GUIA DE USO PARA ELABORAR AJUSTES CONTABLES

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1 GUIA DE USO PARA ELABORAR AJUSTES CONTABLES Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 1 de 21

2 ÍNDICE 1. QUÉ SON LOS AJUSTES CONTABLES? AJUSTE DE UN CHEQUE AJUSTE DE ÓRDENES DE PAGO AJUSTE DE FACTURAS CÓMO AJUSTAR EL COMPROMISO PRESUPUESTAL Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 2 de 21

3 1. QUÉ SON LOS AJUSTES CONTABLES? Los Ajustes Contables, son movimientos que se realizan en el Sistema, cuando las Áreas requieren hacer reclasificaciones o adecuaciones al presupuesto, posterior a los Cierres Contables. Estos movimientos implican procesos administrativos que necesariamente involucran a todas las áreas que intervienen de manera directa e indirecta en el pago de un documento. Es necesario aclarar, que cuando los movimientos que se requieren se encuentren dentro de un periodo de captura abierto y aún no se han realizado los cierres del periodo contable, no es necesario hacer Ajustes, es decir, estos movimientos se podrán cancelar o modificar de manera normal. Los Ajustes Contables, sólo podrán ser realizados por Usuarios con permisos asignados previamente en el Sistema. Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 3 de 21

4 2. AJUSTE DE UN CHEQUE Si un documento ya fue pagado, el proceso de Ajuste Contable deberá iniciar en el módulo de Contabilidad, los pasos a seguir son los siguientes: En el menú principal podrás dar un Click en el ícono del sistema Conpre/Contabilidad, como se muestra a continuación: Una vez accesado, deberás seleccionar Pólizas de Egreso y elegir el documento que vas a Ajustar. A manera de ejemplo, ocuparemos el cheque 349, proyecto , partida 3991: Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 4 de 21

5 Dar doble Click sobre la línea de la vista para abrir el documento y enseguida Click en el ícono Doc. Ajuste, como se muestra en la siguiente figura: Se desplegará la siguiente pantalla para Crear un Documento de Ajuste, como se muestra a continuación: Deberás anotar el Motivo del Ajuste y podrás también conservar o modificar la fecha del Ajuste, enseguida dar Click en Guardar. El Sistema emitirá el siguiente mensaje: Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 5 de 21

6 Dar un Click en Sí, el Sistema emitirá el siguiente nuevo mensaje: Documento de Ajuste Creado y Póliza Generada, y deberá dar Clic en Aceptar : Se creará el Documento de Ajuste con un número de Póliza de Egreso y de Orden Nuevos, y con el importe en negativo, como se muestra en la siguiente pantalla: Al finalizar, deberá dar Click en Cerrar, observará que el Status del cheque en pantalla se mostrará como Ajustado, como se muestra en la siguiente pantalla: Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 6 de 21

7 En esta parte deberá observar lo siguiente: Se Creó un Documento de Ajuste con una nueva Póliza de Egreso y de Orden, congruentes con la fecha en que se está generando el Ajuste y con Folios distintos al Documento Ajustado. El Documento Ajustado se referirá al Cheque modificado cuyo Status se continuará conservando como cheque pagado y conservará los Folios de sus Pólizas de origen; sin embargo, y para pronta referencia, en la vista de la Pantalla podrá observar que se muestra como Ajustado y a su vez, lo podrá visualizar en la Pantalla en la columna de Ajuste, como se muestra a continuación: Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 7 de 21

8 O bien, buscando la Póliza de Egreso y de Orden generadas: Recuerde: Los Ajustes Contables son movimientos de Ajuste a documentos que se encuentran afectados en periodos Contables actualmente Cerrados. Sólo se podrán Ajustar documentos en tiempo real, o con fechas dentro de un periodo de captura abierto. Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 8 de 21

9 3. AJUSTE DE ÓRDENES DE PAGO Una vez liberado el Cheque, el siguiente paso, es ir al menú principal del Sistema para accesar a Conpre/Programación/Órdenes de Pago, para Ajustar la Orden de Pago correspondiente: Una vez accesado, deberás seleccionar Ordenes de pago y continuando con el ejemplo, la Orden de Pago a Ajustar es la De doble click para abrir el registro. Una vez abierto el registro, de click en el botón Doc. de Ajuste, para iniciar el proceso: Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 9 de 21

10 Se abrirá una ventana de captura, como se muestra en la siguiente figura: Deberá anotar el motivo del Ajuste y conservar o modificar la fecha de captura, dar Click en Guardar, el sistema le preguntará si desea generar el documento de ajuste de la orden de pago. Deberá dar click en Sí. Posteriormente, el Sistema generará el siguiente mensaje: Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 10 de 21

