ANEXO 2 RENOVACION SOPORTE TECNICO, ADMINISTRACION, ACTUALIZACION DEL LICENCIAMIENTO ALEPH500 Y METALIB -SFX

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1 ANEXO 2 ESTUDIO PREVIO Y DE NECESIDAD PARA DETERMINAR LA CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD EN LA CONTRATACIÓN RENOVACION SOPORTE TECNICO, ADMINISTRACION, ACTUALIZACION DEL LICENCIAMIENTO ALEPH500 Y METALIB -SFX 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER En desarrollo del Plan Estratégico Institucional que establece los elementos estratégicos para la proyección institucional hasta el año 2014 con visión 2020 donde el SENA se perfila como una entidad de clase mundial para beneficio de los colombianos. Para lograrlo se propone mejorar la calidad de la formación y obtener la certificación de Registro Calificado de los programas de Tecnólogos y especializaciones. En correspondencia con lo anterior, a los avances en las TIC y al aumento de bibliotecas automatizadas con disposición del Catálogo en línea (OPAC), desde el 2004 se concibió la automatización las bibliotecas físicas del SENA y el ingreso de sus colecciones al Sistema de Información Bibliográfico Aleph 500 para su consulta y recuperación desde el Catálogo Público del Sistema Bibliotecas SENA (SBS). Buscando el fortalecimiento del SBS se propuso integrar el catálogo bibliográfico de acceso público en línea, bases de datos comerciales, revistas electrónicas suscritas por la institución, depósitos digitales, servidores temáticos basados en Web y los recursos integrados en la base de datos del conocimiento de Ex Libris, fue así como en el 2008 se realizo la adquisición de una licencia del integrador de recursos electrónicos Metalib y SFX, lo cual ha permitido que los usuarios se beneficien de un fácil acceso a las colecciones digitales, obteniendo servicios adecuados, justo cuando lo necesitan y personalizando su ambiente para búsquedas más efectivas y productivas. LICENCIAS DEL SIBALEPH 500 DISPONIBLES DESDE EL SBS 60 licencias web: Acceso que permite consultar el catálogo Público y ofrece los servicios de circulación y préstamos. 70 GUI-staff, licencias que permite administrar la base de datos a través de sus diferentes módulos: administración, OPAC, catalogación, ítem, circulación y préstamo, publicaciones periódicas y adquisiciones) 5 Z Permite la comunicación con otros catálogos de bibliotecas para intercambiar información bibliográfica. Una (1) licencia de Metalib SFX, integrador de recursos digitales, que permite a los usuarios el acceso y búsqueda en todas las bases de datos y colecciones electrónicas disponibles en el SBS, obteniendo servicios adecuados justo cuando lo necesitan y personalizar su ambiente para búsqueda de información más efectiva y productiva desde la URL:

2 Reporte de estadísticas: Desde el Grupo staff de bibliotecas, están disponibles las estadísticas consolidadas nacionales del uso de las bases de datos, las cuales se encuentran asociados a los programas de formación. Igualmente las Bibliotecas que han ingresado sus colecciones al Sistema de información Bibliográfico pueden generar los siguientes reportes estadísticos: NOMBRE DEL REPORTE ALEPH 500 (Ejecución de reportes) CONSOLIDADOS NACIONALES Préstamos externos X X Consulta en salas X X Uso de recursos electrónicos Acceso a la página del SBS Acceso al staff * X X X El siguiente es el número de bibliotecas que se encuentran ingresando sus colecciones al SIBALEPH 500 y requieren soporte para sus procesos: AÑO TOTAL BIBLIOTECAS Los siguientes datos de acceso al sitio SBS, URL (Fecha de corte marzo15 de 2012) Sitio Sitio web SBS Metabuscador Staff TOTAL La contratación del servicio, permitirá al Sistema de Bibliotecas SENA (SBS) contar con la asesoría, soporte y actualizaciones que sean liberadas por la casa matriz Exlibris, lo cual garantizara la

