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1 Versión 1 Página OBJETIVO Documentar las actividas requeridas para la administración datos, que corresponn a terceros y proveedores, en el y su interacción con los más sistemas l ICBF a nivel nacional. 2. ALCANCE Inicia con la revisión los nuevos registros los terceros y proveedores en el, seguido los registros realizados internamente, revisión y ajuste las novedas, actualizaciones y validación datos registrados, finalizando con la retroalimentación las observaciones enviadas por parte los usuarios las diferentes áreas l ICBF. 3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1. Para realizar la revisión l estado los terceros y proveedores, ingrese s la función "Gestión Terceros" l aplicativo, filtre por "Estado" y genere los registros en estado "Registrado Registro Interno - Registro interno un Tercero: para realizar el registro interno un tercero, inicie sesión con su usuario y contraseña s la página web l ICBF o s otro sistema información l ICBF. Haga clic en la pestaña "", luego sobre "Gestión Terceros", y finalmente un clic al símbolo "MÁS" que se encuentra en la parte superior recha la pantalla. Allí se spliegan los campos para que registe la información solicitada. De acuerdo al "Tipo Persona" el sistema le solicita adjuntar unos documentos. Por último, guar la información dando clic en el símbolo diskette. - Registro interno un proveedor: para realizar el registro interno un proveedor, inicie sesión con su usuario y contraseña s la página web l ICBF o s otro sistema información l ICBF. Haga clic en la pestaña "", luego sobre "Gestión ", finalmente un clic al símbolo "MÁS" que se encuentra en la parte superior recha la pantalla y registre la información solicitada en datos básicos. El sistema le ofrece la opción registrar datos financieros y datos experiencia. De acuerdo a su personería y tipo empresa, el sistema le solicita adjuntar algunos documentos. Por último, guar la información dando clic en el símbolo diskette Validación l registro Validación l registro los terceros: cuando el tercero se encuentre en estado registrado, se proce a verificar y validar los datos con los documentos adjuntos requeridos por el sistema información. Antes imprimir este documento piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA.

2 Versión 1 Página Validación l registro los proveedores: Si ntro Gestión, los módulos datos básicos, datos financieros, o datos experiencia se encuentran en Estado Registrado, se proce a verificar y validar los datos registrados con los documentos adjuntados. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre la Descripción la actividad Responsable Registro Inicio 1. PC Revisión Estado Revisar los registros en Estado Registrado terceros y proveedores en el aplicativo. (Ver Política Operación 3.1) Profesional la Dirección 2. Registros Internos Registrar terceros y/o proveedores internamente en el sistema información. (Ver Política Operación 3.2) Es requerido por parte algún área l ICBF, realizar registros y consultas terceros y/o proveedores internamente? Profesional área l ICBF SI: Pasa a la actividad 3 NO: Pasa a la actividad 5 3. Solicitud Creación Usuario Solicitar a la Dirección mediante correo electrónico la creación un usuario para consultar y registrar terceros y/o proveedores en el sistema información proveedores. Jefe área l ICBF 4. Creación Usuario Crear usuario y asignar rol en el sistema información proveedores al área o penncia solicitante. Profesional la Dirección Antes imprimir este documento piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA.

3 Versión 1 Página 3 6 Nombre la Descripción la actividad Responsable Registro 5. Registro Terceros y/o Registrar los datos terceros y/o proveedores en el o a través otros sistemas información que se encuentren interoperando. (Ver Política Operación 3.2) Profesional área l ICBF 6. PC Validación datos Realizar la validación los datos los terceros y/o proveedores. (Ver Política Operación 3.3 Los datos y documentos digitales se encuentran en Estado Validado? Profesional la Dirección SI: Pasa a la actividad 8 NO: Pasa a la actividad 7 7 Realizar Observaciones Hacer observaciones y enviar comunicación al usuario a través l aplicativo. El usuario ha realizado los ajustes requeridos por el validador documental? SI: Pasa actividad 6 NO: Enviar correo electrónico recordando ajustar su registro. Pasa a la actividad 1. Profesional la Dirección / 8 Aprobación l Registro Enviar mensaje al usuario informando que su registro fue aprobado. Profesional la Dirección / Antes imprimir este documento piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA.

4 Versión 1 Página 4 6 Nombre la Descripción la actividad Responsable Registro 9.1 Consultar la información o datos específicos terceros y/o proveedores, mediante el u otros sistemas información que se encuentren interoperando. Acce mediante consultas en pantalla o reportes l? SI: Pasa a la actividad 9.2 Profesional área l ICBF NO: Pasa a la actividad Consulta información 9.2 Ingresar al con nombre usuario, contraseña y consultar la información en pantalla o por medio reportes, según el rol usuario. Profesional área l ICBF Pasa a la actividad Ingresar con el nombre usuario y contraseña, a través otros sistemas información que se encuentren interoperando y consultar la información. Profesional área l ICBF l Área Pasa a la actividad Reporte novedas, actualizaciones y observaciones Reportar novedas, actualizaciones y observaciones la información consultada, a la Dirección. Profesional área l ICBF Antes imprimir este documento piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA.

5 Versión 1 Página PC 12 Nombre la Ajustes novedas, actualizaciones y observaciones Descripción la actividad Responsable Registro Revisar y ajustar las novedas, actualizaciones y observaciones enviadas por las diferentes áreas l ICBF. FIN Profesional la Dirección P.C.: Punto Control 5. RESULTADO FINAL terceros y proveedores registrados y actualizados, disponible para consulta en el o a través otros sistemas información l ICBF. 6. DEFINICIONES USUARIO INTERNO: Colaborador l ICBF que utiliza el aplicativo. USUARIO EXTERNO: Persona externa al ICBF que utiliza el aplicativo. TERCERO: Toda persona natural o jurídica u organización que interactúa con el ICBF. PROVEEDOR POTENCIAL: Persona natural, jurídica u organización que pue ofrecer al ICBF un bien, obra o servicio, y que se puen intificar como potenciales para contratar con la entidad. PROVEEDOR ACTUAL: Persona natural, jurídica u organización que tiene un vínculo contractual con el ICBF, para proveer bienes, obras o servicios. GESTOR DOCUMENTAL: Persona encargada verificar y validar la información consignada por los usuarios en el. VALIDACIÓN: Consiste en la acción humana para verificar la consistencia los datos contra los soportes digitales registrados por el usuario y el cumplimiento unas condiciones mínimas en ese registro. ESTADO REGISTRADO: Significa que el usuario ha realizado un registro exitoso en el aplicativo, el cual tendrá que ser validado por el ICBF. ESTADO POR AJUSTAR: Significa que el usuario registró o anexó un documento que no coinci con la información suministrada. En este sentido, el tercero tendrá que realizar los ajustes pertinentes. ESTADO VALIDADO: Significa que los datos registrados y documentos anexos son correctos y por lo tanto ha sido exitoso el proceso revisión y validación. Antes imprimir este documento piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA.

6 Versión 1 Página 6 6 INTEROPERABILIDAD: Operar un dato o un proceso mediante dos o más sistemas información. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual Usuario Interno l 8. RELACIÓN DE FORMATOS No se requieren formatos para este Procedimiento. Los registros quedan en el. 9. ANEXOS: No contiene anexos 10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha (De la actualización) Versión (Relacionar la última versión l documento que se está actualizando) Descripción l Cambio 30/09/ Se realiza la modificación formato l procedimiento Antes imprimir este documento piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa este documento se consira como COPIA NO CONTROLADA.

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