CAMARA DE COMERCIO DE SANTA MARTA INSCTRUCTIVO DE COMPRAS, CONTRATOS Y / O CONVENIOS OBJETIVO

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1 Página 1 de 10 CAMARA DE COMERCIO DE SANTA MARTA INSCTRUCTIVO DE COMPRAS, CONTRATOS Y / O CONVENIOS OBJETIVO Establecer un sistema adecuado, en donde se determinen los pasos a seguir para las adquisiciones o compras de bienes y/o servicios así como para las contrataciones, de tal manera que contribuyan al aseguramiento de la calidad de acuerdo con los principios de transparencia, competencia y de selección objetiva. ALCANCE Este Instructivo aplica al proceso Gestión de Recursos Físicos de la Cámara de Comercio de Santa Marta, para el normal funcionamiento de sus actividades. DEFINICIONES Activos Fijos: Son bienes tangibles e intangibles de naturaleza permanente necesarios para el normal desarrollo de las funciones de la Entidad, los cuales no suelen convertirse en efectivo en el corto y mediano plazo. Orden De Compra o servicios: Documento mediante el cual se solicita a un proveedor el suministro de bienes y/o servicios requeridos para las operaciones de la CCSM. Solicitud elaboración y/o revisión de Contrato y convenios: Documento interno que registra las condiciones especificas del contrato y/o convenio, y las circunstancias especiales del bien o servicio requerido. Solicitud De Adquisición: Solicitud escrita mediante la cual cualquier dependencia de la Entidad requiere al Presidente Ejecutivo las adquisiciones de bienes y/o servicios necesarias para el desarrollo de sus funciones.

2 Página 2 de 10 COMPRAS Para la realización de compras de bienes y servicios de la Cámara de Comercio de Santa Marta, se procederá de conformidad con el procedimiento de Compras y almacén de papelería. En caso de presentarse alguna inconformidad en las especificaciones de compra del bien o servicio, se procederá a hacer los reclamos necesarios al proveedor, y dejar constancia de la rapidez y eficacia con que el reclamo sea atendido. Políticas Generales de Compras 1. Se buscará preferiblemente proveedores y/o contratistas Matriculados en la CCSM. 2. Se exigirá a los proveedores certificado de la Cámara de Comercio de la ciudad donde esté radicada la empresa. En este certificado debe constar que su matrícula mercantil se encuentra al día. 3. La Entidad efectuará sus compras en condiciones de pago y precios justos acordes con las leyes de oferta y demanda que operen en el mercado. 4. Las compras se realizan a proveedores que aseguren el mantenimiento, soporte y garantías del producto. 5. Se buscará que la adquisición de los bienes, insumos, suministros y servicios sea oportuna, evitando riesgos por escasez o sobrecostos de inventario. 6. Evitar los conflictos de interés entre la respectiva entidad y funcionarios o terceros, así como de la obligación de manifestar oportunamente tales conflictos en todos los eventos que se presenten. La trasparencia en la adquisición de bienes o servicios estará garantizada con el cumplimiento de lo dispuesto en el Código de Ética de la Cámara de Comercio de Santa Marta. 7. Prohibición del uso indebido de información conocida en razón de la labor o de las funciones, que pueda ser utilizada en provecho de funcionarios, agentes o terceros. (confidencialidad de la información). 8. Se dará preferencia a aquellos proveedores que son fabricantes o representantes directos de los mismos productos y mantener la uniformidad en líneas y marcas.

