SIIGO ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION PROCESO DE FACTURACION Y RECAUDO, FORMULACION DE PRESUPUESTO

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1 SIIGO Versión 6.1 ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION PROCESO DE FACTURACION Y RECAUDO, FORMULACION DE PRESUPUESTO 5

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN PROCESO DE VENTAS REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO CRUCES DE DOCUMENTOS DE VENTAS PRIMER CASO DE CRUCE SEGUNDO CASO DE CRUCE TERCER CASO DE CRUCE CUARTO CASO DE CRUCE QUINTO CASO DE CRUCE SEXTO CASO DE CRUCE SÉPTIMO CASO DE CRUCE ENLACES EN LA DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS ELABORACIÓN DE COTIZACIONES MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES ORDENES DE PEDIDO MANTENIMIENTO DE PEDIDOS NOTAS REMISION COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE REMISION FACTURA DE VENTA ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA RECIBO DE CAJA Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo A solo aplica cuando se tiene el módulo de Cuentas por Cobrar COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA NOTAS DE DEVOLUCION COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION NOTAS CREDITO COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA CREDITO LIQUIDACION DE COMISIONES COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO COMISION SOBRE RANGO DE DIAS COMISIONES SOBRE PRODUCTOS INFORMES DE VENTAS ESTADISTICAS DE VENTAS INFORMES DE PARTICIPACION ADMINISTRACION DE VENDEDORES PRESUPUESTO FORMULACION DE PRESUPUESTO Formulación Contable Formulación De Inventarios Formulación del Presupuesto Comercial EJECUCIÓN PRESUPUESTAL PRESUPUESTO POR ENCIMA/DEBAJO

3 INTRODUCCIÓN 1. Optimizar el proceso de facturación desde la solicitud del cliente hasta la salida de la mercancía, contabilizando lo correspondiente a la cartera y los impuestos. 2. Identificar los diferentes documentos que existen en el movimiento de la facturación para realizar un adecuado cruce entre ellos. 3. Conocer el procedimiento de recaudo de la compañía. 4. Evaluar el desempeño de los diferentes cobradores de la empresa a través de diferentes informes que evalúan la gestión. 5. Tomar decisiones con base en los números generales.

4 1. PROCESO DE VENTAS A partir de dos procesos como son la Definición de los Documentos y la Definición de Catálogos (creación de productos y terceros), se elaboran los documentos relacionados al proceso de ventas (Ordenes de Pedido - Cotización Nota de Remisión Factura de Venta) a partir de los cuales se pueden generar y analizar Informes de Verificación y Gestión. Al final de este proceso se obtendrán las herramientas necesarias para registrar toda transacción comercial con los clientes de la empresa.

5 2. REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO Se debe tener definidos los siguientes parámetros para poder realizar de forma efectiva tanto el proceso de ventas como el proceso de recaudo: Cuentas Contables Definición De Documentos Proceso de Ventas Productos Proveedores Formas de Pago Definición de documentos: Según el tipo de ente económico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como Cotización, Orden de Pedido, Nota de Remisión, Factura de Venta, Nota Crédito, Recibo de Caja; de tal manera que en un momento dado se identifique qué documentos se utilizarán dentro de este proceso. Se deben tener previamente creados estos tipos de documentos con las cuentas y características respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la explicación que se dará más adelante sobre estos cruces.

6 Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas: Inventarios Ingresos y servicios Descuentos Descuentos comerciales en ventas Anticipo de Retención en la Fuente Cargos Fletes Seguros Anticipo de IVA Anticipo de ICA Cuentas por Cobrar Caja General - Bancos Anticipo de Clientes Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificación de los productos, así como todos los productos necesarios desde materia prima, producto en proceso y producto terminado. Clientes: En el momento de realizar cualquier registro se debe identificar al cliente, aunque es posible crearlo al elaborar el documento en caso de no existir previamente en el catálogo de terceros. Formas de pago: Corresponden a la contrapartida utilizada en la contabilización del documento. Las más importantes son: Clientes nacionales Clientes del exterior Anticipo de clientes Bancos - Caja General

7 3. CRUCES DE DOCUMENTOS DE VENTAS Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 Documentos y Saldos Iniciales, es una utilidad de SIIGO, que permite arrastrar automáticamente la información de un tipo documento específico, previamente digitado, a otro. Dicha operación es posible, realizando el enlace de dichos documentos desde la Definición de los mismos. En SIIGO Estándar, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Ventas: 3.1 PRIMER CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los cuatro documentos que pueden llegar a intervenir en el proceso de ventas de SIIGO Estándar. En primer lugar se elabora la Cotización que se enviará al cliente, es un documento extracontable. En segundo lugar, se elabora la Orden de Pedido también es un documento extracontable, una vez autorizada por el Cliente la adquisición de los productos, en tercer lugar se procede a realizar la Nota de Remisión para dar la salida a los productos vendidos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y por último, se elabora la Factura de Venta que afectará los valores; es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago. 3.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Cotización, Nota de Remisión y Factura de Venta. En primer lugar se elabora la Cotización que se enviará al cliente, este es un documento extracontable. En segundo lugar se procede a realizar la Nota de Remisión para dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto este documento afecta las cantidades de inventario. Y por último se elabora la Factura de Venta, que afectará los valores; es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago.

8 3.3 TERCER CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Cotización y Factura de Venta. En primer lugar se elabora la Cotización que se enviará al cliente, este es un documento extracontable. Y por ultimo se elabora la Factura de Venta la cual tendrá dos funciones: La primera es dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto este documento afecta las cantidades de inventario y reemplaza al documento Nota de Remisión; y la segunda es afectar los valores; es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago. 3.4 CUARTO CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Orden de pedido, Nota de Remisión y Factura de Venta. En primer lugar se elabora la Orden de Pedido, este es un documento extracontable. En segundo lugar se procede a realizar la Nota de Remisión para dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y por último, se elabora la Factura de Venta que afectará los valores, es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago. 3.5 QUINTO CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Orden de Pedido y Factura de Venta. En primer lugar se elabora la Orden de Pedido, este es un documento extracontable. Y posteriormente se elabora la Factura de Venta, la cual tendrá dos funciones: La primera es dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto este documento afecta las cantidades de inventario y reemplaza al documento Nota de Remisión; y la segunda es afectar los valores; es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago.

