Hojas de cálculo.excel.

Transcripción

1 Hojas de Cálculo. 1 Hojas de cálculo.excel. 1.- Hojas de Cálculo Bajo el nombre de Hojas de Cálculo se agrupan aquellos programas especializados en realizar cálculos complejos con gran rapidez, efectuar análisis de datos e incluso elaborar gráficos sobre los mismos. Posiblemente, hayas tenido que trabajar con datos dispuestos en filas y columnas, realizando cálculos con esos datos. El problema aparece cuando modificamos alguno de esos datos. Entonces todos los cálculos en los que interviniese dicho valor se verían afectados y por lo tanto deberían ser recalculados. Si utilizamos cientos o miles de datos, la modificación de alguno de ellos podría requerir horas de cálculo para modificar todos aquellos que se viesen afectados por la modificación. Pues bien, las hojas de cálculo realizan esa operación en fracciones de segundo permitiéndonos hacer análisis del tipo Qué ocurriría si cambiara este o aquel dato?, por ejemplo que ocurriría si modificase el porcentaje de beneficio en las ventas?. En la historia de las hojas de cálculo ocupó un papel muy destacado la denominada LOTUS-123, si bien en la actualidad la hoja más utilizada es la EXCEL de Microsoft. Esto es consecuencia de que Excel está incluida en el paquete OFFICE de Microsoft. 2.- Excel 2.1 FUNDAMENTOS DEL EXCEL Como aplicación Winows 95 incluida en el paquete OFFICE, Excel comparte el mismo aspecto que Word, la ventana de aplicación es muy similar, compuesta por la barra de título, de menú, de herramientas, de estado y la ventana de documento. Como nota diferencial, Excel incluye una barra denominada BARRA DE FÓRMULAS. También contiene in la parte inferior izquierda de la zona de trabajo un conjunto de pestañas numeradas del 1 al 16 que sirven para seleccionar la hoja de trabajo dentro de un libro La ventana de documento tiene ligeras diferencias que analizaremos posteriormente. Muchos de los contenidos de los menús y de las barras de herramientas son totalmente semejantes a los de Word. También se fundamenta en las técnicas intrínsecas al entorno Windows95 que ya indicamos anteriormente en el apartado de introducción al Word. Al pertenecer Excel y Word al mismo paquete Office, Los documentos de ambos pueden ser insertados en la otra aplicación. El documento básico de Excel se denomina libro y se almacena en memoria con la extensión xls. Un libro está compuesto por 16 hojas, Para seleccionar una hoja de un libro se hace clic sobre la pestaña correspondiente que se encuentra en la parte inferior izquierda de la ventana de documento, en la barra de estado de esta ventana. Cada hoja es una matriz o tabla con filas y 256 columnas. Las columnas se nombran con las letras del abecedario desde la A hasta la combinación IV, las filas desde el 1 hasta el Cada elemento fila-columna se denomina celda. A cada celda se le asigna un nombre o dirección compuesto por una o dos letras y un número, correspondientes a la columna y fila ocupada por la celda, y además puede incluir el símbolo $ delante de las letras de la columna o del número de la fila o de ambos. Por ejemplo A26, CB$14, $B10 o $D$24 sería posibles direcciones de celdas. Aquellas direcciones que no tienen el símbolo $ delante de la columna ni de la fila se llama 1