3 Página 3 de En caso de realizar compras con proveedores exclusivos, éstos deberán ser visitados periódicamente con el fin de evitar que la empresa quede desprotegida ante eventuales problemas de los mismos. 10. Se solicitarán cotizaciones locales y nacionales con el fin de efectuar la mejor decisión para la empresa (servicio, calidad y costos). 11. Todas las compras y contrataciones cumplirán los pasos de cotización y autorización 12. Omitir el trámite de pólizas cuando la naturaleza del producto o del servicio no lo requiera. Requerimiento de Compras: El funcionario solicitante presenta al Presidente Ejecutivo o al Director Administrativo solicitud de los elementos requeridos, justificando la necesidad de los mismos. Nota: Si la compra es un producto y/o servicio relacionado con el área de Sistemas, la Solicitud deberá ser avalada por el Jefe de Sistemas. Para efectos de determinar el funcionario u órgano facultado para autorizar la compra, el funcionario solicitante procede según la siguiente tabla para la aprobación: Rango Menor o igual de 1 SMMLV Mayor de 1 SMMLV y Menor o igual de 220 SMMLV Mayor de 220 SMMLV y Menor o igual de 400 SMMLV Mayor de 400 SMMLV Aprueba Director Administrativo Presidente Ejecutivo Comisión de la Mesa Junta Directiva Para atender los gastos o compras de actividades y eventos especiales, el presidente ejecutivo aprobara el presupuesto total de la actividad. Para que la compra sea autorizada por la Comisión de la Mesa o la Junta Directiva, se debe solicitar al Presidente Ejecutivo, convoque al órgano respectivo. Nota: Solo después de haber agotado los Proveedores inscritos en el Registro de Proveedores de la CCSM, se procederá a buscar Proveedores por fuera del registro,

4 Página 4 de 10 incluyéndose estos dentro del registro de proveedores de la entidad, previa solicitud de inscripción. ORDEN DE COMPRA Y / O SERVICIO La ORDEN DE COMPRA O SERVICIOS, es un instrumento administrativo mediante el cual se autoriza la compra de Bienes o Servicios requeridos en el desarrollo de todas las actividades de la Cámara de Comercio. Para su elaboración es necesario aplicar estrictamente las siguientes instrucciones. 1. Toda adquisición de Bienes o Servicios a crédito, debe hacerse mediante ORDEN DE COMPRA O SERVICIOS. 2. Cuando se organice la realización de una actividad en la Cámara de Comercio el funcionario responsable, solicita a la secretaria de la directora Administrativo (a) y R.H, a través de un formato en el cual describe ampliamente el bien o servicio requerido, adjuntando la respectiva cotización debidamente aprobada por el (la) Presidente (a) Ejecutivo (a) (Ordenador de Gastos) la elaboración de la ORDEN DE COMPRA O SERVICIO (Anexo No. 1 instructivo de compra). La solicitud de orden de compra debe contener la siguiente Información: 1. Nombre del proveedor 2. Nit o cédula (según el caso) 3. Régimen 4. Dirección 5. Descripción detallada del bien o servicio requerido 6. Valor 7. IVA 8. Valor total 9. Garantías 10. Nombre de la actividad 11. Forma de pago pactada 12. Tiempo de entrega 13. Firma Las Ordenes pueden tener pactadas diferentes formas de pago: Anticipo: Debe estar manifiesto en la cotización, el proveedor pasara una cuenta de cobro o factura según el caso por el valor del anticipo.

5 Página 5 de 10 Pago inmediato: Debe estar manifiesto en la cotización, después de recibida la factura se realiza el pago en un plazo no mayor a seis (6) días hábiles, a partir del Recibo de la Factura o Cuenta de Cobro en el área de tesoreria. Crédito 30 días o más: Debe estar manifiesto en la cotización, luego de que se reciba la factura o cuenta de cobro se realiza el pago de acuerdo a lo convenido con el proveedor. 3. La secretaria de la directora administrativa y R.H. procederá a elaborar la ORDEN DE COMPRA O SERVICIO, la presenta al Director Administrativo y al Presidente Ejecutivo, para su revisión y autorización con su firma y la devolverá al responsable de la actividad (MAXIMO 8 HORAS HABILES DESPUES DE RECIBIDA LA SOLICITUD) para que este proceda a hacer el pedido (entregarla al proveedor) por cualquiera de los siguientes medios: a. Enviándola a Correspondencia para que el mensajero de la entidad la entregue personalmente. b. Enviándola por fax según el caso. SOLICITUD DE ELABORACION REVISION DE CONTRATO Y CONVENIOS Una vez que un funcionario establece la necesidad de suscribir un Contrato y/o convenio, solicita su elaboración al Director del Area Jurídica, mediante el formato solicitud de elaboración revisión de Contrato y/o convenio (anexo 2) quien redacta el texto del Contrato y/o convenio en original y dos copias, al final de este coloca un sello de revisión y lo envía al solicitante para su firma, en señal de aprobación de las especificaciones. Tabla de revisión de contratos y/o convenios DEPENDENCIA FIRMA DE QUIE REVISA FECHA Jurídica (*) Administrativa y R.H H (*) Solicitante * Revisión Requerida en todos los contratos El Contrato se entrega a la Directora Administrativa para su visto bueno en el sello de Revisión de Contrato y/o convenio y lo entrega al funcionario solicitante. Después es llevado al Presidente Ejecutivo para la firma del mismo en original y dos (2) copias

