PERFIL DEL LIDER DE PROYECTO

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1 PERFIL DEL LIDER DE PROYECTO CONSULTORIA ESPECIALIZADA PARA INCUBAR LA IMPLEMENTACION DE UNA OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS PROJECT MANAGEMENT OFFICE PMO EN EL INP RESUMEN Este documento describe cual debe ser el perfil del Líder de Proyecto, sus funciones, responsabilidades, habilidades, competencias y el modelo de competencias que debe tener y cumplir

2 INDICE 1. HISTORIA DEL DOCUMENTO INTRODUCCIÓN OBJETO DEL DOCUMENTO DESCRIPCIÓN DEL CARGO OBJETO DEL CARGO PRINCIPALES ACTIVIDADES HABILIDADES Y DESARROLLO HABILIDADES DESARROLLO DE LAS HABILIDADES PARA EL DIRECTOR DE PROYECTO MODELO DE COMPETENCIAS COMPETENCIAS DE CONOCIMIENTO COMPETENCIAS DE DESEMPEÑO COMPETENCIAS PERSONALES MODELO DE COMPETENCIAS EN DIRECCION DE PROYECTOS RESPONSABILIDADES DE ÉL O LA DIRECTOR DEL PROYECTO REQUISITOS DE LA FUNCIÓN GLOSARIO GRUPO CONSULTOR 2

3 1. HISTORIA DEL DOCUMENTO REVISIONES AL DOCUMENTO REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS AUTOR / EDITOR RESPONSABLE DEL DOCUMENTO NOMBRE CARGO ÁREA TELÉFONO Ana Ortiz Líder Proyecto PMO Gestión Técnica b.ec DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO NOMBRE TIPO DE COPIA CARGO ÁREA TELÉFONO Ana Ortiz Copia Controlada Líder Proyecto PMO Gestión Técnica Gabriel Rengifo Copia Controlada Líder Proyecto Gestión Técnica ersion.gob.ec Alfredo Pozo Copia Controlada Director Gestión Técnica Gestión Técnica sion.gob.ec GRUPO CONSULTOR 3

4 2. INTRODUCCIÓN El Líder de Proyecto es un o una líder con la capacidad de dirigir y coordinar acciones para llevar a cabo de la mejor manera un Proyecto, cumpliendo con el alcance, cronograma, presupuesto y calidad planteados en la planificación. El Lider de Proyecto debe garantizar que se cumplan los objetivos del mismo y que el cliente este satisfecho ya que el alcance del trabajo se ha completado de conformidad con los parámetros establecidos. También debe garantizar la calidad de los entregables al mismo tiempo que debe poseer habilidades, destrezas y conocimientos suficientes para la Dirección global de un proyecto. 3. OBJETO DEL DOCUMENTO Este documento tiene por objeto establecer y construir una herramienta con los elementos necesarios que permita la identificación y de desarrollo de las habilidades, competencias profesionales, que debe tener un Líder de Proyecto para INP. 4. DESCRIPCIÓN DEL CARGO 4.1. OBJETO DEL CARGO El Líder del Proyecto tendrá como cometido principal la realización de todas las funciones inherentes a la Dirección del Proyecto. Deberá mantener informada sobre la marcha del Proyecto a la Dirección Técnica - PMO. Será responsable del cumplimiento en forma eficaz y eficiente de los objetivos dentro de los plazos aprobados en el Plan del Proyecto. Para ello deberá coordinar y supervisar el avance del Proyecto en todos los aspectos: Organización, Planificación, Ejecución, Administración y Control. En caso de que se produzcan desvíos respecto de la planificación deberá informar a la Dirección Técnica - PMO de la situación y proponer las medidas correctivas necesarias. Será responsable de procurar que los recursos (humanos y financieros) se provean en tiempo, forma y sean adjudicados conforme a lo presupuestado, y en relación a su avance 4.2. PRINCIPALES ACTIVIDADES Usar la metodología, los formatos y plantillas de Dirección de Proyectos desarrollada por INP. Planificar, dirigir, supervisar, coordinar y evaluar la realización y desarrollo de todas las tareas del Proyecto: técnicas, administrativas y de organización. Será el responsable del cumplimiento de las Acciones Técnicas y Administrativas, en particular: o Preparación de toda la documentación técnica, administrativa y financiera del Proyecto, entre otros: planes de proyecto, informes, presupuestos, servicios, contratos, etc. GRUPO CONSULTOR 4

