INDICE. B Presentación C Misión y Visión del Gobierno Municipal de Cañadas de Obregón... 6

Transcripción

1 INDICE Página B Presentación... 5 C Misión y Visión del Gobierno Municipal de Cañadas de Obregón... 6 D Políticas generales de uso del Manual de Organización E Objetivos del Manual de Organización... 8 Organización 1 Estructura orgánica Organigrama Mapa del municipio y croquis de ubicación Mapa del municipio Croquis de ubicación de la oficina Marco Jurídico Atribuciones Objetivos y funciones de las unidades orgánicas Descripciones de puestos Servicios 8 Catálogo de Servicios Servicios.. 38 Procesos 10 Modelo de Procesos Página 11 Políticas generales de los procesos y procedimientos Inventario general de los procesos y procedimientos

2 13 Descripciones narrativas Formatos de procedimientos Glosario Autorizaciones

3 PRESENTACIÓN Es responsabilidad del titular de cada dependencia la expedición del Manual de Organización, por lo que se emite este manual que documenta la organización actual de la Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales, presentando de manera general la normatividad, estructura orgánica, organigrama, atribuciones, funciones, procedimientos y servicios que le permitan cumplir con los objetivos del Plan Municipal de Desarrollo. El presente Manual quedará al resguardo de la Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales; las revisiones y actualizaciones se harán anualmente, de requerirse antes de lo señalado, se deberán solicitar a la Coordinación Política con su respectiva justificación, previa autorización del Director General.

4 C. MISIÓN Y VISIÓN DEL GOBIERNO MUNICIPAL DE CAÑADAS DE OBREGON Es muy importante el conocer, comprender y contribuir a que la misión y visión institucional se fortalezcan a través de cada uno de los Servidores Públicos, por lo que a continuación se presentan a fin de unificar nuestra esencia y compromiso con los ciudadanos. MISIÓN: Somos un Gobierno comprometido y responsable en la prestación de servicios públicos de calidad, seguridad y sustentabilidad de los recursos, poniendo especial atención a los sectores más vulnerables para mejorar su calidad de vida. Lo anterior, sin perder el sentido de calidez, responsabilidad, y austeridad propias de un gobierno de izquierda. VISIÓN: Ser un municipio que propicie el respeto y dignificación de las personas, que cuente con servicios públicos de calidad, con espacios públicos para el sano esparcimiento, con oportunidades de empleo, con desarrollo armónico y sustentable, con seguridad para sus habitantes y que a su vez propicie una mejor calidad de vida.

5 D. POLÍTICAS GENERALES DE USO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN 1. El Manual de Organización debe estar disponible para consulta del personal que labora en el Gobierno Municipal de Cañadas de Obregón así como de la ciudadanía en general. 2. El Funcionario de primer nivel y/o Director del área responsable de la elaboración y del contenido del manual es el encargado de difundir al personal interno el presente documento, así mismo en los casos en que se actualice el documento informarles oportunamente. 3. El Manual de Organización es un documento oficial e institucional, el cual debe presentar las firmas de autorización de los siguientes funcionarios: Presidente Municipal Secretario General 4. El manual contiene un cuadro de control ubicado en la parte inferior del manual con las siguientes especificaciones: Fecha de elaboración: Fecha de actualización: Número de actualización: Código del manual: Día, mes y año en que se elaboró la 1ª versión del manual. Para las áreas que lo elaboren por primera vez éste será el manual vigente. Día, mes y año de la versión más reciente y vigente del manual para las áreas que lo actualicen. Número consecutivo que representa las veces en que el manual se ha actualizado y que va en relación con el campo de Fecha de actualización. Código asignado al Manual de Organización y representado por las iniciales (MO), seguidas de las iniciales de la Dirección General (AAAA) a la que pertenece la Dirección de Área o Jefatura y finaliza con las del área que elabora el documento (BBBB). Nota: En ausencia de los puntos 3 y 4 de este apartado, se considerará al documento en periodo de revisión y actualización y se considerará oficial a partir de que cuente con las firmas de autorización correspondientes.

