HOSPITAL SANTO TOMÁS

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1 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia 110 HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN DE MEDICMENTOS DE LS SLS HST 03-FPT-001 Ciclo de Inventario Recepción Departamento de Diagnóstico y poyo Unidad Ejecutora: Depósito de Servicio de Farmacia Políticas La devolución de medicamentos se registra en el sistema de control de inventarios como entrada. Objetivos y Resultados Esperados Reintegrar al Sistema de Control de Inventarios los medicamentos que no se utilizan en las salas. C/ ctividades Responsable 1. Verificar las boletas y la existencia de medicamentos. Detectar y contar qué medicamentos ya no se están utilizando. notar en la Hoja de Requisición y Despacho la descripción y la cantidad del medicamento. Farmacéutico(a) 2. Entregar Hoja de Requisición y Despacho a la Enfermera. 3. Recibir la Hoja de Requisición y Despacho, verificar las especificaciones y cantidades establecidas. Si todo esta correcto, firmar como constancia de la devolución. Devolver el formulario al (la) Farmacéutico(a). 4. Recibir y entregar el formulario a la Secretaria de la Sección de Despacho a Sala junto con los medicamentos devueltos. 5. Recibir la Hoja de Requisición y Despacho. Registrar en el Libro Control y entregar al (a la) Despacho a Salas. Farmacéutico(a) Enfermera Farmacéutico(a) Secretaria de la Sección de Despacho a Salas Procedimiento de Devolución de de las Salas /Continuación... HST 03-FPT-001

2 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia 111 C/ ctividades Responsable 6. Verificar los medicamentos recibidos en la Hoja de Requisición y Despacho. Establecer su visto bueno de la devolución y entregar el formulario a la Secretaria. 7. rchivar las Hojas de Requisición y Despacho. Jefe del Depósito de Despacho a Salas Secretaria de la Sección de Despacho a Salas Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo Concurrente Concurrente Comprobar que los medicamentos han sido devueltos y están en buen estado. Confirmar que los medicamentos han ingresado al Depósito de Despacho a Salas. probado por: Fecha de Vigencia: HOSPITL SNTO TOMÁS

3 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia 112 PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE PEDIDOS ESPECILES HST 03-FPT-002 Ciclo de Inventario Recepción Servicio de Departamento de Diagnóstico y poyo Farmacia Unidad Ejecutora: Depósito de e Insumo Médico Quirúrgico. Políticas Para recibir un pedido especial debe tener el visto bueno de la Unidad Operativa que solicitó el suministro farmacéutico. Objetivos y Resultados Esperados Recibir en forma provisional un suministro farmacéutico no incluido en el listado oficial, hasta que el Servicio o Sala solicitante dé su visto bueno con respecto al producto recibido contra el solicitado. C/ ctividades Responsable 1. Notificar que va hacer entrega de un pedido especial al (la) Jefe(a) del Depósito o Insumos Médicos Quirúrgicos. 2. Confeccionar un Recibo Provisional de Recepción de Pedidos Especiales en original y copia, donde específica lo siguiente: Fecha Número de Orden de Compra Número de Factura Nombre del Proveedor Nombre del Departamento Descripción de la mercancía Firma de entregado Firma de recibido Entregar original del formulario al proveedor. 3. Establecer por medio de la Orden de Compras o la Requisición de Compra el Servicio o la Sala que hizo la solicitud del pedido especial y entregar la muestra del producto junto con copia de la orden de compra. Proveedor Jefe(a) de Depósito de o Jefe(a) de Depósito de Insumos Médico Quirúrgicos Jefe(a) de Depósito de o Jefe(a) de Depósito de Insumos Médico Quirúrgicos Procedimiento de Recibo Provisional de Pedido HST 03-FPT-002 Especiales /Continuación... C/ ctividades Responsable 4. Recibir la muestra del producto y evaluar la misma de acuerdo a las especificaciones solicitadas. Jefe(a) del Servicio o Jefe(a) de la Sala