5 o Organización, supervisión, monitoreo y control de la ejecución de los entregables y de las actividades del Proyecto. o La gestión de costos del Proyecto en su conjunto. Participar de las reuniones de Evaluación de la Gestión del Proyectos. Controlar y monitorear que los entregables del Proyecto estén dentro de cronograma, presupuesto, alcance y calidad. Implementar acciones preventivas y correctivas en beneficio del proyecto. Aplicar sistemáticamente las mejores prácticas de Dirección de Proyectos. 5. HABILIDADES Y DESARROLLO 5.1. HABILIDADES Los modelos de competencias se han puestos muy populares a raíz del impacto que ha tenido el concepto de inteligencia emocional en las empresas, una competencia se define entonces como una característica personal que ha sido comprobada como impulsor de un mejor trabajo, separando a los mejores de los mediocres. Esto ha surgido con la finalidad de correlacionar el éxito profesional con el nivel de coeficiente intelectual y los resultados no han sido los esperados, y si se han obtenido mejores resultados cuando se hace una correlación con la inteligencia emocional, lo que implica poseer un autoconocimiento, autogerenciamiento, conciencia y aptitudes sociales. Tradicionalmente se considera que una persona es apta para ocupar un cargo si tiene conocimientos y habilidades. En el caso de la Dirección de Proyecto, estos conocimientos se encuentran descritos en el PMBOK y las habilidades se aprenden con la experiencia. El Líder de Proyecto es un elemento clave para el éxito de un Proyecto, debe de proporcionar el liderazgo en la planeación, organización y control del Proyecto, debe de poseer un conjunto de habilidades que inspiren al equipo a estar motivados y tener éxito y que ganen la confianza del cliente. Los y las Líder de Proyectos deben de poseer una capacidad de liderazgo firme, la habilidad para desarrollar personas, excelentes habilidades de comunicación, la capacidad para manejar el estrés, habilidades para resolver conflictos y de administración del tiempo, estas habilidades se presentan en la Tabla 1. GRUPO CONSULTOR 5

6 Tabla 1. Habilidades de los y las Directores de Proyecto. HABILIDADES Liderazgo Comunicación efectiva Entendimiento del sistema Asertividad Motivación Tolerancia a la ambigüedad DESCRIPCIÓN El liderazgo es lograr que el trabajo se realice a través de otros; el Líder de Proyecto logra resultados a través del equipo del Proyecto. El liderazgo consiste en estimular a las personas asignadas al Proyecto para que trabajen como equipo con el fin de implementar el plan y lograr el objetivo de la manera más satisfactoria El Líder de Proyecto debe de comunicarse constantemente con su equipo, así como con los involucrados, las gerencias y la Mesa Directiva de INP. Debe de poseer habilidades de comunicación tanto oral como escrita, y también de poseer una escucha efectiva, saber escuchar más que hablar Capacidad para entender el funcionamiento interno INP, de tal forma que se puedan conseguir objetivos específicos. Capacidad de expresar opiniones respecto a una posición, siempre manteniendo el punto de vista propio. Estimulará a las personas para que alcancen altos niveles de rendimiento y superen los obstáculos surgidos por los cambios. Capacidad de tomar decisiones sin tener suficiente información, usualmente son situaciones de incertidumbre Resolución problemas Orientación el logro de hacia Identificar rápidamente los problemas y desarrollar una solución bien planeada, tomar decisiones con razonamiento, dejando de lado el aspecto emocional. Preocupación por realizar el trabajo de la mejor forma posible o por sobrepasar los estándares de excelencia establecidas. Empoderamiento Facultad de capacitar al equipo, dándoles responsabilidad para que tengan un profundo sentido de compromiso personal, sean creativos, asuman riesgos, y asuman posiciones de liderazgo GRUPO CONSULTOR 6

