Qué preguntar durante una demostración de BPMS

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1 KIT DE HERRAMIENTAS DEL COMPRADOR DE BPMS Qué preguntar durante una demostración de BPMS Parte 2 del kit completo de herramientas del comprador de un conjunto de aplicaciones de Gestión de Procesos de Negocio (BPM) Bonitasoft

2 ÍNDICE Qué preguntar durante una demostración de BPMS Instalación e inicio Herramientas para el análisis del negocio Herramientas para el diseño de procesos ejecutables Integración Aspecto Desarrollo iterativo rápido Monitoreo de rendimiento Administración de usuarios Gobierno Otros clientes con procesos similares... 8 En el kit de herramientas del comprador de BPMS también encontrará:... 8 Qué preguntar durante una demostración de BPMS Una vez que haya creado una lista de posibles proveedores de Conjuntos de aplicaciones de Gestión de Procesos de Negocio o BPMS (Business Process Management Suite), querrá ver el producto en acción. A veces, solamente puede obtener una demostración estándar, pero es mucho mejor entablar una conversación con el equipo del proveedor antes de la demostración y hacerles saber las características, funciones y escenarios específicos que le gustaría ver en la demostración. Si pueden personalizar la demostración según sus requisitos, es una buena señal, significa que no era tan difícil de hacer. Si sabe que el ingeniero de ventas que creó la demostración estará presente en la reunión, tendrá la oportunidad de ver exactamente cómo se realizó. Además del diseño de soluciones, querrá preguntar sobre la experiencia del proveedor con otros clientes que tienen requisitos similares como: aplicaciones, industria, tamaño e integración similares, etc. Aquí encontrará algunas preguntas que debería preguntar cuando tenga una conversación frente a frente con el proveedor. También encontrará espacio adicional para escribir sus notas. Bonitasoft

3 WHAT 1. Instalación e inicio Muéstreme cómo se instala el software Cuáles son los entornos de desarrollo y de producción y cómo se comienza a utilizar? Muéstreme la función de Ayuda. Qué tan accesibles son los tutoriales, los ejemplos y la documentación? 2. Herramientas para el análisis del negocio Muéstreme las herramientas para los analistas comerciales (perfil funcional no programadores). Es posible que las personas que no sean programadores modelen, personalicen la apariencia, ejecuten simulaciones, etc.? Se pueden importar modelos de procesos o de datos de otras herramientas al entorno de creación de BPMS? Cómo pueden colaborar los analistas comerciales y los desarrolladores técnicos a lo largo del ciclo de implementación? Por ejemplo, existen modelos compartidos por ambos directamente? Cómo se notifica a los colaboradores sobre los cambios realizados por otros? 3 Bonitasoft 2013

4 3. Herramientas para el diseño de procesos ejecutables Cuando observó la demostración, preguntó continuamente Cómo configuró eso? Es una función lista para usar o requiere un código? Observe cómo se realiza. Cuando vea cosas que no coinciden con lo que necesita, pregunte es posible cambiar eso para hacer X? 4. Integración Repase los detalles de los requisitos de integración más críticos de su sistema. Aunque no se pueda ver una demostración de inmediato, desea saber qué componentes de infraestructura y de software intermedio necesitará, y las herramientas requeridas para configurarlos. Cómo se integra el monitoreo de rendimiento en el proceso integral con el monitoreo de rendimiento y de excepción en el software intermedio? Bonitasoft

5 WHAT 5. Aspecto Observe bien qué es lo que verán los usuarios finales, en el portal de procesos, en la interfaz y en los formularios de usuario para realizar las tareas asignadas. En el portal, la información que esperaba ver está en el lugar que usted esperaba? Cuál es el nivel de personalización posible? Las listas de trabajo y los formularios de tareas, tienen el aspecto y el diseño necesario para satisfacer sus necesidades? Si los documentos adjuntos jugarán un papel importante en sus procesos, observe de cerca cómo se muestran, se actualizan y se gestionan. Otra vez, pregunte continuamente, cómo podría cambiar eso para que tenga la apariencia de X? Verá que algunas personalizaciones son instantáneas, algunas requieren un desarrollo Web normal como una secuencia de comandos pequeña y algunas otras requieren un código de personalización extenso. La experiencia del usuario final es un factor muy importante para el éxito de cualquier implementación de BPMS. 5 Bonitasoft 2013

6 6. Desarrollo iterativo rápido Una de las mejores maneras de ganar la aceptación del usuario de su solución de BPMS es involucrar a las partes comerciales interesadas a lo largo del ciclo de implementación. Las herramientas que facilitan la reproducción inmediata de un cambio de diseño, directamente desde el entorno de desarrollo, resultan más fáciles que las herramientas que requieren una recopilación e implementación en un entorno de prueba separado. Pregunte cómo pueden interactuar las partes interesadas sobre el diseño de soluciones, y si es posible, véalo en acción. 7. Monitoreo de rendimiento Observe detenidamente los tableros de control del monitoreo de rendimiento. Le brindan la información que necesita para garantizar que sus procesos se realicen según lo planeado? Comprenda qué tablas y gráficos están listos para usar, cuáles son personalizados y observe detenidamente las herramientas utilizadas para crear las métricas/kpi (indicadores clave de rendimiento) y los gráficos. Busque específicamente las funciones que le permiten monitorear el bienestar general del sistema y obtener detalles en forma iterativa para encontrar y resolver problemas en producción. Bonitasoft

7 WHAT 8. Administración de usuarios Cómo se administran los usuarios, en particular aquellos que tienen tareas para realizar, en el sistema? Cómo se sincroniza la administración de usuarios de BPMS con los servicios de directorio de empresa existentes? Qué tan dinámica es la definición de los roles y grupos con el BPMS? Con qué herramientas se dispone para optimizar la asignación de los recursos a los procesos y tareas específicas? 9. Gobierno Si su primer proyecto de BPM es exitoso, al final tendrá varios procesos que compartirán su infraestructura de BPMS. Por eso debe comprender de antemano cómo se verá la administración de una decena de procesos, cada uno formado por componentes de distintas versiones. Observe los depósitos de artefactos de tiempo de diseño y de tiempo de ejecución de BPMS y comprenda cómo se administra el control de versión en el nivel de componente individual y el nivel de conjunto de módulos más grande. Qué funciones de gobierno, por ejemplo, el análisis de control de cambios y de impacto de cambios, son proporcionadas por BPMS y cuáles dependen de usted? 7 Bonitasoft 2013

8 10. Otros clientes con procesos similares Cada empresa piensa que es única, pero usted no desea ser tan único. Idealmente, su proveedor tiene otros clientes de su industria, realizando un tipo de proceso similar, con requisitos de tamaño similares, etc. y en producción. Su gerente de cuenta debe ser capaz de proporcionar esta información. Si el proveedor vio sus requisitos con frecuencia anteriormente y cumplió con ellos satisfactoriamente, será mejor para usted. En el kit de herramientas del comprador de BPMS también encontrará: Muestra de solicitud para una propuesta de un conjunto de aplicaciones de Gestión de Procesos de Negocio Qué preguntarle a las referencias del proveedor de BPMS Bonitasoft

9 OFICINA CENTRAL GRENOBLE, FRANCIA 32, rue Gustave Eiffel Grenoble EMEA, ASIA & AMERICA LATINA PARIS, FRANCIA 73 77, rue de Sèvres Boulogne Billancourt AMERICA DEL NORTE SAN FRANCISCO, USA 51 Federal St. Suite 305 San Francisco, CA Bonitasoft

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