6 E. OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Este Manual de Organización es un documento normativo e informativo, cuyos objetivos son: Capitalizar el conocimiento humano generado durante la presente administración. Mostrar la organización de la Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales. Servir de marco de referencia y guía para llevar a cabo el trabajo diario de cada unidad, orientadas a la consecución de los objetivos de la dependencia además de contribuir a la división del trabajo, capacitación y medición de su desempeño. Delimitar las responsabilidades y competencias de todas las áreas que componen la organización, para detectar omisiones y evitar duplicidad de funciones, que repercutan en el uso indebido de los recursos. Actuar como medio de información, comunicación y difusión para apoyar la inducción del personal de nuevo ingreso al contexto de la institución. Contribuir a fundamentar los programas de trabajo y presupuestos de las dependencias. Describir los procesos sustantivos de la Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales, así como los procedimientos que lo conforman y sus operaciones en forma ordenada, secuencial y detallada. Implementar formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades. Otorgar al servidor público una visión integral de sus funciones y responsabilidades operativas al ofrecerle la descripción del procedimiento en su conjunto, así como las interrelaciones de éste con otras unidades de trabajo para la realización de las funciones asignadas. Describir los servicios vitales de la Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales especificando sus características, requerimientos y estándares de calidad que contribuyan a garantizar a los usuarios la prestación de los servicios en tiempo y forma.

7 ORGANIZACIÓN 1. Estructura orgánica 2. Organigrama 3. Mapa del municipio y croquis de ubicación 3.1 Mapa del municipio 3.2 Croquis de ubicación de la oficina 4. Marco Jurídico 5. Atribuciones 6. Objetivos y funciones de las unidades orgánicas 7. Descripciones de puestos

8 1. ESTRUCTURA ORGÁNICA De acuerdo a lo establecido en el Artículo 44 del Reglamento de Gobierno y Administración Pública Municipal de Cañadas de Obregon, Jalisco, para el cumplimiento de sus funciones y obligaciones quedó establecida la Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales como parte de la Secretaria General. La estructura aprobada para la Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales es la siguiente: 1. Secretaria General 1.5 Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales. 2. ORGANIGRAMA Secretaría General Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales

9 MO-SG-JCDAM Presidente Municipal Secretaria General Auxiliar Administrativo (1) (1) Jefe de Departamento de coordinación de Delegaciones y Agancias Analista (1) Auxiliar General (17) Secretaria de Delegación (26) Coordinador sector I (1) Coordinador sector II (1) Coordinador sector III (1) Coordinador sector IV (1) 3. MAPA DEL MUNICIPIO Y CROQUIS DE UBICACIÓN 3.1 Mapa del municipio La oficina de la Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales se encuentra ubicada en la Cabecera Municipal (ver croquis y dirección de la oficina en la siguiente página).

10 .

11 3.2 Croquis de ubicación de la oficina Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales Domicilio: Juárez No. 73

12 4. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado de Jalisco. 3. Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco. 4. Ley para los servidores públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios. 5. Reglamento de Gobierno y Administración Pública Municipal de Cañadas de Obregon, Jalisco.

13 5. ATRIBUCIONES Las obligaciones y atribuciones de la Secretaria General se encuentran establecidas en el Artículo 44 del Reglamento de Gobierno y Administración Pública Municipal de Cañadas de Obregón, Jalisco, en ellas se encuentran contenidas las correspondientes a la Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales siendo estas las siguientes: XXIV. Coordinar y asesorar a los Coordinadores de Zona, Delegados y Agentes Municipales en los asuntos de su competencia y en relación a las funciones y actividades que habrán de desempeñar;

14 6. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS 1.5 Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Objetivo General: Ser el medio y eje de enlace entre las Delegaciones y Agencias municipales con el pleno del Ayuntamiento como máximo órgano de gobierno como con las distintas dependencias e instituciones Gubernamentales. Funciones: Coordinar las actividades de los Delegados y Agentes de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Municipal, leyes y reglamentos aplicables. Fungir de enlace entre la Secretaría General y las Diferentes Delegaciones y Agencias Municipales. Coordinar con la Dirección General Administrativa, la capacitación y el desarrollo de los Delegados y Agentes Municipales; antes y durante el ejercicio de sus funciones. Recibir, canalizar y dar seguimiento a las peticiones ciudadanas que se hacen a través de los Delegados y Agentes.

