INSTRUCTIVO SISTEMA CONTRATACION DE SERVICIOS - SISCON CMPC CELULOSA S.A.

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1 INSTRUCTIVO SISTEMA CONTRATACION DE SERVICIOS - SISCON CMPC CELULOSA S.A. MODULO PROVEEDORES (Extranet) ID. DOCUMENTO Versión : # 1.2 Vigencia (desde) :15 / Enero / 2015 Nombre : Instructivo SISCON Módulo Proveedores (v1.2) 1

2 Instructivo Sistema de Contratación de Servicios CMPC Celulosa (SISCON) 1. Acceso al sistema SISCON: Módulo Proveedores (Internet) Las empresas invitadas a participar de los procesos de contratación de CMPC Celulosa, deben acceder al sistema, desde el Portal de CMPC Celulosa, sección proveedores: También se puede ingresar directamente a la sección proveedores desde la URL, la cual es enviada en el correo de invitación a participar del proceso de contratación: 2

3 Una vez que se ha ingresado en la sección proveedores, se deberá ingresar las credenciales de acceso que han sido otorgadas a cada una de las empresas al momento de su registro en el portal de CMPC Celulosa. En el caso que la empresa haya olvidado su contraseña, puede solicitar su restablecimiento, desde la opción OLVIDÓ SU CONTRASEÑA?, SOLICITE UNA NUEVA AQUÍ. Para solicitar una nueva contraseña, en el formulario desplegado se deberá ingresar el RUT de la empresa sin digito verificador. Al momento de aceptar, se enviará la nueva clave de acceso por medio de un correo electrónico a la dirección que fue informada al momento de la creación de la empresa en los sistemas de CMPC Celulosa, por lo cual, es fundamental la correcta entrega de la información solicitada. A esto se suma que toda comunicación que utiliza el sistema de contratación (SISCON), es enviada al correo registrado. Es importante señalar, que la opción de solicitud de nueva contraseña, es compatible solo con navegadores INTERNET EXPLORER, por lo cual el envío del correo con la nueva contraseña, estará condicionada al uso de este navegador. En caso que ocurra cualquier otro problema al ingreso al portal o si la empresa no recibe el correo con la nueva contraseña, se deberá gestionar con el área de mercado de proveedores o soporte de la superintendencia de estrategia, planificación y soporte de CMPC Celulosa, mediante la opción SI REQUIERE AYUDA CONTACTESE CON NOSTROS: logística@celulosa.cmpc.cl. 3

4 Una vez, que la empresa ha ingresado al Portal con sus credenciales, deberá seleccionar en la sección aplicaciones, la opción Licitaciones CMPC Celulosa. 2. Sistema de Contratación de Servicios Una vez que el proveedor ha realizado los pasos anteriormente descritos, se presentará en pantalla el Sistema de Contratación de Servicios en donde, en primer lugar, se presentará el nombre de la empresa y el Rut de esta. Adicionalmente se presentará la lista con las solicitudes de contratación en las cuales la empresa ha participado y/o ha sido invitada a participar. Detalle de Pantalla principal: Planta: Indica la Planta originadora de la solicitud de contratación N Licitación: Corresponde al número correspondiente a cada solicitud de contratación Presentación: Indica la fecha límite hasta la cual puede ser enviada la cotización de la solicitud de contratación Descripción: campo en el cual se indica una breve descripción de lo que consiste la solicitud de contratación Estado de la cotización: Indica el estado en que se encuentra la cotización realizada por la empresa para la solicitud de contratación. Este estado puede ser: 4

5 No cotizada: La empresa proveedora no ha ingresado ninguna cotización para la solicitud Cot. Parcial (Cotizada Parcial): Indica que la empresa ha cotizado parte de las SPs involucradas en la cotización. Cotizada: indica que la empresa ha cotizado la totalidad de las SPs involucradas en la solicitud de contratación Enviada: Indica el estado de envío de la cotización Fec. de envío: En el caso que la cotización haya sido enviada, este campo indica la fecha y hora en que se realizó el envío. Antecedentes: Indica si la solicitud posee asociado algún archivo adjunto que permita brindar mayor antecedentes relacionados a la solicitud de contratación. Un ejemplo de estos pueden ser especificaciones técnicas relacionadas a las labores o equipos que están involucrados en los trabajos solicitados. Para acceder a visualizar estos documentos, se debe presionar sobre el botón. Imprimir: permite al proveedor imprimir un documento resumen de la solicitud. Para realizar la impresión de este resumen, se debe presionar sobre el botón. 5

6 Requisitos: Indica si la solicitud de contratación posee asociado eventos y el estado de cumplimiento por parte de la empresa para cada uno de ellos. Para visualizar los eventos asociados se debe presionar sobre el botón. A cada uno de los eventos se informa la fecha y hora del evento, más una pequeña descripción relacionada a este, como lo puede ser el lugar y/o el encargado de llevar a cabo el evento. Además, se da a conocer la obligatoriedad de la asistencia que posee cada uno de los eventos. Obligatoriedad de los eventos En el caso que se informe que un evento es obligatorio la empresa deberá participar de este, ya que, su participación es considerada como un factor excluyente del proceso de contratación, por lo cual si no cumple con este requisito será automáticamente indicado como que no cumple con los requisitos y a pesar de poder visualizar el contenido de la solicitud, no podrá realizar el envío de la cotización. Los proveedores pueden visualizar de forma rápida el estado de cumplimiento de este requisito visualizando el campo Requisitos de la pantalla principal. Icono Detalle La empresa ha asistido cumplido con los eventos asociados a la solicitud La empresa no asistió a un evento el cual ha sido definido como obligatorio 6

7 3. Inicio deproceso de solicitud de contratación El inicio del proceso de solicitud de contratación de servicios, se da por iniciado, una vez que las empresas de servicios reciben el correo de invitación a participar de un proceso de contratación. Este correo es enviado a cada una de las empresas, al momento en que el responsable de contratación decide realizar la publicación de la solicitud de contratación. Una vez que las empresas reciben este correo, la solicitud de contratación se encontrará disponible en SISCON, por lo que las empresas deberán acceder al sistema (ver sección: Acceso al sistema) y revisar los antecedentes relacionados a la solicitud de contratación a la cual se ha hecho la invitación a participar. 7

8 4. El proceso de Cotización La empresa para poder comenzar el proceso de cotización para una solicitud de contratación específica, debe presionar sobre el link presente en el identificador de cada solicitud. Al realizar esta acción, el sistema desplegará la información referente a las solicitudes de pedido (SPs) que están incluidas en la solicitud de contratación, permitiendo realizar el ingreso de la cotización a cada una de ellas. Área de descripción de contenido de solicitud de contratación: Presenta el detalle con la descripción de la solicitud de contratación. La información que es desplegada en esta sección corresponde: Solicitud de Pedido incluidas:indica las Solicitudes de pedido asociadas a la solicitud de contratación. En esta área se identifican los siguientes campos: Solicitud de Pedido: indica el n asociado a la SP Descripción: detalla la descripción de la SP Cotizar:Permite ingresar al formulario de ingreso de cotización. Cuando la cotización es enviada esta opción es deshabilitada. Excusar: Permite a la empresa excusarse de participar del proceso de contratación, de modo que no hará envío de la cotización correspondiente a la SP excusada. Imprimir: Permite imprimir la cotización ingresada para la SP. Adjuntos: Permite visualizar los adjuntos que la empresa ha adjuntado a la cotización de la SP si es que lo considera pertinente. En caso que no se hayan adjuntado documentos este campo se indicará como No hay. Preguntas y Respuestas: permite a la empresa enviar consultas asociadas específicamente a la SP y revisar las respuestas otorgadas a las consultas realizadas por la totalidad de las empresas participantes del proceso de licitación. 8

