciones que se manejan en el proyecto. CLAUSULA TERCERA. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Este se obliga a: 1) Pagar al CONTRATISTA el valor monetario del presente contrato. 2) Expedir la certificación de prestación de servicios a entera satisfacción. CLAUSULA CUARTA. DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN: El CONTRATANTE se reserva el derecho de ejercer el respectivo control del servicio objeto del presente contrato. CLAUSULA QUINTA. PLAZO DE EJECUCIÓN: El término de duración del presente contrato es (Fecha de Iniciación a la fecha de terminación). SEXTA. HONORARIOS Y FORMA DE PAGO: El presente contrato, para todos los efectos legales tiene un valor de XXXXXXXXXX de pesos m/cte (). El CONTRATANTE reconocerá al CONTRATISTA los pagos así: el XX% del valor del contrato, correspondiente a XXXXXXX de pesos m/cte. ($XXXXX) con la firma del presente contrato; y el restante XX% del valor del contrato correspondiente a un XXXXXX de pesos m/cte. ($XXXXXX) fecha de terminación una vez recibido el servicio a satisfacción. PARAGRAFO: Los pagos se hacen contra presentación de factura legal, si el CONTRATISTA esta obligado a facturar o de lo contrario contra cuenta de cobro, acompañada de un informe sobre las actividades ejecutadas como base para la expedición del certificado de cumplimiento a satisfacción por parte del CONTRATANTE. CLAUSULA SEPTIMA. LUGAR DE EJECUCIÓN:.El lugar de ejecución del presente contrato es la ciudad de XXXXX, y concretamente la sede XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX u otro sitio en la misma ciudad que señale el CONTRATANTE, el cual proveerá los equipos necesarios para la realización de la labor pactada. CLAUSULA OCTAVA. DERECHOS DE AUTOR: Los derechos de autor por las obras que produzca el CONTRATISTA serán de propiedad del CONTRATANTE, siempre que hayan sido realizadas en el ejercicio de las funciones del presente contrato. CLAUSULA NOVENA. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA FRENTE A TERCEROS: El CONTRATISTA se hace responsable por los riesgos y perjuicios comprobados que se causen a terceros, en desarrollo y cumplimiento del presente contrato. CLAUSULA DECIMA. CESIÓN DEL CONTRATO: El CONTRATISTA no podrá ceder ni en todo ni en parte el presente contrato, sin consentimiento previo y por escrito por parte del CONTRATANTE. CLAUSULA DECIMOPRIMERA. CAUSALES DE TERMINACIÓN: Además de las causales establecidas en la ley, son motivo de terminación del presente contrato, sin dar lugar a indemnización alguna, las siguientes: 1. Mutuo acuerdo de las partes. 2. Finalización del proyecto 3. Terminación de las actividades y entrega de los productos objeto del contrato. CLAUSULA DECIMOSEGUNDA. SOLUCIÓN DE DIFERENCIAS: Cualquier diferencia que surja como consecuencia del presente contrato, será dirimida por un tribunal de arbitramento integrado por tres miembros, nombrados de la siguiente manera: Uno por el CONTRATISTA, otro por el CONTRATANTE y un tercero nombrado por los dos árbitros anteriores, y las partes pactan su aceptación desde ahora, a la solución acordada por los árbitros. CLAUSULA DECIMOTERCERA. NORMATIVIDAD APLICABLE Y COMPETENCIA JURISDIC- CIONAL: En lo no estipulado en el presente contrato, se aplicará la normatividad civil, por tratarse de un contrato de esa naturaleza. CLAUSULA DECIMOCUARTA. VINCULO JURIDICO LABORAL: El presente contrato no genera ninguna relación laboral entre el CONTRATANTE y el CONTRATISTA ni implica pago alguno de prestaciones sociales. CLAUSULA DECIMOSEXTA. PERFECCIONAMIENTO: El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes. PARÁGRAFO: Cualquier modificación al presente contrato necesariamente deberá ser de común acuerdo y constar por escrito. En constancia se firma el presente contrato en tres ejemplares de un mismo tenor, en XXXXXX el día XXXXXXX. XXXXXXXXXXXXXX C.C. XXXXXXXXXXX de XXX CONTRATANTE XXXXXXXXXXXXX C.C. XXXXXXXXX de XXX CONTRATISTA 16

