Carta Técnica VS Control Total Versión 2014

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1 Carta Técnica VS Control Total Versión 2014 Introducción Las Cartas Técnicas tienen como finalidad mantenerlo informado sobre el alcance de la última versión del sistema VS Control Total, así como de la programación de su futura actualización. Antes de actualizar Al actualizar una versión, es OBLIGATORIO cerrar el sistema y realizar un respaldo de su base de datos para efectos de mantener su información ante cualquier suceso inesperado. Programe el proceso de actualización y avise oportunamente a los usuarios de las terminales antes de ejecutarlo. Información de la versión El presente documento muestra las mejoras realizadas de la versión 2014 así como la descripción de las mismas. Número de esta versión Fecha de Liberación 22/ 12 / 2014 Tipo de Actualización Distribución y comercialización Actualización Mayor (Incluye ajustes a la base de datos) Con costo de actualización, excepto clientes con póliza.

2 La siguiente tabla muestra el índice de las mejoras que a través de sus solicitudes se han integrado a la versión 2014, con el fin de proporcionarle mayores beneficios a su empresa: Tema Mejoras de la versión 2014 Módulo de Catálogos Módulo de Compras Módulo de Administracion Modulo de Control de Nominas Modulo de Control de obra Modulo de Control de equipos

3 Lista de Mejoras MEJORA MÓDULO DESCRIPCIÓN < /12/2014> Consultas y Reportes < /12/2014> Administración Administración En el reporte de Movimientos Bancarios con Desglose de afectaciones se agregó el filtro Clasificación según usuario para permitir consultar los movimientos bancarios por el tipo de proveedor. Se añadió que las facturas por servicio de Outsorcing en avances de contrato y contratos, no afecten en los cargos de la Obra en el que se realiza este proceso. En las capturas de facturas a clientes, al añadir insumos en el detalle, la ventana de insumos pendientes de facturar con el tipo de insumos de venta desde inventario, se añade la columna Existencia total y se rediseña la columna de existencias por Existencia disponible con el fin de visualizar la cantidad de existencia total que se encuentra comprometida y ya no se encuentra disponible para venta. Control de Obra En la configuración de las obras se añade la opción SaltarBloqueoVSPresupuesto que permite a las obras que no controlen sus requisiciones, compras, facturas, entre otras capturas por el monto del presupuesto, no validar si excede el presupuesto ya que no se requiere controlar el presupuesto y por lo tanto las capturas son más rápidas. Se agrega la validación de los cargos indirectos y de los gastos Control de Obra indirectos administrativos, para considerar que el importe de costo indirecto presupuestado incluye tanto los indirectos de obra como los indirectos administrativos, de tal modo que al momento de registrar un Costo Indirecto, los cargos ya comprometidos deben incluir los cargos de GIA acumulados para la obra. < /12/2014> Control de Equipos En las impresiones de los mantenimientos preventivos, se añade el Tipo de equipo al que pertenece el mantenimiento.

4 < /11/2014> Catálogos Compras < /12/2014> Administración Control de nóminas Se añade el filtro Departamento en el catalogo de empleados, con el fin de realizar consultas de empleados por su departamento, este filtro se añade en todas las ventanas de búsqueda de empleados, por ejemplo al agregar un empleado de una nomina, al realizar un resguardo de herramientas, entro otros. En las órdenes de compra en las que se añada descuentos a los insumos y otros gastos, estos se pasaran a la factura con estos importes incluidos en el precio, es decir el importe de otros gastos de la orden de compra, no se pasara a otros gastos de la factura. En las capturas de Nota de Crédito de Proveedores se añade la opción de desglose de cargos que permite separar impuestos por partidas, así como se realiza en órdenes de compra y facturas de proveedores. La plantilla de Excel para importación del Catalogo de Empleados se le añaden las columnas necearías para llenar información del modulo de nominas, con el objetivo de que sea posible importarlas mediante las utilerías del sistema. Novedades que se integraron a la versión Mejoras de la versión 2014 Control de topes financieros en gastos indirectos Nota: Esta mejora se añade al sistema a partir de la versión Control de topes financieros en gastos indirectos Gastos indirectos Se añade la validación de los cargos indirectos y de los gastos indirectos administrativos, para considerar que el importe de costo indirecto presupuestado incluye

