PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

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1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) Instituto Distrital de Patrimonio Cultural - IDPC Bogotá, D.C., Octubre 25 de

2 Título PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL - IDPC. Fecha de elaboración: 25 agosto 2015 Fecha de aprobación: 30 de octubre de 2015 Fecha de vigencia: Diciembre de 2019 Instancia de Aprobación: Comité Interno de Archivo Dependencia responsable de Gestión Documental y Archivos: Versión y código del documento: Versión 01 Elaboración: Miguel A. Hincapié Triviño, Subdirector General Gilda España A., Archivista Contratista Revisó: Comité Interno de Archivo Fecha de publicación: 30 de noviembre de 2015 Este documento tiene por objeto presentar la planeación, las estrategias de implementación y publicación del Programa de Gestión Documental del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural - IDPC, en cumplimiento de: Ley 594 de Ley General de Archivos. Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Sumario: Decreto 2609 de Reglamento del Título V de la Ley 594 de 2000, disposiciones en materia de gestión Documental. Capítulo II. Programa de Gestión Documental. Ley 1712 de Ley de Transparencia y el Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional Artículos 15 y 17. Decreto 103 de "Por el cual se reglamente parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones" 2

3 TABLA DE CONTENIDO I. ASPECTOS GENERALES INTRODUCCIÓN ALCANCE OBJETIVOS ESPECÍFICOS REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA NORMATIVOS ECONÓMICOS ADMINISTRATIVOS TECNOLÓGICOS SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS SIGA II. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PLANEACIÓN DOCUMENTAL PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Clasificación Documental DESCRIPCIÓN Descripción Documental Actualización permanente de Instrumentos archivísticos Se implementará el procedimiento de Organización Documental Implementación del reglamento de archivo Realizar el diagnóstico al Centro de Documentación con el fin de elaborar un plan de acción para dar inicio a un proceso técnico de organización TRANSFERENCIA OBJETIVO DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO PROGRAMAS ESPECÍFICOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

4 3.1 IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL IDPC

5 I. ASPECTOS GENERALES 1.1 INTRODUCCIÓN Según la Ley 2482 de 2012, en su Art. 3º., letra d), la eficiencia administrativa está orientada a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de recursos, con el propósito de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado. Incluye, entre otros, los temas relacionados con gestión de calidad, eficiencia administrativa y cero papel, racionalización de trámites, modernización institucional, gestión de tecnologías de información y gestión documental En ese contexto y siendo la gestión documental un proceso de carácter transversal al funcionamiento de las entidades, deberá desarrollarse debidamente para facilitar la gestión a las entidades quienes a su vez proporcionarán a la ciudadanía los bienes y servicios que necesitan y se atiendan oportunamente sus exigencias. Por tanto El proceso de gestión documental deberá desarrollarse bajo el cumplimiento de las normas archivísticas del orden nacional y distrital, y de los principios establecidos en el Art. 5º. del Decreto 2609 de 2012: a. Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. b. Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. c. Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. d. Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. e. Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. f. Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos. 5

6 g. Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. h. Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. i. Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. j. Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información. k. Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. l. Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. m. Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. n. Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. o. Interoperabilidad. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. p. Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea). 6