18 2. Orden de Prestación de Servicios: Se pacta para trabajos muy puntuales y de corta duración, por ejemplo: talleristas, la persona que elabora los refrigerios, la logística de un eventos, etc. ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS NR. Orden de Trabajo Año Nombre Contratista: Identificación C.C Dirección Teléfono OBJETO Descripción de la actividad (Términos de Referencia) DURACIÓN: Fecha Inicio: Fecha Final: VALOR Y FORMA DE PAGO: Valor Total Valor Unitario Anticipo $ $ $ VINCULO JURÍDICO/ LABORAL El CONTRATISTA se hace responsable por los riesgos y perjuicios comprobados que se causen a terceros, en desarrollo y cumplimiento del presente contrato. La presente orden de prestación de servicios no genera ninguna relación laboral entre el CONTRATANTE y el CONTRATISTA ni implica pago alguno de prestaciones sociales. LUGAR Y FECHA Nombre Contratista C.C. Nombre Contratante Cargo 17

19 SOPORTES A ADJUNTAR EN RENDICION DE CUENTAS: 1. Contrato u Orden de Prestación de Servicios en ORIGINAL 2. Factura de Venta o Documento Equivalente a la Factura. Se debe exigir la Factura de venta en casos de Personas Jurídicas o personas naturales de régimen común obligadas a Facturar. En estos casos Facturan IVA. Factura NOMBRE DE LA EMPRESA GTZ IDENTIFICACIÓN NIT : DIRECCIÓN: AA. TEL e- mail: TIPO DE CONTRIBUYENTE: ACTIVIDAD PORCENTAJE ICA RESOLUCION DE FACTURACIÓN FACTURA DE VENTA No. OO1 Vendido a: C.C.o NIT Fecha de expedición Tel. Día Mes Año Referencia Artículos y/o servicios prestados Cantidad Valor unitario Valor total Son: Aceptada: Observaciones: Firma del comprador: Subtotal: IVA: Total: Impreso por: NIT 18

20 Documento Equivalente a la Factura DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA N. (Art.3 Decreto 522 de Marzo 07 de 2003) ORGANIZACION (DIRECCION Y TELEFONO) NOMBRE DE LA ORGANIZACION: NIT: CIUDAD Y FECHA: CONTRATISTA: DIRECCION: TELEFONO: CONCEPTO DEL PAGO: GTZ VALOR: $ MENOS RETFTE (%) $ VALOR A PAGAR $ Firma del contratista C.C. RECIBIDO A SATISFACCION: En calidad de certifico que he recibido el trabajo a satisfacción y este valor puede pasar a costo. NOMBRE C.C. COMPROBANTE DE PAGO: Recibí, la Suma de $ Quedando cancelado este documento equivalente. Nombre C.C. 19

21 El documento equivalente a la factura solo se acepta a PERSONAS NATURALES. Estos documentos deben ir numerados en forma consecutiva. Numeración consecutiva. (Dec.522 de 2003 Art.3). - Fotocopia de la cédula de ciudadanía. - Certificación del recibo a satisfacción del Informe de Gestión o del producto recibido con la firma de aprobación del Responsable del Proyecto, indicando que el Informe se encuentra en los Informes de Avance Temáticos. - Este recibido a satisfacción se diligencia cuando se está legalizando un pago en anticipo. RECIBIDO A SATISFACCION En calidad de Responsable del Proyecto, certifico que he recibido del Señor(a) identificado con la C.C. de, el Informe correspondiente a de acuerdo con los términos de referencia del contrato de prestación de servicios y por lo tanto se puede efectuar el pago según cuenta de cobro adjunta y este valor puede pasar a costo. NOMBRE C.C. CARGO CIUDAD Y FECHA 3. Comprobante de egreso completamente diligenciado, con la firma de recibido por la persona que prestó el servicio o en su defecto por quien esté autorizado por parte del contratista en carta independiente. Así mismo, se deben dar visto bueno en los espacios de REVISADO y APROBADO. NOTA: En ningún caso el contratante puede tener en su poder ordenes de prestación de servicios o documentos equivalentes firmados en BLANCO, ni por el contratante ni por el contratista. 20

