BANCO CENTRAL DE COSTA RICA

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1 BANCO CENTRAL DE COSTA RICA REGLAMENTO PARA EL TRÁMITE DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS POR CAJA CHICA DEL BANCO CENTRAL DE COSTA RICA Y ÓRGANOS DE DESCONCENTRACIÓN MÁXIMA APROBADO POR LA JUNTA DIRECTIVA DEL BANCO CENTRAL DE COSTA RICA, MEDIANTE ARTÍCULO 9, DEL ACTA DE LA SESIÓN , CELEBRADA EL 16 DE JULIO DEL PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL LA GACETA 153, DEL 11 DE AGOSTO DEL RIGE A PARTIR DE SU PUBLICACIÓN EN EL DIARIO OFICIAL LA GACETA

2 REGLAMENTO PARA EL TRÁMITE DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS POR CAJA CHICA DEL BANCO CENTRAL DE COSTA RICA Y ÓRGANOS DE DESCONCENTRACIÓN MÁXIMA Artículo 1: Fines de la caja chica La caja chica es el medio establecido para efectuar compras de bienes y servicios de menor cuantía, en efectivo, por medio de anticipos o reintegros, de acuerdo con lo previsto en la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de Contratación Administrativa. Artículo 2: Definiciones Para los efectos de este Reglamento, se definen los siguientes términos: a) Sustituto: Es el funcionario que ejerce las funciones del puesto en forma oficial y provisional en ausencia del titular, por vacaciones, permisos, etc. b) Anticipos: Dinero de caja chica, girado según el procedimiento operativo establecido, para el pago de las necesidades descritas en el Artículo 4 del presente Reglamento. c) Reintegros: Dinero de caja chica, que se gira al funcionario que cubrió con sus propios recursos económicos, obligaciones que se originan en razón del desempeño de su cargo, y que son del interés institucional. Su trámite será el mismo de un anticipo. d) Procedimiento Operativo: Sucesión cronológica y secuencial de las actividades técnicas oficialmente establecidas, para garantizar el cumplimiento de la voluntad administrativa en cuanto a la ejecución de funciones, actividades o tareas específicas. e) Centro de costo: Unidad administrativa encargada de definir las metas, el plan de acción y la estimación de los recursos presupuestarios requeridos. Su nivel jerárquico dentro de la estructura de la Institución puede ser de Despacho, División o Departamento, siendo este último, el nivel mínimo para formular. Artículo 3: Usuarios de la caja chica Únicamente los funcionarios responsables de los centros de costo podrán realizar compras por caja chica. En ausencia del titular, esta atribución la ejercerá el sustituto en propiedad. El trámite para solicitar anticipos para compras por caja chica podrá ser delegado en las personas que el titular responsable del centro de costo designe. Para ello deberá comunicarlo por escrito al titular del Departamento de Presupuesto, Área de Planificación Operativa, con la finalidad de que le sean asignados los perfiles correspondientes. 2

3 Los documentos probatorios de la compra definidos en el procedimiento operativo, deberán ser aprobados por el funcionario responsable del centro de costo o su sustituto en propiedad. Esta atribución no podrá ser delegada. Para efectos de control, deberá existir un registro de firmas de estos funcionarios. Toda factura o documento que respalde la compra de un bien o servicio deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Factura timbrada a nombre del Banco Central de Costa Rica, o cinta de caja con la cédula jurídica. b) Descripción del bien o servicio. c) Uso que se le dará al bien o servicio. d) Que esté en perfecto estado. e) Sin tachaduras ni correcciones. En casos debidamente justificados, cuando las facturas o comprobantes no presentan toda la información detallada arriba, su pago procederá siempre que cuente con el visto bueno del funcionario autorizado que corresponde. Artículo 4: Requisitos para efectuar compras por caja chica Únicamente se podrán tramitar compras por caja chica cuando cumplan con los siguientes requisitos y su aplicación será de responsabilidad absoluta del encargado del Centro de Costo o en quién éste haya delegado. a) Que sean urgentes, imprevisibles, excepcionales, indispensables o de imposible aplazamiento, cuya naturaleza justifica el desembolso inmediato y que el bien o suministro que se pretende adquirir, no se encuentre en existencia. b) Que por su limitado volumen y monto en colones resulta más conveniente tramitarla prescindiendo de los procedimientos ordinarios de compra, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. c) Aquellas que por su naturaleza deban pagarse en efectivo. En estos casos si el monto sobrepasa el máximo vigente establecido se requerirá de la autorización escrita de la dirección de la División Administrativa o de la Gerencia en el Banco Central, o del Intendente o Superintendente del respectivo órgano de desconcentración máxima según corresponda, de acuerdo con los montos establecidos en el Artículo 5 de este Reglamento. d) Que dispongan de contenido presupuestario suficiente. e) Que no constituyan un fraccionamiento ilícito de acuerdo con lo señalado en el Artículo 37 de la Ley de Contratación Administrativa y el Artículo 40 del Reglamento General de Contratación Administrativa. f) Que no existan anticipos pendientes de liquidar, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 6 de este reglamento. 3