9 3.6 SEXTO CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Nota de Remisión y Factura de Venta. En primer lugar la Nota de Remisión para dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y por último, se elabora la Factura de Venta que afectará los valores, es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago. 3.7 SÉPTIMO CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, únicamente se utiliza el documento Factura de Venta, no teniendo un cruce propiamente dicho. Al elaborar la Factura de Venta, se obtendrán dos grandes procesos: El primero es dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto este documento afecta las cantidades de inventario y reemplaza al documento Nota de Remisión; y el segundo es afectar los valores; es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago.

10 3.8 ENLACES EN LA DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS Es necesario ir a la opción: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Parámetros Parámetros de Documentos. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Definición de documentos Parámetros de Documentos.

11 En la definición de la Orden de Pedido, la opción Cruza con Cotización debe marcarse en el caso de Cruzar cotización con Orden de Pedido, tal como aparece a continuación: En la definición de la Nota de Remisión en la opción Cruza Pedido/Cotización/No Cruza (P/C/N), al colocar la letra P, el sistema cruza la Orden de Pedido con la Remisión. Al indicar C, cruza la Cotización con la Nota de Remisión. Al indicar N, no cruza con ninguna de las anteriores (Cotización Orden de Pedido). Adicionalmente existe la opción Cruza con Factura/No cruza, al digitar la letra F, se indica que cruzará con la Factura de Venta, de lo contrario, se digita N.

12 En la definición de la Factura de Venta, en la opción Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza, al digitar R, se indica que cruza la Nota de Remisión con la Factura de Venta. Al digitar P, se indica que cruza la Orden de Pedido con la Factura de Venta. Cuando se digita C, se indica que cruza la Cotización con la Factura de Venta. Y, se digita N, cuando no se cruzará la Factura de Venta con alguno de los anteriores documentos.

13 4. ELABORACIÓN DE COTIZACIONES Las cotizaciones son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, más su efecto es a nivel administrativo para controlar lo cotizado versus lo facturado a través de los informes que genera la opción: Ruta Menú Nuevo: Ventas Procesos Elaboración de Cotizaciones Elaboración de Cotizaciones. Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas Administración de Cotizaciones Elaboración

14 RECUERDE En esta opción se debe escoger la cotización, la cual debe estar previamente parametrizada por: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Parámetros Parámetros de Documentos. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Definición de Documentos. Una vez elegida el comprobante sobre el cual se digitará el documento, se deben registrar los siguientes datos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la cotización. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el icono la tecla de función F2, permite consultarlos.

15 Nit: Se debe ingresar el Nit o c.c del tercero al cual se vaya a cotizar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la cotización, solamente digitando el Nit o identificación del tercero, y colocándole los datos principales; si se encuentra creado se puede llamar con el ícono (numéricamente). la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con el ícono o con la tecla de función F2, permite consultar; de igual forma el sistema trae el parametrizado en el catalogo del tercero Forma de pago: En un dato informativo, permite continuar sin diligenciar nada Dirección-País-Ciudad-Teléfono: El sistema presenta automáticamente estos datos, si se digitaron en la creación del tercero. CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono, y al activar esta opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se presenta en la siguiente tabla: Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica

16 Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Mostrar solo Productos Terminados Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.

17 Lista de Precios: Al indicar al tercero en su creación (Contabilidad Administración de Terceros Apertura), Lista de Precios 13, el sistema presenta la lista de precios con el fin de elegir aquella que se aplicará al cliente: Descripción: el sistema presenta automáticamente el nombre del producto. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a cotizar. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto. Porc. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la cotización. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizó en el momento de la creación de la cotización.

18 Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de la cotización. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de la cotización. Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA. RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la cotización se debe grabar con la tecla de función F1 o con el icono. El sistema presenta los valores totales de los descuentos calculados producto por producto, y en caso de no tener alguna modificación, se deben repasar con Enter.

19 Para terminar, el sistema pregunta si el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la cotización si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

20 En la impresión de la cotización el sistema pide datos como Validez de la Oferta Dirigirla a Días para la entrega Forma de Pago Cargo de la persona que elabora el Documento de Factura de Venta (todos estos datos son incluidos como datos de entrada, solo para la impresión) El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión o vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1.

21 IMPORTANTE: Se adecuo el programa para cuando se realiza cotización a un NIT que tiene código del exterior y en el ítem se afecta una cuenta marcada como extranjera y ajustable a extranjera no calcula ni solicita valor de IVA en este ítem (se deben cumplir las tres condiciones para no efectuar el cálculo). Estas validaciones se realizan solo por ítem, a nivel global se deja tal como estaba ya que se puede dar la posibilidad de que cuando en los ítems existan cuentas mixtas (que si aplican o no IVA), se debe mantener el valor del IVA o dar la posibilidad al usuario de modificarlo. 4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES Esta opción se utiliza para modificar o borrar una cotización que esté grabada en el sistema. Ruta Menú Nuevo: Ventas Procesos Elaboración de Cotizaciones- Mantenimiento de Cotizaciones. Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas Administración de Cotizaciones - Mantenimiento.

22 Se debe hacer doble clic sobre el tipo de comprobante sobre el cual se realizará el mantenimiento: Se debe ingresar el número de cotización que se desea modificar y digitar Enter.

23 El sistema presenta automáticamente los productos que se realizaron en la cotización, y preguntará SI DESEA ANULARLO SI ó NO. Al responder la pregunta desea anularlo SI sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones de sus campos como cantidad, valor, producto etc. Las opciones de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega, las presenta sin información, en el caso en que la Cotización, no se encuentre cruzando con otro documento (Pedido - Remisión- Factura).

