Ajustes contables por concepto congelación, descongelación y otros conceptos

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1 SGC-VAF Ajustes contables por concepto congelación, descongelación y otros conceptos VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC-VAF

2 Versión: 03 Página 1 de PROPÓSITO Indicar los pasos para efectuar los ajustes contables que se requieren por concepto de congelación, descongelación de dinero u otros solicitados por conceptos diferentes a los anteriores. 2. ALCANCE Este instructivo inicia desde la identificación de tipo de ajuste contable hasta la realización del mismo, acorde con los soportes contables y/o información registrada en el sistema de información. 3. CONDICIONES GENERALES Las notas corresponden a los ajustes contables que se realizan ya sea por concepto de congelación, descongelación, errores en la contabilización u otros conceptos. Se deben tener en cuenta los códigos definidos en el instructivo parametrización del sistema contable módulo facturación y cartera para estos casos. Se debe verificar previamente en el sistema de información los saldos a favor del estudiante, para casos de descongelación. Se presentan saldos a favor del estudiante, una vez confirmado los valores oficiales de matrícula o derechos pecuniarios determinados por la UDES frente a un monto mayor consignado por el estudiante o entidad financiera. Los ajustes por contabilización errónea se realizan una vez determinado el error, el cual puede ser identificado por los funcionarios de Crédito y Cartera, Contabilidad o por el mismo estudiante, principalmente. El valor congelado tiene un término para uso de un año de lo contrario el valor queda en cero. Según los siguientes casos, se elaboran los registros, así: o Legalización total del pago: factura y recibo de caja o Congelación: factura, recibo de caja y nota crédito o Descongelación: factura o recibo de caja y nota contable o Error de contabilización: nota crédito

3 Versión: 03 Página 2 de 30 Antes de efectuar una congelación debe existir una factura o recibo de caja previo, por el servicio cancelado. Antes de realizar una descongelación debe estar el dinero previamente congelado mediante una nota crédito. Cuando se elaboran las notas créditos el vendedor o semestre debe ser igual a la factura que vamos a reversar o congelar. 4. NOTAS CRÉDITO Se elaboran por el módulo de facturación y se realizan cuando se requiere reversar un pago, ya sea por doble facturación, porque el documento quedo mal elaborado o por congelación del pago realizado, en cualquiera de los casos siempre se afecta el mismo servicio de la factura que vamos reversar, teniendo en cuenta los siguientes parámetros según sea el caso, se ingresa así: Ofimática Modulo de Facturación Datos Notas Crédito NC: Consecutivo Notas Crédito Se ingresa el código del estudiante en el campo Cliente y se diligencian los demás datos, según el cuadro datos a diligenciar :

4 Versión: 03 Página 3 de 30 Cuadro Campos Nota Crédito Por reversión

5 Versión: 03 Página 4 de 30 Los campos a diligenciar son: Las Notas crédito se realizan para los siguientes casos: 4.1 MOVIMIENTOS DEL MISMO MES Con el fin de minimizar operaciones en la reversión de facturas doblemente legalizadas (validación y generación manual), se reversa la factura (especialmente la que no se le entrega al estudiante Validación) realizando una nota crédito con código de integración normal (403), de contado, afectando el servicio doblemente registrado y llevarlo directamente a la cuenta por cobrar del banco. Este procedimiento solo aplica para los movimientos del mismo mes.

6 Versión: 03 Página 5 de 30 El valor total puede variar según el caso presentado: Por un mayor legalizado inicialmente, el dato a ingresar debe ser la diferencia (por ejemplo, el estudiante canceló un millón de pesos, pero la secretaria de caja de Crédito y Cartera registró un millón doscientos mil pesos, el valor incluir en la casilla de valor unitario será de doscientos mil la diferencia). En caso de presentarse lo contrario, el registro de un menor valor al consignado, se debe realizar una factura por la diferencia. 4.2 MOVIMIENTO MESES ANTERIORES En el caso de las facturas dobles correspondientes al mes anterior a la integración de contabilidad, se seguirá el proceso habitual: hacer nota crédito con código de integración cero e informar a Contabilidad por correo para que hagan el respectivo ajuste. El registro en Ofimática es: Ofimática/Modulo de Facturación Datos Notas Crédito NC: Consecutivo Notas Crédito