9 Consideraciones en el envío de Preguntas: - No todas las solicitudes de cotización permiten el ingreso de preguntas. Esta disponibilidad, así como también los plazos, se puede consultar en el detalle de la solicitud, presionando sobre la opción Imprimir (ícono principal. ) de la página - Será posible ingresar consultas solo durante el plazo definido en la creación de la solicitud - Las consultas son públicas, por lo tanto estarán visibles a todas las empresas participantes del proceso de contratación - El ingreso de la consulta debe ser directamente en el campo indicado para este fin. No se debe copiar y pegar el texto. Total Cotizado: informael monto total de la cotización ingresada. Cuando el estado de la cotización es No cotizado el monto es 0$. Estado: indica el estado de la cotización. Este estado puede ser: - Cotizado OK: indica que la cotización fue cotizada correctamente (se ingresaron todos los datos requeridos). - Cotizado parcial: indica que la cotización fue trabajada pero falta ingresar algún dato requerido. - No cotizado: indica que la o las Solicitudes de Pedido no han sido cotizada o no se ha ingresado a ellas. - Excusada: indica que la empresa se ha excusado de participar en la totalidad de las solicitudes de pedido de la solicitud de contratación. Última actualización: indica la fecha en que fue actualizada por última vez la cotización 9

10 5. Ingreso de Cotización Para iniciar el proceso de cotización, la empresa debe seleccionar la SP que desea cotizar y presionar bajo la columna Cotizar en el link Cotizar Posterior a esto, el sistema desplegará el formulario con el detalle de la Solicitud de Pedido seleccionada. Descripción Formulario : Permite guardar los datos ingresados en la cotización. Cabe señalar que esto no realiza el envío de la cotización : permite realizar la impresión del detalle de la cotización : permite adjuntar documentos que la empresa considere importantes de ser incluidos en la cotización 10

11 : permite descargar el formato de la planilla Excel que es aceptada por el sistema para realizar la carga de la cotización desde planilla (ver Ingreso de solicitud mediante carga de Excel) : permite registrar la cotización por medio de la planilla Base : Permite refrescar la información de la pantalla Área Descripción de la Solicitud de Contratación: indica el resumen de la solicitud de contratación. Solicitud de Pedido: presenta la descripción correspondiente a la SP que se está cotizando Resumen Cotización: corresponde a un resumen de los costos de los recursos en mano de obra, materiales, Equipos y servicios y Gastos y Utilidades que contiene la cotización Comentarios a la Oferta Técnica Económica:Campo opcional que permite ingresar comentarios que la empresa considere relevantes para su oferta. 11

12 Datos generales de la cotización: presenta los datos correspondiente a: validez de la oferta, plazo de ejecución y el nombre del supervisor a cargo 5.1. Ingreso de datos de la Cotización El sistema permite ingresar los datos relacionados a los recursos involucrados de la cotización, mediante dos métodos: Ingreso de cotización mediante ingreso de datos por formulario: Mediante este método la empresa ingresa en el sistema los recursos que estarán involucrados para llevar a cabo el trabajo solicitado. Para ello se debe seleccionar sobre el tipo de recursos que se va a ingresar y luego en la pantalla emergente comenzar a ingresar los datos solicitados. Ejemplo, se registrarán los recursos de mano de obra involucrados en la cotización: a) Se presiona en el campo correspondiente a mano de obra b) En el formulario adjunto se presiona sobre el botón Agregar y se ingresan la Especialidad, el número de personas y cantidad de horas requeridas y el valor hora del recurso c) Una vez ingresado el sistema automáticamente entregará el Total 12

13 d) Una vez cerrado el formulario, el sistema desplegará automáticamente el valor total de los recursos correspondientes a Mano de Obra Estos mismos pasos se deben seguir para ingresar los recursos involucrados en la cotización para los ítems Materiales y Equipos y servicios, si es que la cotización lo amerita. Cabe señalar, que es requisito completar los campos Validez de la oferta, Plazo de ejecución y supervisor a cargo: Ya que, de no ser ingresados y la cotización sea guardada, esta será registrada en estado Incompleta, tal como lo indica la siguiente imagen. Las cotizaciones en este estado no pueden ser enviadas, por lo tanto, es necesario que todas las SPs que contenga la solicitud de pedido estén en estado Cotizado OK, no Cotizado (esto debido a que no es requisito que las empresas coticen todas las SPs involucradas en la solicitud de contratación) o Excusado. De acuerdo a lo anterior se pueden encontrar los siguientes casos: a) Envío de cotización: en este caso la empresa proveedora puede enviar sus cotizaciones, ya que no posee cotizaciones incompletas. Como se ve en la imagen, la empresa ha cotizado la primera SP, mientras que se ha excusado de participar de las dos restantes. 13

