PROCEDIMIENTO DE NEGOCIACIÓN PARA CONTRATACIÓN DE OBRAS Y PAGO DE ANTICIPOS

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1 1 PROCEDIMIENTO DE NEGOCIACIÓN PARA CONTRATACIÓN DE OBRAS Y PAGO DE ANTICIPOS

2 2 1. OBJETIVO Este documento establece el procedimiento que sigue el Fondo de Cultura Económica para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y administrativos de las reimpresiones sujetas a contratación. 2. ALCANCE El presente procedimiento es aplicable a todas las obras aprobadas por el Comité Auxiliar de Selección de cuyos contratos de edición y/o coedición no estén vigentes. Inicia con la identificación del titular de los derechos de la obra, incluye la negociación y la gestión del contrato y termina con la tramitación del pago de anticipo. 3. POLÍTICAS 1. La Subgerencia de es responsable de negociar condiciones óptimas para el Fondo de Cultura Económica en todos aquellos títulos cuyos derechos necesiten recontratarse. 2. Para todo contrato extranjero que reciba la Subgerencia de Reimpresiones y en un idioma distinto al español, se solicitará la traducción correspondiente. 3. La Subgerencia de para gestionar el pago de los anticipos especificados en los contratos, solicitará a los autores nacionales el recibo fiscal y a editoriales y agencias extranjeras el certificado de residencia fiscal actualizado y facturas originales. 4. Cuando se requiera recontratar un titulo y exista una nueva edición, antes de formalizar el contrato, la Subgerencia de la someterá al dictamen de la. 4. DEFINICIONES SCO: Sistema de Control de Obras CASERN: Comité Auxiliar de Selección de Nuevas Ediciones. CISO: Comité Interno de Selección de Obras CUO: Clave Única de Obra STRD: Subgerencia de.

3 3 5 DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO

4 4 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Subgerencia de Verifica con el titular de los derechos de la Comunicación vía obra si tiene disponibilidad para la electrónica recontratación. Existe disponibilidad para un nuevo contrato de edición? No; pasa al final del procedimiento 2. Subgerencia de 3. Subgerencia de 4. Subgerencia de 5. Subgerencia de Sí (Autor). Pasa a la actividad 4. Para el caso de coedición continua en paso 2. Confirma con el coeditor, si fuera el caso, su participación en la reimpresión de la obra. Participa en la coedición? Si; continua el procedimiento. No; pasa al final del procedimiento Genera en el Sistema electrónico el presupuesto de la obra en coedición. Negocia con el titular de los derechos o con el coeditor las condiciones de la nueva contratación: anticipo, regalías, territorialidad, vigencia, exclusividad, aportación de coeditares, entre otros, considerando el tiraje inicial que amparará el contrato y el precio de venta. Tratándose de contratos extranjeros recibe de los titulares (editoriales y agencias) el contrato de edición y revisa que los términos acordados estén asentados correctamente. Si es necesario, solicita los cambios al Comunicado Solicitud para elaboración de presupuesto de obra FCE-GPR-RE.09 de presupuesto y costos de producción FCE-GPR-PR.03 Comunicación vía electrónica

5 5 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO contrato. 6. Subgerencia de 7. Subgerencia de 8. Subgerencia de 9. Subgerencia de Solicita a la Subgerencia de Propiedad Intelectual la revisión y firma de los contratos extranjeros, y la elaboración de los contratos de edición y/o coedición nacionales. Anexa la traducción de los contratos extranjeros si están en lengua distinta al español y en los contratos de coedición los presupuestos de la obra Recibe de la Subgerencia de Propiedad Intelectual los contratos firmados por parte del Fondo y en el caso de los contratos nacionales revisa que se ajusten a las condiciones expuestas en la solicitud. Solicita las firmas a los titulares de los derechos y la documentación para efectuar el pago de anticipo. Recibe contratos firmados y documentación para realizar trámite de pago de anticipo. Conserva una copia del contrato para el expediente editorial y los otros ejemplares los envía a la Subgerencia de Propiedad Intelectual para su archivo. Memorando 10. Subgerencia de 11. Subgerencia de 12. Subgerencia de Ingresa trámite de pago del anticipo al sistema electrónico y lo remite a la Gerencia de Administración y Finanzas para su gestión. En el caso de coediciones solicita la factura y el cobro de la aportación. Recibe de la Caja General del Fondo el contra-recibo y cheque; o en su caso la notificación de la transferencia bancaria, cuando esta se realiza. En el caso de coediciones verifica con la Subgerencia de Recursos Financieros el cobro de la aportación. Notifica del pago al autor o a los propietarios de la obra. Fin del procedimiento. Formato aceptación bienes servicios FCE-GAF-RE.21 Factura H Contra-recibo de de y/o

6 6 6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de gestión de la Calidad 6.2 de presupuesto y costos FCE-GPR-PR.03 de producción 6.3 Solicitud para elaboración de FCE-GPR-RE.09 presupuesto de obra 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-UTR-FV. Ficha de verificación de las características de negociación para contratación de obras y pago de anticipos 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción V.E Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9. CONTROL DE CAMBIOS FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS ORIGINADOR DEL CAMBIO Subgerencia de Subgerencia de NATURALEZA DEL CAMBIO (RAZÓN Y PÁRRAFOS AFECTADOS) Revisión y actualización del procedimiento Se cambio el nombre de Unidad de Propiedad Intelectual (UPI) por Subgerencia de Propiedad Intelectual (SPI). Se cambio el nombre de Unidad de (UTR) por Subgerencia de

7 7 FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS ORIGINADOR DEL CAMBIO Todas Representante de la Dirección Subgerencia Tramitación Reimpresiones de de y NATURALEZA DEL CAMBIO (RAZÓN Y PÁRRAFOS AFECTADOS) (STRD). Mejoras al Sistema documental, cambio en el recuadro de revisión, lista de distribución y separación de anexos. Adecuación de alcance y políticas. Actualización de las actividades y control de cambios.

8 8 ANEXO 7.1 FCE-UTR-FV. FICHA DE VERIFICACION DE LAS CARACTERÍSTICAS DE NEGOCIACIÓN PARA CONTRATACIÓN DE OBRAS Y PAGO DE ANTICIPOS

9 9 N. A. Referencia : FCE-UTR-FV. 00 de negociación para contratación de obras y pago de anticipos, Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de Control Contrato Visual 100% Siempre Términos del contrato acordados vs Contrato Registro Plan de reacción/acci ones en caso de no conformidad N. A. Solicitar la corrección de datos en el contrato a la SPI

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