PROCESO DE ORDENES DE COMPRAS Y/O SERVICIOS

Transcripción

1 PROCESO DE ORDENES DE COMPRAS Y/O SERVICIOS EDICIÓN: 01 REVISIÓN: 01 Objeto: El objeto l presente manual es scribir los procedimientos y lineamientos a seguir para la elaboración las órnes compras y servicios la Fundación la Villa l Cine a través l sigesp-. Alcance: Para todas las Coordinaciones adscritas a la Fundación Villa l Cine, que sean solicitantes compras y/o servicios. Contempla todos los módulos a utilizar en el sistema Sigesp para la elaboración las órnes compras y servicios. Módulos: Ornes Compra Proveedores y Beneficiarios Inventario Configuración Definiciones: Terminología técnica utilizada durante el proceso: Bien: El que por si o mediante una fuerza externa es movible o transportable un lado al otro, siempre y cuando el ornamiento jurídico no le haya conferido carácter inmueble por accesión, se requiere cir con ultimo termino que se consiraron así a las partes sólidas o fluidas que están separadas l suelo (las piedras, tierras, metales, entre otros.) Materiales: Toda clase insumos requeridos para el sempeño las actividas administrativas y productivas, incluye materiales administración, productos para alimentación, materias primas y materiales para la producción y la construcción, productos químicos, farmacéuticos y laboratorio, combustibles y en general todo tipo suministros para realización los programas públicos. Suministros: Es el mantenimiento recursos necesarios para satisfacer la política inventarios, es cir, es la función logística mediante la cual se provee a una empresa todo material necesario para su funcionamiento. Compras: Es la acción adquirir productos nacionales o importados para satisfacer la necesidad una penncia generadora, ya sea por falta o reposición l producto. Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipos, 1/1

2 necesarios para el logro los objetivos la organización, los cuales ben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones entrega y condiciones pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ultimo aceptarlas. Inventario: Es el conjunto bienes propiedad una empresa que han sido adquiridos con el ánimo volverlos a venr o para ser consumo en el sarrollo las actividas. Formato Requisición Bienes y Materiales: Es un documento que se elabora con el fin notificar al responsable adquisición y suministro que se tiene un necesidad y que esta be ser cubierta lo antes posible, en este documento van a scritas por renglones las necesidas bienes y materiales, mas las especificaciones necesarias para que se tramite la compra. Solicitud Cotizaciones: Es el documento por medio l cual se le solicita a un proveedor la necesidad adquirir un bien y/o materiales para la Fundación Villa l Cine. Análisis Cotizaciones: Es trasladar las informaciones proporcionadas por los proveedores en las solicitus cotización, con el propósito comparar precios, calidad, especificaciones, fecha entrega y otras características requeridas para otorgar la buena pro a los proveedores que coticen en las mejores condiciones. Orn Compra: Es el documento que formaliza la compra un bien y/o materiales que establece un compromiso adquisición entre el proveedor y la Fundación Villa l Cine. Factura Comercial: Es el documento legal preparado por el proveedor que establece la condición compra venta y los precios negociados l producto. Adjudicación Directa: Es el procedimiento excepcional selección l contratista, en el que éste es seleccionado por el ente contratante, conformidad con la Ley Licitaciones y su Reglamento. La Adjudicación Directa se convoca para la adquisición, suministro o arrendamiento bienes; para la contratación servicios en general, servicios consultoría y ejecución obras, conforme a los márgenes establecidos en la Ley. Responsabilidas: Unidad Solicitante Área trabajo (Elabora solicitud Compras y/o Servicios) Coordinadores l área solicitante (Aprueba Solicitud Compras y/o Servicios) 1/2