7 q. Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. r. Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. Basadas en los principios descritos anteriormente, las entidades deben implementar o fortalecer, según sea el caso, los procedimientos de gestión documental que permitan la disponibilidad, pertinencia y calidad de la información suministrada a la comunidad, para cumplir con todo lo anterior, en el marco de la Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano. En cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000, Tit. V, Art. 21, el Decreto 2609 de 2012 que reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 y la Ley Estatutaria 1712 de 2014 en sus Artículos 15 y 17, el Instituto Distrital de Patrimonio presenta el Programa de Gestión Documental PGD, como un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la entidad las estrategias que permitirán a corto mediano y largo plazo la implementación del programa para el mejoramiento de la prestación de servicios, el desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental y otros programas de la entidad que contribuyen al desarrollo de la eficiencia administrativa. El PGD como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, aprobado por el Comité Interno de Archivo de la entidad, está armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento y a la aplicación de la normatividad vigente en la materia. La elaboración del programa no solo ha tenido en cuenta los aspectos normativos, Administrativos, económicos y tecnológicos, sino los archivísticos que son la base del programa y que están consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: el concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. El documento obedece a una estructura normalizada compuesta por los elementos mínimos que han sido establecidos por el Decreto 2609 de 2012 y que pretende alcanzar objetivos propuestos. El documento contempla tres partes o capítulos fundamentales donde se presentan los objetivos, el alcance y público a quien está dirigido, los requerimientos necesarios para el desarrollo del programa, la política de la Gestión Documental, el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, los lineamientos para los procesos de la Gestión Documental (Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencias, Disposición de los documentos, Preservación a largo plazo y Valoración documental), los programas específicos que debe desarrollar la entidad y lo correspondiente a la implementación del programa. 7

8 El PGD será aprobado por el Comité Interno de Archivo, su implementación será liderada desde la y participaran en este proceso todas las dependencias de la entidad, y el control de dicha implementación estará a cargo de Control Interno. El documento una vez aprobado será publicado en la página web institucional tal como lo establece el D de ALCANCE Inicia con la traza de las políticas y lineamientos de los procesos de la gestión documental en el IDPC y termina con la formulación de las metas a corto, mediano y largo plazo que la entidad debe ejecutar para lograr la implementación del Programa, propiciando así la continuidad, modernización y sostenibilidad de la gestión documental al interior del Instituto, articulado con el Plan estratégico y el Plan Anual de Acción. 1.3 PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO El documento está dirigido al Comité Interno de Archivo, a la Alta Dirección y a todas las dependencias del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural que formarán parte de la implementación y desarrollo del Programa de Gestión Documental (PGD), así como del seguimiento a las metas establecidas en éste y la asignación de los recursos económicos, administrativos, técnicos y jurídicos que garanticen su implementación. 1.4 OBJETIVO GENERAL El programa de Gestión Documental del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural tiene como objeto formular y documentar a corto, mediano y largo plazo el desarrollo sistemático del los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida de la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación OBJETIVOS ESPECÍFICOS Planear las estrategias a implementar en el cuatrienio del Programa de Gestión documental, teniendo en cuenta los requerimientos normativos, económicos, administrativos y tecnológicos que demanda su implementación y desarrollo, y alineándose con los planes estratégicos y de acción de la entidad. Implementar en el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural un modelo de gestión documental sólido en armonía con las normas vigentes, la planeación de la entidad, a partir de la creación y actualización de los procedimientos y programas específicos, y la consolidación e implementación de los instrumentos archivísticos. 8

9 Adoptar aquellos programas específicos que de acuerdo a las necesidades o requerimientos de la entidad permitan garantizar la complementación de la eficiencia en la gestión administrativa. Proporcionar la consulta y el acceso a la información tanto a los usuarios internos y externos en cumplimiento de las normas que garanticen la seguridad y la reserva de la información institucional. Garantizar la seguridad, preservación, recuperación y disposición de la información contenida en documentos de archivo que garanticen la continuidad del negocio, el acceso a la memoria institucional en las mejores condiciones de conservación. Resaltar la importancia del papel de los documentos entre la comunidad institucional no solo para el funcionamiento de la entidad sino como elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA NORMATIVOS Todas las normas legales a nivel nacional y distrital, los estándares nacionales e internacionales que le apliquen a la gestión documental deben integrarse en el nomograma de la entidad que debe estar publicado en la página web. Esta normativa será actualizada regularmente. Las normas a continuación deben ser la base y el marco de referencia en el desarrollo de los distintos procesos y actividades de la gestión documental y la función archivística. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA Constitución Política de Colombia. Artículos 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112 y 113. LEYES Ley 527 de Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones Ley 594 de Ley General de la Archivos Ley 734 de Por la cual se expide el Código Disciplinario Ley Estatutaria 1520 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Ley 1185 de 2008 Por la cual se modifica la Ley 397-Ley General de Cultura y se adicionan otras disposiciones (Art. 1 Integración patrimonio Cultural de la Nación, Art Registro de Bienes de Interés Cultural). 9