15 7. DESCRIPCIONES DE PUESTOS Para llevar a cabo sus funciones, la Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales cuenta con los siguientes puestos autorizados en cada una de sus áreas: Área Nombre del puesto Número de puestos Tipo de puesto C B Jornada en horas Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales Delegado Municipal 1 X 40 Agente Municipal 1 X 40 C: Confianza B: Base Secretaria de Delegación 2 X 30 Comisarios 10 X 40 Totales 12 2 TOTAL DE PUESTOS DEL ÁREA 14

16 8. Catálogo de Servicios 9. Servicios SERVICIOS

17 8. CATÁLOGO DE SERVICIOS La Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales ofrece los siguientes servicios y trámites: Servicios y Trámites Código Página Servicio(s) a la Ciudadanía Esta información está disponible en el Portal Web del Municipio de Cañadas de Obregon en la sección de Transparencia. Trámite de Constancias de Domicilio. Trámite de Carta de conocimiento para giro comercial. SE-SG-JCDAM-001 SE-SG-JCDAM-002 Servicio(s) Interno(s)

18 9. SERVICIOS A partir de la siguiente hoja se muestran las cédulas de los servicios que se brindan a la Ciudadanía, con sus características y especificaciones. NOMBRE DEL SERVICIO O TRÁMITE: Constancia de domicilio Código del servicio o trámite: SE-SG-JCDAM-001 Oficina responsable: Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales Días y horario de atención: De Lunes a Viernes, de 9:00 a.m. a

19 Domicilio: 3:00 p.m. Teléfono: Hermosillo Objetivo del servicio: Dirigido a: Brindar al Ciudadano un documento oficial, que le facilite realizar los trámites que necesite. A quien Corresponda Requisitos: Identificación Personal (IFE, Credencial Escolar, ò alguna otra) Documento que acredite el domicilio actual (Recibo de teléfono, luz, cable. Hoja de retención del Fraccionamiento, Predial etc.,) Procedimiento a seguir por el ciudadano para obtener el servicio solicitado: Presentarse en Horario de oficina. Presentar los requisitos necesarios Tiempo de respuesta: Costo: Forma de pago: 10 minutos No tiene costo No aplica Documento o comprobante a obtener: Vigencia del documento: Área de pago: Constancia de domicilio 1 MES No aplica Políticas: No aplica No aplica Leyes, reglamentos y demás normas que le aplican: NOMBRE DEL SERVICIO O TRÁMITE: Carta de conocimiento para giro comercial Código del servicio o trámite: SE-SG-JCDAM-002 Jefatura de Delegaciones y Agencias Municipales Oficina responsable: Domicilio: Días y horario de atención: De Lunes a Viernes, de 9:00 a.m. a 3:00 p.m Teléfono: Objetivo del servicio: Dirigido a:

20 Otorgar Documento Oficial, que le permita realizar su trámite correspondiente de Giro Comercial. A quien Corresponda Requisitos: *Uso de Suelo Favorable ( ya resuelto) * Carta de Conformidad de Vecinos. Procedimiento a seguir por el ciudadano para obtener el servicio solicitado: Presentarse en Horario de Oficina Presentarse con los requisitos necesarios. Tiempo de respuesta: Costo: Forma de pago: 10 Minutos No tiene Costo No aplica Documento o comprobante a obtener: Vigencia del documento: Área de pago: Constancia para Giro Comercial. 1 Mes No aplica No aplica Políticas:

21 PROCESOS 10. Modelo de procesos 11. Políticas generales de los procesos y procedimientos 12. Inventario general de los procesos y procedimientos 13. Descripciones narrativas 14. Formatos de procedimientos e instructivos

22 10. MODELO DE PROCESOS El presente esquema representa el modelo de efectividad municipal empleado en la institución, con el cual se contribuye a realizar una administración municipal con un mejor control, orden y transparencia. INSUMOS PROCESOS INTERNOS DEL ÁREA RESULTADOS Necesidades y/o requerimientos de los ciudadanos o usuarios internos y/o externos Normatividad Diagnóstico Análisis Evaluación Servicios públicos eficientes Administración eficiente Legitimidad de la administración municipal Control, orden y transparencia de la gestión Plan Municipal de Desarrollo Planeación Ejecución Reglamento de Gobierno y Administración Pública Municipal de Tlajomulco de Zúñiga, Jalisco Plan Municipal de Desarrollo Ley de Transparencia e información pública del Estado de Jalisco Leyes, reglamentos y normas aplicables