7 5.2. DESARROLLO DE LAS HABILIDADES PARA EL LIDER DE PROYECTO Es importante identificar cuáles son las habilidades que se posee y determinar las habilidades que faltan aún por desarrollar. En la Tabla 2 se presenta las diversas maneras de cómo adquirir estas habilidades. Tabla 2. Cómo Generar las Habilidades MÉTODOS Adquirir experiencia Buscar retroalimentación Realizar autoevaluaciones periódicas Entrevistar a Directores de Proyectos que tienen las habilidades que se quiere desarrollar Participar en programas de capacitación Unirse a organizaciones Leer continuamente DESCRIPCIÓN Trabajar en todo los Proyectos que sean posibles (conforme a disponibilidad). Cada Proyecto es único y por lo tanto presenta una oportunidad de aprendizaje valiosa. Realizar consultas a los miembros del equipo y Líderes de otros Proyectos, preguntar si han observado algo que pueda mejorar su desempeño en la resolución de problemas (lecciones aprendidas). Es importante ser autocrítico, si algo salió mal analizar los motivos y las formas de soluciones, es importante documentar estas. Buscar Líderes de Proyectos que posean las habilidades carentes, investigar como desarrollaron estas habilidades y que sugerencias tienen. Participar en seminarios, conferencias, talleres, etc. Cuando se participe en conferencias buscar establecer relaciones con: el ponente y los demás participantes (Networking). Interactuar con las organizaciones que tienen diversos puntos de vista respecto de la Dirección de Proyectos, como el PMI y otras organizaciones, que permitirán ampliar las perspectivas y tener contacto con otras personas e intercambiar experiencias. Leer todo cuanto se pueda sobre liderazgo, trabajo en equipo, suscribirse a revistas especializadas, esto servirá para identificar mejor las habilidades carentes. GRUPO CONSULTOR 7

8 6. MODELO DE COMPETENCIAS Se define como Competencia al conjunto de conocimientos, actitudes, habilidades, y otras características personales que afectan una parte fundamental del trabajo de una persona. Puede ser definida, correlacionada con las tareas, medida contra estándares, y puede ser mejorada por medio de entrenamiento y desarrollo. El Project Management Institute (PMI) establece en su estándar global Marco de Desarrollo de Competencias del Director de Proyectos (PMCD Framework) tres dimensiones de competencias claves que impactan en el desempeño del Líder de Proyecto, a las cuales se agregan otras dos dimensiones referidas al tipo de organización, y al tipo de mercado e industria. Gráfico 1. Modelo de Competencias COMPETENCIAS CLAVES COMPETENCIAS DE APOYO 6.1. COMPETENCIAS DE CONOCIMIENTO Definidas como el conocimiento y la comprensión que el Líder de Proyecto brinda al Proyecto. Incluye los conceptos, los procesos, las herramientas, y las técnicas, de las nueve áreas de conocimiento de la Guía del PMBOK del PMI: Integración Alcance Tiempo GRUPO CONSULTOR 8

9 Costo Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Procura Además, la obtención de credenciales de la profesión, como es, la Certificación Project Management Professional (PMP ) que otorga el PMI, entre otras COMPETENCIAS DE DESEMPEÑO Definidas como la habilidad natural, o adquirida, de ser capaz de desempeñar las actividades de Líder de Proyectos con el nivel de desempeño adecuado, generando los resultados esperados y demostrando la aplicación y ejecución de los conocimientos adquiridos. Estas Competencias de Desempeño están abiertas en cinco Unidades de Competencia, conformando el proceso de Dirección de Proyectos: a) Inicio: Desempeñar la tarea de definición y autorización del alcance de un nuevo Proyecto. b) Planificación: Desempeñar la tarea de definir y madurar el alcance del Proyecto, desarrollar el plan de Dirección del Proyecto, e identificar y programar las actividades del Proyecto. c) Ejecución: Desempeñar las tareas definidas en el plan de Dirección del Proyecto para lograr los objetivos del mismo, bajo el enunciado del alcance del Proyecto. d) Monitoreo y Control: Desempeñar las tareas de comparar el desempeño real con el desempeño planificado, analizando varianzas, evaluando tendencias para efectuar mejoras en el proceso, evaluar posibles alternativas, e implementar apropiadas acciones correctivas según la necesidad. e) Cierre: Desempeñar las tareas para formalmente culminar el Proyecto y transferir el producto completado a la operación, o cerrar un Proyecto cancelado. GRUPO CONSULTOR 9

