La Gestión Documental y mejores prácticas internacionales

Transcripción

1 La Gestión Documental y mejores prácticas internacionales Seminario internacional. Gestión documental y trasparencia México DF 19/11/2015

2 Índice Objetivo Contexto Retos

3 Objetivo Describir los retos y desafíos de la implantación de las normas internacionales en materia de gestión documental en el sector público. Las normas como herramientas

4 Objetivo Desde la experiencia: - De participación en la redacción de normas ISO - De la aplicación de las mismas en proyecto de modernización de la gestión documental en el sector público

5 Índice Objetivo Contexto Retos

6 El contexto La normalización en información y documentación: Una vieja aspiración Algunos actores internacionales Mundaneum de Otlet y La Fontaine 1934 Y

7 Normas en gestión documental

8 Normas en gestión documental ISO Sistema de gestión Buenas prácticas GD ISO Gestión de documentos Procesos y controles. Doc. Elec. Metod. análisis ISO Apreciació n de riesgos ISO Proc. De trabajos Descripción Archivística ISAD (G) General International Standard of Archival Description ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families ISO Metadatos ISO Especificaciones Tecnologías GD Digitalización ISO Conver. y Migrac. ISDIAH International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings Funcionalidades Sistemas ISO OAIS Moreq 2010 Protocolos/metadatos OAI- PMH METS EAD EAC CPF ISDF International Standard for Describing Functions Recolección/Difusión Patrimonio Documental IS EDM. Europeana Data Model Func. ERM UNE-ISO 15836:2011. Dublin Core

9 Índice Objetivo Contexto Retos

10 Retos Contexto de la organización Liderazgo Planificación Soporte Operación Evaluación Mejora Reto 1: Entender los requisitos de la organización Reto 2: Conseguir el apoyo de la alta dirección Reto3: Establecer modelos, programas, planes que en base a los objetivos planteen la hoja de ruta Reto 4: Participar activamente en la fase inicial de la producción documental Reto 5: Integrar los procesos documentales en los procesos de negocio Reto 6: Implantar herramientas tecnológicas adecuadas Reto 7: Establecer los elementos de control y auditoria

11 Entender los requisitos de la organización Requisitos legales o regulatorios: protección de datos, conservación de documentos, preservación de derechos, obligaciones contractuales Requisitos de negocio: eficiencia y eficacia operativa, gestión del conocimiento, gestión de riesgos, seguridad de la información. Requisitos de otra índole: Códigos voluntarios de conducta, normas de gestión, protección del medio ambiente.

12 Conseguir el apoyo de la alta dirección El gobierno de la información no es un tema de un departamento, función o institución. Debe entenderse cómo algo estratégico La política de gestión documental no aplica sólo a los archivos, La multidisplinaridad es imprescindible El liderazgo al más alto nivel es necesario El apoyo no surge sólo hay que buscarlo

13 Establecer modelos, programas, planes Definir en base a unos objetivos estratégicos, una hoja de ruta, que sirva de referencia para procesos de larga implantación y complicado engranaje Procesos documentales Modelo organizativo Modelo tecnológico Normativa e instrumentos Con dos puntos de especial incidencia: - Conciliar las necesidades del electrónico y el entorno papel - Conciliar las necesidades del soporte administrativo y el aspecto patrimonial

14 Participar activamente en la fase inicial de la producción documental Análisis del contexto legal Análisis de procedimiento Definición de requisitos documentales -Esto debe hacerse antes de la creación de los documentos, no cuando los documentos lleguen al archivo - El reto es doble: -Entender las nuevas necesidades del análisis -Implementar un proceso que permita ponerlo en marcha como una actividad habitual

15 Integrar los procesos documentales en los procesos de negocio La gestión documental se inicia en la creación de los documentos, pero los creadores no lo deben percibir como una tarea extraordinaria. Aplicación de tramitación Ciudadanos

16 Implantar herramientas tecnológicas adecuadas -La integración es la clave. -Entender la arquitectura de información - Trabajo conjunto con los responsables TIC

17 Establecer los elementos de control y auditoria -Debe integrarse, si existen, con otros mecanismos de auditoría y control - La certificación en ISO 30301, en conjunción o no con otras ISO de sistemas de gestión, para organismos del sector público puede ser una vía interesante

18 Conclusión Las normas son unas buenas herramientas para la construcción del nuevo entorno de gestión documental en el sector público. Se requieren personas que estén capacitadas para usar las herramientas. Las distintas experiencias conforman un compendio importante de buenas prácticas y lecciones aprendidas MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN!