Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Inversiones

Transcripción

1 Rectoría Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Inversiones INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL FORMULARIO DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIÓN INTRODUCCIÓN El Formulario de Seguimiento a Proyectos de Inversión nace como una necesidad de dar cumplimiento a aspectos como: Manual de Operaciones del Banco de Proyectos de Inversiones BPUV, en el cual está contemplada la etapa 3.5 Ejecución y Seguimiento: como medida de seguimiento y control por parte de las directivas, las dependencias ejecutoras reportan un informe de avance. Documento: Plan de Mejoramiento según Auditoria con Enfoque Integral, Modalidad Regular de la Contraloría Departamental, suscrito por la Universidad del Valle, está incluida la siguiente acción correctiva: Diseñar e implementar un formato para seguimiento de proyectos de inversión. Solicitud del Rector de conocer el estado de avance en la ejecución del Plan de Inversiones para apoyar decisiones de inversión que presente al Consejo Superior. Este Formulario de Seguimiento contiene los hitos (un hito es una forma de conocer el avance del proyecto y constituye un trabajo de duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto del proceso de ejecución) como son: Diseño, Contratación, Ejecución y Entrega. Etapa de Diseño: Inicia con el trámite del Certificado de Disponibilidad de acuerdo con la información de la imputación presupuestal enviada por la OPDI. Incluye la elaboración y aprobación de pliegos. Etapa de Contratación: Rige a partir de la apertura del proceso y va hasta la legalización del contrato. Tiene Registro de Disponibilidad Presupuestal. Etapa de Ejecución: Va desde la firma del acta de inicio del contrato hasta la Orden de Pago. Etapa de Entrega: hace referencia al momento en que el bien, servicio u obra ha sido recibida a satisfacción por el usuario y el interventor y que el contrato fue pagado y liquidado. La periodicidad del informe será mensual, por tanto por las Unidades Ejecutoras deben remitirlo en el transcurso de los primeros 5 días hábiles posteriores a la fecha de cierre que será el último día de cada mes. Con dicha información, la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional procederá a realizar la revisión y solicitar las aclaraciones del caso para consolidar un solo informe que será entregado al Rector.

2 La Unidad Ejecutora debe diligenciar dos formatos: uno para recursos del balance y otro para el Plan de Inversiones El Formulario de Seguimiento a Proyectos de Inversión es un archivo en formato Excel compuesto por cuatro (4) hojas de cálculo: Formulario Informe 1 Informe 2 Informe 3 Validación Las hojas Informe 1, Informe 2 y Validación son de uso exclusivo de la OPDI y no deben ser manipuladas ni eliminadas del archivo. Por su parte, la hoja Formulario está compuesta por seis (6) bloques de información: o Identificación del proyecto o Información Presupuestal o Etapa Diseño o Etapa Contratación o Etapa Ejecución o Etapa Entrega En cada bloque, la UE debe registrar la información que corresponda a cada intervención de acuerdo con el estado en que se encuentre el proceso contractual programado. Asimismo es importante tener en cuenta que la información diligenciada no se hace por proyecto sino por objeto contractual programado, en consideración a que un proyecto puede contener uno o varios objetos contractuales. Las fechas se deben diligenciar con el formato DD/MM/AA.

3 CÓMO DILIGENCIAR EL FORMULARIO? La Hoja Formulario contiene 6 bloques de información: Bloque 1: Identificación del Proyecto Este bloque contiene 4 columnas. Centro de Información: la Unidad Ejecutora debe seleccionar de la lista desplegable la opción que corresponda. La información de las columnas Proyecto, Intervenciones y Unidad Ejecutora se cargará automáticamente con datos que previamente la Oficina de Planeación ha alimentado los cuales provienen de los proyectos a los cuales se les ha dado viabilidad de iniciar según disponibilidad presupuestal, mediante el envío a la UE de la información correspondiente a la imputación presupuestal. Teniendo en cuenta que un proyecto puede tener varias intervenciones, éstas serán diferenciadas con letras en orden alfabético a continuación del número del CI. Ejemplo: Para el caso del proyecto Plan de Recuperación y Sostenibilidad de la planta Física, los datos del formulario aparecerán así: A, B.