10 Ley estatutaria 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales Decreto Ley 19 de Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública Ley 1712 de Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. DECRETOS Decreto 2527 de Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Decreto 2150 de 1995, Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros; exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de las tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos (Artículos. 1, 13, 26 y 29 y Art. 32, Disposición de una ventanilla única, para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos, los despachos públicos deberán disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde se realice la totalidad de la actuación administrativa que implique la presencia del peticionario) Decreto 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado" Decreto 2693 de Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. Decreto 2875 de 2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado" Decreto 32 de 2013 Por el cual se crea la Comisión Nacional Digital y de Información Estatal Decreto 1377 de Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de Decreto 1515 de 2013 "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones" 10

11 Decreto 1100 de 2014 Por el cual se reglamenta la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo a Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones. Decreto 029 de 2015 Por el cual se reglamenta el proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionan, privaticen o liquiden; se desarrollará el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto 254 del 2000 y se dictan otras disposiciones. Decreto 103 de 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. Decreto 106 de 2015 Por la cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control de los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones. Decreto 1080 de 2015 Por el cual se expide el Decreto Único del Sector Cultura Decreto 103 de 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones ACUERDOS Acuerdo 11 del 22 de mayo de 1996, expedido por el Archivo General de la Nación, Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo 47 de Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de conservación. Acuerdo 49 de 2000 Por el cual se desarrolla el art. 61 del capítulo 7 de conservación de documentos el reglamento general de archivos sobre condiciones condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo 50 de 2000 Por el cual se desarrolla el Art. 64 del título VII Conservación de documentos, del Reglamento general de archivos sobre Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo Acuerdo 56 de 2000 Por el cual se desarrolla el Art. 45 Requisitos para la consulta del capítulo V Acceso a los documentos de archivo, del Reglamento general de archivos. Acuerdo 060 de 2001 AGN por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Acuerdo AGN 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas. Acuerdo 02 de 2004 Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados Acuerdo 04 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. 11

12 Acuerdo 05 de 2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 27 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 Acuerdo 03 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Acuerdo 02 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 06 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título I Conservación de Documentos de la Ley 594 de Acuerdo 08 de 2014 "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la ley 594 de Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012" CIRCULARES Circular 5 de Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel. Circular 1 de Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de Circular 1 de Alcance de la expresión: Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta Circular 1 de Directrices para la elaboración de tablas de retención documental. NORMAS TÉCNICAS ICONTEC. Norma NTC-ISO Información y documentación. Gestión de documentos, parte 1, Generalidades. 12

13 ICONTEC. Norma NTC-ISO Información y documentación. Gestión de documentos, parte 2, Guía. ICONTEC. Norma NTC-ISO Información y documentación. Sistemas de gestión para registros. Fundamentos y vocabulario. ICONTEC. NTC Información y documentación. Descripción archivística Normas internacionales NTC-ISO/ICE 17799, NTC-BS y su actualización ISO27001 RESOLUCIONES Resolución 305 de octubre 20 de 2008 «Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Especiales y Software Libre» Resolución 303 del 11 de junio de Por la cual se modifica la Resolución 180 de 05 de abril de 2011 conforme a las disposiciones establecidas en el Decreto 2578 del 3 de diciembre de 2012 del Ministerio de Cultura, Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. Resolución 901 del 14 de octubre de Por la cual se crea y establece el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural ECONÓMICOS Se requiere de financiamiento y la apropiación de los recursos para la ejecución, la implementación y el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades de las acciones a corto, mediano y largo plazo planteadas en el Programa de Gestión Documental. Este presupuesto que además debe asignarse para dar cumplimiento al Art. 18 del Decreto Distrital 594 de 2006, estará integrado en el plan de presupuesto anual de la entidad, en el Plan de Adquisiciones y en el plan estratégico del cuatrienio ADMINISTRATIVOS En la estructura orgánico funcional del Instituto, la es quien dentro de sus funciones es la dependencia responsable de los archivos de la entidad, tiene la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y es responsable de su organización y conservación, así como la prestación de los servicios archivísticos y por tanto lidera el Proceso de Gestión Documental. En ese contexto, la deberá conformar un grupo interdisciplinario con la participación de profesionales de cada una de las dependencias del IDPC que tengan bajo su responsabilidad apoyar la ejecución, implementación y desarrollo de las acciones del Programa de Gestión Documental, así como también definir los responsables del liderazgo de la gestión documental de la entidad, el seguimiento y actualización del PGD. 13