24 Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en la cotización.

25 5. ORDENES DE PEDIDO Las órdenes de Pedido son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, mas su efecto es a nivel administrativo para controlar los diferentes pedidos de cada uno de los clientes. Ruta Menú Nuevo: Pedidos Procesos Elaboración de Pedidos- Elaboración de Pedidos. Ruta Menú Tipo Explorador: Pedidos Elaboración de Ordenes de Pedido RECUERDE En esta opción se debe escoger la Orden de Pedido, la cual debe estar previamente parametrizada por: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Parámetros Parámetros de Documentos. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Definición de Documentos.

26 IMPORTANTE Al realizar el cruce entre Cotización y Orden de Pedido, el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual(es) es (son) la(s) Cotización(es) que cruzará(n) con el presente documento: En este instante, el sistema permite traer un listado de las Cotizaciones pendientes de cruce con el ícono de función F3. o con la tecla

27 Para seleccionar la(s) Cotización(es) a cruzar, se realiza haciendo Control + Clic sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección. Al ingresar a elaborar la Cotización, el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del pedido. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el ícono o la tecla de función F2 permite consultarlos Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía Nit: Se debe ingresar el Nit o c.c del tercero al cual se le elabora el pedido. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del pedido, solamente digitando el número de Nit o c.c del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con el ícono (alfabéticamente) y/o F3 (numéricamente). o las teclas de función F2 Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que esté amarrado al Nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con el ícono función F2 permite consultarlos. o la tecla de Forma de pago: En un dato informativo, permite continuar sin diligenciar nada Dirección-País-Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero.

28 CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono, y al activar esta opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se presenta en la siguiente tabla: Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Mostrar solo Productos terminados

29 Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa. Descripción: el sistema trae automáticamente el nombre del producto. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades del pedido. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto. Porc. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizó en el momento de la creación del pedido. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizó en el momento de la creación del pedido. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el momento de la creación del pedido. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el momento de la creación del pedido.

30 Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA. RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la cotización se debe grabar con la tecla de función F1 o con el icono. El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.

31 Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el número del pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

32 El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. IMPORTANTE: Se adecuo el programa para cuando se realiza pedido a un Nit que tiene código del exterior y en el ítem se afecta una cuenta marcada como extranjera y ajustable a extranjera no calcula ni solicita valor de IVA en este ítem (se deben cumplir las tres condiciones para no efectuar el cálculo).estas validaciones se realizan solo por ítem, a nivel global se deja tal como lo esta realizando en la versión ya que se puede dar la posibilidad de que cuando en los ítems existan cuentas mixtas (que si aplican o no IVA), se debe mantener el valor del IVA o dar la posibilidad al usuario de modificarlo 5.1. MANTENIMIENTO DE PEDIDOS Esta opción se utiliza para modificar o borrar una Orden de pedido que este grabado en el sistema: Ruta Menú Nuevo: Pedidos Elaboración de Pedidos Mantenimiento Pedidos. Ruta Menú Tipo Explorador: Pedidos Mantenimiento de Ordenes de Pedido.

33 Se debe ingresar él número del pedido que se desea modificar y digitar Enter. El sistema presenta en forma automática, los productos que se registraron en el Pedido, y preguntará DESEA ANULARLO SI ó NO. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto.

34 IMPORTANTE. La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega, lo muestra sin información en el caso de que el pedido, no este siendo cruzada con otro documento (Cotización - Remisión- Factura).

35 Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en el pedido. 6. NOTAS REMISION La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga el inventario Se utiliza cuando la empresa realiza entregas parciales o totales de mercancía a un cliente determinado, para luego realizar la correspondiente factura de venta. Ruta Menú Nuevo: Documentos Documentos - Notas

36 Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos- Notas Documentos Notas Se debe escoger el documento de nota de remisión Tipo (S).

37 Al ingresar al documento Nota de Remisión el sistema muestra la siguiente pantalla: IMPORTANTE Al realizar el cruce entre Orden de Pedido y Nota de Remisión, el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Orden de Pedido que se cruzará con el presente documento: En este instante, el sistema permite traer un listado de las Órdenes de Pedido pendientes de cruce con el ícono la tecla de función F3. o con

38 Para seleccionar la(s) orden(es) de pedido a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección. CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota de Remisión. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el ícono o con la tecla de función F2 permite consultarlos. Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se le elabora la Nota de Remisión. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota de Remisión, solamente digitando el Nit o C.C del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con el ícono función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente). o con las teclas de Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit o C.C antes digitado. Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con el ícono de función F2 permite consultarlos. o con la tecla

39 CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea remisionar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono, y al activar esta opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se presenta en la siguiente tabla: Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Mostrar Solo Productos Terminados

40 Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa. Centro de Costo: Con el ícono o con las teclas de función F2. Con Enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales. Nit: Se puede llamar c o con las teclas de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente). Con Enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto. Débito/Crédito: El sistema genera un crédito, ya que se esta descargando mercancía del inventarios.

41 Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga los productos. Con el ícono o con las teclas de función F2 permite consultarla. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades que se descargan de la Nota de Remisión.

42 RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la Nota de Remisión se debe grabar con la tecla de función F1 o con el icono. Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto El sistema traerá automáticamente el número del pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o vista preliminar.

43 En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. IMPORTANTE La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga los productos del inventario. 6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE REMISION Para verificar la contabilización de la Nota de Remisión, se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos - Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad - Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Se debe indicar el tipo del documento (S) y número con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Remisión.

44 7. FACTURA DE VENTA La factura de venta es un documento contable, donde quedaran registrados todos los movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los ingresos, descuentos cargos y demás. El efecto en el inventario depende de la parametrización del documento y del cruce que se haya colocado en su creación: 7.1. ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de: Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos- Factura de Venta.

45 Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos- Factura de Venta. Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.