22 CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS Control de Pagos CT. Cod.Cta.: Fecha: Contratista: C.C. Contratista Dirección Teléfono Contrato Nr. Plazo de Ejecución: VALOR TOTAL CONTRATO: COL PESOS PAGOS Desembolso 1er anticipo 2o anticipo 3er anticipo 4o anticipo Fecha prevista Monto Fecha real Observaciones Pago final Pagos contra presentación de certificado de cumplimiento del contrato por parte del responsable del Proyecto Observaciones Elaborado por: Cada contrato de prestación de servicios debe llevar una de Control de Pagos, donde se estipulan las fechas y los montos a pagar. Luego, en el desarrollo del proyecto, estas hojas de control se deben anexar a cada uno de los pagos realizados, anotando la fecha real y el monto cancelado (No tener en cuenta en esta relación la retención en la fuente) 21

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24 2.2 Talleres Refrigerios Materiales y papelería Listado de asistentes Los talleres se deben numerar y se debe hacer una relación donde se incluyan cada uno de ellos Talleres Hospedaje y alimentación asistentes Transporte asistentes Transporte y hospedaje tallerístas Refrigerios Los refrigerios y almuerzos se legalizan una vez presentados y aceptados los siguientes documentos: - Orden de prestación de servicios. - Factura de Venta o Documento Equivalente a la Factura, especificando: Cantidad, menú (descripción detallada del refrigerio o almuerzo), valor unitario y valor total. - Listados de participantes, identificando nombres, apellidos, dirección, teléfono y correo electrónico de contacto. No se debe elaborar un contrato global. Las contrataciones se deben hacer de acuerdo con las actividades que se vayan realizando. Este es un rubro muy importante en los Planes de Inversión. Materiales y papelería Según el presupuesto aprobado, se recomienda efectuar una sola compra de materiales y papelería; puede efectuarse al inicio o en transcurso de la ejecución. Esta adquisición debe hacerse en un establecimiento comercial que cumpla con todos los requisitos de Ley, de esta manera se evitará la compra en pequeños establecimientos que no expiden facturas. 23

25 Las facturas deben: - Estar expedidas a: NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN - GTZ (Nit GTZ). Por ejemplo: Asociación de Mujeres Solidarias - GTZ Nit Fecha vigente y sin enmendaduras - Entre los datos a verificar es importante que la resolución de facturación, cubra el número de la factura y se encuentre vigente, es decir, que no supere dos años. TENGA EN CUENTA Las facturas que no cumplan con los requisitos de Ley, no serán aceptadas como gasto. En consecuencia, estos gastos, serán asumidos por la organización ejecutora del subsidio. Listado de asistentes Listado de Asistentes Taller de Fechas Nombre Documento de identidad Institución Firma Hospedaje y alimentación asistentes Se debe aclarar el número de asistentes que se hospedarán de acuerdo con los listados de participantes. A las facturas de hotel se debe anexar una relación discriminando: - HUÉSPED - NUMERO DE NOCHES - ALIMENTACIÓN RECIBIDA. 24

26 Transporte Cuando en el plan de inversión se cuente con un rubro de transporte deben enviar los siguientes documentos en la presentación del primer informe: CONTRATO CON UNA EMPRESA DE TRANSPORTE : - Tener licencia vigente del Ministerio de Transporte. - Tener vigentes los seguros de pasajeros, obligatorio (SOAT) y responsabilidad civil extra contractual (De estos seguros deben anexar fotocopia) - Factura de Venta (Con el lleno de los requisitos de ley). - Para el pago, deben anexar una relación - Hoja de Vida del conductor - Fotocopia de la licencia de conducción vigente. NOTA: Cuando el vehículo es de propiedad de la institución o se hace un contrato con una persona natural se deben cumplir los requisitos antes mencionados. CUANDO SE PAGA EL TRANSPORTE EN FORMA INDIVIDUAL: Este apoyo, no se debe entender como un subsidio para otros fines. Estos proyectos no se conciben como apoyos asistenciales; en estos casos es OBLIGACION de la organización velar porque estos montos sean utilizados para el fin que fueron asignados. En estos casos se diligencia la siguiente relación: APOYO TRANSPORTE Taller Nombre Fecha Documento de identidad Recorrido Valor Firma Vo. Bo. Coordinador 25