14 Los temas de trabajo están definidos dentro de los ocho procesos de la gestión documental. (Ver Capítulo II Lineamientos para los procesos de Gestión Documental de este documento). Las dependencias que participarán en la implementación del PGD: PERFILES SERVIDORES DEPENDENCIA PÚBLICOS 1 Dirección Secretaria (o) 2 Asesoría Jurídica Archivista y Abogado 3 Asesoría de Control Interno Profesional 4 Profesionales que apoyan los procesos de Planeación, Gestión Ambiental, Sistema Integrado de Gestión, Gestión Documental. 5 Subdirección de Gestión Ingeniero de Sistemas, Corporativa Profesional de Atención a la Ciudadanía, Profesional asignado por la Subdirección para apoyar este proceso de de implementación. 6 Subdirección de Intervención Archivista, Abogado, Profesional que designa la Subdirección para apoyar este proceso de implementación. 7 Subdirección de Divulgación de los Valores del Patrimonio Cultural TECNOLÓGICOS Abogado, Profesional que designe la Subdirección para apoyar este proceso de implementación. La ley General de Archivos les dice a las entidades públicas y aquellas privadas que ejerzan funciones públicas que podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos establecidos en la norma: Organización archivística de los documentos. 14

15 Realización de estudios técnicos para la toma de una adecuada decisión, teniendo en cuenta los aspectos que señala la Ley 594 de 2000 en su Art. 19. En ese sentido el IDPC, para promover el acceso a la información pública, llevar una debida gestión de sus documentos, así como la gestión de la información administrativa de la entidad, debe: Identificar si las herramientas tecnológicas e infraestructura existentes en la entidad y si son suficientes y efectivas. Identificar y caracterizar los sistemas de información existente y su producción documental o de información. Verificar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente herramientas para promover el acceso a la información pública y si están alineadas con la estrategia de Gobierno en línea y los lineamientos impartidos desde la Alta Consejería Distrital de TIC. Analizar los proyectos de desarrollo tecnológico previstos por la entidad para gestión documental con el fin de validar las necesidades reales de la entidad. Realizar una evaluación tecnológica de la entidad en los términos de acceso y uso; captura y administración; colaboración y entrega; seguridad y preservación; arquitectura y sistemas; y planeación e implementación POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La política del Sistema Integrado de Gestión incluye la política de Gestión Documental. 15