4 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia Está todo correcto? Sí. Dar su autorización para recibir la totalidad del pedido, mediante un visto bueno en la copia de la orden de compra. Continuar con ctividad N 6 No. Rechazar el Producto. El (la)jefe(a) del depósito informa al proveedor. Jefe(a) del Servicio o Jefe(a) de la Sala 6. Devolver la copia de la orden de compra y la muestra correspondiente al Servicio de Farmacia. Jefe(a) del Servicio o Jefe(a) de la Sala 7. Recibir del (de la) Jefe(a) de Servicio de Sala copia de la orden de compra con el visto bueno y la muestra. 8. Continuar con Procedimiento de Entradas de Suministros Farmacéuticos. Jefe(a) de Depósito de o Jefe(a) de Depósito de Insumos Médico Quirúrgicos Jefe(a) de Depósito de o Jefe(a) de Depósito de Insumos Médico Quirúrgicos Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo Previo, Medio utorizar el recibo de medicamentos o insumos médicos quirúrgicos que no están en la lista oficial, con anuencia del (de la) Jefe(a) del Servicio de Farmacia. probado por: Fecha de Vigencia: HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE NRCÓTICO Y PSICOTRÓPICOS HST 03-FPT-003

5 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia 114 Ciclo de Inventario Recepción Departamento de Diagnóstico y poyo Servicio de Farmacia Unidad Ejecutora: Depósito de Políticas El manejo de los Narcóticos y Psicotrópicos es fiscalizado por la Dirección de Farmacias y Drogas del Ministerio de Salud. Objetivos y Resultados Esperados Enviar de forma expedita, las entregas de Narcóticos y Psicotrópicos al Depósito correspondiente. C/ ctividades Responsable 1. Tan pronto como se recibe la entrega de Narcóticos y Psicotrópicos, notificar al (la) Narcótico, la entrada de estos medicamentos. 2. Confeccionar Hoja de Requisición y Despacho donde indica la cantidad de medicamentos recibida en el Depósito de. 3. Despachar el medicamento de acuerdo a lo solicitado. Firma la Hoja de Requisición y Despacho como constancia de la entrega. Narcóticos 4. ctualizar el Kardex manualmente restando la cantidad despachada. 5. Entregar los medicamentos al Jefe del Depósito de Narcóticos y Estupefacientes. Procedimiento de Recibo de Narcótico y Psicotrópicos HST 03-FPT-003 /Continuación... C/ ctividades Responsable C3 6. Retirar los narcóticos y estupefacientes. Firmar la Hoja de Requisición y Despacho como recibidor. Jefe(a) del Depósito de Narcóticos

6 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia 115 C4 7. Registrar en el libro de control la entrada de cada narcótico y estupefaciente; anotar nombre del proveedor, fabricante, país de origen, número de lote, fecha de vigencia, cantidad, fecha de la entrada y actualizar el saldo disponible del medicamento. 8. lmacenar en el depósito de narcóticos y estupefacientes cada uno de los productos de acuerdo a la fecha más próxima de vencimiento. Jefe(a) del Depósito de Narcóticos Jefe(a) del Depósito de Narcóticos Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo C3 C4 Bajo, Comprobar que el Depósito de Medicamento realizó el despacho de los Narcóticos y Psicotrópicos al depósito que le corresponde. Confirmar que se maneja un control del inventario del Depósito de. segurar que los narcóticos y estupefacientes fueron recibidos en el Depósito de Narcóticos Mantener un control de las entradas de narcóticos y estupefacientes en el depósito correspondiente. probado por: Fecha de Vigencia: HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN DE MEDICMENTOS HST 03-FPT-004