3 optimización de los servicios de información en las bibliotecas físicas ubicadas en los Centros de Formación y la Biblioteca Digital. Esta contratación forma parte del desarrollo y sostenibilidad de la biblioteca digital, busca la integración y recuperación ágil y oportuna de los documentos electrónicos para la disponibilidad de la información a la comunidad de usuarios desde la URL: El soporte técnico consiste en operaciones técnicas de ingeniería como la revisión de procesos sobre la base de datos Oracle, incluye reinstalación y la instalación del Sistema Linux Red Hat As 4.7 a 32 Bits; la administración completa de la aplicación Metalib y SFX, así como el apoyo en la implementación de todas las funcionalidades que contiene el software, adaptándolas a los procesos internos de las bibliotecas del SENA, atendiendo las características propias del Sistema de Bibliotecas, para que la prestación de los servicios electrónicos de información sean de calidad. El mantenimiento del Sistema de Información Bibliográfico Aleph 500, consiste en las actividades permanentes que debe desarrollar el propietario del producto (Ex Libris Ltda.) para poner al servicio de los usuarios todas las mejoras y nuevas versiones del producto. Localmente, el mantenimiento no solo consiste en operaciones técnicas de ingeniería (Administración de la base de datos Oracle 10i, Administración de la aplicación ALEPH500 ), sino también el apoyo a la implementación de todas las funcionalidades que contiene el software, adaptándolas a los procesos internos de las bibliotecas que forman parte del Sistema de Bibliotecas SENA (SBS), atendiéndolas con profesionalismo y honestidad, prometiendo solo lo que podemos cumplir y entregar; respetando las características de cada biblioteca, para que el procedimiento de consulta de la información disponible sea visible desde el catálogo público y el servicio de préstamo se pueda realizar desde el modulo de circulación y préstamo, lo que permitirá servicios agiles, oportunos y de calidad. Teniendo en cuenta que los servicios mencionados tienen una vigencia anual, el SENA requiere contar con la renovación de este servicio con la empresa GRUPO SISTEMAS LOGICOS COLOMBIA S.A.S, que es proveedor exclusivo de los servicios en Colombia. El SENA ha contemplado la opción de tramitar vigencias futuras para garantizar el servicio permanentemente, en pro de obtener el ahorro en costos para la Entidad y disminución de trámites administrativos. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Renovación de los servicios de soporte técnico, asesoría, administración y actualización a las nuevas versiones que sean liberadas por EX LIBRIS del Sistema de Información Bibliográfico Aleph 500 y del integrador de recursos electrónicos Metalib y SFX, enmarcado en el proyecto Biblioteca Digital.

4 2.1. Plazo El plazo de ejecución del Contrato será de cuatro (4) meses contados a partir de la firma del Acta de Inicio suscrita por las partes, sin que exceda el 10 de diciembre de Valor y Forma de Pago El valor del contrato será de CIENTO SESENTA Y DOS MILLONES CUATROCIENTOS TREINTA Y UN MIL NOVECIENTOS OCHENTA Y DOS PESOS ($ ,oo) M/CTE incluido IVA. Este valor genera un 4*1000 de Seiscientos Cuarenta y Nueve Mil Setecientos Veintiocho Pesos ($ ) M/Cte. El anterior valor, se cancelará de la siguiente manera: El 80% del valor total del contrato, a la entrega del informe de la actualización de la última versión de ALEPH500, en el servidor dedicado del SENA, y certificación de cumplimiento expedida por parte del supervisor El 30%, del valor total del contrato, previa certificación de recibo a satisfacción de la actualización del sistema Metalib-SFX a PRIMO, cumplimiento de todas las obligaciones, incluyendo la capacitación sobre los aplicativos, y certificación expedida por parte del Supervisor del Contrato Supervisión del Contrato La supervisión del contrato será ejercida por el Director de Formación Profesional ó por quien este delegue por escrito, quien actuará de conformidad con el artículo 4 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y lo previsto en la Resolución 965 del 17 de mayo de 2012, expedida por el Director General del SENA Lugar de Ejecución La ejecución del contrato tendrá lugar en las instalaciones del SENA Dirección General (Calle 57 No. 8 69), Bogotá, D.C Colombia. 3. OBLIGACIONES DE LAS PARTES 3.1 Del Contratista El CONTRATISTA se obliga para con el SENA a: Ejecutar el objeto del presente contrato en los plazos establecidos, bajo las condiciones técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes y de acuerdo con su propuesta.

