INSTRUCTIVO EVALUACIÓN Y RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DIRECCIÓN DE GESTIÓN CONTRACTUAL

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1 INSTRUCTIVO DIRECCIÓN DE GESTIÓN CONTRACTUAL

2 Tabla de contenido INTRUDUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE MARCO LEGAL TÉRMINOS Y DEFINICIONES SELECCIÓN DE PROVEEDORES 6. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISORES O INTERVENTORES EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS Criterios de evaluación Periodicidad de evaluación Método de evaluación Definiciones de control por tipo de proveedores DOCUMENTOS RELACIONADOS... 8

3 INTRODUCCIÓN Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P. en el marco de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión establece el seguimiento, evaluación y reevaluación de sus proveedores con el fin de garantizar la calidad y el abastecimiento para efectos de cumplir con los clientes y demás grupos de interés. El tipo y grado de control que se ejerce sobre los proveedores y procesos subcontratados se establece en relación con su impacto frente al producto o servicio final. El octavo principio de la administración de calidad es: Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores; de acuerdo a este principio, y a la norma ISO 9001 en su versión 2008, es que realizamos evaluaciones a nuestros proveedores, sin embargo, una evaluación a un proveedor va más allá de la aplicación de una encuesta una vez por año, en la cual se califica, por lo general: el servicio, calidad y tiempo de respuesta. Un proveedor confiable o incumplido impacta directamente en un producto o servicio para nuestros clientes y grupos de interés, que a la postre podrán continuar con la relación contractual o podrán decidir concluirla. 1. OBJETIVO El presente instructivo tiene como propósito establecer la metodología para evaluar el desempeño de los proveedores de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P. en relación con su capacidad de suministrar bienes y servicios a la organización que cumplan con los requisitos establecidos. 2. ALCANCE El presente instructivo establece la metodología de evaluación para los diferentes tipos de proveedores de bienes y servicios de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P. Se excluye de la aplicación de este Instructivo a los municipios y Entidades Públicas con las cuales se suscriban Contratos o Convenios Interadministrativos. 3. MARCO LEGAL Ley 80 de Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, Reglamentada por el Decreto Nacional 1082 de Ley 1150 de Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Ley 734 de Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Ley 1474 de Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

4 Ley 142 de Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones Ley 689 del 2001 Por la cual se modifica parcialmente la Ley 142 de Ley 842 de Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan otras disposiciones Ley 872 de Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios Decreto 1082 de 2015 Decreto Único Reglamentario Del Sector Administrativo De Planeación Nacional. Resoluciones 006 del 1 de septiembre de 2008, 019 del 16 de diciembre de 2009 y 086 del 28 de julio de 2014 Manual de Contratación de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P para procesos de selección Ley 142 de Resolución 143 del 28 de julio de 2014 Manual de Contratación del Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P. (PAP- PDA) para procesos de selección Ley 80 de Resolución 087 del 20 de junio de Manual de Interventoría y Supervisión de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P Y demás normas concordantes. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Términos y definiciones de la norma NTCGP 1000:2009. Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Adquisición de bienes y servicios: Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad. Autoridad: Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación. Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. En el Manual de Supervisión e Interventoría en su numeral 5 se encuentran otras definiciones asociadas a la supervisión e interventoría.

5 5. SELECCIÓN DE PROVEEDORES La selección de los proveedores en la Empresa, se debe realizar de conformidad a los criterios de selección de contratistas señalados en la Ley 80 de 1993, Ley 1474 de 2011, Ley 142 de 1994, Resoluciones 006 del 1 de septiembre de 2008, 019 del 16 de diciembre de 2009 y 086 del 28 de julio de 2014 Manual de Contratación de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P para procesos de selección Ley 142 de 1994, Resolución 143 del 28 de julio de 2014 Manual de Contratación del Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P. (PAP- PDA) para procesos de selección Ley 80 de 1993, Resolución 087 del 20 de junio de Manual de Interventoría y Supervisión de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P y demás normas concordantes que establecen las siguientes modalidades de contratación: Licitación Pública, Selección Abreviada de menor cuantía, subasta, Concurso de Méritos, Directa, Mínima Cuantía, Invitación Pública, Selección por única Oferta, Invitación Lista Corta. Contratación 6. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR Los Supervisores e Interventores deben evaluar los proveedores de bienes y/o servicios de acuerdo a la metodología establecida en el presente instructivo y acogiendo los lineamientos y responsabilidades descritas en el Manual de Supervisión e Interventoría. Esta evaluación y/o reevaluación debe ser presentada para efectos de la liquidación de los contratos. Una vez realizada la evaluación o reevaluación, ésta debe ser enviada a la Dirección de Gestión Contractual en formato digital, y archivada en el expediente correspondiente al contrato del proveedor evaluado. 7. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS 7.1. Criterios de evaluación Los criterios de evaluación del desempeño de los proveedores son: Cumplimiento de los plazos pactados para la entrega de productos: Grado de cumplimiento en los tiempos acordados para la entrega de los bienes o servicios contratados. Cumplimiento de aspectos técnicos y de calidad: Grado de cumplimiento de características técnicas y de calidad en relación a la necesidad para la cual fue contratada. Cumplimiento de las obligaciones pactadas: Grado de cumplimiento sobre las obligaciones establecidas en el contrato, asociadas al Marco Legal Vigente Periodicidad de evaluación y Re-evaluación La periodicidad de evaluación depende del tipo de bien o servicio contratado, y deberá realizarse de acuerdo a la siguiente tabla:

6 Obras civiles Interventoría Consultoría PROVEEDORES DE: EVALUACIÓN RE-EVALUACIÓN Prestación de servicios profesionales y técnicos Suministros Contratos de Compraventa Otros bienes o servicios Al 60% de ejecución de las actividades contratadas, o cuando las condiciones de ejecución del contrato así lo requieran. Al 50% del plazo acordado para ejecución de actividades contratadas Al 50% de ejecución de las actividades contratadas A la Entrega de los bienes Al finalizar el contrato Se deberá realizar como mínimo una re-evaluación anual. Al momento de la Liquidación del Contrato o Convenio, se realizará una re-evaluación final. Una vez realizada la re-evaluación de los contratos la Dirección de Gestión Contractual deberá recopilar los datos, analizarlos y presentarlos al Comité de Gerencia. NOTA: A la publicación del presente instructivo se llevará a cabo la evaluación de los contratos que se encuentren vigentes y que cumplan las condiciones señaladas anteriormente. N/A 7.3. Método de evaluación De acuerdo a la periodicidad de evaluación y re-evaluación de los proveedores, los supervisores o interventores deben registrar la calificación en el EPC-SIGC-Ft-297. Evaluación y Re-evaluación de Proveedores. 1. En dicho formato se debe registrar el período de evaluación 2. Los datos generales del contrato: Número de Contrato, Contratista, Objeto del Contrato, Supervisor o Interventor, 3. La evaluación del proveedor o contratista según criterios de evaluación. En la evaluación se califica el grado de cumplimiento de los tres (3) criterios de evaluación mediante la siguiente escala: NIVEL DE CUMPLIMIENTO VALOR DESCRIPCIÓN Confiable 4 El contratista siempre cumple con en el criterio evaluado. Conforme 3 El contratista la mayoría de las veces cumple con el criterio evaluado Aceptable 2 El contratista algunas veces cumple con el criterio evaluado No Confiable 1 El contratista la mayoría de las veces no cumple con el criterio evaluado La ponderación de los (3) tres resultados reflejará una calificación promedio, la cual tendrá las siguientes opciones de manejo:

7 CALIFICACIÓN PROMEDIO OBTENIDA CLASIFICACION >3,0 y 4,0 CONFIABLE >2,0 y 3,0 ACEPTABLE 2,0 NO CONFIABLE OPCIÓN DE MANEJO Cumple ampliamente con los requisitos para asegurar la calidad de los bienes y/o productos suministrados. Comunicación informándole el resultado. Cumple satisfactoriamente con los requisitos para asegurar la calidad de los bienes y/o productos suministrados. Realizar recomendaciones para aumentar la calificación. Los productos y/o servicios suministrados deben ser sometidos a inspecciones rigurosas. Requiere de seguimiento permanente. Realizar una solicitud de plan de mejoramiento. Estas opciones de manejo deben ser aplicadas por el supervisor o interventor de acuerdo a la periodicidad de la evaluación del contratista Definiciones de control por tipo de proveedores Los proveedores de la empresa se han organizado por categorías de acuerdo al impacto o grado de intervención que tienen sobre la realización del producto o servicio. a) Categoría A de alto impacto b) Categoría B de medio impacto c) Categoría C de bajo impacto Nota: Estas categorías no influyen en aspectos presupuestales o de atención a los proveedores, lo que busca es poder establecer el tipo y grado de control a los proveedores de acuerdo a su impacto en la calidad del producto o servicio de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P. Las categorías están definidas de la siguiente manera: Categoría A de alto impacto: Son todos aquellos proveedores de bienes y servicios que impactan directamente en la elaboración el producto o servicio de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P., tales como proveedores de prestación del servicios profesionales y técnicos, consultoría en estudios y diseños, obras civiles, interventorías, suministro de vehículos para el saneamiento básico, equipo industrial para obras, productos de uso final, entre otros. Categoría B de medio impacto: Son todos aquellos proveedores de bienes y servicios que apoyan la ejecución o elaboración de los productos y servicios finales, tales como servicios de logística, consultorías en general, servicios de comunicaciones, sistemas de información, entre otros. Categoría C de bajo impacto: Son todos aquellos proveedores de bienes y servicios que apoyan el funcionamiento de la organización como suministro de combustible, insumos de oficina, servicio de mantenimiento y aseo, entre otros.

8 CATEGORÍA PROVEEDOR CONTROL Categoría A Alto impacto Obras civiles, Consultorías e interventorías Prestación de servicios profesionales y técnicos Verificación de las competencias del personal Verificación de la capacidad financiera Verificación de la experiencia en el sector Verificación de antecedentes Pólizas Supervisión e Interventoría Verificación de las competencias del personal Pólizas Supervisión Categoría B Medio impacto Categoría C Bajo impacto Suministro de vehículos para el saneamiento básico, equipo industrial para obras, productos de uso final (Impresión, Fotografía, protección y seguridad, entre otros.), entre otros. Servicios de logística, servicios de comunicaciones, sistemas de información, entre otros. Suministro de combustible, insumos de oficina, servicio de mantenimiento y aseo, arrendamientos, equipos de cómputo, muebles y enseres entre otros. Verificación de la capacidad financiera Verificación de la experiencia en el sector Verificación de antecedentes Pólizas y garantías Inspección o verificación de calidad Supervisión Verificación de las competencias del personal (cuando aplica) Pólizas Supervisión Verificación de precios Supervisión Con la aplicación de la evaluación y control a los proveedores, se espera garantizar la calidad y cumplimiento del abastecimiento de los insumos, bienes y servicios necesarios para la operación de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P. y el cumplimiento de las funciones esenciales. 8. DOCUMENTOS RELACIONADOS Manual de Supervisión e Interventoría EPC-SIGC-FT-297. Evaluación y Re-evaluación de Proveedores

9 VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 0 02/09/2015 Versión inicial 1 02/06/2016 Se modifica el nombre del instructivo a EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Se incluye en la introducción el término reevaluación. En el numeral 2 Alcance, se incluye el párrafo: "Se excluye de la aplicación de este Instructivo a los municipios y Entidades Públicas con las cuales se suscriban Contratos o Convenios Interadministrativos." Se actualiza el numeral 3 Marco Legal Se modifica el numeral 5 RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISORES O INTERVENTORES Se adiciona el numeral 6 RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR Se modifica la numeración a partir del numeral 7 Se modifica el numeral 6.2 a 7.2. Periodicidad de evaluación y Re-evaluación Se modifica el nivel de cumplimiento del primer cuadro del numeral 6.3 a 7.3. Método de evaluación Se modifica la opción de manejo del segundo cuadro del numeral 6.3 a 7.3. Método de evaluación 2 09/06/2016 Se incluye en el numeral 6 la acción a seguir por parte del evaluador, en cuanto hacia dónde dirigir el documento de evaluación. 3 05/08/2016 Se modifica la periodicidad de la re-evaluación en la tabla del numeral 7.2 Periodicidad de evaluación y Reevaluación, igualmente se modifican los cuadros del numeral 7.3 Método de evaluación. 4 11/08/2016 Cambio de Imagen Corporativa 5 23/08/2016 Se modifica la periodicidad de la evaluación en la tabla del numeral 7.2 para los contratos de obra, interventoría y consultoría, teniendo en cuenta observaciones realizadas al instructivo durante su socialización. Elaboró: Revisó: Aprobó: Nohora Sanchez S. - Profesional Especializado - Apoyo Dirección Gestión Contractual Manuel Darío Jaime Profesional Técnico Dirección de Gestion Contractual Jairo Velasco Apoyo Dirección de Planeación Freddy Gustavo Orjuela Hernández. Director de Gestión Contractual Manuel A. Sandoval Director de Planeación

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