3 Coordinación Administración y Finanzas Coordinador(a) (Autoriza la Solicitud Compras y/o Servicios) Dirección Ejecutiva Director Ejecutivo (Autoriza la Solicitud Compras y/o Servicios) Área Compras Experto en Compras y Servicios (Asigna Solicitus a los Compradores) Asistentes III (Elaboración Orn Compra) Experto en Compras y Servicios (Aprobación Orn Compras y/o Servicios) Base Legal: Constitución la República Bolivariana Venezuela. Decreto con Fuerza Ley Reforma Parcial la Ley Licitaciones, publicado en Gaceta Oficial N 5.556, fecha 13 noviembre (para los casos vigentes a la fecha). Reglamento Parcial l creto Reforma Parcial la Ley Licitaciones, publicado en Gaceta Oficial N , fecha 14 noviembre Decreto N publicado en Gaceta Oficial 02 febrero 2006, (referente a la Solvencia Laboral) Decreto con Rango, Valor y Fuerza Ley Públicas, publicado en Gaceta Oficial N marzo Gaceta Oficial N fecha 10 julio 2008, relacionado a la Resolución Prórroga hasta el 31/12/2008, concerniente a la vigencia los certificados actualización datos emitidos por el Registro Nacional Contratistas. N , fecha Contrataciones fecha 25 Procedimientos Compras: Una vez que llega la solicitud compras y/o servicios (previa aprobación las autoridas la Institución) a la Oficina Compras se proce a: a) La solicitud es asignada a los analistas según sea el caso b) El analista solicita tres cotizaciones con el requerimiento. c) Con las tres cotizaciones realiza el análisis cotización, terminando la empresa ganadora la compra o la prestación l servicio. d) Elabora Informe Recomendación indicando la empresa a contratar. 1/3

4 e) Asimismo realiza la Orn Compra y/o Servicio f) La orn se pasa al área Ejecución Presupuestaria para que elabore el compromiso correspondiente. g) Luego ser comprometida la orn pasa a la aprobación las máximas autoridas. h) Después ser aprobada vuelve a la oficina compras y servicios, para que el analista correspondiente solicite al proveedor la factura y entrega l bien o prestación l servicio. i) Cuando la factura llega a la oficina compras y servicios se pasa el expediente con el acta recepción, nota entrega y/o conformación servicios según sea el caso al área contabilidad para el ornamiento pago. Procesos l Sigesp: Creación l Artículo a) Creación l Artículo: Se llenan los campos correspondientes al módulo. Registro l Proveedor a) Sigesp: Módulo Proveedor y Beneficiario. b) Proveedores: Ficha. c) Se llenan los campos l cuadro Datos Básicos l Proveedor. Configuración a) Sigesp: Módulo Configuración. b) Menú l Sistema: Configuración. c) Ornes Compras. d) Tipo Servicio. e) Servicio. Registro Ornes Compras a) Módulo Ornes Compras. b) Módulo Ornes Compras: Registro Orn Compra. c) Registro Oren Compra. Procesos l Sigesp: MANUAL DE USUARIO 1/4

5 Creación Artículo Selecciona el Módulo Inventario. Presione un Clic. Seleccione el Módulo Inventario: En Definiciones Seleccione la Opción Artículo. Presione un Clic. 1/5

6 Definición Articulo: Se proce a llenar todos los campos que tengan asterisco (*). Se llena el campo Denominación. Presione Tab o clic para continuar Se llena el campo Tipo Articulo. Se llena el campo Unidad Medida. Se llena el campo Cuenta Presupuestaria. Se llena el campo Cuenta Contable. Se agregan los créditos al artículo. Por ultimo se guardan los cambios. 1/6

7 Proveedores y Beneficiarios Selecciona el Módulo Proveedores y Beneficiarios. Presione un Clic. Selecciona el Modulo Proveedores y Beneficiarios. En Proveedores Seleccione la opción Ficha 1/7