23 11. POLÍTICAS GENERALES DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Cumplir con la Visión y Misión del H. Ayuntamiento. La Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias debe ser el enlace entre acuerdos y decisiones por el Pleno del Ayuntamiento. La Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias deberá dar cumplimiento por el Pleno a las dependencias de la presente administración, sirviendo como ente coordinador con las propias Agencias y Delegaciones municipales para que estás igualmente den cumplimiento y seguimiento a las políticas y lineamientos que determine el H. Ayuntamiento. La Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias deberá ser el en lace entre las dependencias y comunidades. El área autorizada para gestionar ante las dependencias las peticiones de las Agencias y Delegaciones es la Coordinación de Delegaciones y Agencias. El responsable del área deberá elaborar diario el reporte de peticiones y presentar al Secretario General para ser conocimiento y apoyo al seguimiento. Las reuniones de trabajo con los Delegados y Agentes deberá de realizarse por lo menos una vez al mes

24 12. INVENTARIO GENERAL DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PROCEDIMIENTO CÓDIGO Pág. Atención, Gestión y Seguimiento De Solicitudes para la Ciudadanía en Agencias y Delegaciones en el Municipio de Cañadas de Obregón. Atención a Quejas y/o Necesidades por la Ciudadanía en Agencias y Delegaciones Municipales. PRO-SGJCDAM-001 Trámite de Carta conocimiento de Giro Comercial PRO-SGJCDAM-002 Trámite de Permisos y/o Expedición de Documentos en Agencias y Delegaciones Municipales Constancia de Domicilio PRO-SGJCDAM-003 Coordinación De Delegaciones y Agencias en el Municipio de Cañadas de Obregón Organización de Fiestas Patronales y Fiestas Patrias/ Cívicas en las Delegaciones y Agencias del Municipio de Cañadas de Obregón. PRO-SGJCDAM-004

25 13. DESCRIPCIONES NARRATIVAS Nombre del Proceso: Atención, gestión y seguimiento de solicitudes para la ciudadanía en Agencias y Delegaciones en el Municipio de Cañadas de Obregón. Nombre del Procedimiento: Atención a quejas y/o necesidades por la ciudadanía en Agencias y Delegaciones Municipales. Hoja: ½ Código: PRO-SG-JCDAM-001 Objetivo y alcance del Procedimiento: Dar respuesta eficiente a las peticiones realizadas por los Delegados o Agentes Municipales Dependencia, Dirección General o Coordinación: Secretaria General Dirección de Área o Jefatura responsable del Procedimiento: Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales Clave de responsable de actividad: A. Analista B. Jefe de Departamento No. 1 2 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Recibe los oficios de petición, de las Delegaciones y Agencias Municipales, revisa que estén redactados correctamente. Elabora Memorando, de petición con los datos de la Delegación ò Agencia Municipal y lo turna al jefe de Departamento para firma. 3 Revisa y firma el Memorando X Clave de responsable de actividad A B C D E F G X X Tiempo días/ horas/minutos 1dia 1 día 1 Minuto Formato utilizado Machote de Oficio Oficial. Formato de Memorando. 4 Envía, Memorando junto con copia del oficio recibido y Acuse correspondiente a la Dependencia que corresponda, y da respuesta a la petición de la Delegación o Agencia Municipal X 1 día Formato de Memorando. 5 Revisa el seguimiento que se da al memorando de petición enviado con un lapso de respuesta de 8 días. X 2 horas Formato de Memorando. 6 Recibe oficios de respuesta y lo entrega al Delegado o Agente Municipal y Archiva. X 10 Minutos D: días H: horas M: minutos TIEMPO TOTAL D H M Nombre del Proceso: Atención, Gestión y Seguimiento de solicitudes para la Ciudadanía en Agencias y Delegaciones en el Municipio de Cañadas de Obregon. Hoja: 2/2