10 Gráfico 2. Competencias de Desempeño Competencias de Desempeño 6.3. COMPETENCIAS PERSONALES Definidas como los comportamientos, actitudes y características personales que contribuyen a la capacidad de una persona para dirigir un Proyecto. Estas competencias personales se combinan con las competencias de conocimientos y de desempeño. Esta dimensión está abierta con se puede observar en el gráfico 3 las seis Unidades de Competencia: a) Comunicación: Intercambiar información correcta, apropiada y relevante con los involucrados del Proyecto, usando métodos adecuados. b) Conducción: Guiar, inspirar y motivar a los miembros del equipo, y a otros involucrados del Proyecto, para gestionar y superar los asuntos relevantes, para alcanzar los objetivos del Proyecto. c) Gerenciamiento: Administrar efectivamente el Proyecto a través del apropiado despliegue y uso de recursos humanos, financieros, materiales, intelectuales e intangibles. d) Capacidad Cognitiva: Aplicar una apropiada profundidad de percepción, discernimiento y juicio para dirigir efectivamente un Proyecto en un entorno cambiante y evolutivo. e) Efectividad: Producir resultados deseados utilizando recursos, técnicas y herramientas apropiadas en todas las actividades de la Dirección de Proyectos. f) Profesionalismo: Desempeñar un comportamiento ético gobernado por responsabilidad, respeto, corrección y honestidad, en la práctica de Dirección de Proyectos. GRUPO CONSULTOR 10

11 Gráfico 3. Competencias Personales 6.4. MODELO DE COMPETENCIAS EN DIRECCION DE PROYECTOS Este Modelo presenta el proceso para la obtención de la competencia estratégica en Dirección de Proyectos por parte del Líder. En los primeros dos puntos del gráfico 4, el Líder pasó por el Entrenamiento en Dirección de Proyecto lo cual conlleva al desarrollo y fortalecimiento de las destrezas en Dirección de Proyectos. Pero aún con una buena base de destrezas, el Líder puede estar en un estado de madurez inicial de acuerdo a este modelo de competencia. Las destrezas en Dirección de Proyectos son la fuente para el nivel de Competencia en Dirección de Proyectos, con esto se alcanza la madurez necesaria. Luego esta competencia en Dirección de proyectos será la base para obtener las Ventajas Competitivas sostenidas, que son el camino hacia la competencia estratégica que constituye un esfuerzo principal durante la planificación estratégica. Los dos últimos niveles conforman la excelencia en Dirección de Proyectos. GRUPO CONSULTOR 11

12 Gráfico 4. Procesos del Modelo de Competencias. Que son el fundamento Que es el camino a la Conduce a Que son las fuentes de las Conduce a Conduce a Conduce a MADUREZ INCIAL MADUREZ EXCELENCIA 7. RESPONSABILIDADES DE ÉL O LA LIDER DEL PROYECTO a) Definir el Proyecto: debe definir el alcance del Proyecto, estableciendo sus límites. En otras palabras, se aclara que forma parte del Proyecto, y qué queda por fuera. Esto es fundamental para prevenir un crecimiento no deseado del Alcance del Proyecto, a medida que se progresa. Es importante diferenciar claramente aquellos elementos y resultados que son absolutamente necesarios, de aquellos que son deseables. b) Planificar el Proyecto: planificar el Proyecto implica proponer la solución a desarrollar, en base a los objetivos y resultados necesarios, y establecer cómo se desarrollará. Los puntos más importantes a considerar son: estrategia (cómo se relaciona el Proyecto con el plan estratégico de la organización), recursos (que se necesita y con qué se cuenta), presupuesto (cuánto costará y dónde obtener el recursos financiero) y tiempo (cuánto tiempo se dispone). c) Obtener el respaldo de las Gerencias, Direcciones y Junta Directiva: para el éxito del Proyecto, es fundamental el apoyo irrestricto de uno/a o más Gerencias, Direcciones y de la Junta Directiva de INP. Esto hará mucho más fluido todo el proceso, incluyendo la obtención de recursos, lograr la colaboración de toda la organización y la resolución de conflictos. GRUPO CONSULTOR 12

