COL-INS- 010 SOLICITUD DE TIQUETES Y ANTICIPOS DE GASTOS VIAJE Y TRANSPORTE

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1 COL-INS- 010 SOLICITUD DE TIQUETES Y ANTICIPOS DE GASTOS VIAJE Y TRANSPORTE Maria C Luz Helena Diana 6 05/06/2014 Obando Jaramillo Criollo REV. PREPARO REVISO APROBÓ FECHA

2 HOJA 2 de 6 SOLICITUD DE TIQUETES Y ANTICIPOS DE GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE 1. OBJETIVO Describir las actividades y responsabilidades en el momento de solicitar tiquetes, anticipos de viaje y legalizar los gastos de viaje y transporte. 2. ALCANCE Aplica para todos los viajes que deban realizar los empleados de Colmáquinas S.A., fuera de la ciudad donde habitan por motivos de trabajo. 3. GENERALIDADES La solicitud de tiquetes Aéreos deberá hacerse mínimo con 10 días de anticipación La Gerencia Administrativa y Financiera, mediante comunicación escrita informará el nombre y cargo de los responsables de cada una de las actividades descritas a continuación cada vez que haya cambios. 3.1.Solicitud de Tiquetes Aéreos: La solicitud de tiquetes aéreos será enviada al responsable asignado por la Gerencia Administrativa y Financiera para el manejo de Tiquetes diligenciando el Formato COL-F007 Solicitud de Tiquetes Aéreos 3.2. Visto Bueno: Todas las solicitudes de tiquetes deben ser firmadas con el visto bueno del jefe inmediato 3.3.Aprobación del Viaje: El Gerente Administrativo y Financiero aprobará la solicitud indicándole al responsable que proceda con la compra y reserva del tiquete respectivamente. 3.4.Solicitud de Cotización de Tiquetes Aéreo: El responsable de la compra de tiquetes solicitará las cotizaciones respectivas buscando la tarifa más adecuada para la compañía siguiendo las instrucciones entregadas sobre acuerdos vigentes con aerolíneas. 3.5.Reserva del Tiquete Aéreo: Una vez seleccionada la opción más favorable y que se ajuste a las instrucciones vigentes, se hace la reserva con la agencia de viajes o aerolínea, solicitando la emisión del tiquete sea por correo electrónico o en forma física. 3.6.Entrega de Tiquetes: Una vez la agencia o aerolínea ha enviado el tiquete aéreo se hará entrega del mismo al titular 3.7.Cambios de Itinerario de Viaje: Cuando por causas de fuerza mayor sea necesario cambiar la hora y/o fecha de los viajes, se debe comunicar al responsable del manejo de los

3 HOJA 3 de 6 tiquetes, y se debe contar con la aprobación del Jefe inmediato de quien requiere el cambio. Este cambio debe estar soportado con la factura de la aerolínea. Si el cambio es por motivos personales del trabajador (ej. demora en llegar al aeropuerto), la multa será asumida por el trabajador. 3.8.Confirmación de los Cambios: Una vez realizados los cambios en el tiquete aéreo con la Agencia de Viajes o aerolínea, se comunicará al solicitante la fecha y hora del viaje o la cancelación. 4. SOLICITUD DE ANTICIPOS PARA GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE 4.1.Solicitud de Anticipos Para Gastos de Viaje y transporte: El empleado que realiza el viaje, diligencia el formato Solicitud Anticipo para Gastos de Viaje y transporte COL-F093 donde se establece la cantidad a solicitar, la moneda en la cual se debe entregar el dinero, tiempo de duración del viaje y el destino. Esta solicitud deberá presentarse tres (3) días hábiles antes del viaje. 4.2 Valor Asignado: El valor asignado por concepto de Anticipo de Gastos de Viaje y transporte será establecido según la tabla en el Anexo No Cobertura: El Anticipo de Gastos de Viaje y transporte cubre los gastos en los que se incurra en el viaje, desde el momento en que el empleado abandona su casa hasta el momento en que regresa del viaje de acuerdo al valor asignado en el anexo No Condición: Los gastos generados deben ser de acuerdo al destino de los viajeros, según el Anexo No. 1, los cuales deben ser justificables con las facturas correspondientes. En caso de superar los valores establecidos en el Anexo No. 1, el trabajador asumirá la diferencia. 4.5 Aprobación: El Anticipo de Gastos de Viaje y transporte COL-F093 debe ser firmado por el trabajador y aprobado por el jefe inmediato o líder de proceso, posterior a esto será entregado a Talento Humano (Bogotá) quienes verificarán y aprobarán el valor solicitado. 4.6 Proceso de Desembolso: Talento Humano entregará la solicitud aprobada a Contabilidad (Bogotá) quien procederá a tramitar el desembolso del dinero en la cuenta del beneficiario, verificando el cumplimiento de los parámetros establecidos por la compañía. 4.7 Relación de Gastos de viaje: Dentro de los 3 días siguientes a su regreso el empleado deberá diligenciar el formato de relación de gastos COL-F094 por el valor y en la moneda que le fue consignado. En la relación de gastos solo podrá incluir gastos incurridos durante el viaje hasta el regreso a su sitio de trabajo. De ser necesario deberá reintegrar el saldo a favor de la compañía a la persona encargada de Facturación y Cobranzas en la obra o sucursal, la cual expedirá recibo de caja para anexar a la relación de gastos, de no ser este el caso deberá mostrar el saldo a su favor para que le sea reintegrado, con la debida aprobación del jefe inmediato.