2 Hojas de Cálculo. 2 dirección relativa, las que tienen el símbolo $ delante de la fila y columna se llama dirección absoluta y las que tienen el símbolo $ delante de la columna, pero no de la fila, y viceversa, se denomina dirección mixta. Posteriormente explicaremos la utilidad de estos tres tipos de direccionamiento de las celdas. Cada celda puede contener un literal, un número o una fórmula. Al elaborar una hoja de cálculo procederemos a introducir valores, literales o numéricos, en diferentes celdas, luego introduciremos fórmulas que hacen referencia a esos valores introducidos ; la fórmula escrita aparece simultaneamente en la celda y en la barra de fórmulas. Cuando pulsemos INTRO, en la celda correspondiente aparecerá el valor calculado. Si nos situamos de nuevo en la celda veremos el número calculado en la celda y la fórmula en la barra de fórmulas. Para modificar la fórmula situaremos el punto de inserción en la barra de fórmulas. Finalmente daremos formato a la tabla, incluyendo bordes y sombreados, tipos y tamaños de fuentes etc. También podremos elaborar gráficos con los datos introducidos o calculados, así como realizar ciertas operaciones tales como ordenar alfabeticamente etc. 2.2 EJERCICIOS DE INICIACIÓN AL EXCEL. Crear un documento nuevo mediante (menú, ARCHIVO,NUEVO...), seleccionando libro en el cuadro de diálogo que se despliega. También se puede seleccionar el icono libro nuevo de la barra de herramientas estándar. Aparecerá sobreimpresionada la celda A 1 de la hoja 1 del libro. Para cambiar de hoja seleccionaremos la pestaña correspondiente de la barra de estado del documento en la parte inferior izquierda. Para cambiar de celda dentro de una hoja utilizaremos el puntero del ratón o bien mediante las teclas de movimiento. También podemos utilizar el tabulador para movernos en una fila. Seleccionar una celda e introducir el dato, literal o numérico. Pulsar INTRO y el dato quedará escrito en la celda, quedando activa una celda vecina, normalmente la de abajo, esta forma de cambiar de celda activa facilita la entrada de datos por columnas. Si se quiere que la celda activa sea la de la derecha, izquierda o arriba, se puede seleccionar (menú,herramientas,opciones)y entonces seleccionar editar, mover selección después de entrar : ARRIBA, ABAJO, IZQUIERDA, DERECHA) Supongamos que hemos metido datos en dos columnas, por ejemplo diez filas. La primera columna empieza en la A 10 y termina en la A20 y la segunda va de la B10 a la B20. La primera podría significar, por ejemplo el número de productos vendidos y la segunda el precio. Me podría interesar crear otra columna del C10 al C20 en la que apareciera el valor total obtenido multiplicando el valor de la columna A por el de la B. Para realizar esto haremos lo siguiente : Seleccionamos la casilla C10 y introducimos el signo =, que significa que a continuación vamos a definir una fórmula. Pondremos a continuación A10*B10 y pulsaremos INTRO, con lo que nos aparecerá el valor calculado. Para seguir realizando el cálculo con la celda C11, podríamos proceder igual y así con todas las celdas restantes, sin embargo existe un sistema más rápido : podemos seleccionar la celda C 10 y entonces COPIAR, luego seleccionamos las celdas C11 a C20 y PEGAR. Qué es lo que hemos copiado?. No hemos copiado el valor de la celda C10 sino la fórmula, pero si nos posicionamos sobre una celda en la que hemos pegado, por ejemplo la C11 vemos en la barra de fórmulas que aparece =A11*B11, en realidad se ha copiado las direcciones relativas de las celdas de forma que al pegar la fórmula toma las direcciones de las celdas que están separadas el mismo número de celdas en horizontal (o en vertical) respecto a la celda en la que se copia la fórmula. Otra manera más rápida de copiar y pegar en celdas contiguas consiste en pulsar el símbolo + que se encuentra en la esquina inferior derecha del borde de la celda seleccionada, y arrastrarlo 2

3 Hojas de Cálculo. 3 sobre el rango de celdas en las que queremos pegar la fórmulas. Si utilizamos copiar y pegar sobre celdas que contienen datos, se copian exactamente los valores contenidos en las celdas. Para las fórmulas se pueden utilizar los signo +, -, *, /, ^ para sumar, restar, multiplicar, dividir y elevar a potencia. Además es posible utilizar operadores matemáticos más complejos tales como funciones trigonométricas, estadísticas etc., esto se puede realizar mediante (menú, INSERTAR, FUNCION...) o también eligiendo el botón correspondiente de la barra de herramientas estándar. Luego podríamos desear sumar todas las celdas del rango C10 a C20, y que el resultado aparezca en la celda C21. Para ello nos situamos en la celda C21 y pulsamos el botón Σ que significa suma. Entonces Excel nos propone para esa celda Suma(C10 :C20) es decir sumar los valores de las casillas de la C10 a la C20. Si estamos de acuerdo con ese rango damos al intro y aparecerá la suma, si no modificaremos el rango que nos propone. Podríamos querer ahora poner el nombre de los productos en una columna delante de la que contiene la cantidad. Como la cantidad está en la columna A parece que esto no puede ser posible, sin embargo Excel permite insertar una nueva columna delante de la que actualmente ocupa la columna A. Para ello nos situamos en cualquier celda de la columna A y procedemos a insertar una nueva columna mediante (menú, INSERTAR, COLUMNAS). Después de esto escribiremos el nombre de los productos en las nuevas celdas A10 :A20. Si los nombres son muy largos y nos falta espacio podemos agrandar el tamaño de celda mediante el ratón posicionándolo en el borde de la columna y arrastrando hacia la derecha. Seguidamente escribiremos los nombres de los títulos de las columnas en las celdas A9 :D9. Completaremos escribiendo en los sitios convenientes todos los rótulos necesarios para documentar la hoja. Finalmente si lo deseamos podemos crear un gráfico relacionado por ejemplo con la venta de los distintos productos. Para ello haremos (menú, INSERTAR, GRAFICO, EN ESTA HOJA), o bien pulsando el botón correspondiente de la barra de herramientas estandar. Inmediatamente hay que determinar con el ratón la localización de deseamos para la gráfica. A continuación se despliega un asistente en el que solicita el rango de celdas que queremos representar. Podemos indicarlo seleccionándolo con el ratón. Luego elegimos el tipo de gráfica. Seguidamente indicamos si la ordenación en el rango seleccionado es por filas o por columnas y si la primera columna, o fila, se utiliza para rótulos en el eje de abscisas y la primera fila, o columna, para el texto de la leyenda. Luego se escribe, si se desea, una leyenda para la gráfica y para los ejes. Una vez que hemos dado formato a la hoja, podemos imprimirla. Para ello lo primero es establecer el área de impresión, procediendo de la siguiente manera : seleccionamos el rango a imprimir y seleccionamos menú, ARCHIVO, ÁREA DE IMPRESIÓN, ESTABLECER ÁREA DE IMPRESIÓN. Luego PREPARAR PÁGINA, PRESENTACIÓN PRELIMINAR, e IMPRIMIR. 2.3 ALGUNAS RECOMENDACIONES En las tablas elaboradas con Excel es frecuente que en alguna fila o columna nos interese poner los días de la semana, meses del año, fechas correlativas o simplemente series de números enteros etc. Excel permite llenar 3