11 Se creará el documento de Ajuste con una nueva Póliza, como se muestra en la siguiente pantalla: El documento de Orden de Pago Ajustada mostrará en la pantalla AJUSTADO, sombreado en color rojo para poder identificarlo rápidamente: Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 11 de 21

12 También podrá visualizar las Órdenes de Pago Ajustadas en la vista, al dar Click en la columna Ajuste, como se muestra en la siguiente pantalla: O bien, podrá buscar la póliza de orden generada en el Sistema Conpre/Contabilidad/Pólizas de Orden, como se muestra a continuación: Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 12 de 21

13 Deberá dar doble Click a la Póliza para abrir el documento, observará en el concepto la leyenda: Documento de Ajuste. con importes en negativo, como se muestra en la siguiente pantalla: Recuerde: Los Ajustes Contables son movimientos de Ajuste a documentos que se encuentran afectados en periodos Contables actualmente Cerrados. Sólo se podrán Ajustar documentos en tiempo real, o con fechas dentro de un periodo de captura abierto. Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 13 de 21

14 4. AJUSTE DE FACTURAS Una vez Ajustada la Orden de Pago, podrá Ajustar la (s) Factura (s), que le permitirá liberar los documentos devengados. Los pasos a seguir son los siguientes: Ir al menú principal del Sistema para accesar a Conpre/Compras/Facturas. Una vez accesado al Sistema, deberá ubicar la Factura que corresponde a la Orden de Pago liberada: Da doble Click sobre la línea, y se aperturará el módulo con los datos de la Factura, dar Click en el botón Ajustar, como se muestra en la siguiente pantalla: Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 14 de 21

15 Se abrirá una pantalla, donde podrá observar, o en su caso modificar, la fecha del Ajuste; y un número de Folio que generará el Sistema de manera automática, enseguida deberá dar Click en Aceptar Posteriormente, el Sistema le generará un segundo mensaje para confirmar que se realizará un Documento de Ajuste, como se muestra a continuación y deberá dar Click en Sí y listo. Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 15 de 21

16 La factura quedó Ajustada y podrá visualizar los documentos buscando en la vista de la pantalla, el número de factura Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 16 de 21

17 5. CÓMO AJUSTAR EL COMPROMISO PRESUPUESTAL Los pasos a seguir son los siguientes: Una vez accesado al módulo Compras/Documentos/Compromisos. Deberá ubicar el Compromiso que corresponde a la Factura ajustada: De doble click sobre la línea para abrir el compromiso. Y después de click en el botón Ajustar. Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 17 de 21

18 Se abrirá una ventana, donde podrá observar, o en su caso modificar, la fecha del Ajuste; y un número de Folio que generará el Sistema de manera automática. De click en el botón Aceptar, y el sistema emitirá un mensaje en el que le pedirá confirmar el ajuste del documento. De click en Sí. Y podrá apreciar en la barrita de color rojo, que el documento de procedencia ya se encuentra ajustado. Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 18 de 21

19 Una vez realizados todos estos pasos, finalmente, el recurso quedará disponible. Otra forma de Ajustar el Compromiso presupuestal, es la siguiente: Una vez realizado el Ajuste de la factura, podrá abrir desde la vista de la Factura, el Compromiso Presupuestal. Para ello permanezca en el menú Conpre/Compras/Facturas, deberá ubicar la Factura ajustada: De doble Click sobre la línea, y se aperturará el módulo con los datos de la Factura, como se muestra en la siguiente pantalla: Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 19 de 21

20 Ubíquese en la pestaña Documentos, observe que se despliega una lista con el documento de procedencia de la factura. Selecciónelo y de doble click para abrirlo. Se desplegará el registro del compromiso de donde procede la factura, de click en el botón Ajustar. Se abrirá una ventana, donde podrá observar, o en su caso modificar, la fecha del Ajuste; y un número de Folio que generará el Sistema de manera automática, enseguida deberá dar Click en Aceptar Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 20 de 21

21 El sistema emitirá un mensaje en el que le pide confirmar el ajuste del documento. Deberá dar click en Sí, después el documento del Compromiso se cerrará automáticamente. Observe que el Status del documento de procedencia cambia a Ajustado. De doble click para abrirlo nuevamente. Y podrá apreciar en la barrita de color rojo que el documento de procedencia ya se encuentra ajustado. Con esto finaliza el proceso y listo. Guía de uso para AJUSTES CONTABLES Página 21 de 21

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