ALCANCE. Asegurar Calidad de bienes y servicios comprados ACTIVIDADES PRINCIPALES. Identificar las necesidades de bienes y servicios a comprar

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1 PROCESOS DE LA DIRECCION CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO RECURSOS FISICOS COMPRAS/ CONTRATACIONES RESPONSABLE PROPOSITO Asegurar que los bienes materiales, insumos y servicios adquiridos por el AMCO cumplan especificaciones requeridas y las adquisiciones se realicen en el marco legal aplicable a la entidad ALCANCE Cubre la adquisición de la totalidad de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento de la entidad, OBJETIOS DE CALIDAD DEL PROCESO Asegurar Calidad de bienes y servicios comprados Evitar NC por no cumplimiento a la legislación vigente en materia de compras y contrataciones ACTIIDADES PROEEDOR ENTRADAS ACTIIDADES PRINCIPALES PA SALIDAS CLIENTES Todos los s interna externa Identificar las necesidades de bienes y servicios a comprar Formular y registrar el Plan de compras selección y evaluación de P P Plan de compras Documentos de compras evaluación de Procesos internos

2 PROEEDOR ENTRADAS ACTIIDADES PRINCIPALES conformación y mantenimiento de archivo de aceptables PA SALIDAS CLIENTES interna solicitud de cotizaciones, ofertas, o preparación de términos de licitaciones verificación e bienes y servicios comprados Procesos internos Centrales de información externa Negociaciones y compras Recibir el producto comprado y verificar la conformidad del producto recibido seguimiento al AC/AP/AM Procesos internos interventoria a contratos reevaluación periódica de Auditorias de Calidad al erificar Cumplimiento de objetivos

3 PROEEDOR ENTRADAS ACTIIDADES PRINCIPALES PA SALIDAS CLIENTES AC/AP/AM según resultados del seguimiento A P: PLANEAR : ACER : ERIFICAR A: ACTUAR RECURSOS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO UMANOS Subdirectores, Jefes especializado FISICOS Presupuesto Software ardware DOCUMENTOS ASOCIADOS CODIGO TITULO Código/ Protocolo de ética Manual de calidad Manual de funciones, Responsabilidades y Perfiles de cargos Manual de Contrataciones Procedimiento para la elaboración y el control de documentos Procedimiento para el control de registros Procedimiento para el tratamiento de no conformidades Procedimiento para la aplicación de acción correctiva Procedimiento para la aplicación de la acción preventiva Procedimiento para la planificación y ejecución de auditorias internas de calidad Procedimiento para la evaluación del personal Programa de formación Plan de compras Ley 80, 1150, DR 2464 REGISTROS CODIGO FORMATO TITULO/ CONTENIDO Registro presupuestal Solicitud de Compra.

4 COMUNICACIONES DEL PROCESO INFORMACION DE ENTRADA Cotización o propuesta. Estudios de conveniencia y oportunidad Registro consulta precios Registro de solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal Contratos, Ordenes de trabajo, Ordenes de compra Registro de evaluación de Registro de reevaluación de interventoría / verificación de producto o servicio comprado seguimiento al AC, AP, AM seguimiento al auditorias internas al Registros C, AP, AM COMUNICACIONES A RECIBIR Requisición de bienes e insumos Cotizaciones ORIGEN MEDIO FRECUENCIA Responsable Todas las dependencias RESPONSABLE RECEPCION Decisión de compra Gestión recursos físicos Proveedor Orden de compra Gestión recursos físicos Proveedor

5 INFORMACION DE SALIDA COMUNICACIONES A TRANSMITIR NC o problemas con productos DESTINO MEDIO FRECUENCIA RESPONSABLE Telefónico o escrito Actas de pago a Contratistas, Contabilidad Interventor Resultado medición logro de objetivos Asesor Control Interno Resultados de selección, evaluación y reevaluación Dirección Subdirectores Anual Solicitud de cotización Telefónico Disponibilidad de bienes e insumos Toda la entidad Intranet ACTIIDADES DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN: ACTIIDAD METODO / ACCION FRECUENCIA RESPONSABLE CONTROL Seguimiento A ejecución plan de compras A selección y evaluación de A reevaluación de Semestral A cumplimiento Manual de contrataciones Semanal

6 A oportunidad envío de informes A mejoramiento del Anual Medición EASE ANEXO Nº 2 INSTRUCCIONES DE OBLIGADO CUMPLIMIENTO: El de gestión de recursos físicos debe realizarse siguiendo las siguientes indicaciones: Todas las acciones de compras y contrataciones se deben realizar bajo el estricto cumplimiento de las disposiciones legales contenidas en las leyes 80, 1150 y DR 2464 Todas las compras y contrataciones se deben realizar siguiendo las disposiciones contenidas en el Manual de contrataciones Los deben ser evaluados con base en criterios de calidad: capacidad de cumplimiento de especificaciones técnicas de producto, idoneidad técnica y profesional, capacidad de aprovisionamiento, garantías etc. No se podrá realizar ninguna compra de productos o servicios críticos a proveedor que no haya sido previamente evaluado y clasificado como proveedor aceptable. La selección de se debe realizar teniendo en cuenta los aceptables y con base en criterios económicos definidos por condiciones de venta ofrecidas. La requisición de materiales/ insumos debe ser aprobada y revisada por los Subdirectores de la respectiva área antes de tramitar la compra, salvo requisición aprobada directamente por la dirección Para compras críticas o mayores, la selección debe ser realizada por el grupo directivo (Director, Subdirectores), quienes actuarán teniendo en cuenta los resultados de evaluación de proponentes o posibles. Las compras están sujetas a las disponibilidades presupuestales. Al autorizar una compra se debe bajar los gastos del plan de compras registrado El documento de compra debe especificar claramente el producto o servicio a comprar, incluyendo según sea el caso normas técnicas, acuerdos de verificación,

7 documentos adicionales, etc. Además se debe diligenciarse original y copia la cual debe ser entregada al interventor o a la persona encargada de la recepción de los insumos. No se debe iniciar la ejecución de un contrato, sin que se haya legalizado completamente y se tenga impartida la orden de iniciación. Cuando existe proveedor único también deben cumplirse todos los procedimientos de registro y evaluación establecidos en la entidad. Si un proveedor de servicios realiza contratos diferentes, debe ser evaluado de manera independiente para cada servicio, por lo tanto es recomendable evaluar a los en todo su alcance y capacidad de aprovisionamiento o prestación de servicios. En lo posible se debe retroalimentar a los sobre la percepción que la entidad tiene sobre ellos, dándoles a conocer los resultados de evaluación y reevaluación. Siempre que llegue un material o insumo comprado se debe realizar verificación de recepción para asegurar el cumplimiento de requisitos y especificaciones pedidas, cuando se identifiquen NC en el producto o servicio recibido se debe actuar de acuerdo con el procedimiento para el tratamiento de no conformidades. Los deben ser reevaluados por lo menos una vez al año

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