4 Hojas de Cálculo. 4 celdas consecutivas de forma rápida procediendo de la siguiente manera escribimos el nombre del primer día, mes o fecha deseado, a continuación arrastramos la cruz inferior derecha de la celda por la fila o columna que queremos rellenar. Automáticamente se llenará la fila o columna con los nombre correlativos, por ejemplo si pusimos lunes, copiará martes, miércoles etc. Igualmente sucederá con meses o fechas. Para llenar un rango con series de números se escribe el primer número en la primera celda, por ejemplo 2, luego seleccionamos (menú, EDICIÓN, LLENAR, SERIE, LINEAL) se indica el incremento y el último número, por ejemplo 2 y 100, indicando si la forma de llenado es por columnas o filas. Una vez introducido se crea la serie, en este caso 2,4,6,8,..., 100. Los contenidos de las celdas pueden ser números, texto, fechas, porcentajes etc. Los números pueden tener diversos formatos o notación. Puede interesarnos un número determinado de decimales, que tengan notación científica, que tengan un formato tipo contable con diversas maneras de escribir los números negativos, incluir el tipo de moneda etc. Para dar formato a una celda o rango de celdas, seleccionamos dichas celdas y después (menú, FORMATO, CELDAS, NÚMEROS ) entonces seleccionamos el formato deseado. Seleccionado un rango de texto o números es posible ordenar los datos según un orden alfabético o numérico de acuerdo con un criterio de ordenación por fila o columna. Por ejemplo dadas tres columnas con primer, segundo apellido y nombre, podemos ordenar los datos según orden alfabético de primer apellido como primer criterio, según el segundo apellido como segundo criterio y según el nombre como tercero. Para realizar esto seleccionamos (menú, DATOS, ORDENAR) luego definimos los criterios. Para borrar formatos o contenidos de celdas utilizaremos (menú EDICIÓN BORRAR). También se pueden eliminar celdas, columnas o filas (menú EDICIÓN ELIMINAR, O BORRAR). Un recurso interesante es (menú, EDICIÓN BUSCAR) mediante él es posible buscar un cierto contenido dentro de una tabla. De forma semejante es posible reemplazar un cierto contenido que se encuentre en la tabla por otro (menú, EDICION, REEMPLAZAR). Es muy corriente que después de haber realizado una tabla nos interese introducir una fila o una columna entre los datos, para ello insertamos celdas, filas o columnas con (menú, INSERTAR, CELDAS O FILAS O COLUMNAS). De forma semejante a como hacíamos en WORD podemos insertar imagen e incluso mapas de zonas geográficas del mundo. Sin ninguna duda el elemento que más potencia da a EXCEL es la posibilidad de insertar función (menú INSERTAR FUNCIÓN). Las posibles funciones que podemos insertar se suelen subdividir en grupos, por ejemplo matemáticas y trigonométricas, financieras, lógicas etc. De esa manera la tabla sirve para realizar cálculos, justificando el nombre de la aplicación informática : Hoja de cálculo. En realidad siempre que iniciamos el contenido de una celda con el signo =, indica que en esa celda vamos a introducir una fórmula. Lo que sucede es que las funciones introducida de esta manera serán funciones algebraicas con las operaciones +,-, *,/,^. Para otras funciones tales como seno, coseno logaritmo, exponencial etc, lo conveniente es utilizar la función correspondiente de la lista insertar función. La inserción de función se puede realizar también mediante el icono correspondiente de la barra de herramientas. 2.4 EJEMPLOS Vamos a tratar dos ejemplos sencillos : 1º.- Queremos construir una lista de precios de venta de ciertos productos. El precio de coste viene dado en dólares puesto que se compran en EEUU. Además queremos tener un cierto porcentaje de beneficios sobre el precio de venta. Además al valor obtenido le debemos añadir un 16% de IVA. Queremos tener la posibilidad de cambiar los precios cada vez que cambie el valor del dólar y también queremos tener la posibilidad de simular que pasaría si cambiásemos el margen de beneficio. 4

5 Hojas de Cálculo. 5 En la celda C8 debe ponerse =B8*$C$2, en la celda D8 pondremos =C8/(1-$C$3) y en la celda E8 pondremos =D8*1,16 En las celdas de abajo se copiarían estas celdas. 2º.- Deseamos construir una tabla de una función y representarla gráficamente para poder visualizar su comportamiento. Por ejemplo la función polinómica y = ax 3 +bx 2 +cx+d. Queremos poder ver como varía la forma de la función cuando varían los parámetros a,b,c,d. la fórmula de la función que hemos introducido se puede ver en la barra de fórmulas. 5