FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA

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1 FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA MINUTA EJECUTIVA DE LA PROPUESTA: IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE DESARROLLO DE PROVEEDORES TÉCNICOS PARA ENTREGAR UN SERVICIO DE ALTA CALIDAD A LOS USUARIOS DE INDAP PROPONENTE: INSTITUTO DE DESARROLLO AGROPECUARIO INDAP Elaborada por la Dirección de Presupuestos en base al informe final presentado por el proponente. Los juicios contenidos son de responsabilidad del autor y no representan necesariamente la visión de la DIPRES. SEPTIEMBRE 2008

2 Ministerio de Hacienda Dirección de Presupuestos 1. Antecedentes MINUTA EJECUTIVA N 14 1 FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA Nombre Propuesta: Apoyo al Fomento de un Mercado de Consultores que Provean Servicios de Calidad a los(as) Usuarios(as) de INDAP. Servicio(s) Público(s) sujeto(s) del mejoramiento: Instituto de Desarrollo Agropecuario (INDAP) Elaborada por: Instituto de Desarrollo Agropecuario (INDAP) Monto: MM$ el año 2009 y MM$ 630 el año 2010 en régimen. 2. Problema de Gestión Identificado: A. Proceso de Gestión que aborda la propuesta 2 : el proceso a abordar corresponde a la gestión de la prestación de los programas y servicios de asistencia técnica orientados a apoyar la producción silvo-agropecuaria de la Agricultura Familiar Campesina. Dichos servicios son otorgados por INDAP, a través de personas naturales o jurídicas, denominados Proveedores de Fomento, que en su conjunto forman parte de la institucionalidad que trabaja en el mundo rural. Estos Proveedores, desde el ámbito privado, entregan su capacidad profesional, mantienen una relación cotidiana y de contacto directo con los(as) usuarios(as), intervienen en el acompañamiento técnico y en la aplicación práctica de propuestas de intervención productivas. Ellos son los facilitadores de los cambios tecnológicos, de conocimiento, de información y generación de capacidades técnico-empresariales que los(as) usuarios(as) puedan aplicar en sus sistemas productivos y/o negocios. B. Problema Identificado 3 : Actualmente existen tres sistemas informáticos independientes en los cuales se encuentran inscritos los proveedores, dos de ellos en planillas Excel, lo que dificulta el acceso de los usuarios a la información de los proveedores ya que deben consultar tres sistemas para conocer toda la información disponible y además la información contenida se encuentra desactualizada. El sitio Web existente con información sobre proveedores está insuficientemente desarrollado 4. No existe un sistema de certificación de competencias laborales que permita comprobar el nivel de conocimiento de los proveedores para que presten servicios de calidad. 1 Esta Minuta ha sido elaborado por la Dirección de Presupuestos en base al informe final de la Propuesta Apoyo al Fomento de un Mercado de Consultores que Provean Servicios de Calidad a los(as) Usuarios(as) de INDAP adjudicada por el Instituto de Desarrollo Agropecuario en el marco del Fondo de Modernización de la Gestión Pública de la DIPRES. El contenido del informe final aprobado cumple con los Términos de Referencia y Bases Administrativas que reglamentan el Fondo. Al ser una propuesta elaborada por terceros, los juicios contenidos en el informe son de responsabilidad de quienes elaboraron la propuesta y no necesariamente representan la visión de la DIPRES. 2 DIPRES considera muy débil la descripción de los procesos concretos que INDAP aborda en la presente propuesta. 3 DIPRES considera que no es rigurosa la descripción e identificación de los problemas señalados y sus efectos. No se identifican ni dimensionan las brechas brechas asociadas a cada problema mencionado. 4 En este sitio se encuentra disponible información sobre: el Directorio Nacional de Operadores de Asesorías Técnicas, el Registro de Riego y el Registro del Sistema de Incentivos de Suelos Degradados; Cursos, Chilecompra y Certificación. 1

3 No existe un programa de capacitación de proveedores que les permitan aumentar sus conocimientos de manera de asegurar la pertinencia de las recomendaciones técnicas adecuadas para el tipo de productores. No existe un sistema de evaluación de desempeño de los proveedores que permita diferenciar a los proveedores que prestan buenos servicios de los que no deberían estar trabajando con los(as) usuarios(as) de INDAP. Actualmente no existe un sistema que permita que los(as) usuarios(as) y los proveedores de INDAP, expongan sus opiniones y participen con su experiencia en la política y los servicios de fomento. 3. Propuesta de Solución A. Objetivo de gestión: Mejorar la calidad y eficacia de los servicios prestados por los proveedores, lo que contribuiría a generar condiciones y capacidades para un desarrollo sostenible y sustentable de la Agricultura Familiar Campesina y sus organizaciones. B. Descripción de la solución al problema de gestión identificado: La propuesta propone fomentar el desarrollo de un mercado de proveedores de asesoría técnica de calidad, para lo(as) usuario(as) de INDAP, esto significa realizar acciones en tres ámbitos: i) elaborar y poner al servicio de la institución y sus usuario(a)s información en línea y actualizada respecto de la oferta de asesoría técnica disponible en el mercado; ii) establecer un estándar mínimo de calidad de la asesoría técnica ofertada, a partir del enfoque de competencias laborales y una evaluación objetiva del desempeño de los proveedores; e iii) incorporar activamente a usuario(a)s y proveedores como actores que contribuyan a mejorar permanentemente la política de fomento y servicios de INDAP. C. Componentes de la propuesta a. Sistema de información institucional de proveedores, que reemplaza los tres sistemas mencionados anteriormente por un único gran registro, operativizado mediante una plataforma electrónica alojada en el Portal Web de INDAP b. Sistema de mejoramiento de competencias de los proveedores, operado por terceros y basado en el Sistema Nacional de Certificación de Competencias Laborales. c. Sistema de participación de proveedores y usuario(as) de INDAP. En el caso de los proveedores se propone la apertura de canales de participación, generando incentivos para crear sus propias formas organizativas. En el caso de los(as) usuarios(as), se propone diseñar un sistema de participación social sobre los proveedores que les prestan servicios y sobre el propio INDAP, operado por las propias organizaciones de las cuales reciben la asesoría técnica, esto es confederaciones, asociaciones gremiales o comités locales. D. La estrategia de implementación de la propuesta de solución, consta de la siguientes subetapas 5 : I. Sistemas de Información Registro de Proveedores de Fomento Etapa Diseño (2 meses): Diseño del Formato del Registro; Diseño y construcción del Sistema Informático; Validación del Sistema informático, por profesionales de INDAP a nivel 5 DIPRES considera que dada la debilidad del diagnóstico, no es posible evaluar la pertinencia de la propuesta con sus componentes, ni tampoco de su estrategia. 2

4 central y regional; Reglamento del Registro de Proveedores de Fomento de INDAP aprobado y publicado en el Diario Oficial. Etapa Implementación (3 meses): Puesta en marcha del sistema informático del Registro; Traspaso de la información contenida en el Directorio nacional de operadores, en el Registro de Suelos y en el Registro de Riego al sistema informático del Registro de Proveedores de Fomento; Plazo de un mes para que los proveedores inscritos actualicen su información en el nuevo Registro; Externalizar la administración del Registro. Etapa Administración (Actividades de Carácter Permanente) (Anual). Recopilar información sobre los proveedores; Actualizar periódicamente la información; Mantener y administrar el sistema informático asociado al registro de proveedores. Sitio Web Consultores Etapa Diseño (1 mes): Diseño y construcción del Sitio Web. Etapa Implementación (1 mes): Puesta en marcha del sitio; Revisar la información a publicar; Publicar la información en el sitio. Etapa Administración (Actividades de Carácter Permanente) (Anual): Mantener y administrar el sitio Consultores en el portal Web de INDAP. II. Sistema de Mejoramiento de las Competencias de los Proveedores de Fomento Certificación de Competencias y Capacitación Etapa Diseño (6 meses): Consultoría para diseñar una propuesta de sistema de certificación y capacitación 6 ; Marcha blanca de la propuesta realizada por la consultora; Definir el diseño final y validarlo por INDAP; Diseñar la normativa de certificación de competencias. Etapa Implementación (Anual): Implementar el sistema de certificación de competencias y capacitación. Etapa Administración (Actividades de Carácter Permanente) (Anual): Evaluación y ajustes al sistema. Evaluación de Desempeño Etapa Diseño (6 meses): Contratar una consultora para que diseñe el sistema de evaluación de desempeño (incluye validación de la propuesta, marcha blanca, sistema informático, normativa y manuales); Definir el diseño final en base a la propuesta, su validación y marcha blanca. Etapa Implementación (Anual): Implementar el sistema de evaluación de desempeño y categorización. Etapa Administración (Actividades de Carácter Permanente) (Anual): Continuidad de la implementación del sistema de evaluación del desempeño aplicando evaluaciones periódicas y realizando los ajustes necesarios al sistema. III. Sistema de Participación de Proveedores y Usuarios(as) Participación de Proveedores 6 Incluye un levantamiento de temas transversales y específicos que los proveedores deben dominar para cumplir adecuadamente su cometido. 3