16 1.7 SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS SIGA En razón de lo establecido por el Decreto Distrital No. 514 de 2006 "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.", el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural mediante la Resolución 901 del 2014 crea el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos. En el articulado de la R. 901 de 2014, se establece el objeto, conformación, políticas y reglas, coordinación, control y seguimiento, y funciones del SIGA, así como los informes que reportará el subsistema y el compromiso que la entidad diseñará los mecanismos técnicos y operativos tendientes al adecuado control y seguimiento, y destinará los recursos humanos y económicos para dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística, de conformidad con el artículo 5º. Del decreto. II. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL El Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, IDPC, desarrollará la gestión documental, basándose en los ocho procesos de la Gestión Documental tal como se indica en el Decreto 2609 de 2012, artículo 9º., emitido por el Ministerio de Cultura de Colombia, los cuales son producto del análisis de las necesidades de la entidad, requerimientos normativos, administrativo técnicos archivísticos, tecnológicos, estándares, buenas prácticas y gestión de información, que se obtuvo a par partir de la etapa de diagnóstico realizada en la vigencia de En la entidad se comprenderán los siguientes procesos de la gestión documental: 1. Planeación: 2. Producción documental 3. Gestión y trámite documental 4. Organización documental 5. Transferencia documental 6. Disposición de documentos documental 7. Preservación a largo plazo documental 8. Valoración documental 16

17 2.1. PLANEACIÓN DOCUMENTAL 1. OBJETIVO Establecer el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de archivo de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional, y técnico archivístico y tecnológico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso de carácter transversal al funcionamiento de la entidad, se considera que las entidades del Distrito Capital deberán elaborar un plan que permita fijarse metas a corto, mediano y largo plazo, convenir qué pasos se requerirían para llegar a éstas, definiendo y garantizando los recursos. 1 Tipo de requisito: Administrativo Legal Funcional Tecnológico 1 Tomado del Informe entregado por la Dirección Archivo de Bogotá al Instituto Distrital de Patrimonio en el

18 Administración Documental DESCRIPCIÓN Actividades El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Asignar el presupuesto de gastos de funcionamiento y de inversión para la Gestión Documental en cada vigencia de acuerdo a lo establecido en el Decreto Distrital 514 de 2006 Implementar el Programa de Gestión Documental (PGD) y actualizarlo cuando sea necesario. Adopción, Socialización e implementación de las tablas de retención documental en la entidad. Adopción, Socialización e implementación de las tablas de retención documental en la entidad. Elaborar, aprobar, publicar y actualizar el Plan Institucional de Archivos (PINAR). Documentar e implementar el Sistema Integrado de Conservación (SIC) Levantar los inventarios de activos de información de la entidad. Levantar Inventarios documentales en los archivos de la entidad. Elaborar el índice de la información clasificada y reservada de la entidad. Adelantar los procesos correspondientes a la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Desarrollar los programas específicos establecidos en el PGD Establecimiento desde los Subsistemas de Calidad y Gestión Documental las políticas y normas que soporten la planeación documental promulgándolas, socializándolas e implementándolas en todos los niveles de la entidad. Formulación de acciones administrativas, técnicas y tecnológicas tendientes a darle continuidad y sostenibilidad al subsistema SIGA ya creado en la entidad. Proporcionar la estructura funcional y todos los elementos que conlleven al cumplimiento del objetivo de la política de gestión documental que traerá consigo la aplicación de buenas prácticas para conservar y proteger la memoria documental del Instituto y aquellas relacionadas con la adquisición e implementación de sistemas y soluciones tecnológicas, por parte de la Alta Dirección del Instituto. Crear o actualizar los procedimientos correspondientes a los procesos de Gestión Documental: Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición Final, Preservación y Valoración. Directrices para la creación de documentos Diseño y normalización de formas, formatos y formularios registrados en el Sistema Integrado de Gestión SIG, teniendo en cuenta las características diplomáticas de cada tipo documental encaminados a la producción y valoración de los documentos del Instituto IDPC. Creación de herramientas para realizar el análisis y el estudio de los documentos que gestiona la entidad con el objetivo de Identificar cómo se producen, cómo ingresan, en qué tipo de formato se gestionan, su estructura y finalidad, qué áreas intervienen en su trámite y a qué proceso y procedimientos están asociados. 2. ALCANCE Este lineamiento es aplicable a todos los documentos internos y de origen externo asociados al SIG Sistema Integrado de Gestión SIG 18

19 2.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 1. OBJETIVO Realizar las actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. 2. ALCANCE Este procedimiento comprende desde el ingreso o producción de todos los documentos del Sistema de Gestión Documental. Tipo de requisito: Administrativo Legal Funcional Tecnológico DESCRIPCIÓN El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Actividades Aplicación de herramientas para realizar el análisis y el estudio de los documentos que gestiona la entidad con el objetivo de Identificar cómo se producen, cómo ingresan, en qué tipo de formato se gestionan, su estructura y finalidad, qué áreas intervienen en su trámite y a qué proceso y procedimientos están asociados. Aplicación de métodos que permitan reducir los costos derivados de la creación de documentos innecesarios aumentando la eficiencia administrativa. Formulación de metas de reducción al consumo del papel, automatización de actividades para disminuir la producción documental, realizando acciones con indicadores que permitan monitorear el avance de las mismas. Implementación del procedimiento de producción documental Archivar contenido web (webarchiving) Generar políticas de producción documental que incluya: preservación a largo plazo, documentos en soporte análogo, digital, y electrónico, digitales y generación de copias idénticas de esos documentos. 2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE 1. OBJETIVO Realizar el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. 19

20 1. ALCANCE Este procedimiento comprende desde el registro de los documentos del Sistema de Gestión Documental hasta la parametrización de sistemas de información y el lenguaje más accesible y claro al ciudadano. Tipo de requisito: Administrativo Legal Funcional Tecnológico DESCRIPCIÓN El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Actividades Análisis, investigación y búsqueda de herramientas que permitan la identificación y apropiación en materia de tecnologías del proceso de Gestión Documental. Registro, vinculación a un trámite y distribución de documentos. Articular y promover la difusión de los instrumentos que facilitan el acceso y consulta de información pública, indicados en la Ley 1712 de Consulta de documentos de archivo incluye, difusión, disponibilidad canales de acceso y recuperación de la información. Control y seguimiento a atención en tiempos de respuesta a los trámites hasta que sean resueltos. Parametrización de sistemas de información y el lenguaje más accesible y claro al ciudadano. Seguimiento y control a la atención de comunicaciones oficiales. Seguimiento, control y disponibilidad de expedientes en archivos de gestión. Implementación del procedimiento de Gestión y Trámite documental. 2.4 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 1. OBJETIVO Realizar el conjunto de operaciones Técnicas para declarar, clasificar, ordenar y describir los documentos de archivo en el Sistema de Gestión Documental 2. ALCANCE Este procedimiento comprende actividades de clasificación, ordenación y descripción documental en las etapas de archivo gestión y archivo central del IDPC. Tipo de requisito: Administrativo Legal Funcional Tecnológico 20

21 DESCRIPCIÓN El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Clasificación Documental Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad (Acuerdo 027 de 2006 AGN). Actividades Aplicación de la tabla de retención y/o valoración. (En cada dependencia de la entidad y/o en el Fondo Documental Acumulado). Control en el tratamiento y organización de los documentos. Publicación de los instrumentos archivísticos: Cuadro de Clasificación Documental CCD y Tablas de Retención Documental TRD Actualización de las Tablas de Retención Documental TRD cuando se requiera. Capacitación y acompañamiento para la aplicación de Tablas de Retención Documental TRD Ordenación Documental Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. (Acuerdo 027 de 2006 AGN). Conformación y apertura de expedientes de acuerdo al trámite dado o implementación del sistema de ordenación seleccionado. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series/subseries documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación. DESCRIPCIÓN Actividades Descripción Documental Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. (Acuerdo 027 de 2006 AGN). Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como mínimo diligenciar el Formato Único de Inventario Documental FUID, GD-F10. Actualización permanente de Instrumentos archivísticos. Se implementará el procedimiento de Organización Documental. Implementación del reglamento de archivo. Realizar el diagnóstico al Centro de Documentación con el fin de elaborar un plan de acción para dar inicio a un proceso técnico de organización. 2.5 TRANSFERENCIA 21