14 b) Impedimento de envío de cotización: En esta situación el proveedor no podrá enviar su cotización, ya que posee cotizaciones que se encuentran incompletas. Basta que solo una de las cotizaciones se encuentre incompleta para que se impida el envío de las cotizaciones Ingreso de cotización mediante carga de Excel: Esta modalidad permite realizar de forma automática la carga de la cotización, mediante el Excel disponible en Formulario Base. Para realizar la carga del Excel se deben seguir los siguientes pasos: a) Descargar el formulario base b) Completar el Excel de acuerdo a lo indicado en la planilla 14

15 Cabe señalar que al igual que en el método de cargar la planilla vía sistema, se deben especificar los recursos de tipo mano de obra, material, Equipos y servicios, Gastos y Utilidad, los cuales deben ser ingresados en la hoja correspondiente a cada uno de los tipos de recurso. Además, se debe considerar que la planilla no permite el ingreso de decimales, por lo que se debe respetar esta condición para que el sistema pueda realizar la carga de forma correcta. Una vez cargada la planilla, el sistema realiza el cálculo automático de los totales de cada tipo de recurso y de la cotización. c) Seleccionar la opción Subir planilla Base d) Seleccionar la ubicación de la planilla con la cotización 15

16 e) Validar que los valores importados desde el Excel corresponda a los ingresados en la planilla Además del mismo que en el método anterior, es necesario que se completen los campos en la planilla correspondientes a Validez de la oferta, Plazo de ejecución y supervisor a cargo. De lo contrario la cotización será registrada con estado Incompleta y no podrá ser enviada. En caso que la planilla presente errores, el sistema indicará en pantalla esta condición, identificando la hoja del formulario y la o las columnas donde se encuentren los errores. Cabe señalar que el proceso mantendrá la última cotización que ha sido ingresada. 6. Ingreso de Excusas En el caso que la empresa no pueda participar del proceso de licitación o no esté en condiciones de hacer una oferta para una solicitud de pedido (SP), el sistema permite a la empresa ingresar una excusa de no participar del proceso, de modo que la solicitud de pedido no quede en estado no cotizado. Para registrar una excusa, se debe presionar en la opción excusarse y registrar la excusa en el formulario desplegado. 16

17 Al guardar la excusa, el sistema informará que toda cotización ingresada en la solicitud de pedido quedará sin efecto, por lo que si antes se había ingresado alguna cotización esta será eliminada. Al ingresar una excusa el sistema automáticamente deshabilitará la opción de cotizar la solicitud de pedido excusada. En caso que la empresa antes de enviar su solicitud considera que está en condiciones de participar, esta puede eliminar la excusa ingresada. Para ello deberá presionar sobre el estado Excusar y en el formulario desplegado, proceder a eliminar la excusa. 17

18 Una vez eliminada la excusa, la solicitud de pedido volverá a estado no cotizada, siendo posible el ingreso de una cotización o nuevamente una excusa. NOTA: Es importante señalar que el ingreso de las excusas a solicitudes en las cuales no se ingresan cotizaciones es considerado a la hora del envío del correo de cierre del procesode contratación. 7. Envío de Cotizaciones: Una vez ingresadas las cotizaciones y/o excusas para las SP de la solicitud de contratación, la empresa puede realizar el envío de su oferta. Para ello como se mencionó anteriormente, es necesario que todas las cotizaciones se encuentren en estado Cotizado OK, Excusada o No cotizado Posteriormente, se debe presionar sobre el botón enviar, lo que gatillará el proceso de envío de la de la oferta. Antes de realizar el envío de la información el sistema solicitará al proveedor que confirme el envío, indicándole que una vez enviada la cotización no podrá realizar un posterior reenvío. 18

