Metodología Dharma de Dirección de Proyectos (MDDP) sobre MS Project. I. Introducción

Transcripción

1 Metodología Dharma de Dirección de Proyectos (MDDP) I. Introducción Dharma Consulting es una empresa dedicada a proporcionar soluciones de negocios para la gestión organizacional de proyectos. Estas soluciones están orientadas a resolver problemas y a mejorar los resultados de los proyectos, programas, portafolios y Oficinas de Proyectos (PMO) de los clientes. Como base sólida para asegurar una gestión apropiada de los proyectos de una empresa, Dharma Consulting ha desarrollado una solución que integra la Metodología Dharma de Dirección de Proyectos (MDDP) con la herramienta MS Project de Microsoft. Esta solución es de uso general y está alineada con la Guía del PMBOK - 5ta edición.

2 Qué es la MDDP? La Metodología Dharma de Dirección de Proyectos o MDDP es una solución de negocios que permite gestionar de forma eficiente, eficaz y apropiada los proyectos de cualquier organización, según las buenas prácticas de gestión de proyectos de la Guía del PMBOK - 5ta edición del PMI. Cuál es el Marco de Trabajo de la MDDP? Cómo se hizo la MDDP? Este producto ha sido elaborado por Dharma Consulting en base a su experiencia en más de 30 consultorías en Gestión de Proyectos y el uso del MS Project Professional. Se ha elaborado tomando como base las buenas prácticas de la Guía del PMBOK - 5ta edición del PMI y el MS Project Professional 2010 y Para qué se usa la MDDP? La MDDP se utiliza para gestionar de forma estandarizada, profesional y correcta los proyectos de cualquier organización desde el inicio hasta el final, pasando por los grupos de procesos de la Guía del PMBOK de Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, y Cierre.

3 Cómo se usa la MDDP? 1. Se inicia el proyecto formulando el Project Charter. 2. Se clasifica el proyecto en grande, mediano, pequeño o muy pequeño (A, B, C y D). 3. Se utilizan los flujogramas correspondientes a la clasificación elegida para el proyecto (A, B, C y D). 4. Se ejecutan las actividades de los flujogramas, utilizando los procedimientos y los formatos correspondientes. 5. Cuando el flujograma lo indique se ejecutan operaciones en el software, para lo cual se utilizan las Instrucciones de Uso de Software. Versiones de la MDDP Versión Número v 1.1 v 1.2 v 1.3 v 1.4 Descripción MDDP 2010 sin WBS Chart Pro MDDP 2010 con WBS Chart Pro MDDP 2013 sin WBS Schedule Pro MDDP 2013 con WBS Schedule Pro

4 II. Presentación del Producto Adicionalmente al Producto Básico, el cliente puede requerir Capacitación Adicional y/o Soporte Presencial/Virtual complementario.

5 III. Descripción del Producto CD - Metodología: o Definiciones o Procedimientos o Flujogramas Interactivos: Actividades con links a sus descripciones Formatos con links a sus Plantillas/Ejemplos Roles con links a sus descripciones Herramientas y Técnicas con links a sus descripciones Navegación Interactiva entre Flujos o Referencias Cruzadas o Formatos Editables o Ejemplos de Formatos o Instrucciones de Software o Manuales de Software Además se entregará un CD con documentación editable. Entrenamiento: o Curso PMBOK, 22 horas para 10 personas o Curso MS Project, 16 horas para 10 personas o Taller de Implementación MDDP, 20 horas para 10 personas Documentación Impresa de Respaldo: o Manual de la Metodología Dharma de Dirección de Proyectos (MDDP) v1.x: Incluye definiciones generales, procesos de la gestión de proyectos, organización de un proyecto, roles y responsabilidades, sistema de clasificación de proyectos, procedimientos y flujogramas, instrucciones de uso del MS Project 2010/2013 y WBS Chart Pro/WBS Schedule Pro, y formatos y ejemplos. o Manual de Usuario de WBS Chart Pro/WBS Schedule Pro: Describe como crear, mostrar y gestionar proyectos usando un Work Breakdown Structure (WBS), asimismo, esbozar rápidamente el plan del proyecto usando el enfoque Top-Down. o Manual de Usuario de MS Project 2010/2013: Describe como elaborar un cronograma de proyecto desde la creación de actividades, asignación de recursos, predecesoras, nivelación de recursos, creación de línea base, actualización del progreso de las tareas, informes visuales de curva S, y cierre del proyecto.