4 HOJA 4 de 6 Este formato de Relación de gastos debe estar acompañado del soporte legal de cada gasto, facturas o cuentas de cobro únicamente a nombre de Colmáquinas S.A.; de no ser así, el gasto no se aprobará. Sólo se aceptarán recibos de caja menor para alimentación por siete mil pesos ($7.000) y transporte urbano, según Anexo No. 1. La relación de gastos con sus soportes deberá ser entregado a Contabilidad (Bogotá) o al responsable de la obra o sucursal. En el evento que el empleado no presente dentro del mismo mes de realizado el viaje, la relación de gastos, COLMAQUINAS S.A descontará en su siguiente pago de nómina el valor total del anticipo que le fue consignado. 4.8 Observaciones. Todas las relaciones de gastos deberán ser pagadas por Contabilidad y no por las cajas menores, esto con el fin de evitar que el dinero de la caja se agote cubriendo un solo gasto. No se aceptan dentro de las legalizaciones de gastos recibos de años o meses anteriores. Todos los gastos deberán estar dentro del rango establecido, según Anexo No. 1. Ninguna persona está autorizada a realizar pagos a proveedores por lo cual no se aceptarán dentro de las legalización recibos por conceptos distintos a los relacionados con el viaje. No se autorizan pagos por conceptos de consumo de licor, cigarrillos ni propinas, cualquier gasto especial debe estar autorizado previamente por el jefe inmediato o la Gerencia Administrativa y Financiera. La firma del jefe inmediato como aprobación a la legalización de gastos no exime en ningún momento al empleado de presentar los documentos que soportan cada uno de los gastos con las especificaciones legales establecidas. No se reconocerán gastos cuya factura o documento equivalente presente tachones o enmendaduras. 4.9 Aspectos Legales. Los pagos soportados con cuenta de cobro deberán traer anexo copia del Rut del proveedor y la cuenta de cobro debe contener los siguientes datos: Nombre del proveedor, Concepto, Dirección, teléfono, No Identificación, Municipio y nombre y Nit de quien toma el servicio. (COLMAQUINAS S.A NIT ).

5 HOJA 5 de 6 Antes de realizar cualquier pago deberán verificar la tabla de retenciones en la fuente vigente al año fiscal, esto con el fin que descuenten el % de retención en la fuente que corresponda antes de pagar el servicio; de lo contrario la retención será asumida por el responsable del gasto. Es responsabilidad de quien toma el servicio verificar que los soportes cumplan con los siguientes requisitos legales: Artículo 617 del Estatuto Tributario: Requisitos de la Factura de Venta: Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a. Estar denominada expresamente como factura de venta; b. Apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio; c. Apellidos y nombres o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado; (COLMAQUINAS S.A NIT ) d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta; e. Fecha de su expedición; f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; g. Valor total de la operación; h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura; i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas; j. Contener la resolución de facturación aprobada por la DIAN la cual debe tener vigencia mínima de dos años anteriores a la fecha de expedición de la factura. Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. Todos los gastos están sujetos a aprobación por parte de la Gerencia Administrativa y Financiera. 5. LISTADO DE REGISTROS CÓDIGO TITULO COL-F007 COL-F093 COL-F094 Solicitud de Tiquetes Aéreos Solicitud Anticipo para Gastos de Viaje y transporte Cuenta de Gastos de Viaje y transporte

6 HOJA 6 de 6 Anexo 1. VALOR ASIGNADO POR CONCEPTO DE ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJE Las siguientes tarifas de transporte (en COP$) se reconocerán hasta el máximo establecido en la tabla: CARRERA TAXI CARRERA MINIMA CIUDAD AEROPUERTO TAXI URBANO BARRANCABERMEJA $ $ BARRANQUILLA $ $ BOGOTA $ $ CALI $ $ MEDELLIN $ $ Las siguientes tarifas de alimentación (en COP$) se reconocerán hasta el máximo establecido en la tabla, siempre y cuando se presente la factura correspondiente: CIUDAD DESAYUNO ALMUERZO CENA BARRANCABERMEJA $ $ $ BARRANQUILLA $ $ $ BOGOTA $ $ $ CALI $ $ $ MEDELLIN $ $ $ En caso de no presentar factura por concepto de alimentación, sólo se reconocerán COP$7.000 que se cobrarán con recibo de caja menor. Las siguientes tarifas de alojamiento (en COP$) se reconocerán hasta el máximo establecido en la tabla: CIUDAD ALOJAMIENTO BARRANCABERMEJA $ BARRANQUILLA $ BOGOTA $ CALI $ MEDELLIN $ En caso que el viaje sea a una ciudad diferente a las referenciadas en las tablas, se estudiara cada caso. Viajes Internacionales: En los viajes internacionales se consignara la suma de ochenta (80) dolares diarios cubriendo todos los gastos que se generan durante el viaje.

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