46 Al ingresar al documento Factura de Venta el sistema muestra la siguiente pantalla: IMPORTANTE Al realizar el cruce entre Nota de Remisión y Factura de Venta, el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Nota de Remisión que se cruzará con el presente documento:

47 En este instante, el sistema permite traer un listado de las Órdenes de Pedido pendientes de cruce con el ícono la tecla de función F3. o con Para seleccionar la(s) Nota(s) de Remisión a cruzar, se realiza haciendo Control + Clic sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección. Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos:

48 CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la factura. Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se vaya a facturar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando él numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con el ícono o las teclas de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el ícono o la tecla de función F2 permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con el ícono consultarlo. F2 permite Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos sí se digitaron en la creación del tercero.

49 CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono, y al activar esta opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se presenta en la siguiente tabla: Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Mostrar solo productos Terminados

50 Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa. Bodega: Se debe colocar el código de la bodega de donde se va a facturar, con el ícono o las teclas de función F2 es posible consultarlo. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso. Cantidad: Se debe colocar él número de unidades a facturar según la cantidad 1. NOTA: En caso de haber habilitado el manejo de cantidad 2 y después de incluir la cantidad 1, el sistema mostrara una nueva ventana en la que solicita la cantidad 2 Cantidad 2: Se debe colocar él número de unidades a facturar según la cantidad 2. Saldo: El sistema por defecto mostrará el saldo de la cantidad 2, en caso de que se haya habilitado en el registro de control el manejo de la segunda unidad.

51 Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto. Porc. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizó en el momento de la creación de la factura. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, sí parametrizó en el momento de la creación de la factura. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, sí parametrizó en el momento de la creación de la factura. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, sí parametrizó en el momento de la creación de la factura.

52 Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA. NOTA: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe grabar con la tecla de función f1 o con el icono de bandera. El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.

53 Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta.

54 Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento o cuota. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento o de pago de cuota. Valor: Se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o cuota. Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto.

55 El sistema traerá automáticamente el número de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1.

56 IMPORTANTE: Cuando se elabora una factura de venta con un tercero que tiene asociado en el campo Tipo de tercero un tipo que se ha marcado como Solicite Exclusión de IVA, el sistema realiza una pregunta inmediatamente después de seleccionar dicho tercero en el encabezado del documento, con el siguiente comentario: Desea excluir de IVA la siguiente transacción con el tercero XXXXXXX-AAAAAAAA (donde XXXXX es la identificación del tercero y AAAAAA es el nombre del mismo) y activar los botones SI y NO. El sistema realiza el proceso de facturación calculando el impuesto de IVA para una empresa marcada como solicita exclusión de IVA, cuando en la elaboración del documento se indico NO. El programa excluye del impuesto a esta misma empresa cuando se indique que SI.

57 7.2. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos- Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

58 Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que generó la factura.

59 IMPORTANTE : Control del Calculo retención de ICA : Cuando se elabore la factura de venta y la devolución factura de venta el sistema realice el cálculo de retención de ICA por el cumplimiento de alguna de las condiciones existentes, el sistema realiza las siguientes validaciones: 1. El sistema debe revisar que la cuenta que se utilizara para contabilizar la retención de ICA que se ha definido en la parametrización del documento en el campo cuentas ICA Anticipo y si esta cuenta esta marcada como retención en la fuente se debe tener en cuenta el valor contenido en el campo tope de retención que se ha indicado en la apertura de cuentas. b. 2. Debe revisar el valor base que va a tomar para realizar el cálculo de retención de ICA y compararlo con el valor de tope de retención que se ha validado anteriormente. c. 3. Si el valor de la base es igual o superior al valor del tope de retención se procede a realizar el cálculo de la retención de ICA de la misma manera como se realiza en este momento. Si el valor es inferior el sistema no debe realizar el cálculo de la retención de ICA. d. 4. Si el valor es calculado debe continuar el proceso de contabilización de la misma manera como hasta ahora. Si por el contrario el valor de retención de ICA no es calculado el sistema debe realizar la contabilización de la factura sin tener en cuenta la cuenta de retención de ICA. IMPORTANTE : Control del Calculo retención de IVA : Cuando se elabore la factura de venta y la devolución factura de venta el sistema realiza el cálculo de retención de IVA por el cumplimiento de alguna de las condiciones existentes, el sistema debe realizar las siguientes validaciones previas: 1. El sistema debe revisar que la cuenta que se utilizara para contabilizar la retención de IVA que se ha definido en la parametrización del documento en el campo cuenta Retención IVA y si esta cuenta esta marcada como retención en la fuente se debe tener en cuenta el valor contenido en el campo tope de retención que se ha indicado en la apertura de cuentas. b. 2. El sistema al capturar el valor base de retención de IVA (que es el mismo valor de IVA) debe buscar el valor base sobre el cual se calculo el IVA. A esta base la llamaremos Esta base la debe comparar con el valor de tope de retención que se ha

60 validado anteriormente para la cuenta de retención de IVA c. 3.Si el valor de la base es igual o superior al valor del tope de retención se procede a realizar el cálculo de la retención de IVA de la misma manera como se realiza en este momento. Si el valor es inferior el sistema no debe realizar el cálculo de la retención de IVA 4. Si el valor es calculado debe continuar el proceso de contabilización de la misma manera como hasta ahora. Si por el contrario el valor de retención de IVA no es calculado el sistema debe realizar la contabilización de la factura sin tener en cuenta la cuenta de retención de IVA 8. RECIBO DE CAJA El Recibo de Caja es un documento contable que se utiliza para registrar los diferentes recaudos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier transacción comercial. Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opción: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad - Parámetros Parámetros de Documentos. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Definición de Documentos. Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la poción: Ruta Menú Nuevo: Documentos Documentos Recibo de Caja. Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos Recibo de Caja.