4 Bloque 2: Información Presupuestal En este bloque se debe ingresar información en las columnas: Detalle del Objeto Contractual Programado (que corresponde a la misma información contenida en el pliego de condiciones) y Presupuesto del Objeto Contractual Programado. En la columna Subgrupo de Inversión, la Unidad Ejecutora debe seleccionar de la lista desplegable la opción que corresponda de acuerdo con el objeto contractual programado y con la imputación presupuestal enviada por la OPDI. La información de la columna: Fecha envío disponibilidad, está cargada en el archivo original enviado por la OPDI y corresponde a la fecha en que se remitió la imputación presupuestal para iniciar el trámite de ejecución, de acuerdo a disponibilidad de recursos en caja.

5 Bloque 3. Etapa Diseño Esta etapa va desde la elaboración del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, con la imputación remitida por la OPDI y finaliza en el momento en que el pliego está publicado. Teniendo en cuenta que es la primer parte del proceso, se deben informar las causas por las cuáles un objeto contractual se mantiene en esta etapa y no es posible su contratación; para ello la Unidad Ejecutora seleccionará de la lista desplegable la opción que corresponda: o Incumplimiento de requisitos mínimos exigidos por el BPUV, o El proyecto técnicamente no está maduro, o Pliegos en elaboración y revisión, o Reproceso por usuario, o Reproceso por declaración desierta, o Proyecto adicionado al Plan Inicial de Inversiones, o Ninguna de las anteriores, en cuyo caso debe explicar la situación en la columna Observaciones. La información de las columnas: Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Monto y se diligencian manualmente.

6 Bloque 4. Etapa Contratación Cuenta a partir del momento en que abre el proceso mediante la publicación del pliego o el envío de las invitaciones a los proponentes y va hasta la legalización del contrato. En este bloque, se ingresa de manera manual la información en las columnas Monto, Fecha de Apertura del proceso, Fecha de Cierre del proceso y Observaciones. En las columnas Modalidad de Contratación y Estado se debe seleccionar de la lista desplegable la opción que corresponda: o Modalidad de Contratación: Licitación pública, Solicitud de Oferta, Contratación Directa o Estado: Invitaciones publicadas o remitidas a proponentes, Informe de evaluación publicado, Informe de evaluación en firme, Adjudicado, Contrato firmado, Contrato Legalizado.

7 Bloque 5. Etapa Ejecución En la Etapa Ejecución, se debe ingresar manual la información en las columnas: No. de contrato u orden contractual, Monto, Fecha de inicio del contrato, Plazo (es importante indicar que el plazo es determinado por el pliego de acuerdo con las características del objeto contractual programado, y que el valor introducido se representa en días calendario, es decir incluye domingos y días festivos) y Registro de Disponibilidad Presupuestal. En la columna Estado, se debe seleccionar de la lista desplegable la opción que corresponda de acuerdo con el momento en que se encuentre el contrato: o Iniciado o Terminado o Suspendido o Incumplimiento del contratista o Reiniciado o Ninguno de las anteriores, en cuyo caso debe explicar en la columna Observaciones.

8 Bloque 6. Etapa Entrega La Unidad Ejecutora debe ingresar de forma manual la información en las columnas Monto y Fecha real de entrega; la información de la columna Fecha prevista de la entrega se cargará automáticamente ya que se encuentra vinculada con las columnas Fecha de inicio del contrato y Plazo, reportadas en la Etapa Ejecución. Por último se encuentra la columna saldo la cual arroja información automática ya que es el resultado de la resta del valor programado en la etapa de información presupuestal y el monto reportado en la etapa entrega.