HORAS EXTRAORDINARIAS APROBACIÓN, ADMINISTRACION Y DIVULGACIÓN

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1 PROCEDIMIENTO N 005 EGASA REVISIÓN N 1 HORAS EXTRAORDINARIAS OBJETIVO El presente Procedimiento tiene como objetivo establecer las normas y pasos a seguir para efectuar el control sobre la realización de horas extraordinarias por parte del personal de la Empresa ALCANCE Este procedimiento alcanza en su aplicación a todo el personal de la empresa. El Departamento de Recursos Humanos es el encargado de su administración y de velar por su estricto cumplimiento BASE LEGAL Este procedimiento se basa en las disposiciones legales aplicables y en las directivas emitidas por el FONAFE al respecto APROBACIÓN, ADMINISTRACION Y DIVULGACIÓN - Aprobación : Gerencia General. - Administración y seguimiento : Departamento de Recursos Humanos - Divulgación y actualización : Departamento Organización y Métodos e Información NORMAS GENERALES Defínase como hora extraordinaria, al trabajo autorizado, que exceda a la jornada diaria o semanal El trabajo en horas extraordinarias es voluntario, pero una vez que el trabajador se compromete a efectuarlo, es responsable de su ejecución y está obligado a realizarlo. Igualmente es obligatoria la realización de trabajo en horas extraordinarias en casos de emergencias y suma necesidad, tales como: accidentes, catástrofes y otros cuya desatención implique alteraciones del servicio, riesgos y situaciones similares Sólo se podrá pagar, en efectivo o en compensación, las horas extraordinarias a los trabajadores que realicen tareas estrictamente vinculadas a las operaciones productivas de bienes o servicios de la Empresa. Cualquier actividad de naturaleza administrativa solo dará lugar a la respectiva compensación tiempo con tiempo. 1

2 5.4.- Las horas extraordinarias de labor deberán realizarse contando con la autorización previa y expresa de la jefatura inmediata, por lo tanto queda prohibida la permanencia en el centro de labor, del personal no autorizado para realizar horas extraordinarias, sobre la hora de inicio o conclusión de la jornada de labor establecida A efecto de dar cumplimiento de manera adecuada al numeral precedente los trabajadores sólo podrán ingresar al centro de labor diez (10) minutos antes de la hora de inicio de la jornada y retirarse diez (10) minutos después de la culminación de dicha jornada. Esta disposición no rige para el personal de Dirección y trabajadores de confianza expresamente designados por EGASA El personal de vigilancia permitirá únicamente el ingreso o permanencia en las instalaciones de la Empresa, fuera de la jornada oficial de labor, del personal que, estando autorizado para realizar horas extraordinarias, se encuentre identificado a través del sistema automatizado, así como a los trabajadores autorizados a realizar actividades ajenos a su función laboral, tales como: actividades sociales, deportivas, de capacitación, culturales o similares, reportando cualquier incumplimiento o resistencia por parte del trabajador al presente numeral No procederá la regularización de horas extraordinarias, salvo casos de emergencia evidente, debidamente autorizada por la Gerencia General No se computará como horas extraordinarias, el tiempo que exceda a la jornada que sea dedicado a actividades sociales, deportivas, culturales o similares, por lo que el trabajador estará obligado a marcar su ingreso o salida en las horas establecidas como inicio o término de su jornada de labor La autorización para la ejecución de horas extraordinarias, así como su validación posterior será dada por el jefe inmediato, con el visto bueno de la Gerencia de Área correspondiente Las autorizaciones para la realización de horas extraordinarias por parte de los trabajadores, deberán ser comunicadas al Departamento de Recursos Humanos a través del sistema automatizado, por parte del Jefe Inmediato, con una anticipación de hasta 30 minutos sobre la hora de término de la jornada de labor, para las horas extraordinarias que se realizarán en dicho día o para días no laborables siguientes. Esta anticipación solo podrá ser menor en el caso que se requiera la realización de horas extras por problemas que impidan el relevo de un turno operativo. 2

