PROCESO PARA GESTION HUMANA. Seleccionar el candidato idóneo y elevar las competencias del personal.

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1 1. OBJETIVO Seleccionar el candidato idóneo y elevar las competencias del personal. 2. ALCANCE Desde el Proceso de reclutamiento hasta la desvinculación. 3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD La autoridad por las decisiones a tomar en las disposiciones de este procedimiento esta dada por el General. La responsabilidad por la correcta implementación de las disposiciones de este procedimiento, es de la Gerencia 5. ACTIVIDADES BASICAS Buscar las hojas de vida a través Reclutar Requisición de de las siguientes fuentes de Personal Vacante reclutamiento: Administrativo Interna a) Conocidos de los empleados de la propia empresa b) Promociones de alguno de los empleados o traslados de área Externas a) Pagina Web Computrabajo o similares. b) Anuncios a través de los medios de comunicación o los medios especializados. c) Solicitudes de los candidatos. Candidatos que nos envían sus Hojas de Vida directamente d) Instituciones educativas (Amadeus-Sabre) e) Recomendaciones de proveedores o clientes Una vez definidas las hojas de vida se hace una preselección 1 de 8

2 Formato Datos básicos empleado nuevo donde se eliminan los candidatos poco interesantes o que se alejan del perfil de la vacante. Esto se hace con base en la documentación presentada por los aspirantes (Hoja de Vida y sus anexos). Por política de la empresa no se tendrán en cuenta las hojas de vida de candidatos que sean familiares de los empleados de la empresa, a no ser que exista autorización previa por parte de la Gerencia General. Llamar candidatos a entrevista Seleccionar Hojas de Vida preliminar Confrontar si el candidato cumple Administrativo con la descripción del perfil Entrevista con dueño del proceso que generó la vacante Entrevista con el General, (según el cargo) Solicitud de documentos soportes de estudios y experiencia. Aplicación de pruebas de conocimientos del cargo según el área y pruebas de habilidades. Si no pasa el examen en su totalidad, se revisa cuales son los requerimientos mínimos indispensables de la vacante y se evalúa si con capacitación se puede llegar al perfil requerido. Solicitud de estudio de seguridad y verificación de datos y referencias (según procedencia del candidato). Orden de Examen Médico Se entrega al seleccionado la relación de documentos requeridos para su vinculación a Administrativo 2 de 8

3 la empresa y se solicita diligencie el Formato datos básicos empleado nuevo FO-GH-11. Los documentos son los siguientes y deben ser entregados antes de su ingreso: - Fotocopia certificado judicial actualizado. - Fotocopia cédula de ciudadanía. - Fotocopia libreta militar. - Certificaciones Laborales - Dos recomendaciones personales - Fotocopia certificados de estudios. - Certificado de la Eps - Certificado del Fondo de Pensión - Foto fondo azul 3 x 4 Contrato de Contratar Trabajo Formato de Novedades Afiliaciones a EPS y Pensión. Se diligencia conjuntamente con el seleccionado el formato de novedades de nomina donde se especifican los datos necesarios para realizar el contrato y las afiliaciones a salud y pensión Se le solicita al seleccionado diligencie los formularios de salud y pensión. Estos documentos deben ser radicados en estas entidades el día del ingreso del candidato. Administrativo Asistente Administrativo La Asistente, realiza el Realizar Registro de Competen cia Registro de Competencia registro de competencia, según el Asistente cargo, y de acuerdo con los documentos recibidos del empleado nuevo. En el evento de faltar algún requerimiento de la competencia, 3 de 8

4 procederá a informar a la, quien verificará su cumplimiento. Existen dos tipos de inducción Realizar Inducción Presentación a) Inducción General: Dictada por la Gerencia donde se le Administrativo y informa la estructura organizacional de la empresa, las unidades de Dueño del proceso negocio que la conforman, el número que generó la de oficina, se le explica la figura de vacante L alianxa, las políticas de calidad y demás datos relevantes que lo ubique en el contexto general de la Compañía. Se hace la presentación del nuevo funcionario a toda la Compañía. b) Inducción en el puesto de Trabajo: Es realizada por el jefe directo en el cual lo sitúan en la labor diaria que va a realizar y las herramientas de trabajo que utilizará. La Gerencia, al mes y Evaluar el Periodo de Prueba Análisis de desempeño periodo de prueba medio de labores del recién Dueño del proceso contratado, pasará al dueño del que genero la proceso la Evaluación del Análisis de vacante Desempeño del periodo de prueba el cual debe ser diligenciado y devuelto Gerencia a la Gerencia Si el funcionario no aprueba la evaluación, se procederá a la desvinculación del mismo o si requiere capacitación, se efectuará la solicitud correspondiente Verificació n del Proceso de Ingreso Formato Generalidades Ingreso a la empresa Una vez terminado el proceso de Ingreso, se realiza una verificación de las generalidades de éste, y se procede a solucionar cualquier falencia del Asistente 4 de 8