61 Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar. Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, se puede llamar con el ícono la tecla de función F2. Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C. del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado

62 se puede llamar con el ícono (numéricamente). la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, se puede llamar con el ícono la tecla de función F2, en el caso de liquidar comisiones por vendedores sobre recaudo en el módulo de Ventas. SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: Contabilización Tipo A Contabilización Tipo O Contabilización Tipo A: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de un cliente determinado. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automáticamente digitando la tecla Enter. IMPORTANTE Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo A solo aplica cuando se tiene el módulo de Cuentas por Cobrar. Al terminar el sistema muestra el mensaje:

63 IMPORTANTE Con la tecla de función F9 el sistema permite pasar de una factura a otra, ya que en la mayoría de ocasiones no se cancelan todas las facturas. NOTA: Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con el ícono (Alfabéticamente) F3 (numéricamente). o con las teclas de función F2

64 Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el ícono. El sistema traerá automáticamente el número del Recibo de Caja si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar.

65 En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos - Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Recibo. 8.2 MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los clientes la cuenta debe estar marcada como por Cobrar.

66 Adicionalmente se debe crear con esta cuenta una forma de pago de anticipo de clientes: Ruta Menú Nuevo: Administración Procesos Parámetros Generales Formas de pago

67 Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización Formas de Pago.

68 En el momento de recibir el anticipo a través de un Recibo de Caja se debe realizar la siguiente contabilización. Ruta Menú Nuevo: Documentos Documentos Recibo de Caja. Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos Recibo de Caja. Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar.

69 Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o el ícono permite consultarlos. Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C. del tercero del cual se va a recaudar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 el ícono permite consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar comisiones por vendedores sobre recaudo en el módulo de Ventas. Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta (anticipo de clientes), y colocarle el valor correspondiente al anticipo.

70 Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el ícono. El sistema traerá automáticamente el número del Recibo de Caja si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar.

71 En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA Para cruzar el anticipo en la factura de venta se debe realizar la elaboración de la factura por la opción: Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos- Factura. Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos- Factura. Después de elaborar la factura de venta y de ingresarle cada uno de los productos nos debemos ubicar el la opción de forma de pago:

72 Se debe escoger la forma de pago de anticipo de clientes, la cual debe estar amarrada a la cuenta : Después de elegir la forma de pago, en la opción de Tipo, haciendo click sobre icono o con la tecla de función F9, el sistema mostrará el recibo de caja con el cual fue contabilizado el anticipo.

73 Se debe escoger el anticipo correspondiente con doble clic:

74 Para verificar la contabilización del anticipo se debe ingresar: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad- Procesos -Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes

75 Se debe indicar el tipo del documento (F) y número con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Factura de Venta. 9. NOTAS DE DEVOLUCION La Nota de Devolución es un documento contable, el cual reversa todos los movimientos contabilizados en una factura de venta (cartera IVA-descuentos cargos fletes). Adicionalmente. Ruta Menú Nuevo: Documentos Documentos Devolución de Factura Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos- Devolución de Facturas

76 Al ingresar a la opción el sistema solicita el tipo y número de la factura que se desea afectar para la devolución. Con el ícono o con la tecla de función F2 es posible realizar dicha consulta. El sistema pide el número de la factura que se desea devolver.

77 El sistema muestra automáticamente con enter los datos de la factura que se esta devolviendo como Nit, centro de costo, nombre, vendedor, dirección, ciudad, teléfonos, producto, centro de costos, bodega, descripción, cantidad y valor. Se debe indicar el producto y el número de unidades que se desean devolver.

78 RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la Devolución se debe grabar con el ícono o con la tecla de función F1. Forma de Pago: El sistema trae automáticamente la forma de pago que se utilizo en la factura de venta.

79 Por ultimo el sistema pregunta se el documento esta correcto SI-NO. El sistema traerá automáticamente el número de la nota de devolución si la numeración esta parametrizada como automática, en caso c ontrario pedirá el consecutivo.

80 El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar la impresión, vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. RECUERDE Al momento de realizar una Nota devolución (Documento J o C siempre que muevan la cuenta Devolución amarrada a la Tabla de inventarios) y seleccionar el producto el sistema pregunta el motivo por el cual se está devolviendo los productos, estos son parametrizados por la Ruta: Parametrización Apertura de Motivos de Devolución. MOTIVOS DE DEVOLUCION Esta función permite Controlar el motivo o conceptos devolución detallando el producto, cantidad, centro de costo o bodega, cual cliente o vendedor. Y así poder tener un mayor control de mi rotación de inventario.

81 Parámetros: Definición de documentos: En la definición de los documentos J Nota Devolución y C Notas Crédito, se encontrara un check box que dice "Solicita Motivo Devolución". Si el usuario desea manejar el motivo de devolución en esos documentos debe realizar la marcación. Creación motivos de devolución: En el menú en la opción de parametrización, encontraran una opción que dice apertura motivos de devolución, por esta opción el usuario va poder incluir los motivos de devolución que va a manejar, solo solicita un código y la descripción. Procesos: En la creación de un documento J y C, el sistema va solicitar un motivo de devolución, y permitirá asignar los que se crearon en la parametrización.

82 Informes: En la ruta Ventas - Estadísticas de Ventas - Motivos por Devolución, se podrá verificar un informe que muestre las estadísticas de motivos por devolución.

83 9.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION Para verificar la contabilización de la Nota de Devolución, se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos - Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Se debe indicar el tipo del documento (J) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Devolución.

84 RECUERDE La Nota de Devolución es un documento contable que permite devolver diferentes artículos, los cuales se han registrado su salida en una factura de venta o Nota de remisión, adicionalmente reversa las contabilizaciones como cartera, IVA, devoluciones en ventas, entre otros. 10. NOTAS CREDITO La Nota Crédito es un documento contable el cual es utilizado para registrar diferentes contabilizaciones que afecten la cartera, impuestos, inventarios etc. Se utiliza cuando la empresa necesita realizar diferentes tipos de registros como un mayor valor cobrado a un cliente, castigo de cartera, descuentos no registrados en la factura etc. Para la elaboración de la Nota Crédito se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Nuevo: Documentos - Documentos- Notas Documentos Notas.

