SharePoint Governance Tu SharePoint sobre ruedas

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1 White paper SharePoint Governance Tu SharePoint sobre ruedas Si ya tienes SharePoint o estás pensando en implementarlo en tu organización, este White Paper te interesa. Incremento de productividad En él te mostraremos porqué un Plan de Gobierno es la clave del éxito de tu Intranet, gestor documental o entorno colaborativo. Crecimiento controlado Definición de responsabilidades Mayor adopción Mejora de la satisfacción de los usuarios

2 NO DEJES QUE TU SHAREPOINT SE TUERZA. Sharepoint ya no es lo que era es mucho más En los últimos años, SharePoint con sus versiones 2007 y especialmente 2010, ha incrementado enormemente sus funcionalidades. En la mayoría de nuestros clientes ha pasado de ser un gestor documental a ser una plataforma que aglutina muchas otras funcionalidades como entorno de colaboración, gestor de procesos de negocio, red social corporativa, business intelligence, etc. El reto: Gestión eficiente de peticiones de servicios, permisos, funcionalidades, etc. Sharepoint se ha extendido dentro de tu empresa. Es habitual que al inicio, las empresas se planteen empezar en pequeño, limitando su ámbito a un departamento o grupo de usuarios reducido. Con el tiempo su uso se extiende al resto de la organización, convirtiéndose en una solución global para toda la empresa El reto: Gestión del crecimiento de la Intranet, (rendimiento, seguridad, organización de la información, etc.) La información ha crecido. El 71% de los usuarios creen que es más fácil encontrar el conocimiento en Internet que en sus sistemas internos. AIIM Industry Watch Collaboration and Enterprise Aproximadamente entre el 15 y el 25 por ciento del tiempo laboral se dedica a buscar información, que se encuentra tan sólo en el 50 por ciento de los casos. Computing.es El reto: Gestión de la información, búsquedas, metadatos, relevancia, etc. La información es más importante. El gran crecimiento del volumen de información almacenada en SharePoint, muchas veces descontrolado, ha llevado consigo un incremento del grado de exposición de información confidencial. El reto: Detectar, clasificar y controlar el contenido confidencial para reducir el riesgo de exposición de la información y de incumplimiento de normativas legales. Sharepoint es un servicio crítico. SharePoint es un servicio crítico para muchas empresas, de igual manera que su ERP o correo electrónico. Su actividad se vería seriamente afectada en el caso de parada involuntaria de éstos. El reto: Garantizar la fiabilidad y disponibilidad del servicio de SharePoint. 1

3 2 QUÉ ES UN GOVERNANCE PLAN? Un Plan de Gobierno de SharePoint es un conjunto de políticas, roles, responsabilidades y procesos que se establecen para guiar, dirigir y controlar como una organización implementa, gestiona y evoluciona su SharePoint. Productividad SharePoint Governance Productivity GAP 1er año 2º año Without Governance Tiempo SharePoint gestionado eficientemente es una excelente herramienta de productividad Cuando SharePoint es implementado y gestionado mediante un plan de gobierno bien definido, se aplican buenas prácticas y se busca la excelencia en las operaciones, es una excelente herramienta de productividad, que resuelve muchos de los retos a los cuales se enfrentan los trabajadores del conocimiento, como encontrar la información que necesitan, gestionar su documentación o trabajar en equipo eficientemente. Pero esto no siempre es así. Cuando SharePoint no está bien gestionado, la productividad tiende a decrecer. Según nuestra experiencia, esto suele suceder después de un año de su implantación. Es un momento crítico, en el cual todavía es posible mejorar con cierta facilidad, pero que si no se aplican las medidas adecuadas, se crea un diferencial de productividad (productivity gap) que luego es mucho más costoso de recuperar.

4 3 TU SHAREPOINT SIN GOVERNANCE En Raona, nos hemos tenido que enfrentar tantas veces con las mismas problemáticas, que incluso a algunas de ellas les hemos puesto nombre. Abajo puedes encontrar las principales: #1 Sindrome de diógenes. Si tu SharePoint crece con rapidez y no tienes las políticas y procedimientos adecuados para gestionar este crecimiento, es muy probable que se convierta en un basurero. La información irrelevante cohabita con información valiosa y confidencial. #2 Dificultad para encontrar la información relevante. Es la consecuencia del punto anterior. Según un estudio realizado por Accenture a mandos intermedios de empresas multinacionales en 2010, éstos se pasan una media de 2 horas al día buscando información y el 50% de las veces, ésta no tiene valor para ellos. #3 Conflicto entre IT y negocio. La indefinición de responsabilidades suele llevar a conflictos entre los gestores de SharePoint y los usuarios de negocio. Qué pueden hacer los usuarios y qué no? Cuáles son los procesos que hay que seguir para crear un nuevo site de equipo?, etc. #4 Mala percepción e insatisfacción de los usuarios. Sin una formación adecuada, unos procesos y responsabilidades bien definidos, y sin una plataforma estable, la satisfacción de los usuarios respecto al servicio de SharePoint se reduce considerablemente. #5 Acceso no autorizado a información sensible. Los riesgos de fuga y acceso no autorizado a información confidencial se incrementan exponencialmente sin una política de seguridad bien definida. #6 Bajo rendimiento y riesgo de parada. No hay nada más frustrante para un usuario que un bajo rendimiento de SharePoint y como consecuencia un decremento en la velocidad de acceso a la información. Un adecuado dimensionamiento de los sistemas y comunicaciones se hace indispensable para asegurar la calidad del servicio.

