Banner UC Preparémonos para el Desafío. Vicerrector Académico

Transcripción

1 Banner UC Preparémonos para el Desafío Vicerrector Académico

2 Un poco de historia Proyecto nace en respuesta al Plan de Desarrollo Para mejorar nuestra eficiencia y eficacia en la gestión académica Estudiantil. Se evaluaron distintas alternativas de software disponibles en el mercado global. En 2011, se decide la compra de Banner presente en más de 2600 universidades en el mundo. Este proyecto reporta a un Directorio presidido por el VRA y el VREG Se conforma un equipo con destacados profesionales de la VRA y de la DI.

3 La implementación de esta nueva plataforma es parte de la evolución necesaria de los actuales sistemas. Involucra procesos y procedimientos utilizados por estudiantes, profesores y profesionales de la UC en el área docente estudiantil.

4 Equipo de Proyecto

5 Áreas que Interactúan Dirección Superior Equipo de Proyecto Admisión y Registros Matricula y Beneficios Dirección de Docencia Asuntos Estudiantiles Postgrado Desarrollo Académico Análisis Institucional Informática Configuración Gestión Cambio Adaptación Migración Integración Portal Luminis Infraestructura Reportes Unidades Académicas Estudiantes Profesores En total 38 personas

6 INFORMACIÓN PARA LAS UA INFORMACIÓN DE LAS UA Primera Fase ( ) SISTEMAS QUE PERMANECEN HISTORIAL ACAD. PLATAFORMA BANNER CATÁLOGO DE CURSOS SIBUC (ALEPH) SAKAI PREI ADMISIÓN MATRÍCULA BENEFICIOS PROGR. ACADÉMICA INSCRIP. DE CURSOS INGRESO NOTA FINAL EVALUACIÓN DOCENTE SEGUIMIENTO CURRICULAR CARPETA DEL ALUMNO REPORTES MI PORTAL UC

7 Principales Procesos UC Involucrados en esta Primera Fase Catálogo de Cursos y Programación Académica Semestral Registro Nota Final por parte del Profesor Registro Historia Académica del Estudiante Aplicación Encuesta de Calidad Docente Inscripción de Asignaturas en tiempo real

8 Todo esto apoyado por Diversos reportes de gestión según proceso Carpeta electrónica del alumno para directivos docentes

9 Carpeta del Alumno

10 Principales Hitos del Proyecto A comienzos de año, se finalizó la configuración de los principales procesos académicos de la universidad. Se inició un completo plan de pruebas de la configuración que se concluyó en el mes de mayo. Se iniciaron pruebas de las interfaces entre Banner y los sistemas que permanecen en la UC Se migraron y probaron los registros históricos de la UC Se han desarrollado adaptaciones requeridas por la UC

11 Principales Hitos del Proyecto Se han analizado los principales beneficios e impactos de la implementación en las UA y centrales Se ha trabajado en la redacción de manuales de procesos según usuarios Se han definido más de 90 reportes para apoyar la gestión Se conformó la comisión VRA Estudiantes en Mayo 2014 Se concordó el mecanismo de inscripción de cursos

12 Comisión VRA - Estudiantes

13 Comisión VRA Estudiantes Reunión ampliada con Consejeros Académicos, territoriales y presidentes de Centro de alumnos. Comisión presidida por el Vicerrector Académico Conformada por Consejero Superior y Representantes Estudiantiles. Sesionó en 6 oportunidades: Fórmula de Prioridad Académica Modelo de Inscripción de Cursos Opciones de discriminación positiva Carpeta del alumno Gestión de Cambio y Comunicaciones

14 Fórmula de Prioridad Académica Es una fórmula lineal a diferencia de la actual Utiliza las mismas variables Distribuye armónicamente los pesos del AVA, CRA y PPA. La PB se estandariza por carrera para hacerlo comparable entre alumnos.