22 1. OBJETIVO Realizar el conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación descriptivos. 2. ALCANCE Este procedimiento comprende las transferencias primarias y secundarias realizando actividades de cotejo de inventarios, validación de: estructura y formato de generación de documento, metadatos así como control de calidad de la técnica aplicada para documentos digitales o electrónicos de las etapas de archivo gestión y archivo central del IDPC. Tipo de requisito: Administrativo Legal Funcional Tecnológico DESCRIPCIÓN El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Actividades Elaborar el calendario para el control de las transferencias documentales de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. Definir las directrices de transferencias de los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, validación del formato de generación, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, y descriptivos. Elaboración de inventarios documentales de transferencia y eliminación, publicándolos en la Web del Instituto de conformidad con las políticas de gobierno en línea. Organización y entrega de transferencias documentales. El Subdirector (a) General del Instituto deberá disponer lo pertinente para que se realice la transferencia de la documentación histórica señalada en el Decreto 1515 de Verificar la aplicación de la clasificación, ordenación y descripción de los expedientes objeto de transferencia así como las condiciones adecuadas de empaque, embalaje para el traslado y entrega formal de las transferencias documentales. Se complementa con las acciones programadas en el Plan Institucional de archivos PINAR. Implementación del procedimiento de Transferencias Documentales. 22

23 2.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO Realizar la selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. 2. ALCANCE Este procedimiento comprende desde la selección de los documentos de archivos acorde con el período de retención establecido en las Tablas de Retención de Documental y/o las Tablas de Valoración Documental hasta la aplicación de la técnica de disposición final que corresponde aplicar a los documentos físicos, digitales y electrónicos del Sistema de Gestión documental. Tipo de requisito: Administrativo Legal Funcional Tecnológico DESCRIPCIÓN El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Actividades Aplicar la disposición final establecida en la TRD y/o en la TVD Seguimiento y control de calidad y confidencialidad para la realización de la destrucción documental. Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación en soporte físico, digital o electrónico. Selección de documentación de acuerdo a la finalización del período de retención indicado en las Tablas de Retención Documental, aplicando técnicas de muestreo. Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio: como la Microfilmación, técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Implementación del Procedimiento de Disposición de Documentos. 2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO 1. OBJETIVO Aplicar durante la gestión el conjunto de acciones necesarias para garantizar la preservación en el tiempo de los documentos independientemente de su soporte, medio y forma de registro o almacenamiento dentro del Sistema de Gestión Documental del IDPC. 23

24 2. ALCANCE Este procedimiento comprende desde el desarrollo del Sistema Integrado de conservación, pasando por la preservación de información y conservación documental hasta de aplicación de técnicas de preservación a largo plazo de documentos físicos, digitales y electrónicos. Tipo de requisito: Administrativo Legal Funcional Tecnológico DESCRIPCIÓN El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Actividades Aplicar Elaborar la política de preservación a largo plazo de documentos en soporte físico, digital y electrónico. Diseñar e implementar el Sistema Integrado de Conservación-SIC en las etapas de archivos de gestión y archivo central en concordancia con lo establecido en el Acuerdo 006 del 2014 del Archivo General de la Nación. Complementar con las acciones programadas en el Plan Institucional de Archivos PINAR. Implementar el Procedimiento de Conservación Documental y Preservación digital a largo plazo 2.8 VALORACIÓN: 1. OBJETIVO Realizar el conjunto de operaciones técnicas para determinar los valores primarios y secundarios con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final: eliminación o conservación temporal o definitiva. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia desde la planeación de los documentos, es permanente y continuo durante el ciclo de vida del documento hasta la aplicación de las técnicas de disposición final de los documentos del Sistema de Gestión Documental del IDPC. 24

