TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN HUMANA

Transcripción

1 Código: SI FR Versión: Segunda Página 1 de 16 Código Series Subseries y Tipos Documentales D S SB AG AC CT E D S ACTAS Actas de Reunión Reunión Personal área Oficina Asesora Jurídica y Gestión Humana 2 8 X Cumplido el tiempo de retención y en el Archivo de Gestión y Archivo Central eliminar. NOTA: El procedimiento de eliminación debe realizarse por picado, posteriormente se reciclará.

2 Código: SI FR Versión: Segunda Página 2 de 16 Disposición Código Series Subseries y Final Tipos Documentales D S SB AG AC CT E D S COMUNICACIONES OFICIALES Comunicaciones Internas 2 3 X Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, proceder a eliminar, esta documentación se puede recuperar en otras unidades documentales como el registro de comunicaciones oficiales que se conservan por un mayor plazo en medio electrónico. Nota: El procedimiento de eliminación debe realizarse por picado, posteriormente se reciclará

3 Código: SI FR Versión: Segunda Página 3 de 16 Código Series Subseries y Tipos D S SB Documentales AG AC CT E D S COMUNICACIONES OFICIALES Solicitudes Solicitudes Respuestas 2 18 X Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, realizar muestreo por polos de interés de las comunicaciones cuyo contenido aporten información para la ciencia, la cultura, la historia e investigaciones relacionadas con el Hospital. Transferir estas muestras al Archivo Histórico, las demás unidades documentales proceder a eliminarlas.

4 Código: SI FR Versión: Segunda Página 4 de 16 Código Series Subseries y Tipos Documentales D S SB AG AC CT E D S HISTORIAS Historias Laborales Resolución de nombramiento Comunicación notificando el Nombramiento Fotocopia de Documento de Identificación Registro Civil del Empleado Fotocopia de Libreta Militar 2 98 X El tiempo de conservación en el Archivo Central inicia a partir del retiro o desvinculación del empleado. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, seleccionar una muestra por polos de interés, donde las historias laborales pertenecientes a Gerentes, Subgerentes de áreas, etc. Que hayan sido destacados por su gestión en El Hospital y en el medio serán transferidas al Archivo Histórico para su conservación permanente. NOTA: El procedimiento de eliminación debe realizarse por picado, posteriormente se reciclará.

5 Código: SI FR Versión: Segunda Página 5 de 16 Código Series Subseries y Tipos Documentales D S SB AG AC CT E D S HISTORIAS Historias Laborales Resolución de nombramiento Comunicación notificando el Nombramiento Fotocopia de Documento de Identificación Registro Civil del Empleado Fotocopia de Libreta Militar 2 98 X El tiempo de conservación en el Archivo Central inicia a partir del retiro o desvinculación del empleado. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, seleccionar una muestra por polos de interés, donde las historias laborales pertenecientes a Gerentes, Subgerentes de áreas, etc. Que hayan sido destacados por su gestión en El Hospital y en el medio serán transferidas al Archivo Histórico para su conservación permanente. NOTA: El procedimiento de eliminación debe realizarse por picado, posteriormente se reciclará.

6 Código: SI FR Versión: Segunda Página 6 de 16 Código en Series Subseries y años Tipos Documentales D S SB AG AC CT E D S HISTORIAS Historias Laborales Hoja de vida (Formato Único Función Pública diligenciado con foto) Soportes Documentales Estudio y Experiencia Acta de posesión Fotocopia del Pasado Judicial Certificados de Antecedentes Disciplinarios Declaración de bienes y rentas Certificado de aptitud laboral Procedimientos Transferencias u 2 98 X El tiempo de conservación en el Archivo Central inicia a partir del retiro o desvinculación del empleado. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, seleccionar una muestra por polos de interés, donde las historias laborales pertenecientes a Gerentes, Subgerentes de áreas, etc. Que hayan sido destacados por su gestión en El Hospital y en el medio serán transferidas al Archivo Histórico para su conservación permanente.

7 Código: SI FR Versión: Segunda Página 7 de 16 Código Series Subseries y Tipos Documentales D S SB AG AC CT E D S HISTORIAS Historias Laborales (examen médico de ingreso) Afiliación EPS ARP Afiliación Pensión Afiliación Cesantías, cajas de compensación Actos administrativos que Señalan situaciones admivas del funcionario Resoluciones vacaciones,, licencias, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales Procedimientos Transferencias u 2 98 X El tiempo de cons ervación en el Archivo Central inicia a partir del retiro o desvinculación del empleado. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, seleccionar una muestra por polos de interés, donde las historias laborales pertenecientes a Gerentes, Subgerentes de áreas, etc. Que hayan sido destacados por su gestión en El Hospital y en el medio serán transferidas al Archivo Histórico para su conservación permanente.

