PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN DE LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS, CREG VIGENCIA 2016

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1 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN DE LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS, CREG VIGENCIA 2016 Subdirección Administrativa y Financiera Área de Talento Humano Enero 2016

2 Tabla de contenido 1. FUNDAMENTOS Y JUSTIFICACIÓN Justificación Fundamentos Legales: CONCEPTUALIZACIÓN Capacitación: Formación: Educación No Formal (Educación para el trabajo y Desarrollo Humano): Educación Informal Educación Formal OBJETIVOS Objetivo General ÁREAS DE INTERVENCIÓN Misional o Técnica: De gestión o Soporte: RESULTADOS DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES ACCIONES A REALIZAR Desarrollo de habilidades para el fortalecimiento del conocimiento en el puesto de trabajo Fortalecer iniciativas para alcanzar objetivos en el cumplimiento de las labores desempeñadas: Fortalecer las comunicaciones y relaciones en el puesto de trabajo: INDICADORES CRONOGRAMA DE TRABAJO

3 INTRODUCCIÓN Que la capacitación es un conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, así como a la de mejorar la prestación del servicio, el desempeño del cargo y al desarrollo personal e integral. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004, y su decreto reglamentario 1227 de 2005 se establece el sistema nacional de capacitación el cual se materializa en las entidades públicas a través de los planes institucionales de capacitación. Que al interior de la Comisión de Regulación y Energía CREG la capacitación y formación de los funcionarios está orientada al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias con el objeto de propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional de manera que se posibilite su desarrollo profesional y de competencias laborales para el mejoramiento continuo de la gestión institucional. En consideración a lo anterior, se propone el presente plan de capacitación para la vigencia 2016 el cual se organiza por áreas temáticas y funcionales, esto es, Misional o técnica y de Gestión o soporte donde se establecen actividades que de una u otra forma proporcionen un clima laboral adecuado, proyectado hacia un cambio organizacional y un aprendizaje de mejoramiento continuo en la gestión de resultado de la CREG. Que el plan se concibe con el diagnóstico de necesidades realizado en el mes de diciembre de 2015, en el cual se indaga sobre las expectativas y necesidades de capacitación de los funcionarios de la CREG. 3

4 1. FUNDAMENTOS Y JUSTIFICACIÓN 1.1 Justificación De conformidad con lo dispuesto en el Plan Nacional de Desarrollo , eje transversal Buen Gobierno, se identificó como uno de los objetivos de la gerencia pública el de promover la eficiencia y eficacia administrativa a través de la estrategia del empleo público fortalecido; estrategia que debe ser aplicada y desarrollada por las Entidades Públicas. Por otro lado, el decreto 1227 de 2005, por la cual se reglamenta la Ley 909 de 2004, establece en sus artículo 65 y 66 que los planes de capacitación deben atender las necesidades y requerimientos de las áreas de trabajo y de los empleados así como orientar sus esfuerzos en el l desarrollo de competencias laborales necesarias para el desempeño de los empleados públicos en niveles de excelencia. El cumplimiento y desarrollo de estas acciones estipuladas por el Gobierno Nacional en la Comisión de Regulación de Energía y Gas se materializan en el Plan Institucional de Capacitación a través de actividades orientadas a generar conocimientos, habilidades y destrezas con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión y al mejoramiento continuo de la entidad. Para adelantar el plan institucional de capacitación se realizó inicialmente un diagnóstico de necesidades como requisito fundamental para conocer las prioridades de capacitación y los temas de interés que serán abordados en el respectivo plan. Por tanto y con base en el diagnóstico realizado se detectaron áreas de interés que se hace necesario fortalecer con el propósito que los funcionarios de la CREG potencien sus capacidades e iniciativas para alcanzar sus objetivos en el cumplimiento de las labores desempeñadas. 1.2 Fundamentos Legales: Constitución Política de Colombia de 1991, que consagra los derechos que en materia de bienestar social tienen los ciudadanos. Decreto Ley 1567 de 1998, que regula el Sistema Nacional de Capacitación y Sistema de estímulos para los empleados públicos. Ley 909 de 2004, en la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, la gerencia pública y se dictan otras disposiciones. 4

5 El Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004, que define que las entidades deben organizar el sistema nacional de capacitación. Resolución 083 de 2014, de la CREG, por la cual se conforma el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, específicamente, artículo séptimo, numeral 3, política de gestión de talento humano. Resolución 070 de 2010, por la cual la CREG, adopta el reglamento de capacitación y bienestar social y estímulos. 2. CONCEPTUALIZACIÓN 2.1 Capacitación: Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación formal como informal de acuerdo con lo establecido por la Ley general de la educación dirigidos a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, habilidades y destrezas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral (Decreto 1567 de Art Formación: Aquellos procesos que tiene por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. 2.3 Educación No Formal (Educación para el trabajo y Desarrollo Humano): La Educación No Formal, hoy denominada Educación para el trabajo y el Desarrollo Humano (según la ley 1064 de 2006), comprende la formación permanente, personal, social y cultural, que se fundamenta en una concepción integral de la persona, que una institución organiza en un proyecto educativo institucional, y que estructura en currículos flexibles sin sujeción al sistema de niveles y grados propios de la educación formal. (Ley 115 de Decreto 2888/2007). 5