5 Etapa Diseño (5 meses): Diseñar un sistema de participación de proveedores 7 ; Validarlo con proveedores y profesionales de INDAP; Realizar la marcha blanca del sistema y ajustes. Etapa Implementación (Anual): Implementar el sistema de participación de proveedores. Etapa Administración (Actividades de Carácter Permanente) (Anual): Continuidad de la implementación del sistema de participación de proveedores; Seguimiento al sistema de participación. Participación Social de los(as) Usuarios(as): Etapa Diseño (5 meses): Diseñar un sistema de participación social de los(as) usuarios(as) 8 ; Validarlo con usuarios(as) y profesionales de INDAP; Realizar la marcha blanca del sistema y ajustes. Etapa Implementación (Anual): Implementar el sistema de participación social de los(as) usuarios(as). Etapa Administración (Actividades de Carácter Permanente) (Anual): Seguimiento del sistema de participación social de los(as) usuarios(as). E. Recursos solicitados, totales y por etapas o años 9 : 22 Bienes y Servicios PROPUESTA USO DE RECURSOS FINANCIEROS SISTEMA DE INFORMACION INSTITUCIONAL DE PROVEEDORES No requiere solicitud de recursos SISTEMA DE MEJORAMIENTO DE COMPETENCIAS DE LOS PROVEEDORES Items Requerimientos (En miles de $ de 2008) 2010 Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Diseño Implementación Ejecución 07 Publicidad y Difusión Servicios Técnicos y profesionales Total Item Total por componente etapa/año Bienes y Servicios SISTEMA DE PARTICIPACION DE PROVEEDORES Y USUARIOS DE INDAP Items Requerimientos (En miles de $ de 2008) 2010 Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Diseño Implementación Ejecución 11 Servicios Técnicos y profesionales Total Item Total por componente etapa/año Total por Etapa/año Este sistema implica la generación de espacios de difusión de la política de fomento de INDAP y de sus instrumentos, de manera que los proveedores puedan opinar y aportar con su experiencia para enriquecerlos. Para ello INDAP citará a talleres de trabajo y entregará con antelación los documentos a ser discutidos. 8 La participación de usuarios significa que los usuarios podrán emitir sus opiniones respecto a la política de fomento e instrumentos de fomento. Para diseñar este sistema la división de fomento trabajará conjuntamente con la división de gestión estratégica. 9 DIPRES no valida la pertinencia de los recursos respecto de los productos generados por la propuesta. 4

6 4. Resultados esperados 10 a. A nivel Institucional: 70% de los(as) usuarios(as) se encuentran satisfechos con las asesorías brindadas por los proveedores. 80% de los jefes de área tienen una percepción positiva del quehacer de los proveedores. b. A nivel de los usuarios/beneficiarios/clientes: 15% de proveedores se inscriben cada año en el Registro 60% de los proveedores visitan el sitio 30% de los proveedores certifican competencias en un Área y/o Especialidad 60% de los proveedores aprueban los cursos de capacitación 30 consultores especialistas se incorporan anualmente 50% de los proveedores participan en el programa 40% de los(as) usuarios(as) participan en el control social 10 DIPRES considera que el diseño de la propuesta y sus componentes no permiten validar la pertinencia de estos resultados y metas. 5

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