8 Ficha Proveedor: Datos Básicos l Proveedor Para ingresar un proveedor be llenar todos los campos, obligatoriamente los que posee (*), la siguiente manera: Código: coloque el número l proveedor. Este es un campo numérico.presione Tab para pasar al próximo campo. Nombre: indique el nombre completo o la razón social l proveedor. Presione Tab para pasar al próximo campo. Dirección: incluya la dirección completa l provedor. Presione Tab para pasar al próximo campo. Teléfono: incluya el teléfono l proveedor. Presione Tab para pasar al próximo campo. RIF: Coloque el número registro intificación fiscal (sin puntos, comas y guiones). Presione Tab para pasar al próximo campo. Capital Social: Introduzca el capital social indicado en el registro mercantil. Presione Tab para pasar al próximo campo. Monto Máximo: Cuenta Contable: Numero código contable l proveedor. Presione Tab para pasar al próximo campo. Los campos restantes no son obligatorios, pero es información necesaria. Como lo son: Tipo Empresa, NIT, Banco, Cuenta Bancaria N, Moneda, Banco SIGECOF, Grado la Empresa, Contribuyente. Ubicación Geográfica País, Estado, Municipio, Parroquia. 1/8

9 Datos l Registro: Para avanzar un campo a otro ntro esta pantalla, presione la tecla Tab. Contempla los siguientes campos: N Registro RNC, Fecha l RNC, Fecha Vencimiento Registro RNC, N Registro SSO, Fecha l SSO, N Registro INCE, Fecha Vencimiento INCE, Registro Subalterno, Fecha Registro Subalterno, N Registro, Tomo l Registro, Registro Modificado, Fecha Registro Modificado, tomo Modificado, N Modificado, N Folio, N Folio Modificado, N Licencia, Inspector, Presione el icono Datos Básicos l Proveedor con un clic, o si sea llegar a la parte Datos l Representante presione el icono con el mismo nombre. Elaboración Orn Compra 1/9

10 Selecciona el Módulo Ornes Compra. Presione un Clic. En el Modulo Orn Compra: Selecciona Registro Orn Compra. 1/10

11 Se proce a llenar todos los campos para registrar la Orn Compra. Seleccione el campo Tipo Orn, ya sea Compras y/o Servicios. Automáticamente el Sistema asigna un número para la Orn. Seleccione el icono lupa para agregar al Proveedor. Seleccione el icono la lupa para agregar la Unidad Ejecutora. Seleccione el icono la lupa para agregar la Fuente Financiamiento. Se proce a llenar el campo Condición. Se llena Concepto. En el Modulo Condición la Entrega se llenan los campos: Depenncia, dirección. el campo 1/11

12 Seleccione el modulo Agregar Detalles Bienes. (con un clic). Automáticamente el Sistema arroja la Ventana Catalogo Bienes y Materiales. Se puen llenar tanto el Campo Código como el Denominación. Luego se selecciona el campo Buscar (lupa). Automáticamente el Sistema arroja un cuadro don aparece el Artículo y se le da un clic en agregar. Ya cargado el Articulo verificamos que el monto y cantidad sea lo correcto y posteriormente se guarda la Orn. 1/12

13 Por ultimo se guarda la Orn Compra quedando Comprometida (Procesada) Creación l Servicio 1/13

14 Selecciona el Módulo Configuración. Presione un Clic. En el Modulo Configuración. Presione un Clic. 1/14

15 Se selecciona el Modulo Ornes Compra, con un clic. En el Modulo Ornes Compra: Se selecciona el modulo Servicios. Se proce a llenar los Campos : Tipo (un Clic en lupa), don el Sistema arroja una ventana, Catalogo Tipos Servicios. Denominación: se coloca nominación l artículo. Cuenta (un Clic en lupa), don el Sistema arroja una ventana, Catalogo Cuentas Presupuestaria. 1/15

16 Por ultimo se le agregan los cargos. Evaluación Contingencias: A continuación se hace un listado las frecuentes fallas que ocurren en el sistema l sigesp, en el proceso compras y servicios: a) Creación l Artículo: Un mismo artículo se crea manera repetitiva, siendo lo correcto cambiar solo el precio si se trata un mismo artículo. b) Registro Ornes Compras: Permite guardar la orn aun cuando no tenga disponibilidad Cabe stacar que amás los errores mencionados anteriormente, también se presentan las siguientes fallas: a) Hay casos en los que se hace necesario cambiar el proveedor o la unidad ejecutora una orn ya guardada, sin embargo el sistema no lo permite. b) Existen muchos casos en los que las órnes no se encuentran en el sistema bajo ningún status. 1/16