26 Nombre del Procedimiento: Atención a quejas y/o necesidades por la ciudadanía en Agencias y Delegaciones Municipales. Código: PRO-SG-JCDAM-001 Políticas del Procedimiento 1. Si el oficio que es ingresado en la Jefatura de Delegaciones, debe estar redactado correctamente para que sea turnado a la dependencia correspondiente. 2. Los datos registrados en el memorando deben ser claros y precisos y de acuerdo al oficio de petición. 3. En el momento de entregar el memorando, junto con el oficio de petición se debe quedar una copia como acuse de recibido para ser archivado. Resultados Esperados Brindar un servicio eficiente a Delegados y Agentes Municipales en la gestión de sus oficios, para que sean atendidas sus peticiones de su localidad. Indicadores del Proceso No. de peticiones y/o quejas atendidas Vs Total de peticiones y/o quejas presentadas por los Delegados o Agentes Municipales Indicadores de Éxito Atender el 100% de las peticiones y/o quejas presentadas por los Delegados o Agentes Municipales Documentos de Referencia Oficio de Petición y Memorándum. Nombre del Proceso: Trámite para permisos y/o expedición de documentos en Agencias y Delegaciones Nombre del Procedimiento: Trámite de Carta Conocimiento de Giro Comercial Hoja: 1/2 Código: PRO-SG-JCDAM-002 Objetivo y alcance del Procedimiento: Contribuir para que el ciudadano que está tramitando la carta, logre obtener su permiso correspondiente. Dependencia, Dirección General o Coordinación: Secretaria General

27 Dirección de Área o Jefatura responsable del Procedimiento: Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales Clave de responsable de actividad: B. Analista B. Jefe de Departamento No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Atiende la petición del ciudadano (a) de manera verbal. X Clave de responsable de actividad A B C D E F G Tiempo días/ horas/minutos 3 Minutos Formato utilizado Solicita el dictamen de uso de suelo favorable, y la carta de conformidad de vecinos de la localidad de donde se establecerá el negocio, recibe dictamen de uso de suelo favorable y la carta de conformidad. Elaborar la carta conocimiento para giro comercial, teniendo los dos requisitos anteriores, (dictamen de uso de suelo favorable y carta de conformidad de vecinos). Firma la carta una vez revisada que cumpla con los requisitos. 5 Sella y hace entrega de la carta de giro comercial X 6 Archiva copia de la carta de giro comercial X D: días H: horas M: minutos X X X 3 Minutos 5 Minutos Formato de Carta de giró comercial 1 Minuto Formato de Carta giro comercial 3 Minutos 5 Minutos TIEMPO TOTAL D H M Sello Oficial Nombre del Proceso: Trámite de permisos y/o expedición de documentos en Agencias y Delegaciones Municipales Nombre del Procedimiento: Trámite de carta de conocimiento para giro comercial Hoja: 2/2 Código: PRO-SG-JCDAM-002 Políticas del Procedimiento 1.- El ciudadano debe traer, el dictamen de uso de suelo y la carta de conformidad de vecinos para poder expedir la carta de giro comercial. 2.- En la carta se debe mencionar el número del dictamen de uso de suelo y el resultado del mismo,(favorable, uso condicionado y/o compatible). Resultados Esperados Tener un mayor control en los giros comerciales que se otorgan en las diferentes Delegaciones y Agencias Municipales, todo conforme al reglamento de giros comerciales. Indicadores del Proceso Número de cartas de giro comercial otorgadas vs total de cartas de giro comercial solicitadas Indicadores de Éxito Entregar al 100% de los ciudadanos que cumplan con los requisitos, la carta de conocimiento de giro comercial

28 Documentos de Referencia Dictamen de uso de suelo, y carta de conformidad de vecinos Nombre del Proceso: Trámite para permisos y/o expedición de documentos en Agencias y Delegaciones Municipales. Nombre del Procedimiento: Constancia de Domicilio Hoja: 1/2 Código: PRO-SGJCDAM-003 Objetivo y alcance del Procedimiento: Contribuir para que el ciudadano logre comprobar y acreditar su domicilio Dependencia, Dirección General o Coordinación: Secretaria General Dirección de Área o Jefatura responsable del Procedimiento: Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales Clave de responsable de actividad: A. Analista B. Ciudadano No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Clave de responsable de actividad A B C D E F G Tiempo días/ horas/minutos Formato utilizado 1 Atiende la petición del ciudadano (a), de manera verbal X 3 Minutos

