Por qué conformarse con ser bueno si se puede ser mejor

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1 SENSIBILIZACIÓN

2 Por qué conformarse con ser bueno si se puede ser mejor

3 Sensibilizar a los Funcionarios acerca de la Importancia del SIGEPRE y su aplicabilidad. Empoderar en los aspectos relativos al direccionamiento estratégico establecido y su aplicabilidad en los Procesos de la Entidad. Dar a conocer los aspectos generales y más relevantes acerca del SIGEPRE

4 SIGEPRE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD LEY 872 DE 2003 Decreto 4485 de NTCGP 1000:2009 Mejora de la gestión LEY 489 DE 1998 Decreto 3622 de 2005 SIGEPRE LEY 87 DE 1993 Decreto 1599 DE MECI SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO SISTEMA DE CONTROL INTERNO Planeación de la gestión Administrativa Control de la gestión

5 ASIMILACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE GESTIÓN COMO FACILITADORAS PARA LA MEJORA CONTINUA Gestión Humana basada en competencias Desarrollo de competencias Gestión del conocimiento Enfoque de procesos Cultura de la medición Mejora continua

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7

8 La razón de ser de las Entidades son sus clientes

9 Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la dirección de la organización.

10 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD OFICINA DE PLANEACION REPRESENTANTE DE LA DIRECCION COMITE Y SUBCOMITES DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO TODO EL PERSONAL ALTA DIRECCION RESPONSABLE DE PROCESOS EQUIPO SIGEPRE TODO EL PERSONAL OFICINA DE CONTROL INTERNO AUDITORES

11 Los Funcionarios, a todos los niveles, son la esencia de una Entidad y su compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la misma.

12 PARTICIPACIÓN TODOS LOS FUNCIONARIOS EQUIPO SIGEPRE RESPONSABLES DE LOS PROCESOS

13 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS La identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en una organización y en particular las interacciones entre tales procesos se conoce como enfoque basado en procesos: CONTRATO DE LOS CLIENTES PROCESO 1 PROCESO 2 AREA 1 AREA 2 AREA 3 PROCESO 3 Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

14 Lagunas jerárquicas + Lagunas funcionales = Islas organizativas

15

16 MAPA DE PROCESOS SIGEPRE PROCESOS DE DIRECCIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO EVALUACION, CONTROL Y MEJORAMIENTO Presidente Entidades estatales Población beneficiaria Presidente Entidades Estatales Presidente PROCESOS MISIONALES GESTION DE ASUNTOS POLÍTICOS GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE: SEGURIDAD, APOYO LOGISTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIÓN Y PRENSA Presidente Entidades estatales Población beneficiaria Presidente Entidades Estatales Presidente PROCESOS DE SOPORTE GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN FINANCIERA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS GESTIÓN DOCUMENTAL TALENTO HUMANO TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

17 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SIGEPRE POLÍTICA Y OBJETIVOS MANUAL DEL SIGEPRE MAPA DE PROCESOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, MANUALES, INSTRUCTIVOS, GUÍAS, FORMATOS, MAPA DE RIESGOS, HOJA DE VIDA DE INDICADORES DOCUMENTOS EXTERNOS (LEYES, DECRETOS, RESOLUCIONES, MANUALES, ETC.)

18 Identificar, entender, mantener y mejorar, y en general gestionar los procesos y sus Interrelaciones como un Sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos

19 La mejora continua* en el desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta. Actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos

20 Quejas del usuario, Los informes de auditoría interna, Los resultados de la revisión por la dirección Los resultados del análisis de datos Los resultados de las mediciones de satisfacción, Las mediciones de procesos o servicios, Los resultados de autoevaluación, Gestión de riesgo, La revisión de las necesidades y expectativas del usuario Ver Procedimiento Planes de Mejoramiento

21 ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIONES En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición.

22 Una Entidad y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa, aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

23 El trabajo en equipo, al interior de las entidades y entre los organismos del estado es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.

24 Los organismos o entidades el estado deben garantizar que sus procesos están disponibles para el control social, y que se desarrollan con base en actuaciones y decisiones claras, permitiendo acceso a la información pertinente. Código de Buen Gobierno

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26 Clientes (y otras partes interesadas) MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Responsabilidad de la dirección Clientes (y otras partes interesadas) Gestión de los recursos Medición, análisis y mejora Satisfacción Requisitos Entradas Realización del producto o prestación del servicio Producto o servicio Salidas

27 a) Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

28 b) Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

29 c) Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.

30 GESTIÓN DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO GESTIÓN DE LA CALIDAD DEMOCRATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MORALIZACIÓN Y TRANSPARENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA REDISEÑOS ORGANIZACIONALES

31 En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el Cumplimiento de su Plan de Gobierno, con la vinculación de las Entidades Estatales y la Población Beneficiaria.

32 1. Garantizar que las prioridades del Gobierno se pongan en marcha y se ejecuten. 2. Velar por un Sistema de Coordinación efectivo para la ejecución del Plan de Gobierno. 3. Diseñar e implementar un Sistema de Gerencia que permita hacerle seguimiento a indicadores y metas para un monitoreo permanente y mejoramiento continuo. 4. Garantizar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al Presidente de la República, al Vicepresidente y sus familias en desarrollo de sus funciones. 5. Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de procesos administrativos, financieros, tecnológicos y de talento humano.

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34 O. Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo 1 SIGEPRE 2. POLÍTICA DE LA CALIDAD 4. CALIDAD 5.PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD 7 GESTION 8. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS 10. MEJORA CONTINUA 11.PARTE INTERESADA 3. OBJETIVOS DE LA CALIDAD 6. CLIENTE 9. MANUAL DE LA CALIDAD 12 PROCESO A. Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad C. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados E. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. G. Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado I. Sistema integrado de gestión de la presidencia de la república B.Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad D. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad. F. Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad. H. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos J. Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad 13. REQUISITO 14.SATISFACCI ÓN DEL CLIENTE 15.SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD K. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. L. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. M. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. N. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos

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