Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo y Financiero Unidad Financiera

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1 Elaborado por: Tesorería Nombre: Robert Elizondo Oviedo Fecha: OBJETIVO Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo y Financiero Unidad Financiera Revisado por: Jefe TI Nombre: Didier Suárez Chaves Fecha: Página 1 de 5 Versión 01 Aprobado por: Jefe DAF Nombre: Henry Vega Vega Fecha: Adquirir certificados de firma digital para los funcionarios del SFE de acuerdo a la normativa vigente, para el cumplimiento de las funciones y obligaciones establecidas en la Ley 7664 de Protección Fitosanitaria en el entorno electrónico. 2. ALCANCE Es de aplicación obligatoria en todas las Unidades y Departamentos del SFE, para el otorgamiento de certificados digitales a sus funcionarios. 3. PRODUCTOS Entrega de certificados de firma digital a los funcionarios del SFE. 4. INDICADORES Número de funcionarios con certificado de firma digital. 5. CLIENTES Funcionarios del SFE. 6. DEFINICIONES 6.1. Definiciones Técnicas Actos: las comunicaciones, trámites, servicios, actos jurídicos y administrativos, así como procedimientos administrativos en los cuales los particulares y los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública, utilicen la firma digital Certificado digital: Mecanismo electrónico o digital mediante el que se pueda garantizar, confirmar o validar técnicamente la vinculación jurídica entre un documento, una firma

2 Página 2 de 5 Versión 01 digital y una persona, la integridad, autenticidad y no alteración en general del documento, así como la firma digital asociada, entre otros Certificador: La persona jurídica pública o privada, nacional o extranjera, que emite certificados digitales y está debidamente autorizada según la Ley 8454 y su reglamento Firma Digital: Conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento. Una firma digital se considerará certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado Siglas SFE: Servicio Fitosanitario del Estado DAF: Departamento Administrativo y Financiero TI: Unidad de Tecnologías de la Información TS: Tesorería 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO GC-Ex-10 Ley de Control Interno. N 8292 GC-Ex-185 GC-Ex-186 GC-Ex-187 F-01-DAF-TS-PO-24 Ley De Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos. Ley N Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos Decreto Ejecutivo N del Directriz: Masificación de la Implementación y el Uso de la Firma Digital en el Sector Público Costarricense. N 067-MICITT-H-MEIC. Solicitud de certificado de firma digital

3 Página 3 de 5 Versión AUTORIDADES Y RESPONSABLES Jefe de Departamento o Unidad: Comunica al Departamento Administrativo y Financiero la necesidad de adquirir certificados de firma digital para funcionarios a su cargo de acuerdo a la implementación de servicios y sistemas de información, soportados en plataformas digitales que utilicen la capacidad de autenticación y de firma digital certificada y a la interacción con otras instituciones mediante el uso de certificados y firmas digitales; para incluirlo en el presupuesto institucional y confecciona la Solicitud de Bienes y Servicios. Unidad Financiera: Tramita las Solicitudes de certificado de firma digital. 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1. Procedimiento interno para la adquisición de certificados de firma digital Para la adquisición de firmas digitales con cargo al presupuesto institucional, la Jefatura de cada Departamento o Unidad, debe acreditar ante el Departamento Administrativo y Financiero, que los certificados son necesarios de acuerdo a la implementación de cuáles servicios y cuáles sistemas de información soportados en plataformas digitales y a la interacción con otras instituciones mediante el uso de certificados y firmas digitales Una vez que se recibe la solicitud del Departamento o Unidad mediante el formulario F- 01-DAF-TS-PO-24 Solicitud de certificado de firma digital, el Departamento Administrativo y Financiero, confecciona la Solicitud de Bienes y Servicios para adquirir certificados de firma digital solicitados. Ésta se traslada al área de Presupuesto para verificar el contenido presupuestario, luego se entrega a la Tesorería En caso de personal temporal o con nombramientos menores a los tres meses, así como los funcionarios próximos a pensionarse o a finalizar su relación laboral con el SFE por renuncia o concurso externo, la Jefatura debe valorar la necesidad de suministrar dicho certificado de frente a la continuidad y eficiencia del servicio y la imposibilidad de asignar recursos distintos para el cumplimiento de un objetivo.

4 Página 4 de 5 Versión El Departamento Administrativo y Financiero, a través de la Tesorería, comunica a la Tesorería Nacional en el Ministerio de Hacienda la lista de funcionarios con el número de cédula, a quienes se les va otorgar la firma digital Una vez que la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda confirma el monto a cancelar, el Tesorero del SFE realiza el pago del monto y número de cuenta que fue indicado por el Ministerio de Hacienda El Tesorero del SFE confirma la realización del trámite a los Departamentos y Unidades que solicitaron el certificado, indicando que ya cada funcionario puede proceder a coordinar la cita ante la oficina certificadora más cercana (bancos públicos o privados, cooperativas de ahorro y préstamo, mutuales, entre otros) Es deber del funcionario presentarse con puntualidad a la cita concedida para otorgar el certificado de firma digital, portar la cédula de identidad vigente y en buen estado, para realizar el trámite. En caso de perder la cita, corre bajo responsabilidad del funcionario hacer las gestiones necesarias ante la oficina de registro de certificados de firma digital para la asignación de una nueva cita Cuando el funcionario recibe el certificado de firma digital, adquiere los siguientes compromisos: a. Comunicar al Departamento Administrativo y Financiero la fecha de vencimiento del certificado. b. Realizar el trámite de renovación del certificado con al menos un mes de tiempo antes del vencimiento del mismo, de acuerdo a lo punto c. En caso de bloqueo, robo o pérdida del PIN debe realizar la gestión y cubrir el costo. d. En caso de robo o extravío del certificado debe realizar el trámite de revocación inmediatamente de acuerdo al procedimiento establecido por la oficina de registro de certificados de firma digital. e. Cumplir con las responsabilidades establecidas en el Acuerdo de suscriptor para suscriptores de certificados de firma digital y de autenticación de persona física emitidos por la autoridad certificadora CA SINPE PERSONA FISICA.

5 Página 5 de 5 Versión 01 f. Seguir las recomendaciones del Sistema Nacional de Certificación Digital sobre buenas prácticas para cuidar su certificado digital. 10. CONTROL DE CAMBIOS Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el formulario PCCI-GC-F-01 Formulario de Aprobación y Control de cambios en el documento de este procedimiento, el cual se encuentra en custodia del Gestor de Calidad Última línea-----