15 Modelo de Inscripción de Cursos Se analizaron distintos modelos de inscripción. Se consideró la nueva fórmula de prioridad para la definición de grupos de acceso. Se realizaron distintas simulaciones y comparaciones Asociadas al sistema de prioridad Resultados de Pucmático Nuevos modelos de inscripción Se converge a un modelo que reduce las diferencias de % de cursos aceptados entre el primer y el último grupo de inscripción

16 Principales Preocupaciones Abordadas Horarios de inscripción de cursos Disponibilidad de conexión Grupos de Inscripción Capacidad de reacción de las unidades Topes de Horario L-V de 8:00 a 20:00 Cada grupo tendrá dos horas para inscribir Se habilitarán computadores en todos los campus. Sólo requiere conexión a internet Se inscribirá en tres etapas (días) Primer día hasta 30 cr. Para priorizar inscripción UA podrán hacer ajustes durante 2 días. Contarán con reportes de gestión. 1era inscripción no chequeará tope de horario. Se analizará el resultado de esta medida.

17 Proceso de Ajusta a la Programación Académica por parte de las UAs Modelo de Inscripción de Cursos Bloque Día 1 Día 2 Día 3 y 4 Día 5 08:30 10:30 Grupo 1 Grupo 1 Grupo 10 09:30 11:30 Grupo 2 Grupo 2 Grupo 9 10:30 12:30 Grupo 3 Grupo 3 Grupo 8 11:30 13:30 Grupo 4 Grupo 4 Grupo 7 12:30 14:30 Grupo 5 Grupo 5 Grupo 6 13:30 15:30 Grupo 6 Grupo 6 Grupo 5 14:30 16:30 Grupo 7 Grupo 7 Grupo 4 15:30 17:30 Grupo 8 Grupo 8 Grupo 3 16:30 18:30 Grupo 9 Grupo 9 Grupo 2 17:30 19:30 Grupo 10 Grupo 10 Grupo 1 2 hrs. y aprox alumnos conectados Max. 30 cr. Max. 60 cr.

18 Gestión de Cambio y Comunicación

19 Acciones de Comunicación Se han definido distintas campañas según etapa de implementación del proyecto para diferentes usuarios. Reuniones de trabajo con directivos de las unidades académicas y sus equipos. Presentaciones en distintas instancias con representantes estudiantiles. Entrevistas en radio y visión UC. Sitio web abierto a la comunidad con información de la implementación.

20 Acciones de Comunicación Próximas Acciones: Pruebas de procesos con usuarios claves (muestra de UA y estudiantes) Difusión de actividades de capacitación Entregar, a través de las UA, información específica a estudiantes del proceso de inscripción de cursos y su funcionamiento. Trabajar con los académicos, a través de las UA, como opera el nuevo sistema de ingreso de nota final.

21 Programa de Capacitación Unidades Académicas Capacitaciones presenciales para usuarios a cargo de los temas docentes en las UA. Según procesos Cinco tardes de dedicación Basados en ejercicios prácticos A partir del 23 de marzo 2015 Contarán con soporte directo de los miembros del equipo de proyecto.

22 Programa de Capacitación Estudiantes: Enfocados en la inscripción de cursos y su preparación previa. Sesión abierta convocadas por la VRA para informar el nuevo proceso. Videos tutoriales en internet y material impreso y/o descargable. Ayudantes entrenados en las salas de computación. Estas actividades se concentrarán en los meses de mayo y junio.

23 Programa de Capacitación Profesores: Enfocados en enseñar el nuevo sistema de acta de notas finales. Se realizaran sesiones abiertas en los distintos campus. Se dispondrá de videos tutoriales y distintos formatos de material impreso. Mesa de ayuda especializada para soporte Estas actividades se iniciarán en el mes de mayo

24 Gestión de Cambio Contamos con ustedes para liderar este importante desafío institucional en sus facultades. A través de sus equipos es posible involucrar a sus profesores y estudiantes. Participar en pruebas de usuario para identificar situaciones no previstas. Participar activamente de las capacitaciones y retroalimentar al equipo de proyecto en forma frecuente.

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