7 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia 116 Ciclo de Inventario Distribución de Bienes Departamento de Diagnóstico y poyo Servicio de Farmacia Unidad Ejecutora: Depósito de Políticas Los pedidos de los servicios son enviados al Servicio de Farmacia por lo menos un día antes del asignado para su despacho. Objetivos y Resultados Esperados bastecer en forma oportuna las necesidades del Depósito de Despacho a las Salas y a la Sección de Recetarios de la Institución. C/ ctividades Responsable 1. Entregar al (la) Jefe(a) o al sistente del Depósito de, las requisiciones correspondientes al pedido semanal. 2. Recibir las requisiciones de pedido y tomar de los anaqueles las cantidades de cada uno de los medicamentos solicitados, colocándolos en una caja o bolsa. 3. notar en cada renglón de la requisición el lote del medicamento. medida que va despachando, resta en el Kardex la cantidad despachada del saldo anterior, para ir actualizando el mismo, con su respectiva fecha de vencimiento. 4. Verificar contra la requisición que el producto despachado sea el correcto y que la cantidad despachada concuerda con la cantidad solicitada. Firmar de autorizado la Hoja de Requisición y Despacho. sistente de Farmacia de Despacho a Sala Jefe(a) o al sistente del Depósito de sistente del Depósito de Procedimiento de Distribución de HST 03-FPT-004 /Continuación... C/ ctividades Responsable 5. Informar al sistente de Despacho a Sala el o los pedidos que pueden ser retirados del Depósito de.

8 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia 117 C3 6. Retirar del Depósito de, todos los suministros solicitados a la vez que revisa junto con el (la) Jefe(a) de Farmacia lo que está recibiendo. 7. Firmar la requisición como recibidor si está conforme con el pedido y retirar los productos del Depósito de. Devolver el original y una copia de la Hoja de Requisición y Despacho al (a la) Jefe(a) del Depósito de. Conservar una copia. 8. Recibir original y copia de Hoja de Requisición y despacho. Entrega copia a la Operaria de Computo. Continua con procedimientos de Entradas de Depósito de Despacho a Salas y Registro de Salidas del lmacén de Farmacia. 9. Entregar Hoja de Requisición y Despacho a la Secretaria de Despacho a Salas. 10. Recibir Hojas de Requisición y Despachos y anotar en el control el o los números de requisiciones por despachar a Salas o Servicios. Entregar formularios y suministros farmacéuticos a Enfermera de Salas. 11. Recibir y entregar suministros farmacéuticos a las Enfermeras de Salas junto con las Hojas de Requisiciones y Despacho. 12. Recibir las Hojas de Requisiciones y Despacho y suministros farmacéuticos. Verificar que las cantidades recibidas son iguales a las especificadas en el formulario. Firmar la hoja de Requisición y Despacho, si todo está correcto. 13. Recibir de la Enfermera de Sala o del Servicio las Hojas de Requisición y Despacho firmadas. Devolver los formularios a la Secretaria de Despacho a Salas. 14. Recibir las Hojas de Requisiciones y Despachos. Verificar que le han devuelto todas. rchivar la Hoja de Requisición y Despacho. sistente de Farmacia de Despacho a Sala sistente de Farmacia de Despacho a Sala sistente de Farmacia de Despacho a Sala Secretaria de Despacho a Sala Mensajero(a) Enfermera de Sala o Servicio Mensajero(a) Secretaria de Despacho a Sala Procedimiento de Distribución de /Continuación... Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo HST 03-FPT-004

9 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia 118 C3 Bajo, utorizar el despacho de medicamentos por medio de la Hoja de Requisición y Despacho. Comprobar que se recibió los medicamentos solicitados en el Depósito de. Verificar la cantidad solicitada de medicamentos es igual a la cantidad recibida en la Hoja de Requisición y Despacho. probado por: Fecha de Vigencia: HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN DE MEDICMENTOS DE SLS HST 03-FPT-005