7 Versión: 03 Página 6 de REVERSIÓN DE FACTURAS CREDITO Para realizar la reversión de facturas crédito doblemente legalizadas, se reversa la factura realizando una nota crédito con código de integración normal (403), a crédito, afectando el servicio doblemente registrado, el tipo de cartera y llevarlo directamente a la cuenta de la financiera correspondiente. Luego se hace una nota contable y/o recibo de caja con código de integración cero, para dar de baja a la deuda que figura en cartera. Este procedimiento aplica para los movimientos del mismo mes y de meses anteriores. El registro en Ofimática es: Ofimática/Modulo de Facturación Datos Notas Crédito NC: Consecutivo Notas Crédito

8 Versión: 03 Página 7 de 30 En todos los casos indicar en la NOTA el número de factura que se está reversando y el motivo por el cual se reversó, ejemplo: REVERSION DE FRA POR DOBLE FACTURACIÓN. La Notas Crédito se archivan en la carpeta correspondiente adjuntando el respectivo soporte.

9 Versión: 03 Página 8 de DINEROS A FAVOR DEL ESTUDIANTE 5.1 CONGELACIÓN Hace referencia al mayor valor pagado por los estudiantes al momento de legalizar un servicio, solo se aplican cuando queda un saldo a favor superior a $3.000 (a fecha de 2014), si el valor a favor es inferior se factura al concepto aprovechamientos con código 493. El valor congelado tiene un término para uso de un año de lo contrario el valor queda en cero. Para la congelación por diferentes conceptos la codificación es así: En Facturación (se legaliza los pagos por concepto de matrícula o derechos pecuniarios) El registro se efectúa: Ofimática/facturación/datos/factura/ se ingresa con el código del estudiante y se diligencian los datos según el documento soporte. Se registra el servicio a cancelar, si es el caso, y el monto restante o total se congela así: 1. Cuando se congela dinero, el valor a congelar se registra en una factura al servicio 480, así:

10 Versión: 03 Página 9 de 30 El sistema arroja como soporte, una vez efectuado la contabilización, una factura 2. Para ver reflejado el dinero congelado en el módulo de cartera al día siguiente luego de efectuar la validación automática según instructivo Legalización De Pagos Realizados Por Matrícula, Derechos Pecuniarios, Otros Servicios y Abonos a Cartera Diferentes a ICETEX, se realizar el siguiente proceso: 1. En ofimática se ingresa al módulo de FACTURACIÓN/ OPCIONES ESPECIALES/ Inf. Especiales UDES/ UDES - Congelamiento 2. Generar 3. Se chequean los valores a congelar 4. Actualizar 5. OK En Cartera (corresponde a abonos o pagos finales por concepto de matrícula o derechos pecuniarios, los cuales se hayan legalizado mediante un crédito previamente) El registro se efectúa: Ofimática/cuentas por cobrar Cartera/datos/abonos/ se ingresa con el código del estudiante y se diligencian los datos según el documento soporte. Se registra el servicio a cancelar, si es el caso, y el monto restante o total se congela así: 1. Cuando se va a congelar se debe llevar en el campo concepto al 102 y código de integración 105. Nota: Cuando el valor que queda a favor es inferior a $3.000 (a fecha de 2014), se lleva en el campo concepto al 118 y código de integración 118. El sistema arroja como soporte, una vez efectuado la contabilización, un recibo de caja

11 Versión: 03 Página 10 de Luego de efectuar el recibo de caja, se debe hacer una Nota Crédito por Congelación con código de integración cero, al servicio 480 por el valor a congelar, a la cuenta por cobrar a crédito. Ofimática/facturación/datos/nota crédito/ se ingresa con el código del estudiante y se elabora teniendo en cuenta el recibo de caja como soporte

12 Versión: 03 Página 11 de En Validación Corresponde a los casos, cuando se ha efectuado el pago del servicio mediante el código de barras de los servicios por pago parcial (el código de barras viene ya con la identificación del abono parcial), por lo tanto se debe validar previamente el ingreso del dinero a la cuenta de la UDES. Una vez efectuada la validación, según instructivo Legalización De Pagos Realizados Por Matrícula, Derechos Pecuniarios, Otros Servicios Y Abonos a Cartera Diferentes a ICETEX, se genera la factura y el recibo de caja, así: 1. Cuando se congela dinero, se lleva al servicio 480, así: 480: para congelaciones por abonos a matrícula o derechos pecuniarios 2. Posterior a la realización de la Validación diaria, se descarga el archivo que detalla los dineros que fueron congelados, así:

13 Versión: 03 Página 12 de 30 Ofimática Modulo de Facturación Opciones Especiales Inf. Especiales UDES UDES Congelamiento dar clic en GENERAR Efectuada la generación en el sistema, emite la relación de todos los dineros que están legalizados a los servicios 480 por validación. Se debe ubicar en la última columna: Procesar, donde se activen los valores a congelar, mediante un clic frente a cada valor y se Actualiza Efectuada la Actualización de datos, se podrá visualizar por el módulo de Cartera (para consulta), el dinero que tiene congelado el estudiante, así: Ofimática/Cartera - Consultas factura Consulta por Cliente Código del Estudiante Movimiento

14 Versión: 03 Página 13 de 30 Nota: El valor congelado aparece en negativo, por ejemplo: -480, NOTA CRÉDITO POR CONGELACIONES También se realizan notas crédito para congelar casos de dineros aprobados por el CAE (Comité de Asuntos Estudiantiles) La nota crédito se registra así: Ofimática Modulo de Facturación Datos Notas Crédito N1: Notas Crédito por Congelaciones

15 Versión: 03 Página 14 de 30 Se deben diligenciar en el campo de valor, según el dato aprobado por el CAE, o según que corresponda a la factura o recibo de caja

16 Versión: 03 Página 15 de 30 ELABORACION DE NOTA CREDITO POR CONGELACION CLIENTE Codigo del Estudiante FECHA / EXPEDICION es la fecha del día de elaboración FECHA / VENCIMIENTO Colocar un año después para dar cumplimiento al reglamento estudiantil (Un año de vigencia) VENDEDOR Del semestre en Curso CENTRO DE COSTOS Según - Código de la Carrera TIPO DE VENTA 01 - Contado MOVIMIENTO Se modifican solo los siguientes campos: PRODUCTO Código de Servicio a Congelar VALOR Valor en número, aprobado por Congelación DATOS GENERALES Se modifican solo los siguientes campos: 1- DATOS CLIENTE CUENTA POR COBRAR CODIGO INTEGRACION CONDICIONES DE FACTURA FACTURA DE CONTADO Sin marcar, para que afecte el modulo de cuentas por cobrar 4- DATOS GENERALES NOTA EJP: CASO CAE CONGELACION DE IDIOMAS Una vez generada la nota crédito, se imprime y se adjunta a sus respectivos soportes, para remisión a Contabilidad Transferir dinero congelado por cambio de Código, de un mismo estudiante Si un estudiante tiene dinero congelado, cambia de código por algún motivo y solicita transferir el dinero congelado al nuevo código, primero en el módulo de facturación se elabora una factura con código de integración cero (genérica) al código que tiene el dinero congelado, afectando la cuenta , a crédito, luego en el módulo de cartera se hace una nota contable y/o recibo de caja (código de integración cero) cruzando la factura con la nota crédito (Valor negativo dinero congelado), para dar de baja al dinero congelado, así: Procedemos realizando la congelación y/o descongelación al código actual, según sea el caso: Si el estudiante va a utilizar el dinero congelado de una vez, se hace la factura de contado al nuevo código afectando la cuenta para descongelar. Si el estudiante desea que el dinero le quede congelado al nuevo código, se hace una Nota Crédito, cuenta por cobrar , código de integración 403,

17 Versión: 03 Página 16 de 30 a crédito, para que pueda visualizar por cartera el dinero congelado. Finalizamos el proceso enviando un correo al departamento de Contabilidad solicitando el respectivo ajuste contable Transferir dinero congelado autorizado por el CAE de un estudiante a otro Si un estudiante tiene dinero congelado, solicita transferir el dinero congelado a otro estudiante y el caso fue aprobado por el CAE, primero en el módulo de facturación se elabora una factura con código de integración cero (genérica) al código que tiene el dinero congelado, afectando la cuenta , a crédito, luego en el módulo de cartera se hace una nota contable y/o recibo de caja (código de integración cero) cruzando la factura con la nota crédito (Valor negativo dinero congelado), para dar de baja al dinero congelado. Luego se elabora una Nota Crédito al código en el cual debe quedar el dinero congelado, afectando la cuenta por cobrar , código de integración 403, a crédito, para que pueda visualizar por cartera el dinero congelado, así:

18 Versión: 03 Página 17 de 30 Finalizamos el proceso enviando un correo al departamento de Contabilidad solicitando el respectivo ajuste contable.