19 Una vez realizado el envío se desplegará el comprobante de envío de la cotización. A su vez, el sistema automáticamente enviará un mensaje al responsable de contratación, en el cual se indicará que la empresa ha realizado el envío de su cotización para su solicitud de contratación. Además, el sistema impedirá que se pueda editar la cotización o excusas, permitiéndole solamente realizar la visualización y/o impresión de las cotizaciones enviadas. 19

20 8. Re-cotización de Solicitud de Pedido Está opción presente en el sistema está disponible para todas aquellas empresas que han enviado sus cotizaciones y que por alguna razón el responsable de contratación considera que la empresa debe realizar alguna modificación en su cotización o debe considerar algún aspecto importante que no fue incluida. Cuando a un proveedor se le solicita re-cotizar, este recibirá el siguiente correo a la dirección de que se encuentra registrado en el sistema. A su vez, el sistema activará nuevamente la opción de cotizar la solicitud de pedido indicada en el correo, para que el proveedor ingrese nuevamente la cotización. Nota: Solo se podrá cotizar o excusarse aquellas solicitudes de pedido que no estén anuladas o adjudicadas. 20

21 9. Finalización del proceso de contratación Adjudicación de solicitud Correo enviado a la empresa a la cual se ha adjudicado una o más solicitudes de contratación Anulación de Solicitud de Contratación Notificación enviada a las empresas participantes de un proceso de contratación en la cual ha sido anulado por parte de CMPC Celulosa. 21

22 Suspensión de Solicitud de pedido de una Solicitud de Contratación Notificación enviada a las empresas participantes de un proceso de contratación en la cual se ha decidido suspender, por parte de CMPC Celulosa, una o más solicitudes de pedido, quedando aún en proceso de adjudicación el resto de SP que incluía la solicitud de contratación. Cierre de proceso de contratación Notificación enviada a las empresas participantes del proceso de contratación en el cual se informa que ha finalizadoel proceso de contratación, ya sea porque se ha realizado la adjudicación de todas las solicitudes de pedido o se ha adjudicado algunas solicitudes y otras se han suspendido. Cabe señalar que esta notificación es enviada de acuerdo a la participación de cada una de las empresas invitadas a participar del proceso de cotización de la solicitud (cantidad de solicitudes cotizadas, no cotizadas o excusadas). Es por ello que se presentan dos secciones: SPs no adjudicadas: corresponde a aquellas solicitudes de pedido que fueron cotizadas por la empresa, pero que no fueron adjudicadas. En el caso que la empresa no se encuentre en esta condición, se indica en el correo con la frase NO APLICA PARA SU CASO Sin participación: corresponde a aquellas solicitudes de pedido que no fueron cotizadas ni se ingresaron excusas por parte de la EPS. Del mismo modo, de acuerdo a la situación de la 22

23 empresa esta sección podría ir con la frase NO APLICA PARA SU CASO, lo cual indicará que la EPS envió respuesta a la solicitud de contratación. En el caso que la empresa posea solicitudes en esta sección, indica que no se ingresó una cotización ni se recibió una excusa, lo cual será tomado en cuenta para próximas invitaciones a participar de otros procesos de cotización. Cabe destacar, que al momento de recibir este correo las empresas se dan por informadas de la finalización del proceso de contratación de la solicitud de contratación que fue invitada a participar. 10. Definiciones: Responsable de Contratación: Corresponde al ingeniero de contratos que lidera el proceso de contratación para una solicitud de contratación Solicitud de contratación (SC): corresponde a un conjunto de solicitudes de pedido que son agrupadas para que sean tratadas en un proceso de contratación Solicitud de pedido (SP): corresponde a una solicitud de trabajos realizada por un usuario de CMPC Celulosa. El sistema trabaja con aquellas solicitudes que se encuentran en SAP que han sido liberadas pero que no han sido tratadas. 23

24 Usuario solicitante: corresponde al usuario que solicita una solicitud de pedido. Empresa Prestadora de Servicios (EPS): corresponde a las empresas que están disponibles en el sistema para ser invitadas a participar de un proceso de contratación