Project Management: hacia una Gestión Madura Parte 2

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1 Project Management: hacia una Gestión Madura Parte 2 Specialists in Business Management Brickell Bayview Centre 80 SW 8th Street Miami, Fl

2 PMO: FUNCIONES TÍPICAS Soporte a los equipos Métodos y Estándares PMO Consultoría Capacitación Directores de proyecto

3 PMO: FUNCIONES TÍPICAS Evaluación de riesgos Rescate de proyectos Preparación de datos con las lecciones aprendidas Línea de solución de problemas Solución de problemas Soporte a los equipos Métodos y Estándares PMO Desarrollar y adaptar Metodología Recomendar Mejoras a Metodologia existente Benchmarking Consultoría Capacitación Estandarización en Planificación, Programación estandarización en control y reportes Desarrollar las capacidades de los recursos Coordinar y conducir entrenamiento de PM Directores de proyecto Definición de roles Funciones de DP1 Asiganción de DPs Supervisición de DPs Mentoring y Coaching

4 EL DNA DE UNA PMO 6 ROLES DE UNA OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Ejecución y desempeño Gobierno Soporte a la decsión estratégica Comunicación y relacionamiento Gestión y reporte del rendimiento Gestión del cambio organizacional

5 EL DNA DE UNA PMO 6 ROLES DE UNA OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Procesos, metodologías y plantillas, capacitación y soporte Ejecución y desempeño Gobierno Establecer las políticas, la estructura de toma de decisiones, y vincular las estrategias con las tácticas y facilitar las decisiones clave de programas y proyectos Gestión y reporte del rendimiento Gestión del Portafolio, selección de proyectos, Gestión integrada de los riesgos. Gestión de la Capacidad y la Demanda de recursos. Alinear el proyecto al negocio, gestión de beneficios y valor Soporte a la decsión estratégica Comunicación y relacionamiento Identificar dependencias y vínculos, detectar desconexiones y cuellos de botella Resolver problemas de comunicaciones e interfases entre silos Desarrollar y gestionar a los interesados Proveer información consolidada y transparencia en los reportes relevantes que ayudan a seguir proyectos, programas portfolios Gestión del cambio organizacional Ayudar a facilitar y preparar para el cambio, siendo que cada proyecto representará cambios

6 IMPLANTACIÓN DE UNA PMO EN UNA SOFTWARE FACTORY Diagnóstico inicial Objetivos de la dirección Principales Logros Principales desafíos

7 IMPLANTACIÓN DE UNA PMO EN UNA SOFTWARE FACTORY Diagnóstico inicial Proyectos con altos desvíos de costos y cronogramas Sin metodología. Sin estándares Dependencia de personas indispensables Personal desmotivado, Alta rotación de personal Clientes insatisfechos Proyectos sin rentabilidad Objetivos de la dirección Ser competitivos a través de optimizar costos, performance y calidad Diagnóstico de la Situación Inicial Principales Logros Principales desafíos Mejoró la relación con los Clientes Mejoró la Calidad de los Servicios y Productos Mejoró la rentabilidad de los proyectos Mejoró la comunicación entre los equipos Disminuyó la rotación de personal Mejores métricas para la toma de decisiones Nuevos contratos Proyectos de Mantenimiento con muchas Ordenes de Trabajo muy chicas Cultura de los Clientes Cultura de la Organización, Metodologías Ágiles Resistencia al cambio de algunos equipos ven a la PMO como burocrática

8 IMPLANTACIÓN DE UNA PMO EN UNA SOFTWARE FACTORY Diagnóstico inicial Principales logros Objetivos de la dirección Principales desafíos Planificación de la PMO en 2 Fases Fase I Fase I Definición de Estándares: metodología, procesos, plantillas, guías Capacitación a equipos de proyectos Coaching a líderes en el seguimiento de proyectos en curso Re-estructuración de la SF PMO es una nueva gerencia PMO responsable de la gestión de todos los proyectos en curso Gerentes de Proyecto dependen de la PMO Implementación de Sistemas de mediciones Procesos de Mejora - Certificación CMMI Obtener métricas para la toma de decisiones

9 FORTALECIMIENTO DE UNA PMO EN UN BANCO Diagnóstico inicial Objetivos de la Dirección Principales logros Principales desafíos

10 FORTALECIMIENTO DE UNA PMO EN UN BANCO Diagnóstico inicial Ejecución exitosa de 12 proyectos estratégicos Crear la Oficina de Gestión de Proyectos para favorecer la concreción de dichos proyectos Principales logros Objetivos de la Dirección El equipo de la PMO creada no tiene las habilidades necesarias para llevar adelante el desafío La cultura organizacional muy funcional, no alineada con el trabajo en proyectos Escasa planificación y control en los proyectos en curso Principales desafíos Crecimiento profesional del personal de la PMO Adopción de buenas prácticas Seguimiento integrado de proyectos Gestión de Riesgos integrada Información de proyectos centralizada Escepticismo Falta de conocimientos y habilidades de algunos Líderes Resistencia de las Gerencias Funcionales Tiempos lentos, propios de la cultura organizacional

11 FORTALECIMIENTO DE UNA PMO EN UN BANCO Diagnóstico inicial Principales logros Objetivos de la dirección Principales desafíos Plan de implantación Definición de las funciones esperadas de la PMO Diagnóstico Inicial con Directores y Líderes de Proyectos Definición de la Estrategia de Implementación gradual Diseño de la metodología: procesos, plantillas y responsabilidades Definición de Indicadores de gestión Soporte a proyectos pilotos Capacitación en DP y en la metodología Funciones definidas para la PMO del Banco Establecer metodologías estándares Simple y Adaptable a la complejidad de los proyectos Capacitación en DP y en la metodología Asegurar la calidad de la gestión de los proyectos Proveer entrenamiento en Dirección de Proyectos Alinear los proyectos a las estrategias de la organización Integrar y coordinar proyectos de programas estratégicos Mantener indicadores de control de los proyectos Proveer información a la Alta Dirección

12 LECCIONES APRENDIDAS Definición de las funciones esperadas de la PMO Requisito indispensable: el apoyo de la Alta Dirección El objetivo debe estar alineado con la estrategia organizacional Trabajar la resistencia al cambio logrando la participación Elegir una implementación gradual = Crecimiento Evolutivo Buscar la simplicidad (para complicarlo hay tiempo!) Procesos flexibles adaptables a cada proyecto Seguir trabajando en la mejora, desarrollo e implantación de procesos, plantillas, herramientas, plantillas, métricas, Los procedimientos, estándares, métodos, técnicas, software son sólo herramientas! = Lo importante es gestionar! Seleccionar los proyectos de alta visibilidad Para mostrar el valor de la PMO

13 LECCIONES APRENDIDAS Definición de las funciones esperadas de la PMO Requisito indispensable: el apoyo de la Alta Dirección El objetivo debe estar alineado con la estrategia organizacional Trabajar la resistencia al cambio logrando la participación Elegir una implementación gradual = Crecimiento Evolutivo Buscar la simplicidad (para complicarlo hay tiempo!) Procesos flexibles adaptables a cada proyecto Seguir trabajando en la mejora, desarrollo e implantación de procesos, plantillas, herramientas, plantillas, métricas, Los procedimientos, estándares, métodos, técnicas, software son sólo herramientas! = Lo importante es gestionar! Seleccionar los proyectos de alta visibilidad Para mostrar el valor de la PMO

14 Project Management: hacia una Gestión Madura Parte 2 Specialists in Business Management Brickell Bayview Centre 80 SW 8th Street Miami, Fl

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