85 Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos- Notas Documentos Notas. Se debe escoger el documento de nota crédito Tipo (C).

86 Al ingresar al documento Nota de Crédito el sistema muestra la siguiente pantalla. CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Crédito. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos.

87 Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se le elabora la Nota Crédito. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Crédito, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto o Cuenta: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente), F4 (Referencia de fabrica), F5 (código de barras) o con los iconos correspondientes. Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia o cuenta contable, en este caso se puede consultar la cuenta F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente).

88 Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales. Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente) permite consulta o binoculares generales.. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta contable. Debito/ Crédito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento.

89 Datos Generales: Esta opción se genera solamente si la cuenta que se esta utilizando en su creación tiene detalle de por cobrar o por pagar. En esta opción se debe colocar el numero de la factura que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de de documento (F), numero del tipo (001), numero de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los documentos pendientes de pago o con el icono de binoculares. NOTA: Los campos de producto, bodega y cantidad solamente los pide siempre y cuando se este afectando un producto o una cuenta contable marcada como (I) Inventario.

90 Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega que se afecta en el movimiento en el caso que sé este utilizando un producto. Con la tecla de función F2 (permite consulta) o binoculares. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se afecten en la Nota Crédito, siempre y cuando se este utilizando un producto. NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR LA INFORMACION DE CADA UNA DE LAS CUENTAS O DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA CREDITO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la nota crédito si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

91 El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA CREDITO Para verificar la contabilización de la Nota de Crédito, se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos - Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

92 Se debe indicar el tipo del documento (C) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Crédito. 11. LIQUIDACION DE COMISIONES En esta opción el sistema permite calcular los valores de las comisiones otorgadas a los vendedores por concepto de facturación o recaudo. SIIGO permite calcular tres diferentes tipos de comisiones: Comisión sobre Facturación o Recaudo Comisión sobre rango de días Comisión sobre productos Ruta Menú Nuevo: Ventas - Procesos Liquidación de comisiones Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas Liquidación de Comisiones

93 11.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO Ruta Menú Nuevo: Ventas Procesos Liquidación de Comisiones Comisiones Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas Liquidación de Comisiones Comisiones El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o recaudo, dependiendo del porcentaje que se haya colocado en la creación de los vendedores. Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación o no. Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión

94 El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI, se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual debe estar creado en el modulo de nomina. Rango de Vendedores: Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a los cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos Incluidos los Descuentos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta. Incluido Descuentos de La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta. Incluye los Cargos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc) contabilizados en la factura de venta. Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algún descuento (descuentos condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la liquidación de las comisiones, se le debe digitar, caso contrario con F1 o con el icono de bandera pasa a la siguiente opción. Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura por factura) o resumida (valores totales).

95 El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o excel COMISION SOBRE RANGO DE DIAS El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o recaudo, dependiendo del número del porcentaje que se haya colocado en la opción de rango de días.

96 El sistema permite crear 99 modelos de rango de días para liquidar comisiones por la ruta: Ruta Menú Nuevo: Ventas Parámetros Comisiones Parámetros por rango de días Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas Liquidación de Comisiones Rango de días El programa solicita el código del modelo a párametrizar y el nombre o descripción

97 El programa pregunta el rango de días de las facturas vencidas o por vencer y el porcentaje de la comisión. Ejemplo: Si nos cancelan una factura que tiene de vencida entre 89 y 30 días se liquidara un 3 % de comisión. Después de realizar la parametrización del modelo para liquidar comisiones, se debe ingresar a la opción Comisión de Rango de Días. Ruta Menú Nuevo: Ventas Procesos Liquidación de Comisiones Parámetros por rango de días

98 Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas Liquidación de Comisiones Comisiones por Rango de días Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación o no. Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI, se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual debe estar creado en el modulo de nomina

99 Modelo a utilizar: Se debe colocar el número del modelo sobre el cual se realizara la comisión.

100 Rango de Vendedores: Se debe colocar el código del vendedor o vendedores a los cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos. Incluye los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en el Recibo de Caja. Vendedor de Recibo o Vendedor de la Factura: Se debe digitar si se desea liquidar la comisión al vendedor que realizado la factura o al vendedor que realizo el recibo de caja. Incluye los Cargos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc.) contabilizados en el Recibo de Caja. Fecha Documento Fecha de Vencimiento: Se debe indicar si se quiere tener en cuenta para la liquidación de comisiones la fecha de elaboración de la factura o la fecha de vencimiento. Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algún descuento (descuentos condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la liquidación de las comisiones, se le debe digitar, caso contrario con F1 o con el icono de bandera pasa a la siguiente opción. Detallada Resumida: Por ultimo el programa pregunta si quiere ver la información detallada (factura por factura) o resumida (valores totales). Si se ingresaron saldos iniciales de cartera, se debe ingresar el número del comprobante de saldos iniciales para que lo tome en cuenta en las liquidaciones.

101 Notas Crédito y Notas de Devolución Cruzan con el Recibo de Caja: Se debe responder que SI, para tener en cuenta en la liquidación de comisiones las Notas Crédito y las Notas de Devolución. El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o Excel COMISIONES SOBRE PRODUCTOS El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre producto, es decir que cada producto tendrá un porcentaje de comisión, el cual se debe parametrizar por la opción Por Productos. Ruta Menú Nuevo: Ventas Parámetros Comisiones Parámetro por producto Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas Liquidación de Comisiones Por producto Al ingresar a esta opción el sistema pregunta Código del Vendedor Producto (con F2 binoculares consulta), y porcentaje de comisión.

102 Después de haber realizado esta la parametrización por cada uno de los productos, se debe ingresar a la opción Comisiones por productos. Ruta Menú Nuevo: Ventas Procesos Liquidación de Comisiones Comisiones por producto Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas Liquidación de Comisiones Comisiones por producto

103 Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación o no. Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión. El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO: si se responde que SI, se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual debe estar creado en el modulo de nomina.