5 Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social, salud y pensiones y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1703 de 2002, Decreto 510 de 05 de marzo de 2003, la Ley 789 de 2002, Ley 828 de 2003 y demás que las adicionen, complementen o modifiquen. Cuando el Supervisor del contrato lo solicite, en cualquier tiempo y durante la ejecución del mismo, allegar certificación expedida por el Revisor Fiscal o Representante Legal, según sea el caso, según lo contratado en el artículo 50 de la Ley 789 del 27 de diciembre de 2002 y demás normas concordantes. Atención a solicitudes y dedicación a verificar el funcionamiento del sistema en forma remota desde las instalaciones del GRUPO SISTEMAS LOGICOS COLOMBIA S.A.S en los horarios ordinario de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. de lunes a viernes y en horario extraordinario cuando se requiera. Prestar el servicio de asesoría y administración de los aplicativos Aleph 500 y Metalib-SFX de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. a través de correo electrónico, vía telefónica, chat, Skype y/o en sitio, en coordinación con el ingeniero encargado de la administración de los sistemas. Notificar al SENA la disponibilidad de nuevas versiones de los aplicativos Aleph 500 y Metalib- SFX, generadas por la casa matriz ExLibris e informar por escrito los requerimientos técnicos requeridos para las actualizaciones. Implementar la solución de Descubrimiento y Entrega en la Nube de Cómputo, como parte del servicio de actualización de los sistemas Metalib-SFX y configuración del Sistema Linux Red Hat As 4.7 a 32 Bits. Desarrollar en sitio las actividades relacionadas con la Administración del Sistema Aleph 500, configuración, revisión de los privilegios de los usuarios Staff, trabajar conjuntamente con el personal del SENA vinculado a las Bibliotecas, para la configuración del sitio WEB para garantizar el correcto funcionamiento de consulta para usuarios. Respaldos o Backups diarios, semanales y mensuales de la configuración de los conjuntos rápidos, bases de datos suscritas por el SENA y las revistas electrónicas contratadas, de acuerdo con la personalización del sistema, que serán guardadas en un servidor de backups que el SENA destine. Full Backups: Realizar trimestralmente backups del aplicativo METALIB Y SFX Oracle (Base de datos del Conocimiento) y del sistema operativo. Realizar procedimientos para el mantenimiento correctivo y preventivo del sistema luego de realizar los backups, el cual consiste en realizar copias de seguridad de la configuración del escenario de Metalib y SFX creado para los recursos electrónicos del SENA. Realización de asesorías al personal de las bibliotecas para la divulgación y uso del integrador de recursos (SFX) teniendo en cuenta las políticas institucionales de los procesos de cada biblioteca. Lo anterior, aprovechando el conocimiento que tienen los ingenieros de soporte del GRUPO SISTEMAS LOGICOS COLOMBIA S.A.S en la implementación de las soluciones en las bibliotecas.