25 Tipo de requisito: Administrativo Legal Funcional Tecnológico DESCRIPCIÓN El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Actividades Establecer los lineamientos que se deben seguir para evaluar la autenticidad e integridad de documentos electrónicos de archivo. Valorar la información producida y recibida, e identificar cuándo y cómo se declarará en los instrumentos señalados en la Ley de transparencia, índice de información clasificada y reservada, registro activos de información, esquema de publicación de información, articulado con las Tablas de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación Documental. Complementar con las acciones programadas en el Plan Institucional de Archivos PINAR. Implementación del Procedimiento de Valoración de documentos. 3. PROGRAMAS ESPECÍFICOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL Acorde con lo establecido en el D de 2012, los programas específicos que implemente el Instituto le permitirán alcanzar las metas y objetivos haciendo la distribución correspondiente a cada programa, asegurando que la entidad cuente con la documentación necesaria, buscando evidenciar su actuación, permitiendo cumplir con las políticas establecidas, considerando la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los trámites, los procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organización y recuperación, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo. De los ocho programas relacionados en el D de 2012, el Instituto debe adelantar la elaboración e implementación de los siguientes programas: Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia). Programa de gestión de documentos electrónicos. Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión digitalización y microfilmación). Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, Orales) 25

26 Programa de cero papel. Los programas Plan Institucional de Capacitación (PIC) y el Programa de Auditoría y Control ya están implementados en la entidad. 4. ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD. La gestión documental de la entidad desarrollará sus procesos y programas específicos de manera articulada con el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Inversión, el Plan de Acción Anual, y el Plan Institucional de Archivos (PINAR) de la entidad y con el modelo Estándar de Control Interno MECI-2014, y con el Sistema Integrado de Gestión (Subsistema de Calidad, Subsistema de Gestión Ambiental, Subsistema de Seguridad de la Información), SIG-NTCGP 1000:2009. III. FASES DE IMPLEMENTACIÓN 3.1 IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL IDPC- Las Fases de implementación del Programa de Gestión Documental (PGD) del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, deberán estar incluidas en el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción Anual con las siguientes orientaciones: Deben estar alineadas con los objetivos estratégicos. Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo. Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos. Articulación con los otros programas, sistemas y modelos de gestión de la entidad. Tener en cuenta las disposiciones y lineamientos archivísticos del orden distrital y nacional. Cronograma Asignación de responsabilidades Las etapas de ejecución del PGD en el Instituto se ejecutarán de acuerdo a las actividades programadas en cada uno de los ocho procesos de Gestión Documental (Planeación, Producción Documental, Gestión y Trámite, 26

27 Organización, Transferencias, Disposición final, preservación a largo plazo y valoración) que se encuentran en el documento adjunto Plan de Trabajo de Implementación del Programa de Gestión Documental del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. Los plazos propuestos para la ejecución del plan serían: corto (de seis meses a un año), mediano (de dos a tres años) y largo (de cuatro a cinco años). 3.2 ESTRATEGIAS Algunas de las estrategias que deben llevarse a cabo en las diferentes actividades propuestas son: SENSIBILIZACIÓN Con esta estrategia se pretende generar en los servidores públicos del IDPC, una concientización en la importancia que tiene la gestión, la custodia, la protección y la conservación de los documentos que se generan o reciben en la entidad en razón de sus funciones. Esta sensibilización debe realizarse en coordinación con la Asesoría de Comunicaciones, y por los distintos medios disponibles en el IDPC. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN El líder del Proceso de Gestión Documental en la entidad, debe mantener una constante comunicación, socializando procedimientos, y herramientas que faciliten y mejoren la calidad de la gestión documental, con los responsables en las dependencias de la gestión y archivo de los documentos. VERIFICACIÓN DEL PGD. La verificación del cumplimiento del Programa se realizará a través del seguimiento mensual a las metas, indicadores y actividades desarrolladas, planteadas dentro del Plan de Acción Anual de la Entidad. Adicionalmente el IDPC contará con los siguientes instrumentos para realizar la verificación del PGD: 1. El Comité del Sistema Integrado de Gestión: Quien tiene a cargo las funciones de acuerdo con los lineamientos y funciones del Comité de Archivo establecidos por el D de