29 2 Solicita al ciudadano una identificación oficial, y documento que acredite su vivienda. (Hoja de retención del fraccionamiento, cable, teléfono, escrituras de la casa, Recibo de predial). X 3 Minutos 3 Elabora la constancia de domicilio. Teniendo los dos requisitos (identificación oficial y hoja de retención del fraccionamiento, recibo de cable, recibo de teléfono, escrituras de la casa, recibo de predial). Nota: En la carta se debe mencionar, su nombre completo, domicilio correcto, y la población o el fraccionamiento correspondiente del ciudadano que lo solicita. X 5 Minutos Formato de Constancia de Domicilio 4 Recaba la firma del Coordinador de Delegados y la Sella X 5 Recibe constancia firmada y sellada X 6 Archiva Constancia X D: días H: horas M: minutos 3 Minutos 1 Minuto 5 Minutos TIEMPO TOTAL D H M Sellos Oficial Nombre del Proceso: Trámite de permisos y/o expedición de documentos en Agencias y Delegaciones Municipales. Nombre del Procedimiento: Trámite de Constancia de Domicilio Hoja: 2/2 Código: PRO-SG-JCDAM-003 Políticas del Procedimiento 1.- Para expedir la constancia de domicilio el ciudadano debe traer la siguiente documentación: una identificación y documento que acredite su vivienda (Recibo de luz, teléfono, agua, carta de retención que es otorgada por el fraccionamiento). Resultados Esperados Tener un mayor control en la expedición de constancias de domicilio. Indicadores del Proceso Número de cartas de constancias de domicilio otorgadas vs Total de cartas de constancias de domicilio solicitadas Indicadores de Éxito 100 % de cartas de constancia de domicilio entregadas a los ciudadanos que cumplan con los requisitos Documentos de Referencia Identificación y documento que acredite propiedad.

30 Nombre del Proceso: Coordinación de Agencias y Delegaciones en el Municipio de Cañadas de Obregon Nombre del Procedimiento: Organización de las fiestas patronales cívicas en Agencias y Delegaciones del Municipio de Cañadas de Obregon. Hoja: ½ Código: PRO-SG-JCDAM-004 Objetivo y alcance del Procedimiento: Colaborar para que el Delegado o Agente Municipal lleve acabo las fiestas patronales o cívicas organizadas exitosamente. Dependencia, Dirección General o Coordinación: Secretaria General Dirección de Área o Jefatura responsable del Procedimiento: Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales Clave de responsable de actividad: A. Delegado o Agente B. Analista C. Jefe de Departamento D. Protección Civil No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Clave de responsable de actividad A B C D E F G Tiempo días/ horas/minutos Formato utilizado 1 Realiza petición de apoyo a las diferentes dependencias (seguridad pública, protección civil, servicios médicos, reglamentos, mercados mediante Oficio, para la Jefatura de Coordinación de Delegaciones y Agencias con 3 meses de anticipación mediante oficio. X 10 Minutos 2 Recibe solicitud y revisa que el oficio esté correctamente redactado, con los datos siguientes: (Delegación, o Agencia, días de celebración, horarios y lugar. X 3 Minutos 3 Elabora el memorando y agrega copia del oficio recibido y envía a la Dependencia de Protección Civil, Quien es la encargada de convocar a todas las demás Dependencias involucradas en la organización de fiestas patronales y cívicas. (Reglamentos, mercados, recaudación, seguridad pública, servicios médicos). X 10 Minutos

31 4 Firma del Memorando X 5 Minutos 5 Protección Civil, Recibe el Memorando y hace los que corresponde. D: días H: horas M: minutos X 2 días TIEMPO TOTAL D H M Nombre del Proceso: Coordinación de Delegaciones y Agencias Municipales del Municipio de Cañadas de Obregon. Nombre del Procedimiento: Organización de las fiestas patronales y cívicas en Agencias y Delegaciones del Municipio de Cañadas de Obregon. Hoja: 2/2 Código: PRO-SG-JCDAM-004 Políticas del Procedimiento 1.- Los Delegados y Agentes Municipales elaboran el oficio, solicitando apoyo económico, lo presenta en la Dependencia correspondiente, encargada de esa partida presupuestal el oficio debe ser presentado con 3 meses de anticipación por parte del Delegado y Agente Municipal, a la fecha de las fiestas a celebrar en los días que tienen establecidos cada Delegación y cada Agencia. 2.- La Dependencia de Protección Civil, es la encargada de convocar a las dependencias involucradas en la organización de las fiestas patronales y cívicas, para ponerse de acuerdo y tener una reunión de trabajo con fecha anticipada a los días de celebración. Resultados Esperados Que los Delegados y Agentes Municipales lleven acabo las fiestas patronales y cívicas con una excelente organización. Indicadores del Proceso Número de solicitudes de apoyo autorizadas vs Total de apoyos solicitados Indicadores de Éxito Que reciba el apoyo al por las diversas instancias municipales para llevar a cabo las fiestas patronales y cívicas en las Delegaciones y Agencias Municipales Documentos de Referencia Los acuses de recibido de los oficios de los Delegados y Agentes Municipales, que fueron entregados a las dependencias que se hacen cargo de la organización de las fiestas y al regidor de eventos cívicos.