104 Rango de Vendedores: Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a los cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos. Incluidos los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta. Detalla los Productos: Se debe responder SI si desea generar el informe detallado por producto, caso contrario se debe responder NO. Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura por factura) o resumida (valores totales. El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o Excel.

105 12.1 ESTADISTICAS DE VENTAS 12. INFORMES DE VENTAS Ruta Menú Nuevo: Ventas Informes y Consultas Estadística de Ventas Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas Estadísticas de Ventas

106 En esta opción el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar el comportamiento de las ventas, de los diferentes productos que maneje la empresa. SIIGO genera estadísticas por cliente, producto, vendedor, bodega, centro de costo, ciudad etc. En este informe el sistema discrimina la información de cada uno de los productos, con cantidades y valores. Ruta Menú Nuevo: Ventas Informes y Consultas Estadística de Ventas - Informe ventas por tercero por tipo de empresa Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas Estadísticas de Ventas - Informe ventas por tercero por tipo de empresa Este informe presentara los valores de las ventas por tercero por documento en un

107 rango de tiempo determinado permitiendo generarlos filtrados por tipo de empresa, de tal manera que el sistema genera el informe con rompimiento y totales por cada tipo de empresa que se ha asociado al tercero respectivo El sistema relaciona cada uno de los documentos Factura y Devolución de Facturas elaborados para cada tercero con rompimiento por tipo de empresa, de tal manera que al iniciar y finalizar el informe debe presentar el nombre del tipo de empresa que está generando el informe y totalizar cantidades y valores INFORMES DE PARTICIPACION Ruta Menú Nuevo: Ventas Informes y Consultas Análisis de Rentabilidad y Participación

108 Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas Participación En esta opción el sistema pregunta el rango de fechas y rango de productos.

109 En este informe permite analizar el porcentaje de participación de cada uno de los productos con respecto a las ventas de la compañía. El sistema muestra el producto, la cantidad vendida, el valor vendido y el porcentaje de participación ADMINISTRACION DE VENDEDORES Ruta Menú Nuevo: Ventas Informes y Consultas Administración de Vendedores Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas - Administración de Vendedores

110 En esta opción el sistema permite generar diferentes informes donde se muestra la cartera de la empresa desde el punto de vista del vendedor. Cartera General: Genera un informe discriminado por vendedor, donde se muestra el Nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento. Cartera general por Zona: Permite generar un informe discriminado por Zona y vendedor, donde se muestra el Nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento. Edades por Vendedor a 5 o 10 Columnas: Esta opción permite generar informes donde se clasifica la cartera por edades de cada uno de los vendedores, los cuales pueden ser a 5 o 10 columnas dependiendo de la impresora. Análisis de Devoluciones por vendedor: Este informe tiene en cuenta los documentos tipo J. generados según los motivos de devolución amarradas a cada uno de los terceros e indicados en cada documento. NOTA: Los modelos de las Edades de Cartera deben estar parametrizados previamente por el Modulo de: Ruta Menú Nuevo: Cuentas por cobrar Parámetros Edades de cartera - Actualiza a 5 y 10 columnas Ruta Menú Tipo Explorador: Cuentas por cobrar Edades de cartera Actualiza a 5 y 10 columnas

111 13. PRESUPUESTO 13.1 FORMULACION DE PRESUPUESTO Formulación Contable Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de las cuentas contables del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos, por cada uno de los Centros de Costo que maneja la compañía. Ruta Menú Nuevo: Presupuesto Parámetros Formulación Contable Formulación Cuentas. Ruta Menú Tipo Explorador: Presupuesto Formulación Contable Formulación Cuentas

112 Para realizar la formulación de estas cuentas, una vez se ingresa a la opción, se deben diligenciar los siguientes campos:

113 Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta contable que se quiere presupuestar. Con las teclas de función F2 y F3 o con el ícono realizar la búsqueda de las cuentas creadas en SIIGO. se puede CC-SCC: Este campo se habilitará si la cuenta contable que será presupuestada si esta marcada como Sí Centros de Costo. Para continuar, se debe digitar el código del centro de costo y el subcentro de costo, en caso de utilizarse. Total Presupuesto: En este campo el programa solicita el valor total del presupuesto anual asignado para la cuenta que se está presupuestando. El presupuesto se puede hacer de dos formas: Mes a Mes: Para asignar el presupuesto Mes a Mes se debe presionar la tecla de función F2 o dar clic en el ícono ubicado en el campo Total Presupuesto y el programa ubicará el cursor en el mes de Enero, para que se registre el valor del presupuesto en cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año. Ponderado (Total del Año): Para ejecutar esta opción se debe digitar el valor total anual del presupuesto de la cuenta, presionar Enter y posteriormente presionar la tecla de función F3 o dar clic en el ícono para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual a cada uno de los meses del año. RECUERDE Si se desea hacer la modificación del valor de alguna cuenta presupuestada se debe ingresar por esta opción, digitar la cuenta y el centro de costo que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el cambio Formulación De Inventarios Ruta Menú Nuevo: Presupuesto Parámetros Formulación Inventario - Formulación Inventario

114 Ruta Menú Tipo Explorador: Presupuesto Formulación Inventario Formulación Inventario Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de los inventarios tanto en cantidades como en valores de las ventas que se deseen afectar durante el periodo contable. Para realizar la formulación de estas cuentas, una vez se ingresa a la opción, se deben diligenciar los siguientes campos:

