MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL NORMA GTC-185 ICONTEC

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Juan Toledo del Río
hace 7 años
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1 4. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES 4.1 CIRCULARES Definición Comunicaciones escritas de interés con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. Existen dos clases de circulares, la circular general se dirige a un grupo específico de personas y la carta circular está dirigida en forma personalizada Requisitos Márgenes Superior Inferior Lateral izquierdo: Lateral derecho: entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm Partes Denominación del documento. De cero a una interlínea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra circular en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere Código. Ver el numeral Fecha. Ver el numeral Encabezamiento. De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular. La preposición PARA, no lleva dos puntos (:). En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta, únicamente cambian los datos del destinatario. Ejemplos: PARA DIRECTORES Y SUDIRECTORES REGIONALES PARA COORDINADORES DE LOGÍSTICA

2 Asunto. Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A dos interlíneas libres del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:). Ejemplo: Asunto: Fiesta de integración Saludo. La circular no lleva saludo Texto. Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos Despedida. Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto. Ejemplos: Cordialmente, Agradezco sus conceptos sobre este informe Remitente. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida, con mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. El funcionario responsable firma encima del nombre digitado con tinta negra. Ejemplo: Julio Maldonado Vargas JULIO MALDONADO VARGAS Director de Mercadeo y Ventas Líneas especiales. Si se requieren las líneas espaciales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente pero con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto Anexo o Anexos. Se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. Se escribe a dos interlíneas libres del cargo del remitente. La palabra anexo o anexo se escribe con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:), a un espacio se enuncia la cantidad, entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,). Ejemplos: Anexo: uno (15 folios) Anexos: dos (ocho folios y un CD) Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto)

3 Copia. La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:), se escribe a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados, así: tratamiento, nombre, cargo y organización, si este pertenece a la misma empresa se omite el nombre de la entidad, sin abreviar. Ejemplos: * En línea separada: Copia: Señor Darío Muñoz Arango, Gerente INDUNORTE Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional de Textiles S.A. Doctor Bernardo Vargas Vélez, Jefe de Sistemas * Para dependencias: Copia: Gerencia Gestión Humana Dirección Financiera * Para código de las dependencias: Copia: * En línea seguida: Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Soto Bernal, Director de Talento Humano; Carlos Gómez Iriarte, Jefe de Producción Se recomienda no enunciar las copias fijas para la serie documental y el consecutivo, por ser normas internas de la correspondencia de las organizaciones Identificación del redactor y transcriptor. A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y los apellidos de las personas que aprticiparon en la redación y transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de los participantes. De preferencia la letra más pequeña. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación. Ejemplo:

4 Redactor: Juan Esteban Soto López Transcriptor: Ángela María Duque Arango Páginas subsiguientes. El encabezado y el número de página correspondiente los datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, justificados y para continuar con el texto se deja una o dos interlíneas libres. Ejemplos: Margen izquierdo Margen derecho Ingeniero Luis Carlos Montoya Londoño 2 Medellín, 14 de enero de Señora Carla Vélez de Hoyos 2

5 INDUSTRIAL DEL NORTE S.A. C I R C U L A R 0340 DC Medellín, 15 de enero de 2010 PARA TODO EL PERSONAL Asunto: Inscripciones capacitación interna Les informamos que del 6 al 17 de marzo se recibirán las inscripciones para la capacitación interna, para los programas por desarrollar en el segundo semestre. Presentarse con su carné y diligenciar la Hoja de Inscripción, con Margarita Aranda Daza, persona responsable de este programa. La capacitación es la base del desarrollo personal. Los invitamos a participar de este evento que es en beneficio de ustedes y de la Entidad. Cordialmente, DIANA CASTAÑEDA HOYOS Directora de Recursos Humanos Anexo: (opcional) Copia: (opcional) Transcriptor: Sara Lara Murcia Figura No. 1. Modelo circular estilo bloque extremo

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