32 14. FORMATOS DE PROCEDIMIENTOS Listado de formatos utilizados. Memorándum Oficio Simple Nombre del formato Carta Conocimiento de Giro Comercial Constancia de Domicilio Código del formato F-SG JCDAM-001 F- SG -JCDAM-002 F-SG -JCDAM-003 F-SG-JCDAM-004 Nombre del procedimiento en que se utiliza Atención a quejas y/o necesidades por la ciudadanía en Agencias y Delegaciones. Atención a quejas y/o necesidades por la ciudadanía en Agencias y Delegaciones. Organización de fiestas patronales y fiestas patrias/cívicas en las delegaciones y Agencias del Municipio de Cañadas de Obregón. Trámite de Carta de conocimiento de Giro Comercial. Trámite de Constancia de Domicilio.

33 Nombre del formato: Memorándum Código del formato: F-SG-JCDAM-001 Nombre del procedimiento en que se utiliza: Atención a quejas y/o necesidades por la ciudadanía en Agencias y Delegaciones Municipales. CONTROL Y SEGUIMIENTO SECRETARÌA GENERAL DEL MUNICIPIO DE CAÑADAS DE OBREGON, JALISCO CONTROL: folio: TURNADO A: FECHA: REMITENTE: NOMBRE: CARGO: ASUNTO: Favor de emitir la respuesta a la brevedad posible del seguimiento que de usted al mismo, haciendo mención del número de control del presente memorando. fecha de respuesta: A T E N T A M E N T E SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCION Nombre del Jefe de departamento, firma y sello

34 Nombre del formato: Oficio Simple Código del formato: F-SG-JCDAM-002 Nombre del procedimiento en que se utiliza: Atención a quejas y/o necesidades por la ciudadanía en Agencias y Delegaciones Municipales. Organización de fiestas patronales y fiestas patrias/cívicas en la Delegaciones y Agencias Municipio de Cañadas de Obregon. DEPENDENCIA NO. DEL OFICIO LUGAR Y FECHA DE EXPEDICIÒN NOMBRE: AQUIEN VA DIRIGIDO PRESENTE ASUNTO. DESPEDIDA.. Atentamente, NOMBRE Y CARGO DE QUIEN SOLICITA FIRMA Y SELLO LEMA.

35 Nombre del formato: Giro Comercial Código del formato: F-SG-JCDAM-003 Nombre del procedimiento en que se utiliza: Trámite de Carta Conocimiento de Giro Comercial. DEPENDENCIA NOMBRE DE LA CARTA LUGAR Y FECHA DE EXPEDICIÒN NOMBRE Y CARGO A QUIEN VA DIRIGIDO Presente ASUNTO DESPEDIDA Atentamente, NOMBRE Y CARGO DE QUIEN EXPIDE SELLO Y FIRMA LEMA

36 Nombre del formato: Constancia de Domicilio Código del formato: F-SG-JCDAM-004 Nombre del procedimiento en que se utiliza: Constancia de Domicilio. NOMBRE DE LA CONSTANCIA LUGAR Y FECHA DE EXPEDICIÒN A QUIEN CORRESPONDA Presente ASUNTO: La presente se extiende con fines legales que convengan al solicitante y ser utilizada única y exclusivamente como constancia de domicilio; sin ser esta una carta residencia. DESPEDIDA. Atentamente, Nombre y firma de quien expide, sello LEMA

37 15. GLOSARIO Memorándum: Oficio donde se especifica la petición o el proyecto solicitado. Agencia: Órgano administrativo, operativo que depende del Municipio, el cuál cuenta con los servicios mínimos y tiene una población menor a 2, 500 habitantes. Delegación: Órgano administrativo que depende del Municipio, las cuáles cuentan con servicios mínimos municipales, como Registro Civil, Agua Potable, Policía, Cementerio, etc. Debe contar con una población mayor a 2, 500 habitantes que cuente con un edificio apropiado para la Delegación, con una escuela primaria cuando menos y en función, con capacidades para prestar servicios, mínimos municipales.

38 16. AUTORIZACIONES