19 Versión: 03 Página 18 de 30 Una vez elaboraba la respectiva facturación y abonos a cartera, se imprimen y se adjuntan a sus respectivos soportes, para remisión a Contabilidad Ajustes años anteriores Corresponde a los casos, cuando el CAE (Comité de Asuntos Estudiantiles) aprueba la congelación de dineros pagados y no utilizados en años anteriores. La nota crédito se registra así: Ofimática Modulo de Facturación Datos Notas Crédito N1: Notas Crédito por Congelaciones

20 Versión: 03 Página 19 de 30 Se deben diligenciar en el campo de valor, según el dato aprobado por el CAE, o según que corresponda a la factura o recibo de caja. ELABORACIÓN DE NOTA CREDITO POR CONGELACIÓN Ajustes Años Anteriores CLIENTE Código de Estudiante FECHA / EXPEDICIÓN Es la fecha del día de elaboración FECHA / VENCIMIENTO Colocar un año despues para dar cumplimiento al reglamento estudiantil (Un año de vigencia) VENDEDOR Del semestre que realizo el pago a congelar CENTRO DE COSTOS Según - Código de la carrera TIPO DE VENTA 02 - Credito MOVIMIENTO Se modifican solo los siguientes campos PRODUCTO Servicio: Ajustes años anteriores ( ) VALOR Valor a congelar en numero DATOS GENERALES Se modifican solo los siguientes campos 1-DATOS CLIENTE CUENTA POR COBRAR CODIGO DE INTEGRACIÓN Cuando no es necesario que el ajuste realizado ingrese a Contabilidad 3-CONDICIONES DE FACTURA FACTURA DE CONTADO Sin marcar para que afecte el modulo de cuentas por cobrar 4-DATOS GENERALES EJP: CASO CAE F CONGELACIÓN DE IDIOMAS NOTA B2015

21 Versión: 03 Página 20 de Reactivación de dineros congelados Corresponde a los casos, cuando el CAE (Comité de Asuntos Estudiantiles) aprueba la reactivación de dineros congelados que se habían dado de baja por vencimiento de términos: La nota crédito se registra así: Ofimática Modulo de Facturación Datos Notas Crédito N1: Notas Crédito por Congelaciones Se deben diligenciar en el campo de valor, según el dato aprobado por el CAE.

22 Versión: 03 Página 21 de 30 ELABORACIÓN DE NOTA CREDITO POR CONGELACIÓN Ajustes Años Anteriores CLIENTE Código de Estudiante FECHA / EXPEDICIÓN Es la fecha del día de elaboración FECHA / VENCIMIENTO Colocar un año despues para dar cumplimiento al reglamento estudiantil (Un año de vigencia) VENDEDOR Del semestre que realizo el pago a congelar CENTRO DE COSTOS Según - Código de la carrera TIPO DE VENTA 02 - Credito MOVIMIENTO Se modifican solo los siguientes campos PRODUCTO Servicio: Ajustes años anteriores ( ) VALOR Valor a congelar en numero DATOS GENERALES Se modifican solo los siguientes campos 1-DATOS CLIENTE CUENTA POR COBRAR CODIGO DE INTEGRACIÓN Cuando no es necesario que el ajuste realizado ingrese a Contabilidad 3-CONDICIONES DE FACTURA FACTURA DE CONTADO Sin marcar para que afecte el modulo de cuentas por cobrar 4-DATOS GENERALES EJP: CASO CAE F ACTIVACIÓN DE DINERO NOTA CONGELADO 5.3 DESCONGELACIÓN En Facturación (se descongela los dineros para legalizar los pagos por concepto de matrícula o derechos pecuniarios) Crédito y Cartera debe verificar previamente por el módulo de cartera si el estudiante tiene dinero congelado (Ofimática Cuentas por Cobrar Cartera Cartera Consultas Factura Consulta por Cliente)

23 Versión: 03 Página 22 de 30 Si el estudiante efectivamente tiene dinero congelado, se confirma mediante el registro de un valor negativo en cartera. Este valor es el que el estudiante tiene a su favor, siendo así se procede a realizar la factura a crédito por el módulo de facturación, de la siguiente forma: Ofimática/Facturación/facturas/se ingresa con el código (cliente) del estudiante y se elabora la factura correspondiente a la descongelación, acorde con el valor del servicio Ejemplo. Facturación descongelación UDES Bucaramanga La factura debe registrarse a crédito y la cuenta por cobrar es la , código de integración 401.