115 LIN GRU ELEMENTO: En este campo se debe digitar el código del producto que se quiere presupuestar. Si no se conoce el código, se pueden consultar los productos creados con el icono F2 o F3. ó con las teclas de función Total Presupuesto - Cantidad: En este campo el programa solicita el total de las cantidades de ventas que se van a presupuestar en el año para el producto seleccionado. El presupuesto se puede hacer de dos formas: Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el icono ó presionar la tecla de función F2, cuando el cursor esté ubicado en el campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, y el programa ubicará luego el cursor en el mes de enero, para que se registren las cantidades a presupuestar en cada uno de los meses. Esta opción aplica cuando el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año. Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto Ponderado, se debe digitar el valor total anual del presupuesto en el campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, se presiona Enter y posteriormente se debe dar clic sobre el icono ó presionar la tecla de función F3 para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los meses del año. Total Presupuesto - Valor: En este campo el programa solicita valor total anual de las ventas que se van a presupuestar en el año, para el producto seleccionado. El presupuesto se puede hacer de dos formas: Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el icono o presionar la tecla de función F2 cuando el cursor esté ubicado en el campo de Total Presupuesto, en la columna Valor y el programa ubicará el cursor en el mes de enero, para que se registre el valor del presupuesto en cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año. Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto Ponderado, se debe digitar el valor total anual del presupuesto en el campo de Total Presupuesto, en la columna Valor, se presiona Enter y posteriormente se debe dar clic sobre el icono o presionar la tecla de función F3 para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los meses del año.

116 RECUERDE Una vez se hayan ejecutado los pasos anteriores, el programa ubicará el cursor en el campo LIN GRU - ELEMENTO, para que se pueda ingresar el presupuesto del siguiente producto. El programa guarda los presupuestos de forma automática y no es necesario ejecutar ninguna opción adicional. NOTA: Si se desea hacer la modificación del valor o de la cantidad de algún producto presupuestado se debe ingresar por esta opción, digitar el código del producto que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el cambio Formulación del Presupuesto Comercial El presupuesto comercial permite asignar a cada uno de los vendedores de la empresa, la cantidad y valor de las ventas que debe efectuar por cada uno de los productos comercializados por la compañía. Ruta Menú Nuevo: Ventas procesos Presupuesto Comercial Formulación. Ruta Menú Tipo Explorador: Ventas Presupuesto Comercial Formulación

117 Para ejecutar la formulación del presupuesto comerc ial se deben diligenciar los campos que se describen a continuación: Vendedor: En este campo se debe digitar el código del vendedor al que se le asignará el presupuesto de ventas. Si no se conoce el código con el icono se puede efectuar la búsqueda de los vendedores creados.

118 Producto: En este campo se ingresa el código del producto que va a presupuestar para el vendedor seleccionado. Con el icono o con las teclas de función F2 o F3 se pueden consultar los productos existentes. Total Presupuesto - Cantidad: En este campo el programa solicita el total de las cantidades de ventas que se van a presupuestar en el año para el producto seleccionado. El presupuesto se puede hacer de dos formas: Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el icono ó presionar la tecla de función F2, cuando el cursor esté ubicado en el campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, y el programa ubicará luego el cursor en el mes de enero, para que se registren las cantidades a presupuestar en cada uno de los meses. Esta opción aplica cuando el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año. Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto Ponderado, se debe digitar el valor total anual del presupuesto en el campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, se presiona Enter y posteriormente se debe dar clic sobre el icono ó presionar la tecla de función F3 para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los meses del año. Total Presupuesto - Valor: En este campo el programa solicita valor total anual de las ventas que se van a presupuestar en el año, para el producto seleccionado. El presupuesto se puede hacer de dos formas: Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el icono o presionar la tecla de función F2 cuando el cursor esté ubicado en el campo de Total Presupuesto, en la columna Valor y el programa ubicará el cursor en el mes de enero, para que se registre el valor del presupuesto en cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año. Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto Ponderado, se debe digitar el valor total anual del presupuesto en el campo de Total Presupuesto, en la columna Valor, se presiona Enter y posteriormente se debe dar clic sobre el icono o presionar la tecla de función F3 para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los meses del año.

119 13.2. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Esta opción permite efectuar la formulación del presupuesto general de ventas tanto en cantidades y valores de cada uno de los productos que elabora o comercializa la empresa. Ruta Menú Nuevo: Presupuesto Informes y Consultas- Ejecución Presupuestal Ruta Menú Tipo Explorador: Presupuesto Ejecución Presupuestal Al ingresar a dicha opción encontraremos los siguientes menús para verificar por pantalla o Impreso. Ruta Menú Nuevo: Presupuesto Informes y Consultas- Ejecución Presupuestal Ejecución del Inventario Ruta Menú Tipo Explorador: Presupuesto Ejecución Presupuestal Ejecución del Inventario

120 Posteriormente nos pregunta el rango de mes de inicio al mes de fin:

121 La ejecución del presupuesto del Inventario por pantalla o impreso, es la verificación de lo presupuestado versus lo ejecutado de un producto tanto en cantidades como en valores al final de cada mes. Este informe muestra, lo presupuestado del producto en cantidades y valores para el mes que se esta consultando, frente a la ejecución dada por el movimiento que han tenido los productos, verificando la diferencia en cantidades y valores de lo

122 ejecutado Frente a lo presupuestado, su Porcentaje ejecutado y las diferencias en valores y cantidades. NOTA: Si sé esta trabajando en un tipo de facturación en BATCH debe tener en cuenta que los valores ejecutados los toma después de haber ejecutado el proceso de costeo. En LINEA y PREDETERMINADO, el sistema toma directamente el costo en cada factura realizada PRESUPUESTO POR ENCIMA/DEBAJO Este informe permite efectuar un análisis del presupuesto que esta por encima o por debajo de lo ejecutado. Ruta Menú Nuevo: Presupuesto Informes y Consultas Ejecución Presupuestal Presupuesto por encima/debajo Ruta Menú Tipo Explorador: Presupuesto Ejecución Presupuestal Presupuesto Por Encima / Debajo

123 Al ingresar a dicho menú el sistema mostrara la siguiente ventana. Mes Inicio: Se debe digitar el mes desde el cual se quiere generar el informe. Mes Fin: Se debe digitar el mes hasta el cual se quiere obtener el informe Cuenta Desde: En este campo se debe digitar la cuenta desde la cual se quiere generar el informe. Si no se conoce la cuenta se puede efectuar la búsqueda con el icono del visor, o presionando

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