FACTURAS FACTURAS RECURRENTES NUEVA FACTURA RECURRENTE

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1 FACTURAS FACTURAS RECURRENTES NUEVA FACTURA RECURRENTE Qué es una Factura Frecuente? Es una factura que de forma recurrente tienen que facturar por el mismo concepto, permitiendo a los Usuarios realizar facturas de forma automática. Como por ejemplo los consultores que mes a mes tienen que pasar la factura por honorarios por el mismo valor, o aquellos que prestan servicios de mantenimiento, donde de igual manera deben presentar una factura de mantenimiento mes a mes. Cómo crear una Factura Frecuente? Para crear una factura recurrente se ingresa en la ruta: Facturas Facturas recurrentes Nueva factura recurrente. Al ingresar a esta opción el sistema te habilita la siguiente información para crear la factura recurrente.

2 1: Numero de factura de venta base para crear recurrencia: En esta opción el sistema permitirá crear el modelo de factura recurrente basado en (1) una factura existente, para lo cual permite seleccionar la factura. Numero de factura: Asignar el número de factura ya creado. Descripción: Asignar nombre para identificar el modelo de recurrencia. 2: Crear nuevo modelo para factura recurrente: Crear un modelo nuevo Descripción: Asignar nombre para identificar el modelo de recurrencia. Una vez asigando el modelo a crear, le das guardar y te lleva a la siguiente ventana.

3 Para elaborar la factura recurrente será necesario diligenciar los datos: 1. Descripción: Corresponde a la descripción de la factura recurrente con la cual se podrá identificar claramente. 2. Fecha de inicio: se indicara qué día se van a generar las primeras facturas de esta serie. 3. Forma de pago: Por defecto todas las facturas recurrentes tendrán forma de pago crédito, esto debido a que con la recurrencia no se puede controlar la fecha de pago de contado. 4. Frecuencia: Indica la frecuencia con la cual se puede generar una factura, diaria, mensual, trimestral, etc.

4 5. Numero de cuotas: Corresponde al número de cuotas en las cuales se genera la cuenta por cobrar. 6. Veces a repetir: relacionar cuantas veces se va a enviar la factura, depende de la frecuencia que se tomó, ejemplo; si fue mensual y deseo que sea cada mes le indico que se va a repetir 12 veces, y el sistema la enviara cada mes. 7. Periodo de cuotas: Corresponde a la periodicidad con la cual se debe generar cada cuota como puede ser cada 7 días, 14 días, cada mes, etc. Y con la cual se va a generar la cuenta por cobrar. 8. Activos: Esta marcación nos indica si la factura frecuente está habilitada para utilizar. 9. Enviar factura por mail automáticamente: Al seleccionar esta opción el sistema además de guardar la factura y actualizar toda la información necesaria, también enviará al contacto del cliente la factura a través de correo electrónico. 10. Tipo: Permite seleccionar el tipo de factura que se desea elaborar, ejemplo: Factura Bogotá Factura Cali. 11. Cliente: Permite relacionar el cliente al que se le contabilizara o enviara la factura. 12. Contacto: Se selecciona o adiciona el contacto del cliente a la cual se enviará la factura. 13. Vendedor: corresponde a la fecha de registro de la factura. 14. Detalle de la factura: En esta sección se adicionan todos y cada uno de los ítem, productos o servicios que se deseen facturar. Para eso el sistema sugiere el valor definido en el catálogo de productos con la posibilidad de modificarlo, permite la captura de cantidades, listas de valores y porcentaje de descuento así como el impuesto de cargo y descuento que se aplicara al producto o servicio. 15. Sección de totales: En esta sección se visualiza el total bruto de los ítems facturados, así como total IVA, total descuentos y valor neto a pagar.

5 16. Formas de pago: En este campo el sistema sugiere las formas de pago con las que se cancelara la factura el cliente. 17. Observaciones: En este campo se registraran los comentarios adicionales que se deseen incluir en la factura. 18. Adjuntos: aquí se podrán incluir documentos o imágenes que estarán adjuntas en el envió de la factura al cliente. Al terminar de definir los datos de la factura, se guarda el modelo y ya aparece habilitada. Para ver el modelo en la ruta: Facturas Facturas recurrentes. Para consultar, actualizar o inactivar el modelo creado, puedes ingresar nuevamente y realizar los cambios.

6 Importante: El objetivo de esta funcionalidad es permitir a los usuarios realizar facturas de forma automática, este procesos se realiza por cada cliente.