27 Transporte y hospedaje de tallerístas 1. La compra de tiquetes se registra como un ANTICIPO hasta la devolución de las carátulas. 2. Las compras de tiquetes aéreos se deben hacer únicamente a través de GTZ La solicitud debe remitirse a, con mínimo ocho (8) días hábiles de anticipación.. En caso de presentarse alguna modificación, se debe informar de forma inmediata a GTZ. 3. Al regreso los viajeros deben entregar las carátulas y los tiquetes. - Las cuales vendrán adjuntas en la relación del taller. 4. Se elabora una liquidación de gastos de viaje Nombre del asesor RELACION DE TRANSPORTE TERRESTRE Fecha Recorrido Valor Recibido 5. La legalización se debe presentar debidamente soportada con las facturas expedidas por los hoteles y la alimentación de acuerdo con los valores establecidos. 6. Se debe anexar el listado de participantes. VALOR ANTICIPO $ 0 NOMBRE ASESOR LUGAR VISITA OBJETO VISITA FECHA Y HORA DE SALIDA FECHA Y HORA DE REGRESO RELACION GASTOS DE VIAJE DÍAS PASAJE AEREO -TIQUETE # PASAJE TERRESTRE MUNICIPAL LOCAL TOTAL TRANSPORTE Recibí, C.C. NOCHES ALOJAMIENTO ALIMENTACION TOTAL ALOJAMIENTO Y ALIMENTACION OTROS - IMPREVISTOS TOTAL GASTOS DE VIAJE MENOS ANTICIPO SALDO A FAVOR 26

28 2.3 Trabajo de campo Entendemos por Trabajo de Campo, aquellas actividades que se desarrollan en lugares donde se encuentra la población beneficiaria. Según el Plan de Inversión aprobado, los gastos pueden corresponder a: - Alimentación (Almuerzo y refrigerios) - Llamadas telefónicas - Materiales - Transporte Estos gastos deben estar detallados. Por ejemplo, si se trata de un almuerzo de trabajo, especificar en un listado con firmas el número de personas que participaron. Las llamadas telefónicas deben estar soportadas de acuerdo con el trabajo que se realiza. El transporte se debe relacionar por recorridos. 2.4 Sistematización de la experiencia En los proyectos donde no se ha contemplado este rubro, se puede manejar como un costo adicional de talleres, materiales o logística según el caso. Desde el inicio de la ejecución del proyecto, cada organización debe documentar el proceso de su práctica; memorias, actas, diarios de campo y fotografías son entre otros los medios del registro. El desarrollo de contenidos temáticos y las guías de taller, son documentos que soportan las actividades realizadas. Soportes Contables: - Facturas por compra de papelería, fotocopias, rollos y revelados fotográficos. 2.5 Compras Cuando en el Plan de Inversión se han aprobado compras, se debe tener en cuenta: - Solicitar por lo menos tres cotizaciones. - Hacer un cuadro comparativo explicando las razones por las cuales se elige el proveedor. - Efectuar la compra en un establecimiento legalmente constituido que expida factura con todos los requisitos de ley. - La donación de éstos elementos debe certificarse mediante un Acta de Entrega con la identificación, datos de contacto y firma de las las personas beneficiarias. Las compras deben tener Visto. Bueno del asesor de la GTZ. 27

29 factura NOMBRE DE LA EMPRESA FACTURA DE VENTA No. OO1 IDENTIFICACIÓN NIT : DIRECCIÓN: AA. TEL e- mail: TIPO DE CONTRIBUYENTE: ACTIVIDAD PORCENTAJE ICA RESOLUCION DE FACTURACIÓN Vendido a: Fecha de expedición Día Mes Año C.C.o NIT Tel. Referencia Artículos y/o servicios prestados Cantidad Valor unitario Valor total Son: Aceptada: Observaciones: Firma del comprador: Subtotal: IVA: Total: Impreso por: NIT Las compras deben tener Vo. Bo. Del asesor de la GTZ. 28