10 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia 119 Ciclo de Inventario Programación Departamento de Diagnóstico y poyo Servicio de Farmacia Unidad Ejecutora: Depósito de Políticas El (la) Farmacéutico(a) debe suplir a las diferentes salas los medicamentos que se suministrarán a los pacientes de la institución. Objetivos y Resultados Esperados bastecer oportunamente las necesidades de medicamento de las salas. C/ ctividades Responsable 1. Solicitar a la Enfermera de Sala las boletas correspondientes a los medicamentos. 2. Entregar las boletas de administración de medicamentos al (a la) Farmacéutico(a). 3. Recibir las boletas de medicamentos de la Enfermera. Verificar las boletas y las dosis administradas de acuerdo a las ordenes médicas. 4. Revisar y cuantificar la existencia de medicamentos e insumos médicos quirúrgicos para solicitar la cantidad necesaria que abastezca la sala. 5. Establecer las cantidades en el Formulario de Necesidades de las Salas. 6. Recoger en las salas las requisiciones de despacho preparadas por los farmacéuticos para entregarlas a la Secretaria de la Sección. 7. Recibir del Trabajador(a) Manual las requisiciones. Registrar en el control de entrada la Hoja de Requisición y Despacho; anotando el número de Sala, número de requisición, grupo de medicamento y fecha. Farmacéutico(a) Enfermera de Sala Farmacéutico(a) Farmacéutico(a) Farmacéutico(a) Trabajador(a) Manual Secretaria de la Sección de Despacho a Salas Procedimiento de Requisición de de HST 03-FPT-005 Salas /Continuación... C/ ctividades Responsable 8. Entregar las requisiciones a los asistentes encargados de los diferentes grupos de medicamentos e insumos farmacéuticos, colocándolos en las bandejas para tal fin. Secretaria de la Sección de Despacho a Salas

11 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia 120 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo Comprobar que los medicamentos solicitados están de acuerdo a la Orden Médica preparada por el Doctor. probado por: Fecha de Vigencia: HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE DESPCHO DE INSUMOS MÉDICOS QUIRÚRGICO Ciclo de Inventario HST 03-FPT-006 Distribución de Bienes

12 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia 121 Departamento de Diagnóstico y poyo Servicio de Farmacia Unidad Ejecutora: Depósito de Insumo Médico Quirúrgico Políticas Todos los despachos de material médico quirúrgico deben estar respaldado por la Hoja de Requisición y Despacho. Objetivos y Resultados Esperados bastecer las necesidades de materiales médico quirúrgico en las salas y servicios del Hospital, determinados para el consumo semanal. C/ ctividades Responsable 1. Recibir de parte de la enfermera las necesidades de cada sala. 2. Verificar con la Enfermera las existencias de los suministros solicitados. 3. Completar la Hoja de Requisición y Despacho (original y copia), indicando los productos determinados para el consumo semanal. Establecer el número de sala, el almacén, fecha y demás información del formulario. Entregar las Requisiciones en el Depósito de Insumos Médicos Quirúrgicos. 4. Recibir las Hojas de Requisición y Despacho. 5. Registrar la entrada de las Hojas de Requisición y Despacho asignándole un número secuencial en el Libro de Control indicando la fecha de entrada a la sala solicitante, establece el grupo del insumo. 6. Colocar las Hojas de las Requisiciones y Despacho en una bandeja. sistente de Farmacia sistente de Farmacia sistente de Farmacia Secretaria del Depósito de Insumos Médicos Quirúrgicos Secretaria del Depósito de Insumos Médicos Quirúrgicos Secretaria del Depósito de Insumos Médicos Quirúrgicos Procedimiento de Despacho de Insumos Médicos HST 03-FPT-006 Quirúrgicos /Continuación... C/ ctividades Responsable 7. Tomar las requisiciones de la bandeja para su despacho. 8. Ubicar en los anaqueles de almacenamiento el o los materiales médicos quirúrgicos solicitados por los servicios o salas. sistente de Depósito de Material Médico Quirúrgico sistente de Depósito de Material Médico Quirúrgico

