Solución de Gestión de Facturas

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1 Solución de Gestión de Facturas

2 Empresa Empresas Reducción de costes, productividad y automatización de procesos de negocio Mejora de organización empresarial y digitalización de procesos Agilizar la respuesta a los clientes y mejorar su nivel de satisfacción Reducción de costes fijos de mano de obra no cualificada Fomentar la innovación, vía para retornar a la senda del crecimiento

3 Empresa de Tramitación Electrónica de Expedientes Nuestra experiencia en el diseño, desarrollo e implantación de soluciones tramitación electrónica de expedientes, nos ha convertido en especialistas líderes de nuestro sector, ya que nos adecuamos a los requerimientos exigidos por un cambiante marco legal, y nos adaptamos, de forma ágil, sencilla y no intrusiva, a las infraestructuras existentes, acortando los tiempos de implantación y optimizando los recursos.

4 Pixelware, socio ideal en sus proyectos de Tramitación Electrónica Empresa Experiencia en diseño, desarrollo e implantación verticales pre-diseñadas Módulos tecnológicos en continua evolución Adecuación a un cambiante marco legal

5 Diseñamos, desarrollamos e implantamos de Negocio. Gestión de Facturas Portal del Proveedor y de Factura-e Digitalización Certificada Gestión de Compras Registro Electrónico y de Entrada / Salida Gestión de Recursos Administrativos Contratación Electrónica

6 Adaptación de nuestra solución a la normativa vigente LEY 59/2003 DE FIRMA ELECTRÓNICA Que equipara jurídicamente la firma electrónica a la firma en papel, dotándola así de plena validez legal para las transacciones electrónicas públicas y privadas. Real Decreto 1496/2003, DE 28 DE NOVIEMBRE, Se consolida la posibilidad de remitir las facturas por medios electrónicos. Orden EHA/962/2007, DE 10 DE ABRIL Ofrece la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel tras realizar un proceso de digitalización certificada a través de un software homologado de digitalización.

7 Situación actual del proceso de gestión de facturas La Facturación es el punto clave en cualquier organización. Los procesos de facturación implican: Recepción de cientos de facturas en diferentes formatos (papel, fax, correo electrónico, factura electrónica, factura-e, etc.). Emisión de numerosas facturas. Numerosas revisiones, autorizaciones y firmas. Distintos pasos hasta aprobar las facturas.

8 Situación actual del proceso de gestión de facturas Resultado de esta situación: Retrasos en la aprobación de facturas y su pago. Dependencia de diferentes personas y departamentos. Fallos en los plazos de pago y de cobro. Dificultad de almacenamiento y localización. Solución: Automatizar la realización de las tareas lo máximo posible. Disponer de la información centralizada y accesible. Cumplir la nueva normativa.

9 Estructura de módulos de la solución Portal Generación y recepción de facturas electrónicas. Gestión de la documentación administrativa de los trabajadores. Integraciones Sistema financiero. Registro de entrada. Notificaciones automáticas. Reconocimiento automático. Digitalización certificada. Digitalización Procedimiento de aprobación de facturas. Archivo de la información. Generación de informes. Tramitación de Facturas

10 Módulo de Portal electrónico El módulo contempla las siguientes funcionalidades básicas para los proveedores: Consulta del histórico de facturas y del estado de aprobación de las facturas en curso. Creación o subida de facturas electrónicas que automáticamente iniciarán un proceso de aprobación. Publicación de auto-facturas. Envío de la documentación administrativa necesaria de los empleados subcontratados (elaboración de informes y agendas de vigencias). Consulta de avisos y comunicaciones. Histórico de facturas Consulta del estado Publicación de auto-facturas Emisión y recepción de factura electrónica Aportar o actualizar documentación

11 Módulo de Digitalización Las facturas recibidas en papel se pueden digitalizar para su archivo y consulta remota. Esta acción permite incorporar las siguientes ventajas: Reconocimiento automático de caracteres (OCR) para la extracción de la información de las facturas (Importes, fecha de factura, razón social del proveedor, CIF, conceptos, etc.). Digitalización certificada. La aplicación Pixelware Legal Scan ha sido homologada por la Agencia Tributaria para poder digitalizar las facturas manteniendo su valor legal, posibilitando con esta acción la destrucción de los originales en papel. Inicio automático del proceso de aprobación. Digitalización Indexación automática Proceso de aprobación Archivo documental

12 Módulo de Tramitación de Facturas El módulo automatiza la tramitación de las facturas, permite definir el proceso, asignar sus actores y establecer luna clasificación lógica que permita relacionar las facturas con la información de negocio (pedidos, contratos, albaranes, proyectos, etc.). Permite establecer ilimitados niveles de aprobación. Permite seleccionar centros de coste o cuentas contables para la imputación del gasto. Establece la información o documentos obligatorios para cada paso del proceso. Tratamiento individualizado de las facturas en función de su tipo o naturaleza. Integración automática con los sistemas financieros. Integraciones

13 Módulo de Tramitación de Facturas Posibilidad de completar los datos de la factura con documentación adicional. Obtención inmediata de información relevante (Ventas por clientes, saldos, IVA repercutido, facturación a clientes nuevos, etc.). Control del estado del proceso de facturación. Información de la previsión interna de la contabilidad. Control de informes de la situación comercial.

14 Integraciones con otros sistemas En la tramitación de las facturas, el sistema debe interactuar con distintos módulos adicionales; estos completan la solución y permiten automatizar los procesos existentes. Sistemas contables y financieros. Aplicaciones de negocio. Buzones electrónicos de recepción de facturas. Plataformas de firma electrónica. Registro de proveedores. Catálogos de productos y servicios. Sistemas de emisión de Burofax. Pasarelas de pagos. Gestores documentales corporativos. Sistemas de digitalización masiva de documentos. Registros de entrada. Directorios de usuarios (LDAP). Enterprise Service Bus. Notificaciones electrónicas. Bases de datos externas. Cuadros de mando (BI).

15 Casos de éxito de la Solución Referencias

16 Sector Privado: algunos casos de éxito Referencias

17 Sector Privado: algunos casos de éxito Referencias

18 Certificaciones y homologaciones Empresa Clasificación Administrativa V-2-D Homologación por parte de la Agencia Tributaria del producto de Digitalización Certificada Pixelware Legal Scan Inclusión en el acuerdo marco de software 16/1999 de Patrimonio del Estado Certificado de conformidad en contenido de Innovación Tecnológica (emitido por AIDIT) Certificación UNE ISO/IEC 27001:2007 de Gestión de Seguridad de la Información (en proceso) Certificación UNE ISO 9001: 2008 de Gestión de la Calidad (en proceso)

19 Contacto Empresa

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