5 tanto los indirectos de obra como los indirectos administrativos Gastos indirectos poseen Explosión de insumos presupuestado Se agregó que los indirectos de obra pudieran tener una explosión de insumos presupuestada, es decir, que se pudieran importar los insumos a comprar en la obra y por lo tanto validar si excede contra estos volúmenes, precios o importes por insumo. Importar el presupuesto La pantalla de importación de presupuesto se mejoró al incluir dos pestañas para separar la información en la primer ficha se encuentra la información sobre configuración del presupuesto que se va a cargar (nivel de afectación, si se maneja por control de partidas, si se separan por conceptos de costo y venta, etc.) en la segunda ficha va la información de la carga del presupuesto como la ruta de los archivos fuente desde donde se carga el mismo. Apartado para capturar insumos de costo indirecto Se agregó un apartado en esta ficha para poder capturar la ruta desde donde se va a ingresar la explosión de los insumos de costo indirecto, cabe destacar que el formato de este archivo será una y exclusivamente en Excel y se llenará a partir de la plantilla del archivo Explosión de insumos para costos indirectos.xls el cual se puede encontrar en la carpeta de plantillas del sistema, esta opción se podrá utilizar solo si se marca la casilla Cargar explosión de insumos de costo indirectos. Explosión de insumos de indirectos Se habilitó también en la sección de la vista de la explosión de insumos de la obra, una opción más para mostrar los insumos que se importaron como insumos de indirectos. Validar Monte tope de gastos en compras En el proceso de compras al momento de insertar insumos y definirlos como Indirectos a partir de la columna tipo de costo, el sistema validará dependiendo

6 si se importó una explosión de insumos de indirectos si es así, actuará similar a los bloqueos de topes adicionales de costo directo, considerando lo presupuestado además del monto adicional para indirectos capturado en propiedades de la obra. Validar en distribución GIA Se ajustaron las funciones del sistema que acumulan los cargos indirectos de obra, para conjuntar también el total de cargos por GIA, ya que los costos indirectos presupuestados se compararán con la suma de Costo Indirecto + GIA. A partir de esta consideración, los procesos de validación de cargos en requisiciones de compras, órdenes de compra, facturación de proveedores y distribuciones de GIA deberán alertar conjuntamente el valor de indirecto. Consulta de insumos indirectos Se realizó un ajuste en la consulta de insumos presupuestados vs comprados para que se puedan incluir como parte del análisis, los insumos indirectos. De esta forma se podrán apreciar los insumos presupuestados de lo directo y de lo indirecto, comparados contra los cargos de estos mismos. Novedades que se integraron a la versión Mejoras de la versión 2014 Manejo de múltiples anticipos en contratos de obra Nota: Se activara en automático al contar con su servicio de Actualización Manejo de múltiples anticipos en contratos de obra Múltiples solicitudes de anticipos en contratos El sistema permita generar más de un anticipo a un contrato de obra. Permite generar varias solicitudes de anticipo que generan su propia factura; afectando correctamente al estatus del contrato en cuanto al

7 control de anticipo otorgado, amortizado y por amortizar. Múltiples anticipos en ordenes de compra Se modifico en la captura de órdenes de servicio el diseño para remplazar el manejo que se hacía de un solo anticipo y permitir que se puedan registrar más de uno. En la sección de anticipos de esta pantalla el sistema mostrará la relación de anticipos registrados, el importe de anticipo total, el importe amortizado y el importe por amortizar, así como la clave de la factura asociada al anticipo. Factura de anticipo Al seleccionar un anticipo y dar clic en el botón Generar/Abrir factura, evaluara si el anticipo no tiene asociado ninguna factura si es así se desplegara la pantalla de captura de factura para crearla, en el caso de que el anticipo seleccionado ya tenga una factura entonces mostrar dicha factura en modo visualización Amortización de anticipos a contratos Consulta del estatus del contrato En la pantalla de avances de contrato en la fichas de costos, debido a que el funcionamiento anterior permitía capturar un monto único para amortización, el cambio consiste en que se agregó un botón a la partida de amortización para que el monto que se haya capturado se pueda distribuir entre los anticipos facturados del contrato y la obra actual. Este botón llamará una pantalla de búsqueda de anticipos del contrato pendientes de amortizar En la vista del estatus de un contrato de obra se pueda reflejar correctamente tanto el monto total de anticipos, obtenido de la suma de todos los anticipos otorgados a dicho contrato. Así como el monto total de amortización obtenido de las afectaciones realizadas desde avances de contratos

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