MANUAL USUARIO CREACIÓN DE PROVEEDORES SISTEMA FINANCIALS

Transcripción

1 MANUAL USUARIO CREACIÓN DE PROVEEDORES SISTEMA FINANCIALS Administración y Soporte Financials

2 Contenido 1.- INTRODUCCIÓN CREAR UN PROVEEDOR CON SUCURSAL FACTURA Libro de Direcciones... 5 Términos de control y contabilidad... 7 Impuesto e información... 8 Detalles de Pago... 9 Actualización rápida Glosario de términos

3 1.- INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como objetivo guiar a los usuarios en la creación de proveedores en el sistema Financials versión R12. A diferencia del sistema Financials 11i, esta funcionalidad nos ofrece varios y significativos cambios, ya que como podremos observar la creación de proveedores está basada en un ambiente totalmente web. Cabe destacar que existe un cambio sustancial en lo que se refiere al concepto de sucursal, las cuales son acotadas a: FACTURAS, BOLETAS y OTROS, con la idea de disminuir la redundancia y duplicidad de datos, obteniendo así un proveedor único para la Organización y con una sucursal única cuando operemos con documentos tipo Facturas, Boletas u Otros compromisos de pago. Con la versión R12 de Financials se deja de manifiesto que los proveedores no pertenecen a las unidades sino que son únicos para nuestra Universidad. A continuación se presentan las pantallas y los datos más relevantes que los usuarios deberán ingresar cuando requieran crear un proveedor. 2

4 2.- CREAR UN PROVEEDOR CON SUCURSAL FACTURA. Para crear un proveedor una vez ingresados en el sistema Financials R12 Ingresamos a la responsabilidad PUC INGRESO PROVEEDORES ubicada en el árbol de responsabilidades. PUC INGRESO PROVEEDORES Figura 1 ingresando a pantalla proveedores Una vez en la pantalla de proveedores se procede a crear el proveedor Presionar botón <Crear Proveedor> Crear Proveedor Figura 2 crear proveedor. 3

5 Donde ingresamos los siguientes campos: Nombre de Organización : Nombre o razón social (Ingresar mayúsculas, apellidos y nombres) Número de Proveedor : RUT con dígito verificador y con guion RUT : RUT con dígito verificador y sin guion ID de Contribuyente : RUT sin dígito verificador Presionar botón <Aplicar> Aplicar Figura 3 datos iniciales. Perfil de Compañía y Organización Después de haber ingresado los datos iniciales del proveedor, debemos ir al menú Perfil de Compañía Submenú {Organización}. 1. En el cuadro combinado Tipo seleccionar: Proveedor. 2. En Detalles Globales ingresar Tipo de ID de Contribuyente : Nacional. 3. En Detalles Globales ingresar Dígito de Validación de ID Contribuyente : Dígito verificador. 4. Presionar botón <Grabar> Grabar Figura 4 organización y detalles globales. 4

6 Libro de Direcciones Posteriormente debemos seleccionar el menú Libro de Direcciones, en esta etapa debemos asociar un proveedor con una dirección o direcciones, además de definir su sucursal. Presionar botón <Crear>. Crear Figura 5 crear dirección Una vez en la pantalla de creación de domicilio procedemos a llenar datos según imagen, donde es importante destacar que existen tres nombres de sucursales posibles, estas son: 1. FACTURAS 2. BOLETAS 3. OTROS Se debe activar los Checkbox [Compra] y [Pago] y presionamos botón <Continuar> 5

7 Continuar Figura 6 detalles de domicilio En la siguiente pantalla debemos seleccionar el Checkbox de nombre de sucursal, en este caso [FACTURAS] y presionamos <Aplicar>. Aplicar Figura 7 Sucursal 6

8 Términos de control y contabilidad El siguiente paso es definir las cuentas de Pasivo y Anticipo, para ello ir a Términos de control {Contabilidad}, donde debemos modificar la cuenta de pasivo según corresponda, en el caso de FACTURAS utilizar , para BOLETAS y para OTROS Figura 8 cuenta pasivo Ir a pestaña Anticipo e ingresar el Flexfield, modificar según sea la sucursal, luego presionar <Grabar>. Grabar Figura 9 cuenta anticipo 7

9 Impuesto e información Una vez verificados las cuentas de pasivo y anticipo, seleccionamos el menú Impuesto e información para actualizar el impuesto de transacción. Actualizar Impuesto de Transacción Figura 10 impuesto e información Lo que nos lleva a Detalles de impuesto de sucursal del Proveedor, donde indicamos la opción Sí a calcular impuesto <Grabar>. 1.- Seleccionar opción SÍ 2.- Grabar Figura 11 calcular impuesto 8

10 Detalles de Pago Posteriormente debemos ingresar a detalles de pago y Seleccionar el Checkbox [Valor por defecto] en método de pago cheque <Grabar>. 2.- Grabar Actualización rápida Figura 12 métodos de pago Una vez finalizado lo anterior debemos Ir a actualización Rápida en la pestaña de Configuraciones de compra clave seleccionar en el cuadro combinado: Pagar El Recepción - Nivel de resumen de Factura Recepción. Figura 13 configuración de compra clave 9

11 Posteriormente ir a la pestaña Configuraciones de pago clave verificar en grupo de pago PROVEEDOR Figura 14 configuración de pago clave Finalmente aplicamos la opción de <Grabar> y damos por finalizado la creación de nuestro proveedor para este ejemplo con sucursal FACTURAS. 2.- Grabar Figura 15 grabar actualización rápida 10

12 3.- Glosario de términos El siguiente glosario identifica la simbología usada en el manual con la finalidad de identificar los objetos dentro del sistema: Responsabilidad Menú de responsabilidad {Submenú} <Botón de acción> [Compra] Pestaña 11