5 4 ANTES DE EMPEZAR UN GOVERNANCE PLAN Antes de empezar a elaborar un Governance Plan para un cliente, en Raona analizamos los siguientes elementos, algunos internos a la empresa, y otros externos del entorno. Su importancia y prioridad varían para cada empresa. Estrategia Empresarial Desarrollos Mercado y sector Información y procesos Normativas legales Infraestructura tecnológica Necesidades de los usuarios Con la información obtenida, se tienen que marcar tres importantes líneas estratégicas que influirán enormemente en todo el Governance Plan. Cada empresa deberá encontrar el punto de equilibrio en cada una de ellas Gestión centralizada GESTIÓN Gestión descentralizada Control estricto CONTROL DE LA INFORMACIÓN Colaboración abierta Políticas estrictas de desarrollo EVOLUCIÓN Y DESARROLLOS libertad para creación

6 5 3PILARES DE UN PLAN DE GOBIERNO DE SHAREPOINT. #1 Gestión de la infraestructura tecnológica Trata de la gestión eficiente de la infraestructura tecnológica que soporta el servicio de SharePoint. Su objetivo principal es conseguir el óptimo rendimiento y fiabilidad del servicio. También tiene que prever el crecimiento derivado de futuras necesidades del negocio. #2 i Gestión de la información y procesos Trata de cómo gestionar eficiente la información y los procesos relacionados con ella. Su principal objetivo es conseguir la máxima eficiencia mediante la automatización de procesos, y optimizar el acceso a la información por parte de los usuarios. #3 Gestión de los desarrollos Su objetivo es asegurar la coherencia en los desarrollos realizados en SharePoint mediante la aplicación de políticas. También se busca la mejora en la calidad de los desarrollos, y la optimización en el ciclo de vida del software.

7 6 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA GESTIÓN DE LOS DESARROLLOS i Arquitectura de la información SP Arquitectura de la infraestructura SP SP ALM (Application lifecycle management) Procesos entre áreas de negocio GAP Gestión de Servicios SP GAP Gestión de proyectos Health & Monitoring Procesos externos Recuperación Acuerdos de servicio Governance site Governance Comité

8 ESTADOS DE MADUREZ EN LA GESTIÓN DE SHAREPOINT En Raona hemos simplificado los diferentes estados de Madurez de las empresas en cuanto a la gestión de SharePoint se refiere. Estos estados son el básico, en el que no se tiene claro cómo debe evolucionar SharePoint, y se actúa sobre la marcha, el standard, en el que se empiezan a aplicar buenas prácticas pero no hay un plan de Gobierno formal, y el avanzado, en el que están claros los procedimientos, roles y responsabilidades. Gestión de la infraestructura tecnológica i Gestión de la información y procesos Básico Standard Avanzado No hay políticas ni procedimientos implantados. No existe ningún especialista en SharePoint dentro del equipo de IT. Se suele improvisar. No existen políticas de gestión de la información. Se implementan buenas prácticas generales pero no hay procedimientos a medida de las necesidades de la empresa. Todavía hay la sensación de haber cabos sueltos Existen políticas y procedimientos implantados, pero las unidades de negocio no los conocen. Existen procedimientos de implementación & RollBack con su documentación y Script. Existe un control de las operaciones. Hay procesos automáticos a disposición de los usuarios de negocio como por ejemplo la creación de un site. Gestión de los desarrollos No hay un control de los desarrollos realizados ni documentación de los mismos Se aplican mejores prácticas de desarrollo pero no hay un control ni repositorio de los mismos. Se aplica SharePoint ALM. Procedimientos para la toma de requerimientos, diseño, Project tracking, gestión de cambios, coding, testing, release management. 7

9 8 PASOS A SEGUIR. Estrategia Empresarial Desarrollos Normativas legales Infraestructura tecnológica Mercado y sector Información y procesos Necesidades de los usuarios Auditoría. Dónde estoy y a dónde quiero llegar? Su objetivo es diagnosticar la situación actual de la empresa mediante el análisis de los puntos tratados anteriormente y que se resumen en el siguiente gráfico. Se determina en qué estado de madurez se encuentra la empresa y el nivel deseado de evolución.. Consultoría. Se definen las políticas y procedimientos adecuados que se alineen con los objetivos de negocio de la compañía y ayuden a mejorar los puntos débiles encontrados en la auditoría inicial. Se tratan los tres ámbitos de actuación, Infraestructura de IT, gestión de la información y de los desarrollos. Mantenimiento y evolución. Un Plan de Gobierno no es un conjunto de documentos estáticos que una vez realizados se pueden guardar en un cajón. Para que éstos sean útiles se deben evolucionar y adaptar a las cambiantes necesidades del negocio. El objetivo es mantener y desarrollar el portal de una manera eficiente y primando la satisfacción de los usuarios. Esta fase incluiría por ejemplo la formación continua de los usuarios, la revisión y actualización de los documentos, la creación de un Governance Portal, etc.

10 SHAREPOINT GOVERNANCE PLAN White paper About Raona es una empresa multinacional de desarrollo de software a medida y consultoría de software, con oficinas en España, Londres y Argentina. Destacamos donde la tecnología realmente aporta valor y nos gusta denominarnos empresa boutique debido a nuestro grado de especialización en tecnologías Microsoft

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