4 Artículo 5: Monto máximo de compras por caja chica Cada año la Gerencia del Banco y los Superintendentes de los órganos de desconcentración máxima, bajo la coordinación de la División Administrativa del Banco Central, definirán el monto máximo para cada compra por medio de caja chica. La dirección de la División Administrativa del Banco Central de Costa Rica y los encargados del área administrativa de cada órgano de desconcentración máxima, podrán autorizar por escrito (Fórmula 1) compras que excedan hasta un 50% el monto establecido en el párrafo anterior, siempre que la excepción sea debidamente justificada ante estos funcionarios. Más allá de estos límites solo podrán ser autorizados por escrito por la Gerencia del Banco Central y por los Superintendentes. (Fórmula 2) Artículo 6: Requisitos para solicitar reintegro Los reintegros únicamente serán procedentes, cuando se cumpla con los requisitos dispuestos en el Artículo 4 de este Reglamento. El plazo máximo en que deberá tramitarse un reintegro será de tres días hábiles, contados a partir de la fecha en que se realizó el gasto. Artículo 7: Liquidación de los anticipos Los anticipos para compras por caja chica deberán liquidarse el día hábil siguiente a su emisión. Este plazo solo podrá ser prorrogado en casos excepcionales debidamente justificados por escrito por el funcionario responsable del centro de costo o su sustituto en propiedad, ante la Dirección de Presupuesto o el responsable del fondo de los Órganos de Desconcentración Máxima, en cuyo caso esa Dirección deberá decidir el plazo máximo que otorga y comunicar esta aprobación por escrito a los responsables de tramitar la liquidación. (Fórmula 3) Si transcurrido este último plazo no ha sido posible efectuar la compra objeto del adelanto, deberá devolverse la totalidad del anticipo. El cumplimiento de lo dispuesto en este artículo es de exclusiva responsabilidad del funcionario responsable del centro de costo o su sustituto en propiedad. Artículo 8: Fondo en efectivo para las Superintendencias Las Superintendencias podrán mantener un fondo en efectivo para las compras por caja chica hasta por la suma de quinientos mil colones ( ), el cual podrá ser aumentado cada año en un porcentaje igual al índice de inflación del año anterior, si así fuera solicitado por el Superintendente respectivo. Cuando al aplicarse arqueos se detectaran sumas faltantes con respecto al total del fondo, y no sean justificadas, deberán ser cubiertas por la persona encargada del fondo de Caja Chica o por el funcionario que temporalmente esté encargado, pudiendo pagar de su 4

5 propio peculio en efectivo o deducidas del salario si así lo aprueba el encargado del Area Administrativa del órgano de desconcentración máxima respectivo, o por la aplicación de la póliza de fidelidad en el caso del titular y por la aplicación de la cobertura indicada en el Artículo 109 del Reglamento Autónomo de Servicios del Banco Central de Costa Rica, en el caso de las suplencias temporales. Los dineros de este fondo estarán a cargo de una sola persona y bajo su absoluta responsabilidad. Esta persona deberá rendir garantía por el monto del total del fondo, mediante la suscripción de una póliza de fidelidad que deberá entregar a la Administración del Banco. La ausencia del encargado del fondo de caja chica por cualquier motivo, será suplida temporalmente por el Superintendente respectivo o el funcionario que él designe, quien asumirá la responsabilidad del manejo del fondo de caja chica, por el periodo correspondiente. Tanto al recibir el fondo, como al entregarlo, deberá efectuarse un arqueo en presencia del titular, el cual quedará debidamente documentado. Para ese propósito, se mantendrá un juego de llaves en un sobre lacrado, con el fin de tener acceso a ellas en caso de ausencia imprevista. El traspaso o entrega debe estar revestido de las formalidades del caso a fin de evitar dudas en caso de faltantes, como un arqueo previo en presencia de dos personas o representante de la Auditoría Interna. Artículo 9: Pagos con fondos de caja chica Los pagos con fondos de caja chica deben contar de previo con la asignación presupuestaria respectiva y cumplir estrictamente con el flujo operativo establecido en los procedimientos que se mencionan en el Artículo 11 de este Reglamento. Queda prohibido la utilización de los fondos de Caja Chica para lo siguiente: a) Adelanto de viáticos u otra previsible ajena a la finalidad propia de la Caja Chica. b) Para el cambio de cheques de cualquier tipo a terceras personas. c) La Caja Chica no debe mantener ningún tipo de documento, efectivo o cheque personal de propiedad particular. El encargado de los fondos tampoco podrá poner dinero de su propiedad para realizar o completar pagos que correspondan a la Caja Chica. Artículo 10: Reintegro y registro contable Las facturas u otros comprobantes pagados con fondos de caja chica administrados por las superintendencias, deberán ser presentados para su reintegro y registro contable el día de cada mes que se establezca en el procedimiento operativo para las compras previstas en el reglamento, sin perjuicio de que antes de esa fecha puedan solicitarse otras liquidaciones por agotamiento de los fondos. 5

6 Artículo 11: Procedimiento operativo para el uso de caja chica Corresponderá al área de Estructuras Administrativas y Control de Calidad del Banco Central, establecer formalmente y mantener actualizados los procedimientos operativos para las solicitudes de anticipos o reintegros y de liquidación de anticipos de compras por caja chica. Las fórmulas 1, 2, y 3 que forman parte integral de este reglamento, podrán ser sustituidas por otras similares y con los mismos datos, generados en sistemas informáticos. Artículo 12: Sanciones Las disposiciones y plazos dispuestos en el presente Reglamento, son de acatamiento obligatorio y su incumplimiento acarreará las sanciones que administrativamente se establezcan según el debido proceso. Artículo 13: Derogatoria Estas disposiciones derogan o modifican en lo que se le opongan, las disposiciones administrativas anteriores sobre la misma materia; y entrarán a regir a partir de su publicación en el periódico oficial La Gaceta. FORMULA 1: Dirección División Administrativa N : Se autoriza al Centro de Costo, la compra por caja chica hasta por un monto de Firma: 6

7 FORMULA 2: N : GERENCIA Se autoriza al Centro de Costo, la compra por caja chica hasta por un monto de Firma: FORMULA 3: LIQUIDACIÓN DE ANTICIPO N : Se autoriza al Centro de Costo, la liquidación del anticipo N Fecha límite para liquidar: Firma: Dirección ReglaCajaChica-BCCR-SUGEF-SUGEVAL-SUPEN 7

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