13 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia Registrar cada uno de los insumos médicos quirúrgicos y hacer los registros correspondientes en las tarjetas de Kardex. 10. Colocar los materiales despachados en un lugar accesible para entregar en las salas o servicios. 11. Verificar el pedido contra la requisición y firmar en la Hoja de Requisición y Despacho en el espacio de despachador correspondiente. 12. Notificar a las salas o servicios que su pedido está listo para entregar. sistente de Depósito de Material Médico Quirúrgico sistente de Depósito de Material Médico Quirúrgico sistente de Depósito de Material Médico Quirúrgico sistente de Depósito de Material Médico Quirúrgico Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo Bajo, Bajo, Comprobar el control de las entradas y salidas de los insumos médicos quirúrgicos en el depósito correspondiente. Confirmar el despacho del material médico quirúrgico del depósito correspondiente. probado por: Fecha de Vigencia: HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE SLIDS DE ESTUPEFCIENTES Y PSICOTRÓPICOS Ciclo de Inventario HST 03-FPT-007 Distribución de Bienes Departamento de Diagnóstico y poyo Servicio de Farmacia

14 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia 123 Unidad Ejecutora: Políticas El libro de registro de narcóticos, es un control sellado por la Dirección de Farmacias y Drogas del Ministerio de Salud. Las recetas amarillas son prenumeradas y están bajo la custodia de las Enfermeras de Sala. Objetivos y Resultados Esperados Despachar las recetas de Estupefacientes y Psicotrópicos a las Salas y Servicios. C/ ctividades Responsable 1. Recibir del Mensajero de la Sala o Servicio las Hojas de Requisiciones y Despachos y/o recetas. 2. Registrar en el cuaderno de control de requisiciones, en donde indica fecha, Sala o Servicio, número de solicitud y anotar el número de registro estableciendo en el control a la requisición presentada. 3. Entregar la Hoja de Requisición y Despacho al (la) Narcóticos. 4. Recibir de la recepcionista Hoja de Requisición y Despacho y/o receta (copia blanca o amarilla). 5. notar en cada uno de los libros de control de registro del narcótico solicitado, el nombre del paciente, el nombre del médico que solicita el medicamento, el número de registro del Médico, la dosis prescrita (según la receta blanca o amarilla) y el saldo de las existencias disponibles del Narcótico o Psicotrópico despachado Recepcionista del Servicio de Farmacia Recepcionista del Servicio de Farmacia Recepcionista del Servicio de Farmacia Farmacéutico(a) Jefe(a) del Depósito de Narcótico Farmacéutico(a) Jefe(a) del Depósito de Narcótico Procedimiento de Salidas de Estupefacientes y HST 03-FPT-007 Psicotrópicos /Continuación... C/ ctividades Responsable 6. Entregar los medicamentos solicitados a los sistentes de Farmacia. 7. rchivar las recetas como constancia del despacho, las cuales deben conservarse por un año. 8. Recibir del Farmacéutico encargado de narcóticos los medicamentos despachados, junto con la Hoja de Requisición y Despacho. Farmacéutico(a) Jefe(a) del Depósito de Narcótico Farmacéutico(a) Jefe(a) del Depósito de Narcótico sistente de Farmacia

15 Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del lmacén de Farmacia Entregar los medicamentos y la Hoja de Requisición y Despacho en la Sala o Servicio. 10. Devolver Hoja de Requisición y Despacho con acuse recibo del Servicio o Sala. Entregar al Farmacéutico Jefe del Depósito de Narcóticos. 11. Recibir del sistente de Farmacia las Hojas de Requisición y Despacho. rchivar en el expediente respectivo. sistente de Farmacia sistente de Farmacia Farmacéutico(a) Jefe(a) del Depósito de Narcóticos Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo Bajo, Mantener un control de los Narcóticos y Psicotrópicos solicitados en el Servicio de Farmacia. Verificar que los Narcóticos y Psicotrópicos se han despachados según lo indicado en la receta médica y manejar un registro de los mismos. probado por: Fecha de Vigencia: