Atención a Proveedores

Transcripción

2 1. Introducción DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP VERSIONES DISPONIBLES DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN DIAGRAMA DE PROCESO 5 2. Funcionalidad PROBLEMA SOLUCIÓN MENSAJE QUEJA SUGERENCIA Herramientas, Reportes, Exploradores y Cubos EXPLORADOR ATENCIÓN A PROVEEDORES (GENERAL) EXPLORADOR ATENCIÓN A CLIENTES (POR CLASIFICACIÓN) 29

3 1. Introducción Atención a Proveedores - 3

4 1.1 Definiciones generales y aplicación con el ERP El módulo de Atención a Proveedores es imprescindible en cualquier empresa que necesite medir la satisfacción de los proveedores con respecto a la atención que brindan, y en su caso, tomar acciones correctivas en cuanto se identifiquen problemas constantes dentro de la institución. Esto se hace a través del registro de un problema o queja y dando seguimiento hasta su resolución. Tener esta información en el sistema permitirá hacer consultas cuantas veces se necesite a través de los propios movimientos, exploradores o reportes específicos que ayudan a tener un panorama amplio de dónde se está posicionado como empresa y los puntos rojos a atender, incluso podrá repercutir de forma significativa en el crecimiento de la compañía. En este manual se mostrará el uso del módulo y sus ventajas. 1.2 Versiones Disponibles A partir de 4600 v3 Preconfigurado. Atención a Proveedores - 4

5 1.3 Diagrama de Integración Proveedores Cuentas por pagar Atención a Proveedores Compras Gastos 1.4 Diagrama de Proceso Atención a Proveedores - 5

6 2. Funcionalidad Atención a Proveedores - 6

7 2.1 Problema El movimiento permitirá tener un registro de los problemas, así como hacer una descripción detallada de la inconformidad recibida relacionada con sus Proveedores. Movimiento Problema. Ruta: Logística Atención a Proveedores Botón Nuevo Pestaña Datos Generales Atención a Proveedores - 7

8 1. Movimiento. Elegir Problema. 2. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que realiza el movimiento. 3. Proveedor. Clave del proveedor con el que se registra la sugerencia. 4. Agente. Es la persona que levanta el movimiento. 5. Artículo. Seleccionar el artículo que es objeto del movimiento. 6. Fuente del movimiento. 7. Espacio. Capturar el espacio físico en caso de ser necesario. 8. Información de Contacto del proveedor. Esta información se importará automáticamente del catálogo de proveedores. 9. Referencia. Se puede capturar el movimiento de compras, o movimiento en el sistema con el que se suscitó el problema. 10. Observaciones del movimiento. 11. Responsable Final del movimiento. Para dar de alta más responsables consultar la sección Configuración de este manual. 12. Propietario actual del movimiento. Para dar de alta más propietarios consultar la sección Configuración de este manual. 13. Al Afectar el movimiento quedará en estatus de pendiente. Atención a Proveedores - 8

9 Pestaña Problema Ruta: Logística Atención Proveedores Abrir Movimiento Pestaña Problema 1. Título del problema. Con el que se podrá identificar posteriormente. 2. Prioridad. Baja, Media o Alta. 3. Descripción detallada del problema reportado con el Proveedor. 4. Fecha de vencimiento. 5. Seleccionar el estado en que se encuentra el movimiento pudiendo ser: No comenzado, Autorizado, etc. 6. Fecha de inicio del movimiento. Atención a Proveedores - 9

10 Pestaña Solución Ruta: Logística Atención Proveedores Abrir Movimiento Pestaña Solución 1. El sistema indica el título del problema. 2. Proveedor. 3. Prioridad. 4. Se registra de forma detallada la solución del problema. 5. Porcentaje de avance que lleva el movimiento. 6. Seleccionar el estado, completada, aplazada, etc. 7. Puede indicar una calificación para evaluar el movimiento. 8. Al afectar el sistema generará un movimiento solución que se podrá detallar en la descripción o simplemente se afectará para concluirlo. Atención a Proveedores - 10

11 Vista Preliminar Ruta: Logística Atención Proveedores Botón Presentación Preliminar Para visualizar el registro dar click en el icono de Vista Preliminar. mostrará la información del movimiento, datos del proveedor, etc. El registro Atención a Proveedores - 11

12 2.2 Solución El movimiento permitirá registrar todas las soluciones proporcionadas que sean derivadas de un problema con sus proveedores. Ruta: Logística Atención a Proveedores Abrir Movimiento Problema Pendiente Afectar Pestaña Datos Generales 1. Movimiento. Elegir Mensaje. 2. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que realiza el movimiento. 3. Proveedor. Clave del proveedor con el que se registra la sugerencia. 4. Agente. Es la persona que levanta el movimiento. 5. Artículo. Seleccionar el artículo que es objeto del movimiento. Atención a Proveedores - 12

13 6. Fuente del movimiento. 7. Espacio. Capturar el espacio físico en caso de ser necesario 8. Información de Contacto del proveedor. Esta información se importará automáticamente del catálogo de proveedores. 9. Referencia. Se puede capturar el movimiento de compras o movimiento en el sistema con el que se suscitó el problema. 10. Observaciones del movimiento. 11. Responsable Final del movimiento. 12. Propietario actual del movimiento. 13. Al Afectar el movimiento quedará en estatus de concluido. Nota: La mayoría de los campos ya estarán previamente llenos con el movimiento de Problema. Atención a Proveedores - 13

14 Vista Preliminar Ruta: Logística Atención a Proveedores Botón Presentación Preliminar Para visualizar el registro dar click en el icono de Vista Preliminar marcado con el recuadro rojo. El registro le mostrará la información del movimiento incluyendo los datos del proveedor. Atención a Proveedores - 14

15 2.3 Mensaje Este movimiento permite registrar todos los mensajes de los proveedores. Ruta: Logística Atención a Proveedores Botón Nuevo Pestaña Datos Generales 1. Movimiento. Elegir Mensaje. 2. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que realiza el movimiento. 3. Proveedor. Clave del proveedor con el que se registra la sugerencia. Para dar de alta más proveedores consultar la sección Cuentas de este manual. Atención a Proveedores - 15

16 4. Agente. Es la persona que levanta el movimiento. 5. Artículo. Seleccionar el artículo que es objeto del movimiento. 6. Fuente del movimiento. 7. Espacio. Capturar el espacio físico en caso de ser necesario. 8. Información de Contacto del proveedor. Esta información se importará automáticamente del catálogo de proveedores. 9. Referencia. Se puede capturar el movimiento de compras, o movimiento en el sistema con el que se suscitó el problema. 10. Observaciones del movimiento. 11. Responsable Final del movimiento 12. Propietario actual del movimiento. 13. Al Afectar el movimiento quedará en estatus de pendiente. Atención a Proveedores - 16

17 Concluir movimiento Ruta: Logística Atención a Proveedores Pestaña Datos Generales 1. Al afectarse nuevamente, el sistema preguntará si se desea concluir el movimiento. 2. Mensaje del sistema. 3. Se podrá consultar en la vista preliminar. Atención a Proveedores - 17

18 Vista Preliminar. Ruta: Logística Atención a Proveedores Botón Presentación Preliminar Para visualizar el registro de click en el icono de Vista Preliminar. El registro mostrará la información del movimiento incluyendo los datos del proveedor. Atención a Proveedores - 18

19 2.4 Queja El movimiento permitirá registrar las quejas relacionadas con sus Proveedores y así tener un concentrado para darle seguimiento. Ruta: Logística Atención a Proveedores Botón Nuevo Pestaña Datos Generales 1. Movimiento. Elegir Queja. 2. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que realiza el movimiento. 3. Proveedor. Atención a Proveedores - 19

