Forum Syd Otras Condiciones

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1 Forum Syd Otras Condiciones Otras condiciones relativas a las subvenciones para ONG suecas y para organizaciones con acuerdo de programa (PCO) canalizadas por Forum Syd Aprobado por: Maria Kempe, Jefa de la Unidad de Apoyo a Proyectos Fecha de aprobación: 28/01/2014 Fecha de actualización: 20/02/2014 Período de validez: hasta nueva orden Encargado: Maria Kempe, Jefa de la Unidad de Apoyo a Proyectos Medios de publicación: intranet, web externa Forum Syd Katarinavägen 20 Box SE Stockholm Sweden tel: +46(0) fax: +46(0)

2 Índice Introducción... 3 Definiciones... 3 Implementación... 4 Condiciones aplicables a todas las organizaciones Normas sobre comunicación de resultados, contabilidad financiera e informes... 4 Condiciones aplicables a las ONG suecas (ONGS) que no han suscrito un acuerdo específico de apoyo a programas... 6 Condiciones aplicables a las Organizaciones con Acuerdo de Programa (PCO). 6 2(6)

3 Introducción Estas Otras Condiciones con sus anexos se aplican a las ONG suecas (ONGS) y organizaciones con acuerdo de programa (PCO) a las que por el intermedio de Forum Syd se les ha concedido subvenciones procedentes del presupuesto de Asdi. Estas Otras Condiciones han sido aprobadas por el Jefe de la Unidad de Apoyo a Proyectos de Forum Syd y se aplican desde enero de 2014 a la totalidad de acuerdos de subvención suscritos con Forum Syd. Definiciones "La Organización" hace referencia a la entidad que ha obtenido Subvenciones de Forum Syd y sobre la que se aplican las presentes Condiciones Generales. De no indicarse otra cosa en Otras Condiciones, el conjunto de las condiciones se aplicará a todos los tipos de organización especificados más abajo. "Organización con Acuerdo de Programa" o "PCO" hace referencia en las presentes condiciones a la Organización que ha suscrito un acuerdo específico de apoyo a programas con Forum Syd, lo que le confiere el estatus de organización con Acuerdo de Programa o PCO. "ONG sueca" o "ONGS" se define como una Organización que no es una PCO. A fin de evitar posibles malentendidos, se aclara que el concepto ONGS incluye también las organizaciones a las que Forum Syd ha concedido el estatus de PCO. "Subvención", "Acuerdo de Subvención", "Período de Subvención" y "Organización Contraparte" se corresponderán con la definición indicada en el Acuerdo de Subvención específico establecido entre las partes. 3(6)

4 Implementación Estas Otras Condiciones regulan las subvenciones de Asdi y de otros patrocinadores para las Organizaciones a través de Forum Syd, independientemente de la partida presupuestaria de Asdi/Forum Syd implicada. Las condiciones forman parte del acuerdo de la Organización con Forum Syd. Condiciones aplicables a todas las organizaciones 1. Normas sobre comunicación de resultados, contabilidad financiera e informes Los plazos de comunicación se indican en el acuerdo de subvención. Las subvenciones deben detallarse y notificarse a Forum Syd. Los informes y cuentas se elaborarán y remitirán en base a las instrucciones correspondientes, los formularios de informe y los acuerdos que regulan las subvenciones aprobadas. En el caso de las subvenciones por un período de varios años, la Organización deberá presentar un informe anual a Forum Syd. El resultado será cotejado con el presupuesto convenido para el período de notificación respectivo y se presentará el resultado acumulado (en caso de extenderse el programa o proyecto más de un año). Han de especificarse los intereses acumulados si la Organización utiliza una cuenta bancaria generadora de intereses. Deberán detallarse los fondos transferidos a la Organización Contraparte. A petición de Forum Syd, la Organización deberá ser capaz de acreditar los costos soportados mediante presentación de comprobantes. En la notificación deberán acompañarse las producciones principales de material, las compras de equipos que requieran de un elevado capital y los programas relevantes de viajes de una explicación detallada de la importancia de dicho coste para la consecución de los objetivos de la subvención. La Organización ha de ajustarse a los principios de contabilidad aplicados habitualmente en Suecia. Además, la Organización deberá especificar claramente lo que se ha transferido a otras partes. Las Organizaciones 4(6)

5 Contraparte en los países de actuación deben cumplir las reglas de contabilidad y tributación vigentes en el país en cuestión. En la contabilidad deberán poderse inferir los costos notificados. En el informe financiero deberá indicarse el principio de contabilidad utilizado (base de efectivo o devengo). Igualmente se han de especificar y justificar las eventuales divergencias respecto a las buenas prácticas y principios habituales de rendición de cuentas. El programa o proyecto deberá incluir una exhaustiva documentación de control (comprobantes en forma de recibos/facturas) para la verificación de costos. Costos de personal: Cuando una actuación acarree costos en salarios financiados parcial o íntegramente con Subvenciones, el informe financiero deberá mostrar los principios aplicados en la distribución de dichos costos. Han de utilizarse procedimientos fiables para la supervisión y auditoría de todas las horas de trabajo financiadas parcial o íntegramente con Subvenciones. Los costos en salarios han de registrarse de modo continuado durante el Período de Subvención para el adecuado seguimiento de la misma. Subvenciones canalizadas a una Organización Contraparte local: La Organización deberá garantizar y cerciorarse de que la Organización Contraparte en el país de actuación mantenga una contabilidad correcta e íntegra, así como de su capacidad para utilizar la subvención sueca e informar al respecto, conforme al presupuesto y plan de programa o proyecto acordados. La Organización empleará como base los informes de resultados y financieros procedentes de la Organización Contraparte en el país de actuación a la hora de ofrecer sus propios informes de resultados y financieros. Los informes de la Organización Contraparte solo se remitirán a Asdi, otro patrocinador o Forum Syd bajo solicitud expresa. En sus informes financieros, la Organización deberá consignar la cantidad de dinero canalizado a otras entidades (Organizaciones Contraparte en el Sur o Este global, o bien otra organización sueca). La Organización deberá certificar que todos los fondos canalizados han sido auditados según estas condiciones y que, en caso de surgir problemas o desviaciones, ha actuado de un modo adecuado de conformidad con la información especificada en los informes de auditoría. 5(6)

6 En los informes de la Organización a Forum Syd deberán resaltarse las eventuales deficiencias o desviaciones fundamentales. La Organización ha de certificar que se han incorporado las condiciones estipuladas por Forum Syd en los acuerdos subyacentes con las Organizaciones Contraparte y que se han empleado para los mismos las plantillas de acuerdo de Forum Syd, en los casos requeridos. Condiciones aplicables a las ONG suecas (ONGS) que no han suscrito un acuerdo específico de apoyo a programas Condiciones aplicables a las Organizaciones con Acuerdo de Programa (PCO) 6(6)

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