6 Realizar capacitación virtual y presencial a mínimo veinte (20) bibliotecarios, sobre la actualización de los sistemas, de acuerdo al cronograma establecido por el equipo de gestión del Sistema de Bibliotecas SENA (SBS). Llevar a cabo la capacitación a dos (2) ingenieros designados por la Oficina de Sistemas, en la administración de los aplicativos del Sistema de Bibliotecas del SENA Llevar a cabo reuniones quincenales de seguimiento para coordinar los servicios de asesoría, soporte técnico, administración y actualización de los sistemas Entregar al SENA los manuales, tutoriales y demás material que inviten y faciliten al usuario el conocimiento y uso adecuado del integrador. Las demás obligaciones que sean del carácter de la prestación de los servicios contratados como resultado de la presente invitación a Cotizar 3.2 Del SENA Para el caso de la actualización de los aplicativos, proveer una conexión segura y estable desde el servidor dedicado donde quede instalada la versión 21 actualizada de Aleph 500 y la integración con la actualización de Metalib y SFX a PRIMO-BX, verificando espacio en disco, memoria y procesador, de acuerdo al requerimiento de la casa matriz Ex libris. Designar a la persona responsable de la coordinación de las actividades relacionadas para mantener en correcto funcionamiento los sistemas en el SENA, lo cual incluye el apoyo de la oficina de sistemas, para las actividades de respaldo de backups y disponibilidad de acceso al servidor. 4. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN El objeto que se requiere contratar corresponde a un contrato de compraventa, que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, el inciso 2º del artículo 1º del Decreto 2209 de 1998, el literal g) del numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, el articulo de la Sección I del Capítulo IV y el numeral 2 del artículo de la Subsección IV de la Sección II del Decreto 734 de 2012 se celebrará según la modalidad de CONTRATACIÓN DIRECTA. GRUPO SISTEMAS LOGICOS COLOMBIA S.A.S, manifiesta en la propuesta su condición de representante exclusivo en Colombia de la casa matriz ExLibris, la cual se encuentra ubicada en Israel y su representación en América Latina en México.

7 4.1 Justificación del factor de selección Por tratarse de una persona jurídica que provee los bienes y, por ser de acuerdo con la ley, nuestro proveedor exclusivo, se atenderá la modalidad de contratación directa. Por tanto no hay factores de selección a aplicar. 5. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Para establecer el valor del contrato a celebrar y/o valor estimado del proceso de selección se optó por solicitar pre cotización al proveedor exclusivo de los servicios, es decir al GRUPO SISTEMAS LOGICOS COLOMBIA S.A.S, por parte de la Dirección de Formación Profesional, obteniendo como resultado: El proveedor aclara que el costo total del servicio para ALEPH, se calcula teniendo en cuenta la totalidad de licencias instaladas al momento de celebrarse el contrato. 5.1 Presupuesto Oficial Con fundamento en lo anterior, el presupuesto oficial de la presente contratación será de CIENTO SESENTA Y DOS MILLONES CUATROCIENTOS TREINTA Y UN MIL NOVECIENTOS OCHOCIENTA Y DOS PESOS ($ ,oo) M/CTE incluido el IVA, con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 23 de Julio de 2012, expedido por el Grupo de Presupuesto del SENA. 6. ANÁLISIS DEL RIESGO DE LA CONTRATACIÓN Y EN CONSECUENCIA EL NIVEL Y EXTENSIÓN DE LOS RIESGOS QUE DEBEN SER AMPARADOS POR EL CONTRATISTA Pese a lo establecido en el Parágrafo 3 del Artículo Sección I Capítulo IV del decreto 734 de 2012, en previsión del riesgo que puede generar este servicio para la Entidad, tal como un incumplimiento de las obligaciones adquiridas por el proveedor frente al SENA, o una eventual liquidación, el contratista se compromete a constituir a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, una garantía única que avalará el cumplimiento de las

8 obligaciones surgidas del contrato; ésta debe ser expedida por una compañía de seguros establecida legalmente en Colombia. Por tanto los amparos a incluir son: a) De Cumplimiento: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del Contrato, con una vigencia igual al término de duración del mismo y cuatro (4) meses más. b) De Calidad del Servicio: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del Contrato, con una vigencia igual al término de duración del mismo y cuatro (4) meses más. Dado en Bogotá D. C., a los, (Original firmado) GERMAN ALBERTO CHAVES CORREAL Director de Formación Profesional Integral Vo.Bo. Francisco Luis Bedoya Quintero Coordinador Grupo Redes de Conocimiento y Formación Integral Vo.Bo. Yecid E. Rodríguez Bello Jefe Oficina de Sistemas Elaboró: Martha Luz Gutierrez / Nubia Becerra M. Sistema Bibliotecas SENA / Oficina de Sistemas Revisó: Heidy A. Garcia B. Oficina de Sistemas Oficina de Sistemas