20 4. Agente. Es la persona que levanta el movimiento. 5. Artículo. Seleccionar el artículo que es objeto del movimiento, 6. Fuente del movimiento. 7. Espacio. Capturar el espacio físico en caso de ser necesario. 8. Información de Contacto del proveedor. Esta información se importará automáticamente del catálogo de proveedores. 9. Referencia. Se puede capturar el movimiento de compras o movimiento en el sistema con el que se suscitó el problema. 10. Observaciones del movimiento. 11. Responsable Final del movimiento. 12. Propietario actual del movimiento. 13. Al Afectar el movimiento quedará en estatus de pendiente. Atención a Proveedores - 20

21 Concluir Movimiento Ruta: Logística Atención a Proveedores Pestaña Datos Generales 1. Al afectarse nuevamente, el sistema preguntará si se desea concluir el movimiento. 2. Mensaje del sistema. 3. Se podrá consultar en la vista preliminar. Atención a Proveedores - 21

22 Vista preliminar. Ruta: Logística Atención a Proveedores Botón Presentación Preliminar Para visualizar el registro, dar click en el icono de Vista Preliminar marcado con el recuadro rojo. El registro le mostrará la información del movimiento incluyendo los datos del proveedor. Atención a Proveedores - 22

23 2.5 Sugerencia Este movimiento permitirá registrar todas las sugerencias para mejorar la relación con los proveedores, así como el servicio brindado. Ruta: Logística Atención a Proveedores Botón Nuevo Pestaña Datos Generales 1. Movimiento. Elegir Sugerencia. 2. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que se realiza el movimiento. 3. Proveedor. Clave del proveedor con el que se registra la sugerencia. 4. Agente. Es la persona que levanta el movimiento. Atención a Proveedores - 23

24 5. Artículo. Seleccionar el artículo que es objeto del movimiento. 6. Fuente del movimiento. 7. Espacio. Capturar el espacio físico en caso de ser necesario. 8. Información del Contacto del proveedor. Esta información se importará automáticamente del catálogo de proveedores. 9. Referencia. Se puede capturar el movimiento de compras, o movimiento en el sistema con el que se suscitó el problema. 10. Observaciones del movimiento. 11. Responsable Final del movimiento. 12. Propietario actual del movimiento 13. Al Afectar el movimiento quedará en estatus de pendiente. Atención a Proveedores - 24

25 Concluir el Movimiento Ruta: Logística Atención a Proveedores Pestaña Datos Generales 1. Al afectarse nuevamente el sistema preguntará si se desea concluir el movimiento. 2. Mensaje del sistema. 3. Dar click en vista preliminar. Atención a Proveedores - 25

26 Vista Preliminar Ruta: Logística Atención a Proveedores Botón Presentación Preliminar Para visualizar el registro, dar click en el icono de Vista Preliminar marcado con el recuadro rojo. El registro mostrará la información del movimiento incluyendo los datos del proveedor. Atención a Proveedores - 26

27 3. Herramientas, Reportes, Exploradores y Cubos Atención a Proveedores - 27

28 3.1 Explorador Atención a Proveedores (General) Los Exploradores son reportes dinámicos que se pueden configurar para que muestre sólo la información necesaria. Intelisis maneja el explorador de Atención a Proveedores. Explorador Atención a Proveedores (General). Ruta: Exploradores Módulo Atención General Atención Proveedores 1. Filtros de búsqueda por movimiento, estatus, fecha, Usuario o proyecto. 2. Movimiento. 3. Fecha de Emisión. 4. Concepto del movimiento. 5. Proyecto del movimiento. 6. Referencia del movimiento. 7. Observaciones del movimiento. Atención a Proveedores - 28

29 8. Botón personalizar vista. Aquí se pueden agregar los campos del módulo de Atención Proveedores. 3.2 Explorador Atención a Clientes (por Clasificación) Ruta: Exploradores Módulos Atención Por Clasificación Atención Proveedores El Explorador funciona igual que el anterior, sin embargo, aquí se agrega el filtro por clasificación, de esta forma el explorador mostrará del lado derecho todas las clasificaciones que se tengan configuradas, por lo que es posible seleccionar una para que muestre la información sólo de esa clasificación. Atención a Proveedores - 29

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