3 El Departamento de Recursos Humanos, no pagará o compensará las horas extraordinarias que, a pesar de estar autorizadas en el Parte de Horas Extraordinarias a través del sistema automatizado, no estén registradas en el sistema de marcación electrónica de la Empresa Será obligación del funcionario que aprueba el "Parte de Horas Extraordinarias" en el sistema automatizado de la Empresa, verificar, bajo su responsabilidad que: - El sobretiempo haya sido previamente autorizado. - El documento "Parte de Hora Extraordinaria" esté correctamente generado y con toda la información completa. - Que en el rubro motivo del "Parte de Horas Extraordinarias" se consigne la información suficiente que permitirá a los organismos de control de la empresa verificar la realización y conformidad de la labor extraordinaria que se autoriza. - Que el "Parte de Horas Extraordinarias" se ingrese al sistema automatizado dentro de las 24 horas hábiles siguientes a la realización de la labor extra El Parte de Horas Extraordinarias deberá consignar obligatoriamente y como mínimo la siguiente información: - El código, nombres y apellidos del trabajador. - La dependencia (centro de costo) para la cual se realiza la labor extraordinaria. - El motivo que identifique la labor realizada y el período al que corresponda dicho trabajo. - La fecha de emisión del Parte de Horas Extraordinarias - La fecha de realización del sobretiempo - La autorización de los niveles correspondientes expresados a través del sistema La compensación de horas extraordinarias deberá realizarse dentro del mes calendario siguiente a aquél en que se realizó la hora extraordinaria, salvo pacto en contrario No están sujetos al pago o compensación por horas extraordinarias de labor, el personal de Dirección y los trabajadores de confianza expresamente nombrados por la Empresa que no se encuentren comprendidos en la jornada máxima legal. 3

4 6.0.- PROCEDIMIENTO Paso N Labor a Realizar 01 Jefe Inmediato determina la necesidad que el trabajador labore en Horas Extraordinarias y procede a generar previamente la autorización en el sistema automatizado a través del Parte de Horas Extraordinarias. 02 Gerente de Área coloca VB en el Parte de Horas Extraordinarias a través del Sistema automatizado previamente a la realización de la Hora Extraordinaria solicitada. 03 Recursos Humanos recibe vía sistema el Parte de Horas Extraordinarias verifica que la información esté conforme y lo conserva en archivo. 04 Vigilancia a través del Sistema automatizado toma conocimiento del personal que ingresará o permanecerá en las instalaciones de la Empresa para la realización de horas extraordinarias 05 Trabajador ejecuta el trabajo en hora extra y registra su asistencia en el sistema de marcación electrónica de control de asistencia de la Empresa. 06 Jefe Inmediato dentro de las 24 horas de realizado el trabajo en Hora Extraordinaria valida en el sistema automatizado el parte de Horas Extraordinarias con los datos exactos de las horas extras realizadas. De no ser validado el trabajo en hora extraordinaria el proceso continúa en el Paso N Gerente de Área coloca VB en el Parte de Horas Extraordinarias a través del Sistema automatizado y determina si corresponde pago de tiempo con tiempo o si corresponde retribución económica 08 Corresponde retribución económica? 8A 8B No.- Determina con el trabajador la fecha del descanso compensatorio y lo comunica a Recursos Humanos para su efectivización, a través del Parte de Horas Extraordinarias ingresado al sistema automatizado. Sí.- Incorpora información correspondiente a horas extraordinarias en el sistema automatizado para su proceso. 4

5 Paso N Labor a Realizar 09 Recursos Humanos verifica que el registro en el sistema automatizado de control de asistencia coincida con lo autorizado en el Parte de Horas Extraordinarias, confirmando las horas efectivamente trabajadas de acuerdo al registro de asistencia efectuado por el trabajador, verificando que la compensación sea dada de acuerdo a las normas legales vigentes. 10 Término del procedimiento. APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N 048/2006-EGASA DEL 31 DE MAYO DEL DIAGRAMA DE FLUJO 5

6 PROCEDIM IENTO DE HORAS EXTRAORDINARIAS JEFE INMEDIATO GERENTE DE ÁREA RECURSOS HUM ANOS VIGILANCIA TRABAJADOR INICIO Determ ina necesidad de realización de H/E Coloca VB en P/H/E a través de autom atizado Recibe P/H/E a través del Tom a conocimiento de personal autorizado a H/E Realiza Hora Extraordinaria Genera P/H/E en el sistema autom atizado Verifica conformidad de la información del P/H/E Permite ingreso o permanencia de personal autorizado a H/E 1 1 Determina si corresponde com pensación económ ica Valida realización de H/E Corresponde? Si Incorpora inform ación correspondiente Recibe P/H/E a través del autom atizado No Ingresa al automatizado a través del P/H/E Determina con el trabajador fecha de pago tiempo con tiem po Verifica conformidad con m arcación electrónica Ingresa fecha al automatizado a través del P/H/E Verifica que com pensación se efectúe en base a normas legales TÉRMINO LEYENDA H/E = Hora Extraordinaria P/H/E = Parte de Horas Extraordinaria 6

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