8 Código: SI FR Versión: Segunda Página 8 de 16 Código Series Subseries y Tipos Documentales D S SB AG AC CT E D S HISTORIAS Historias Laborales (bonos Pensionales.) Pago de prestaciones, Inscripción en carrera administrativa Evaluación de desempeño Embargos Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad Supresión del cargo Insubsistencias Procedimientos Transferencias u 2 98 X El tiempo de conservación en el Archivo Central inicia a partir del retiro o desvinculación del empleado. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, seleccionar una muestra por polos de interés, donde las historias laborales pertenecientes a Gerentes, Subgerentes de áreas, etc. Que hayan sido destacados por su gestión en El Hospital y en el medio serán transferidas al Archivo Histórico para su conservación permanente.

9 Código: SI FR Versión: Segunda Página 9 de 16 Código Series Subseries y Tipos Documentales D S SB AG AC CT E D S HISTORIAS Historias Laborales Destitución Aceptación de renuncia al cargo Liquidación del contrato Incorporación a otra entidad Proceso de liquidación de Prestaciones Sociales Anticipo de Cesantías Cesantías definitivas Procedimientos Transferencias u 2 98 X El tiempo de conservación en el Archivo Central inicia a partir del retiro o desvinculación del empleado. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, seleccionar una muestra por polos de interés, donde las historias laborales pertenecientes a Gerentes, Subgerentes de áreas, etc. Que hayan sido destacados por su gestión en El Hospital serán transferidas al Archivo Histórico para su conservación permanente.

10 Código: SI FR Versión: Segunda Página 10 de 16 Código Series Subseries y Tipos D S SB Documentales AG AC CT E D S MANUALES Manual de Funciones y competencias Laborales MANUALES Manual de Inducción y Reinducción 2 8 X A partir de su actualización y cumplidos los tiempos de retención en los Archivos de Gestión y Archivo Central eliminar el original se conserva en la Resolución de aprobación que se conserva permanente. 1 3 X A partir de su actualización y transcurrido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central se elimina ya que se tuvo en cuenta el anterior para su actualización.

11 Código: SI FR Versión: Segunda Página 11 de 16 Código Series Subseries y Tipos D S SB Documentales AG AC CT E D S PLANES Plan de Capacitación Cronograma Listado de asistentes Temática Evaluación 2 3 X Cumplidos los tiempos de retención en el archivo de Gestión y Archivo Central, tómese una muestra por polo de interés de los programas más representativos y transferir al archivo histórico para la conservación permanente.

12 Código: SI FR Versión: Segunda Página 12 de 16 Código Series Subseries y Tipos D S SB Documentales AG AC CT E D S PROCESOS Procesos Disciplinarios Queja Auto de apertura Orden de pruebas cierre Versión libre Declaraciones de testigos Notificaciones Recursos de reposición y/o apelación Informes de pruebas Comunicaciones 2 8 X Después del fallo de segunda instancia y una vez cumplidos los tiempos de retención en los archivos de gestión y central seleccionar un muestreo por polo de interés de los procesos disciplinarios más representativos para transferir al Archivo histórico, los demás proceder a eliminar, ya que de éstas actuaciones se envían registro a la Procuraduría. Nota: El procedimiento de eliminación debe realizarse por picado, posteriormente se reciclará

13 Código: SI FR Versión: Segunda Página 13 de 16 Código Series Subseries y Tipos D S SB Documentales AG AC CT E D S PROCESOS Procesos de Elección Resolución de Convocatoria Listado de los empleados Registro de votantes Resolución de nombramiento 2 8 X Cumplido los tiempos de retención del Archivo de Gestión y Archivo Central, se hace un muestreo por polo de interés y se transfiere al Archivo Histórico para su conservación permanente. Nota: La resolución original reposa en la serie respectiva y copia de ella en la historia laboral de los empleados seleccionados, se envía la información al Ministerio de la Protección Social y a la Comisión del servicio Civil

14 Código: SI FR Versión: Segunda Página 14 de 16 Código Series Subseries y Tipos D S SB Documentales AG AC CT E D S PROCESOS Procesos de Selección de Personal Convocatoria Inscripciones Entrevista Selección Nombramiento 2 3 X Cumplidos los tiempos de retención del Archivo de Gestión y Archivo Central, se toma muestra por polo de interés y se transfiere al Archivo Histórico, los demás proceder a eliminarse.

15 Código: SI FR Versión: Segunda Página 15 de 16 Código Series Subseries y Tipos D S SB Documentales AG AC CT E D S PROGRAMAS Programas de Bienestar Social Asistencias Soportes de Acuerdo a la Actividad Plan de Incentivos 2 3 X Cumplidos los tiempos de retención en los archivos de gestión y central se eliminan, queda constancia en el Plan de Acción de la en el Plan de Desarrollo que se conserva permanente.

16 Código: SI FR Versión: Segunda Página 16 de 16 Código Series Subseries y Tipos D S SB Documentales AG AC CT E D S PROGRAMAS Programas de Capacitación Justificaciones Asistencias Copias de Certificaciones 2 3 X Cumplidos los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Archivo Central, seleccionar muestra por polo de interés y transferir al Archivo Histórico para su conservación permanente.