5 proceso. Los funcionarios que han cumplido un Programar Vacaciones Formato solicitud de vacaciones año de labores, tienen derecho a quince Funcionario días hábiles de vacaciones remuneradas. involucrado La época de las vacaciones debe ser señalada por la empresa y deben ser concedidas oficiosamente o a petición del funcionario, sin perjudicar el servicio de la empresa. El funcionario diligencia el Gerencia formato solicitud de vacaciones y lo entrega a la Gerencia, previamente aprobado por su jefe inmediato, para su correspondiente liquidación. Es permitido solicitar liquidación de vacaciones en Dinero, máximo la mitad de un periodo de vacaciones causadas, para lo cual se debe diligenciar el formato Solicitud Vacaciones en Dinero. Autorización Funcionario de Involucrado descuento por nómina Descuentos por Nómina Con el fin de legalizar los descuentos por nómina, realizados a los funcionarios de la Empresa, se debe tramitar previamente el formato Autorización de descuento por nómina, el cual debe ser entregado a la Asistente, quien a su vez informa al área contable, para realizar los correspondientes registros. Asistente Solicitud de Registro de Funcionario Permisos Permisos Involucrado Con el fin de registrar y controlar el ausentismo del personal, se debe tramitar el formato Registro de Permiso, el cual debe ser coordinado y autorizado previamente por el jefe inmediato. Una vez autorizado se debe pasar el formato a la Gerencia, para su registro y control. Asistente 5 de 8

6 En el cuadro que se detalla a continuación, Capacitar al Solicitud de se describe las posibles fuentes de Capacitación necesidades de capacitación y el Gerencia Personal de Personal responsable de solicitar las mismas: FUENTE DE CAPACITACION RESPONSABLE SOLICITARLA Selección Gerencia Ascenso y/o Dueño del Proceso Traslado Cambio Tecnológico Sistemas Cambio de y/o Legislación Auditorias Coordinador de Medir la Eficacia de las Capacita ciones Evaluación capacitación Actas de Evaluación Evaluación de Desempeño Calidad Administrativo El responsable deberá solicitar a través de un correo electrónico a la, quien realizará la programación semestral al igual que todos los trámites para la aprobación del presupuesto con la Gerencia General en el evento en que la capacitación tenga costo y/o proceder con la inscripción. Igualmente la Gerencia informará vía E- mail al funcionario los detalles de fechas, horarios y demás datos pertinentes de su capacitación. Cada que se suministre formación, la Entrevista persona encargada debe verificar la eficacia Dueño del proceso o entendimiento de ésta, utilizando que generó la mecanismos como: solicitud de -Observación -Evaluación escrita -Evaluación oral -Evaluación practica -Entrega de un informe capacitación 6 de 8

7 Informes y/o Fichas Técnicas -Otros Es responsabilidad de la y cada Jefe de Área, según corresponda, hacer seguimiento a esta verificación y dejar los registros correspondientes en el formato Plan de formación. Las capacitaciones que se realizan en las instalaciones de la empresa deben ser registradas en el FO-GH-13, donde constan los asistentes y el tema tratado. Cuando por cualquier causal algún Desvincular Carta de Despido funcionario deba ser despedido, el jefe Gerencia directo deberá reunirse con el dueño del proceso y discutir la situación. Una vez se reitere la desvinculación, deberán informar a la Gerencia para la elaboración de la carta de despido, la cual será entregada directamente por el dueño del proceso. Copia de la carta será remitida al Departamento de Contabilidad para la Elaboración de la liquidación de sus prestaciones. Desvincular Certificación laboral, Carta retiro de cesantías, Orden de examen médico de retiro 6. ANEXOS Junto con la liquidación del contrato de trabajo, se realizara la entrega de la certificación laboral, carta de retiro de cesantías, y orden de examen médico de retiro ASISTENTE ADMINISTRATIVA FO-GH-01 FO-GH-03 FO-GH-04 Requisición de personal Novedades de nómina Examen médico de ingreso 7 de 8

8 FO-GH- FO-GH-07 FO-GH-09 FO-GH-10 FO-GH-11 FO-GH-12 FO-GH-13 FO-GH-14 FO-GH-15 FO-GH-16 FO-GH-17 Análisis de desempeño periodo de prueba Programa de capacitación Autorización descuento por Nómina Solicitud de vacaciones Datos básicos empleado nuevo Generalidades ingreso a la Empresa Registro de Capacitación Evaluación de Capacitación Registro de Competencia Solicitud Vacaciones en Dinero Registro de Permiso Elaborado por: Luz Amparo Pérez Fecha Revisado por Luz Amparo Pérez Fecha Aprobado por: Ruth Pinzon P. Fecha 8 de 8

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