6 Sistema de Clasificación de Proyectos 1. Clasifica los proyectos en grande, mediano, pequeño y muy pequeño (A, B, C y D). 2. Hay tres alternativas que el Cliente puede escoger para la clasificación: Unidimensional en base al presupuesto. Bidimensional en base al presupuesto y duración. Tridimensional en base al presupuesto, duración, y riesgo. 3. Una vez que se ha escogido la alternativa de clasificación el cliente debe definir los rangos o valores numéricos. 4. Al aplicar el sistema escogido para clasificar un proyecto, la clase de proyecto resultante (A, B, C o D) determinará la clase de MDDP a utilizar. Versiones de la MDDP La MDDP proporciona cuatro versiones de flujogramas y procedimientos, cada una de ellas con distinto grado de densidad de gestión, que se aplican según la clase de proyecto A, B, C o D. A B C D

7 Contenidos de la MDDP Definiciones: 1. Definiciones Generales. 2. Procesos de la Gestión de Proyectos. 3. Organización de un Proyecto. 4. Roles y Responsabilidades. 5. Sistema de Clasificación de Proyectos. Procedimientos: 1. Procedimientos de Proyectos Tipo A: Inicio: Flujograma + Descripción detallada Planificación: Flujograma + Descripción detallada Ejecución: Flujograma + Descripción detallada Control: Flujograma + Descripción detallada Cierre: Flujograma + Descripción detallada 2. De igual manera para los Proyectos Tipo B, C y D.

8 Ejemplo de Flujograma: Ejemplo de Descripción Detallada:

9 Formatos: La cantidad de formatos a usar depende de la clase proyecto y cada formato viene con un ejemplo de llenado: Cantidad de Formatos Formato Ejemplo de Llenado

10 Instrucciones de Uso de Software: Se proporciona un total de 8 a 9 instrucciones de acuerdo a la versión de la MDDP escogida, por ejemplo para MS Project 2013: Ejemplo de Instrucciones de Uso de Software:

11 Flujogramas Interactivos Los flujogramas interactivos le permitirán recorrer toda la metodología de forma rápida y sencilla: o Actividades con links a sus Descripciones o Formatos con links a sus Plantillas/Ejemplos o Roles con links a sus Descripciones o Herramientas y Técnicas con links a su Descripciones o Navegación Interactiva entre Rutas Clic Clic Clic Descripción de Rol Descripción de Actividad Descripción de Formato Clic Clic Descarga Plantilla de Formato Descarga Ejemplo de Llenado

12 IV. Implementación del Producto La implementación estándar del producto se hace en 47 días útiles: Las actividades detalladas de la implementación son las siguientes:

13 Cursos de Capacitación El curso del PMBOK consiste en los siguientes temas: Nº DE SESIÓN TEMAS A TRATAR Sesión 1. MARCO REFERENCIAL PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS. Sesión 2. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO. Sesión 3. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO. Sesión 4. GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO. Sesión 5. GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO. Sesión 6. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO. Sesión 7. GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO. Sesión 8. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO. Sesión 9. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO. Sesión 10. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO. Sesión 11. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO. El curso de MS Project consiste en los siguientes temas: Nº DE SESIÓN TEMAS A TRATAR Sesión 1 Sesión 2 Sesión 3 Sesión INTRODUCCIÓN AL MS PROJECT PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO (I) - CREACIÓN DE ENTREGABLES, TAREAS Y CALENDARIOS. 2.1 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO (II) - DEFINICIÓN DE LOS RECURSOS Y COSTOS DEL PROYECTO. 3.1 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO (III) - REVISIÓN Y AJUSTE DEL PLAN DEL PROYECTO. 4.1 CONFIGURACIÓN DE LA LÍNEA BASE Y EMISIÓN DE LA CURVA S 4.2 ACTUALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO (I). Sesión ACTUALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO (II). Sesión RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS (I). Sesión RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS (II). 7.2 CONTROL DEL PROYECTO UTILIZANDO EL VALOR GANADO (VALOR ACUMULADO). Sesión CIERRE DEL PROYECTO.

14 El taller de Implementación de la MDDP consistirá en: Nº DE SESIÓN TEMAS A TRATAR Sesión 1. TALLER DE INICIO DEL PROYECTO. Sesión 2. Sesión 3. Sesión 4. Sesión 5. Sesión 6. Sesión 7. TALLER DE PLANIFICACIÓN (I). TALLER DE PLANIFICACIÓN (II). TALLER DE CONSOLIDACIÓN DEL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO. TALLER DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO. TALLER DE MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO. TALLER DE CIERRE DEL PROYECTO. V. Ventajas del Producto Solución lista para ser usada en forma estándar desde el primer día. Puede ser usada en cualquier empresa y en cualquier tipo de proyecto. Es escalable, puede ser usada en proyectos grandes, medianos, pequeños y muy pequeños. Es de fácil entendimiento y aplicación. Se entrega versión fuente editable, para que el cliente la tome como punto de partida en su mejora continua. Implementación acompañada de entrenamiento y soporte presencial.

15 VI. Beneficios para la Empresa Los beneficios finales para la empresa como resultado de la implementación de esta metodología serán: 1. Mejorar Tasas de Retorno sobre Inversión en proyectos. 2. Menores tiempos de llegada al mercado (de los productos). 3. Mayor contribución a las estrategias del negocio. 4. Mejora de la capacidad competitiva de la empresa. Todo esto a través de las siguientes mejoras en los resultados de los proyectos: 1. Menores plazos de los proyectos. 2. Mejor uso de recursos. 3. Menores costos de los proyectos. 4. Mejor calidad de productos. 5. Aumento de capacidad de ejecución de proyectos. 6. Aumento de madurez de Gestión de Proyectos. 7. Mayor predictibilidad de plazos y costos de los proyectos. 8. Interesados más satisfechos.