24 Versión: 03 Página 23 de 30 Los campos a diligenciar en Movimiento - Datos Generales de la factura de descongelación son los siguientes: En la opción de BODEGA, cambia dependiendo de la sede, así: BODEBGA, BODECUC, BODEVAL. El valor corresponde al monto solicitado por el estudiante para el pago de un servicio en particular, sea total o parcial y se debe corroborar el valor del mismo, consultando la tabla de valores de derechos pecuniarios o recibo de pago de la matrícula. Posterior a la realización de la factura, se va al módulo de cartera para hacer una nota contable cruzando la factura con la nota crédito (Valor negativo dinero congelado), de la siguiente forma:

25 Versión: 03 Página 24 de 30 Ofimática Modulo de cartera Cuentas por Cobrar Cartera CN Nota Contable Cartera

26 Versión: 03 Página 25 de 30 Si el dinero congelado no le cubre el total del servicio solicitado, el estudiante deberá cancelar la diferencia del valor que no le cubre el dinero congelado, como él disponga: en una entidad financiera, si lo hace en efectivo o con tarjeta. Se realiza una nueva factura por el valor restante cancelado, en cumplimiento al instructivo LEGALIZACIÓN DE PAGOS REALIZADOS POR MATRÍCULA, DERECHOS PECUNIARIOS, OTROS SERVICIOS Y ABONOS A CARTERA DIFERENTES A ICETEX, ítem 7.2. Facturación En Cartera (corresponde a la descongelación para abonos o pagos finales por concepto de matrícula o derechos pecuniarios, los cuales se hayan legalizado mediante un crédito previamente) Si un estudiante tiene una deuda en el módulo de cartera y solicita que le sea cancelada con el dinero que tiene congelado, se realiza una Nota Contable cruzando la factura con la nota crédito (Valor negativo dinero congelado), de la siguiente forma: Ofimática Modulo de cartera Cuentas por Cobrar Cartera CN Nota Contable Cartera

27 Versión: 03 Página 26 de 30

28 Versión: 03 Página 27 de 30 Se deben diligenciar los siguientes campos en la legalización de la descongelación en cartera: ELABORACION DE NOTA CONTABLE PARA DESCONGELACION Movimiento de Cartera DCTO Número de Nota Contable FECHA Es la fecha del día de elaboración CLIENTE Código del Estudiante BANCO POR MOVIMIENTO Abonos Enter 1- FACTURAS A PAGAR Se modifican solo los siguientes campos: TIPO DE CPTO PAGO 101 CODIGO INTEGRACION 101 TIPO CPTO PAGO NC 0 CODIGO INTEGRACION 0 ACEPTAR Enter Marque con X las facturas que paga y salve con CONTROL W Se modifican solo los siguientes campos: Toma con una X la factura del Valor negativo COLUMNA PAGA Toma con una X la factura del Valor positivo Oprime CONTROL W Vuelve al Movimiento de Cartera Se modifican solo los siguientes campos: CONTROL W Imprimir

29 Versión: 03 Página 28 de 30 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión Inicial Eliana Vargas Ariza 15/05/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 Se elimina el servicio 549 en el numeral 4.2 Se modifica el servicio para congelar dinero y se ajusta el procedimiento de congelación, numeral Cartera 02 Se modifica el ítem 2 del numeral Se elimina el servicio 481 en numeral Validación Eliana Vargas Ariza 24/05/2016 Se incluye el uso de nota crédito para congelar dineros en casos CAE, numeral 5.2 Se modifica el número de cuenta y código de integración, numeral en facturación

30 Versión: 03 Página 29 de 30 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 02 Se modifica la Tabla Elaboración de Factura por congelación, numeral Eliana Vargas Ariza 24/05/2016 En condiciones generales se aclara la elaboración de las notas crédito. Se ajustas el numera 4 Notas Crédito Se elimina en el numeral 4.2 Movimiento meses anteriores explicación de los servicios anticipados 03 Se incluye numerales: 4.3 Reversión de facturas crédito Eliana Vargas Ariza 27/09/ Transferir dinero congelado por cambio de código, de un mismo estudiante Transferir dinero congelado autorizado por el CAE de un estudiante otro Ajustes años anteriores

31 Versión: 03 Página 30 de 30 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Reactivación de dineros congelados En el encabezado, actualización del logo institucional por aplicación de la mención Vigilada Mineducación Eliana Vargas Ariza Carmen Guerrero González Coordinadora SGC-VAF 27/09/2016