PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE ANTICIPOS

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1 1. OBJETIVO Página 1 de 5 Establecer las actividades para el manejo de los recursos entregados como anticipos a los empleados y contratistas de ENVIASEO para la adquisición de bienes, servicios, gastos de viaje y pago de obligaciones tributarias. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud de viatico y/o anticipo una vez se ha detectado la necesidad de adquirir el bien o servicio. Finaliza con la legalización de la compra con una factura o su documento equivalente. 3. DEFINICIONES 3.1. Anticipo: Es un recurso entregado a los empleados y contratistas de ENVIASEO para la adquisición de bienes o servicios que requieren ser cancelados antes de recibir la factura o su documento equivalente Documento equivalente: Cuenta detallada de los artículos comprados o servicios recibidos que emite el vendedor debido a que no está obligado a facturar entregado como soporte del pago una cuenta de cobro, un recibo de caja, una declaración de impuestos u otro documento aceptado por la ley como soporte de una transacción Factura de venta: Cuenta detallada de los artículos comprados o servicios recibidos por ENVIASEO que cumple todos los requisitos de ley Legalización de anticipo: Documento válido para soportar los dineros entregados por Enviaseo para la adquisición de un bien/servicio Empleados: Son todos los funcionarios públicos al servicio de Enviaseo Contratistas: Son aquellas personas naturales o jurídicas con las cuales contrata Enviaseo y en cuyo contrato queda establecido la entrega de un anticipo y previa presentación de la póliza para el buen manejo de anticipo.

2 4. RESPONSABLE Página 2 de 5 Es responsable de velar por la aplicación de este procedimiento el P.U. Contabilidad. 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN La legalización de anticipos se deberá realizar en el mismo mes en que se entregue el dinero. Para legalizar un anticipo, el formato de legalización debe estar firmado por el funcionario o contratista que lo solicitó al igual que el jefe inmediato o supervisor, además debe tener anexo la factura de venta original o su documento equivalente. Se deberá anexar copia del RUT en el caso de que el tercero no esté creado en la base de datos de Enviaseo. No se entregará un anticipo a ningún funcionario si éste tiene anticipos anteriores por legalizar. Proveedores que tengan asignado un contrato con Enviaseo, no se le entregará anticipos a menos que esté estipulado en el contrato con la póliza de buen manejo del anticipo. Quien vaya a solicitar un anticipo, debe demostrar que por la naturaleza del bien o servicio a comprar se debe pagar de forma anticipada. Quien solicite un anticipo para viáticos no tendrá que realizar la legalización. 6. CONTENIDO N. 1 2 Identificar la necesidad del anticipo. Autorizar viatico-anticipo Funcionario o Supervisor Gerente El funcionario que detecte la necesidad de solicitar un anticipo para adquirir un bien, servicio, pago de una obligación tributaria y viatico, identifica el proveedor que va a suplir la necesidad y solicita una cotización, liquidación del impuesto, para montar en el una solicitud de viatico-anticipos que deberá ser enviado a Gerencia para su aprobación. Realiza la aprobación o rechazo del viatico-anticipo en el.

3 N. 3 Solicitud de CDP viaticoanticipo Funcionario o Supervisor solicitante Recibe la aprobación del viaticoanticipo y solicita por el Sistema el CDP. Página 3 de 5 4 Asignación presupuestal Coordinador de Costos y Presupuesto Recibe la solicitud de CDP por el y verifica que el rubro presupuestal este bien asignado, que exista disponibilidad de recursos y aprueba. Aprobación de CDP 5 Aprobación del certificado Gerente Verifica que este aprobado el CDP y lo aprueba a través del. Registro de aprobación de certificado 6 Elaboración del compromiso Coordinador de Costos y Presupuesto Enlaza en el CDP al compromiso presupuestal a través del Sistema e imprime los certificados presupuestales. Registro presupuestal 7 Elaboración Resolución Asistente Administrativa. Elabora la Resolución de Viáticos y anexa el documento en el Resolución interna 8 Elaboración de anticipo viatico. P.U. Contabilidad. Contadora Realiza el anticipo en el, generando la contabilización de la cuenta por cobrar o gasto de viaje al empleado o contratista. Imprime el formato de anticipos, la resolución interna y solicita las firmas del Gerente y la Analista de Costos y Presupuestos. contable.

4 N. 9 Pago Tesorería Tesorero(a) Realiza el cheque por el o transferencia electrónica al empleado o contratista anexando los documentos presupuestales, el formato de anticipos y la resolución interna. Página 4 de 5 de Egreso 10 Legalización de anticipo Empleado o contratista Diligencia el formato de legalización de anticipo y anexa los documentos soporte en original y copia. Entrega los documentos para la legalización al Asistente Contable. Registro en 11 Contabilización de legalización de anticipos P.U. Contabilidad. Verifica la legalidad de cada uno de los soportes, cumpliendo con los requisitos de ley y solicita la creación de los terceros que no estén en la base de datos al Asistente de Compras. En el, contabiliza la legalización del anticipo, cancelando la cuenta por cobrar contra la partida del costo o gasto a que de lugar. Genera el comprobante contable anexándole la copia de los documentos soportes y entrega en Tesorería los documentos soportes originales para ser archivados con el comprobante de egresos. Contable 7. PUNTOS DE CONTROL Antes de contabilizar el anticipo se debe verificar la legalidad de los documentos soporte y el cumplimiento de los requisitos de ley. Antes de elaborar el cheque, se debe verificar que las solicitudes contengan las firmas y el registro presupuestal. Se deben realizar las retenciones de impuestos en los casos que lo requieran.

5 8. NOTAS DE CAMBIO Página 5 de 5 No. Versión Versión Breve Descripción del Cambio inicial Final Fecha No aplica para esta versión 00 22/12/ Se modificaron todas las actividades del procedimiento por implementación del 01 01/01/ Se modifica en todo el procedimiento en el quien Asistente Contable, por P.U. Contable; Interventor, por supervisor; Analista de Costos y presupuestos, por Coordinador de Costos y Presupuesto. En las actividades , en la parte de registros se cambia a Registro en ANEXOS Actualizó: Revisó: Aprobó: TATIANA GOMEZ Coordinador Costos y Presupuestos WILMAR CARDONA RODRIGUEZ - Representante de Gerencia ante el SGI SOL BEATRIZ CORREA Directora Administrativa y Financiera WILMAR CARDONA RODRIGUEZ - Representante de Gerencia ante el SGI Jaid Oswaldo Betancur López - Gerente

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