13 d) Ensamblar el equipo humano: identificar y ubicar a aquellas personas mejor calificadas para las distintas tareas involucradas. Con frecuencia, el equipo se forma con personas provenientes de distintas areas de gestión, por lo que no reportan directamente a él o la Director del Proyecto. En ocasiones, se hace necesario reforzar el equipo con recursos humanos externos, en cuyo caso es necesario contar con el apoyo de Recursos Humanos. e) Obtener los recursos: es responsabilidad del o la Líder del Proyecto asegurar los recursos (dinero, equipos, personal de apoyo, espacio físico, etc.) que le permita al equipo funcionar en forma efectiva. f) Definir las operaciones: incluye determinar las herramientas a utilizar (ej. software de manejo de Proyectos), definir los canales de comunicación, establecer la logística, etc. g) Controlar el Proyecto: asegurar que las metas se están logrando y que el Proyecto sigue el curso planificado. En el transcurso, surgirán cambios e imprevistos. Es labor del Líder del Proyecto mantener un grado adecuado de flexibilidad que le permita adaptarse, corregir y/o ajustar, sin poner en peligro los resultados. 8. REQUISITOS DE LA FUNCIÓN Formación académica. Título profesional universitario. Especialización gerencial. Formación y capacidad en Coordinación y Dirección de Proyectos. Especialización técnica adquirida. El Líder de Proyecto deberá acreditar experiencia en Dirección de Proyectos. Deberá tener un buen conocimiento en diseño y formulación de Proyectos. Deberá poseer buen manejo de herramientas informáticas. Aptitudes personales y de comportamiento. Capacidad de planificación y organización. Capacidad de dirección, liderazgo y toma de decisiones. Aptitudes para la negociación. Aptitudes para el trabajo en equipo y la motivación del personal. Habilidad en la comunicación y en la resolución de problemas. Capacidad de innovación y creatividad. Habilidad en el manejo de las relaciones interpersonales. Capacidad para trabajar con independencia. Capacidad superior de comunicación en forma oral y escrita. Disciplina, orden y metodología en el trabajo. Capacidad analítica, de abstracción y de síntesis. Actitud de profundo compromiso con su trabajo. GRUPO CONSULTOR 13

14 9. GLOSARIO Facilidad para realizar contactos a altos niveles políticos, técnicos e institucionales. Asertividad: Capacidad de expresar opiniones ya sean a favor o en contra a una posición, siempre manteniendo el punto de vista propio. Capacidad Cognitiva: Aplicar una apropiada profundidad de percepción, discernimiento y juicio para dirigir efectivamente un Proyecto en un entorno cambiante y evolutivo. Competencia: Se define como competencia al conjunto de conocimientos, actitudes, habilidades, y otras características personales que afectan una parte fundamental del trabajo de una persona. Efectividad: Producir resultados deseados utilizando recursos, técnicas y herramientas apropiadas en todas las actividades de la Dirección de Proyectos Gerenciamiento: Administrar efectivamente el Proyecto a través del apropiado despliegue y uso de recursos humanos, financieros, materiales, intelectuales e intangibles Habilidad: Es cada una de las cosas que una persona ejecuta con gracia y destreza y el enredo dispuesto con ingenio, disimulo y maña. GRUPO CONSULTOR 14

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