FORMAS MINERVA WEB GUIA DE USUARIO: DILIGENCIAMIENTO E IMPRESIÓN DE FORMAS MINERVA WEB VERSIÓN 1.0

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1 FORMAS MINERVA WEB GUIA DE USUARIO: DILIGENCIAMIENTO E IMPRESIÓN DE FORMAS MINERVA WEB VERSIÓN 1.0

2 CONTENIDO 1 OBJETIVOS REQUERIMIENTOS APLICACIÓN WEB FORMAS MINERVA PASOS PARA DILIGENCIAR FORMA MINERVA Ingresa a formasminerva.com Diligenciar el formulario: Botón Guardar Botón Guardar Como Botón Imprimir IMPRESIÓN Configuración de Impresión PRUEBA DE IMPRESIÓN FORMA DE INTRODUCIR LA HOJA EN LA BANDEJA DE PAPEL RECOMENDACIONES Imprimir hoja por hoja:... 15

3 1 OBJETIVOS Brindar una guía para el uso de la aplicación web de diligenciamiento de las Formas Minerva y su posterior impresión sobre la misma. 2 REQUERIMIENTOS La aplicación está desarrollada bajo plataforma web, se requiere tener conocimientos básicos de exploración web como Explorer, Firefox u otros navegadores de Internet. Tabla1: Navegadores de Internet soportados Navegador Versión Sitio de descarga Explorer 8 y Posteriores Firefox 14 y Posteriores Opera 12 Safari 5 Google Chrome 21 y Posteriores Tabla2: Adobe Reader Versión X, necesario para realizar la impresión Adobe Reader X 3 APLICACIÓN WEB FORMAS MINERVA A través del sitio web podrá diligenciar e imprimir la Forma Minerva. Para el caso particular de esta guía se utilizara el formulario Recibo de Caja Menor REV como ejemplo. Los formularios minerva se puede comprar en papelerías, distribuidores o almacenes de cadena.

4 3.1 Pasos para Diligenciar FORMA MINERVA Ingresa a formasminerva.com Utilizando alguno de los exploradores permitidos por la aplicación: - Ingrese a -Inicie sesión: Si usted ya tiene una cuenta de Usuario en ingrese Usuario y Contraseña, de lo contrario regístrese. Ilustración 1: Registro Si no desea registrarse igualmente podrá ingresar a la aplicación de Formas Minerva web, sin embargo existen beneficios de almacenamiento de información que le permitirán utilizar la aplicación de manera más simple. -Ingrese a -Seleccione el formulario a realizar. Ilustración 2: Formas Minerva web

5 -Espere que cargue la página y aparecerá el formato web del formulario seleccionado así: Ilustración 3: Ejemplo Recibo Caja Menor

6 3.1.2 Diligenciar el formulario: Diligencie los campos habilitados en el formulario. En algunos campos como Ciudad y fecha encontrara una lista desplegable para selección. En el campo de valor, se genera el texto para el Valor (en letras) a partir del valor en pesos ($) ingresado - Ej. Ilustración 4: Recibo de Caja Mejor: Despliegue Fecha

7 Ilustración 5: Recibo Caja Menor: Despliegue ciudades Ilustración 6: Recibo Caja Menor: Autotexto Valor en letras

8 -Durante el diligenciamiento del formulario o una vez terminado, usted puede utilizar las funciones: Guardar Guardar Como Imprimir Botón Guardar El botón Guardar ( ) permite almacenar temporalmente la información diligenciada. Si usted se encuentra dentro de su sesión de Usuario se almacenara esta información hasta cuando vuelva a iniciar sesión Botón Guardar Como El botón Guardar como ( ) está habilitado solo para usuarios registrados en Formas Minerva, este botón permite crear un nuevo formulario con base en alguno previamente diligenciado o guardado Botón Imprimir El botón Imprimir ( ) descarga automáticamente el documento en PDF de los campos diligenciados en su forma minerva web para su posterior impresión. Ilustración 7: Documento PDF generado por Botón imprimir

9 Nota: Si después de seleccionar Imprimir su explorador muestra un mensaje relacionado con un bloqueo en la descarga, en este caso desbloque o permita que automáticamente se realice la descarga y declare el sitio como Un sitio seguro. 3.2 Impresión Una vez diligenciada la Forma Minerva, y hacer click en el botón Imprimir donde se descarga un archivo PDF, podrá realizar la impresión Configuración de Impresión -Abra el archivo Pdf descargado, seleccione Archivo -Seleccione Imprimir o Click en ícono o (Ctrl P) Ilustración 8: Procedimiento Impresión

10 Se despliega una ventana similar a la figura 9 y se debe configurar la impresión de la siguiente manera: Ilustración 9: Ventana de Impresión En este punto debe asegurarse de lo siguiente: El tamaño de la hoja de impresión siempre debe estar configurado con tamaño Oficio o Legal. (Ver más ) Las opciones de ajuste deben estar todas desactivadas Ej: - Ajustes = Ninguno - Tamaño real.

11 Tamaño Papel Oficio o Legal: -Seleccione Configuración de página ó Propiedades según corresponda -Seleccione tamaño Oficio -Click en aaeptar Ilustración 10: Configuración tamaño de papel: Oficio/ Legal

12 Imprimir: - Antes de imprimir retirar todos los desprendibles del Papel Formato Minerva incluyendo pliegues y amarres. Ilustración 11: Desprendibles Papel Forma Minerva - Para realizar la impresión dar click en el botón Imprimir Ilustración 12: Ventana Impresión: Imprimir

13 Nota: Para imprimir su información debe tener instalado Adobe Reader Versión X, link de descarga

14 3.3 Prueba de impresión Es recomendable realizar una prueba de impresión para determinar la manera en que se debe ingresar el Papel Forma Minerva en la bandeja de su impresora. Teniendo en cuenta la configuración anterior, tome una hoja en blanco, escriba una marca (X) sobre la esquina superior izquierda de la hoja y dependiendo de como se imprima, así mismo ingresar la Forma Minerva. Esto se debe realizar ya que cada impresora cuenta con una manera distinta de ingreso de la hoja en la bandeja de papel así como la impresión sobre una de las caras de la hoja Forma de introducir la hoja en la bandeja de papel 1. Ingresar la Forma Minerva según la prueba de impresión anterior y con orientación vertical. 2. La Forma Minerva debe estar lo mas alineada posible a la esquina de la bandeja según corresponda con su impresora. Las opciones de cargue de la hoja de la Forma Minerva, según el tipo de impresora puede variar: Si la impresora cuenta con palanca de alineamiento hacia la izquierda, ajustar e ingresar la hoja Si la impresora no cuenta con palancas de ajuste, ingresar la Forma Minerva alineada hacia la izquierda o derecha según corresponda.

15 3.5 Recomendaciones Imprimir hoja por hoja: Es recomendable que al momento de realizar su impresión se envíen una a una las hojas del documento así: Ilustración 13: Recomendación: Imprimir hoja a hoja