6 Página 6 de 10 El funcionario solicitante recibe el contrato y/o convenio y procede a la legalización (póliza y otros) entrega al Proveedor para su firma y le adjunte los documentos requeridos y entregar una copia legalizada del contrato EN archivo y correspondencia. Cuando el contrato ya viene elaborado por el Proveedor el procedimiento es igual, pero el Director Jurídico cumplirá con la función de revisión del contrato de acuerdo con lo estipulado en la negociación. El seguimiento de la ejecución de cada contrato y/o convenio es responsabilidad directa del funcionario que solicitó la contratación. GARANTIAS Las pólizas que se exigen al proveedor como garantía para la celebración de Ordenes de Contrato, Compra o servicio dependen del monto del mismo como se explica en el siguiente cuadro: Tipo de Pólizas Monto en SMLV % Valor del Contrato De cumplimiento 13 SMMLV 10% Buen manejo del anticipo (solo en caso de haber anticipo) 10 SMMLV 100% Tiempo Por el tiempo pacatado mas 30 dias Las garantías son impresas automáticamente en el Contrato y/o convenio cuando su monto lo requiera. La sumatoria del valor asegurado en las pólizas no podrá exceder el cien por cien del valor del contrato.

7 Página 7 de 10 RESPONSABILIDADES Cargo o Instancia Responsabilidad Directores o Jefes de áreas solicitantes Elaborar correctamente las Solicitudes de Compras y Contrataciones Revisión Contratos Hacer seguimiento al contrato y/o convenio Secretaria de la directora administrativo(a) Director(a) Administrativo(a) Elaborar Ordenes de Compra o servicio Autorizar mediante su firma las Ordenes de Compra, servicio. Aprobar compras a proveedores de acuerdo con el rango autorizado Presidente(a) Ejecutivo(a) Aprobar mediante su firma compras a proveedores de acuerdo con el rango autorizado Autorizar mediante su firma los Contratos y/o convenio Comisión de la mesa Aprobar mediante acta compra a proveedores de acuerdo con el rango autorizado Junta Directiva Aprobar mediante acta compra a proveedores de acuerdo con el rango autorizado Director Jurídico Redacción y Revisión del Contrato y/o convenio

8 Página 8 de 10 CAMARA DE COMERCIO DE ORDEN DE COMPRA O SERVICIO SANTA MARTA FORMATO SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO Anexo No. 1 Instructivo de Compras y Contratos Ciudad y Fecha: Nombre del Proveedor: Nit. o Cédula Régimen; Dirección: Cant. Descripción Detallada del bien o servicio requerido: Vr. Unit. Vr. Total Sub-toal Iva % Total Nombre de la Actividad: Forma de Pago Pactada: Tiempo de Entrega : Firma:

9 Página 9 de 10 CAMARA DE COMERCIO DE SANTA MARTA SOLICITUD DE ELABORACION O REVISION DE CONTRATO Y/O CONVENIOS Anexo No. 2 Instructivo de Compras y Contratos y/o convenio CONTRATO NUEVO RENOVACION Fecha: ELABORACION DE CONTRATO REVISION DE CONTRATO CLASE DE CONTRATO CONTRATISTA : Nit: No. C.C.. No OBJETO DEL CONTRATO: VALOR : $ I V A : RECURSOS Publico: $ Privado: $ Relación Conexa $ DURACION: Fecha de Inicio: Fecha de Terminación: AUTORIZACIONES APROBADO POR: MONTO ACTA No. FECHA Junta Directiva Comisión de la Mesa OBSERVACIONES FIRMA DEL SOLICITANTE CARGO:

10 Página 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS Versión Proceso Modificación Fecha del cambio No. Cambio 3 Recursos Cambian Responsables Jul 28/ Físicos 4 Recursos Se agrega cuadro de control de cambios Ago. 22/ Físicos 5 Recursos Físicos Revisión y actualización de actividades y responsabilidades, se agrega el fondo rotatorio Ago. 13/ Director (a) Administrativo (a) y R.H. Revisa Presidente (a) Ejecutivo (a) Aprueba

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