FOMENTO DE LA CULTURA DE CONTROL INTERNO

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1 FOMENTO DE LA CULTURA DE CONTROL INTERNO ELABORACIÓN REVISIÓN Y APROBACIÓN Elaborado por: Revisado y aprobado por: Alix Amaya Gómez Cargo: Asesor Eduin Fernando Valdez Cargo: Jefe de Oficina Asesora

2 Página 2 de 10 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES FOMENTO DE LA CULTURA DE CONTROL INTERNO EJERCICIO DEL AUTOCONTROL REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 9

3 Página 3 de OBJETO Fomentar la cultura de, mediante la adecuada organización, funcionamiento y aplicación de la estructura organizacional, las reglas de la entidad, los procesos, los sistemas de información, los procedimientos y los recursos humanos, físicos, técnicos, financieros y tecnológicos. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con actividades de fomento de la cultura de control interno dentro de la Entidad. Involucra la participación directa del e indirectamente a todas las unidades administrativas o dependencias de la Administración Central Municipal. 3. DEFINICIONES 3.1 AUTOCONTROL Proceso de compromiso y responsabilidad individual orientado a resultados institucionales, fundamentado en la disciplina y los principios morales del comportamiento humano. 3.2 EQUIPO DE AUDITORÍA Está conformado por el talento humano vinculado laboralmente a la planta de cargos del Despacho del Alcalde con funciones de (actualmente cuenta únicamente con un Asesor). 3.3 CAPACITACIÓN Desarrollo del proceso intelectivo y de habilidades técnicas y operativas en alguna área del conocimiento.

4 Página 4 de UNIDAD ADMINISTRATIVA Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la Entidad: Despacho del Alcalde, Oficina Asesora de Planeación y Secretarías de Despacho. 4. NORMATIVIDAD - Ley 87 de Decreto 1599 de MECI 1000: CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Mejoramiento Continuo. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES Riesgos Procesos inconclusos de fomento a la cultura de Puntos de control Adecuada programación de acciones de fomento, ejecución y evaluación de las mismas. (Actividad 1). 5.4 DE LA RESPONSABILIDAD El establecimiento, desarrollo, complementación y evaluación permanente del sistema de es responsabilidad única y directa del Alcalde, pero su ejercicio ha de ser compromiso de los Secretarios de Despacho, Jefe de la oficina Asesora de Planeación y de todos y cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

5 Página 5 de DE LA CULTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El Alcalde de puerto Gaitán deberá promover la creación de una cultura de control interno al interior de la Entidad, la cual ha de tener como fundamento el hacer de los principios administrativos una acción diaria y permanente. 5.6 DEL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO El ejercicio del tiene como objetivo el examen objetivo, independiente, sistemático y profesional de las operaciones, procesos y controles de gestión, administrativos y financieros de la Entidad. El sistema de se aplicará sobre todos los elementos y recursos de la administración central municipal como son los aspectos administrativos, financieros, contables, de planeación, técnicos y de prestación de los servicios, de información y los recursos humanos, económicos, físicos y tecnológicos; en tal sentido el control interno actuará sobre libros, documentos, personas, bienes, procesos, procedimientos, actividades, políticas, objetivos y metas.

6 Página 6 de CONTENIDO 6.1 FOMENTO DE LA CULTURA DE CONTROL INTERNO No ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Inicio 2 Adelanta reunión para definir plan de trabajo Adelanta reunión con equipo de auditoría para analizar y definir plan de trabajo tendiente al fomento de la cultura de control interno. 2 Solicita recursos organiza información los y Solicita recursos requeridos y organiza información, enviar a la Secretaría Administrativa y Financiera, para ser incluido dentro del plan de formación y capacitación de la entidad. 3 Coordina la realización de las actividades de capacitación Formato control de asistencia Coordina la realización de las actividades de capacitación para el fomento de la cultura del, de forma grupal y/o personalizada. 4 5 Elabora informe de resultados y entrega al Alcalde Archivo Documento que contenga el resultado de las actividades Archivo de gestión Elabora informe de resultados y entrega a Alcalde y al Comité de para información. Archivar informe, para futuras consultas requeridas. 6 Fin

7 Página 7 de CONTENIDO 6.2 EJERCICIO DEL AUTOCONTROL No ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Inicio Garantiza el ejercicio del autocontrol que permita: - Cumplir las funciones en concordancia con las normas vigentes aplicables a la gestión. 2 Garantiza el ejercicio del autocontrol Alcalde, Secretarios de Despacho y Todos los Funcionarios - Administrar adecuadamente los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos y su utilización de manera efectiva y oportuna. - Documentar y aplicar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarios de tal manera que sean el soporte orientador fundamental, no sólo para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en los planes de acción y en los de mejoramiento. 3 Desarrolla las actividades del proceso bajo su responsabilidad 1 Alcalde, Jefe de Oficina Asesora, Secretarios de Despacho Desarrolla las actividades del proceso bajo su responsabilidad, que contribuyen al logro de los objetivos establecidos, mediante la aplicación y/o combinación adecuada de los procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de comunicación, información y seguimiento.

8 Página 8 de Evalúa los procesos misionales y de apoyo Documento consolidado en el formato Informe de Auditoria Evalúa los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la Entidad, con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados comunes e inherentes a la misión institucional. 5 Asesora y acompaña a las dependencias en la definición y establecimiento de mecanismos de control Asesora y acompaña a las dependencias en la definición y establecimiento de mecanismos de control en los procesos y procedimientos, para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y los registros y el cumplimiento de los objetivos. 6 Fin 7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado F-ALC-04 de Carpeta Consecutivo asistencia sensibilización No aplica Informe de Carpeta Base Cronológico resultados de Datos fomento cultura de control No aplica Informe autoevaluación procesos Jefe de Oficina Asesora- Secretario de Despacho Carpeta Cronológico Tiempo de Retención Método 2 años Archivo Central 5 años Archivo Central 5 años Archivo Central 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Plan de Acción de interno. 8.2 Plan de Sensibilizaciones. 8.3 Manual de.

9 Página 9 de ANEXOS 10.1 F-ALC-04 de Asistencia Sensibilización.

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