6 2.4 Educación Informal La educación informal es todo conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados (Ley 115 /1994). 2.5 Educación Formal Se entiende por educación formal aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con suje4ción a pautas curriculares progresivas, y conducente a grados y títulos. (Ley 115 de 1994 Decreto Ley 1567 de 1998 Ar.4 Decreto 1227 de 2005 Art. 73). 3. OBJETIVOS 3.1 Objetivo General Diseñar e implementar el Plan Institucional de Capacitación para los empleados de la CREG, como mecanismo de gestión mediante la generación de acciones dirigidas a fortalecer los conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar las capacidades tanto individuales como colectivas para el mejoramiento continuo de la Entidad. 3.2 Objetivos Específicos Contribuir al mejoramiento institucional, fortaleciendo el desarrollo integral del recurso humano a nivel profesional y personal. Promover el desarrollo de habilidades para el trabajo en grupo, facilitando el cambio de actitudes a través de procesos educativos. Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las políticas, los planes, los programas, los proyectos y los objetivos institucionales. Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y logro de los objetivos institucionales. 6

7 4. ÁREAS DE INTERVENCIÓN La capacitación institucional en la CREG, es aquella realizada con base en un diagnóstico de necesidades, en función de superar las limitaciones de orden técnico, actitudinal o interrelacional de los funcionarios, que se puedan convertir en obstáculos para el cumplimiento de la misión institucional y para a autorrealización personal, identificando los funcionarios o grupos de funcionarios a quienes va dirigida. Dentro de esta categoría, se incluye: Capacitación colectiva. Aquellos programas que realiza la CREG, sobre temas de interés común, cuya importancia y prioridad ameritan su ejecución masiva con el ánimo de alcanzar un impacto colectivo en el menor tiempo. Capacitación Individual: Es la responde al interés del servidor público solicitante y a las necesidades de capacitación del área y/o dependencia. Capacitación basada en visitas e intercambios interinstitucionales. Esta capacitación permite a los empleados compartir experiencias y conocimientos laborales con otras entidades u organismos a través de la observación directa de sus proceso interno, del intercambio de grupos y demás actividades relacionadas. Capacitación en educación no formal o educación para el trabajo y desarrollo humano. La que se ofrece con el objeto de completar, actualizar, suplir conocimientos y formar en aspectos académicos o laborales sin sujeción al sistema de niveles o grados. Inducción. El programa de inducción, tiene por objeto iniciar al servidor en su integración, a la cultura organizacional, al sistema de principio y valores de la entidad, instruirlo y comprometerlo acerca de la misión, visión y objetivos institucionales y crear sentido de pertenencia hacia la CREG. Esta inducción está dirigida a los nuevos funcionarios que ingresen a la CREG, que contendrá como mínimo los siguientes aspectos: Presentación al funcionario de los aspectos generales de la entidad: Historia, misión, visión, directivos, Ubicación dentro del sector minero- energético Planta física Estructura de la entidad y planta de personal Horario Salario Beneficios 7

8 Ubicación del puesto de trabajo y entrega de elementos, inventario tarjeta de aproximación, entre otros. Entrega al nuevo funcionario de los siguientes documentos de manera física o virtual: Funciones de conformidad con el manual de la entidad. Código de ética.- Código de Seguridad de la Información. Copia del Código Único Disciplinario. Reinducción. Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos. Los programas de inducción se impartirá a todos los funcionarios por lo menos cada dos años o en el momento que se produzcan dichos cambios. Como mínimo el programa de reinducción de contener: Las actividades que afiancen los conocimientos relacionados con la razón de ser de la CREG y que permiten el logro de los objetivos. Actividades que desarrollen conocimientos, habilidades relacionadas directamente con las dependencias que tienen por objeto suministrar los bienes y servicios que requiere internamente la entidad para su adecuado funcionamiento. La capacitación en sistemas y/o equipos especiales, necesarios para que las personas puedan atender los asuntos encomendados, de acuerdo con las necesidades del cargo Para efectos de organizar la capacitación, tanto los diagnósticos de necesidades como los planes y programas correspondientes, se organizaran teniendo en cuenta dos (2) áreas funcionales: Misional o técnica y de Gestión o Soporte. 4.2 Misional o Técnica: Corresponde a la capacitación dirigida a todo el personal que desarrolla directamente la operación básica u objeto social o económico de la CREG, entre los que se involucran las correspondientes áreas técnicas que están relacionadas con el cumplimiento de la misión institucional de la entidad. 4.3 De gestión o Soporte: Corresponde a la capacitación dirigida a todo el personal relacionado con las áreas administrativas y de gestión de la CREG. 5. RESULTADOS DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES

9 La encuesta de evaluación y necesidades del programa de capacitación realizada en diciembre de 2015 con el fin de elaborar el plan para el 2016, se elaboró teniendo en cuenta la siguiente ficha técnica: Generalidades Observaciones Instrumento Encuesta diseñada por el área de talento humano de la Subdirección Administrativa Aplicación Virtual Herramienta Google Apps Población potencial 86 Servidores Públicos Población encuestada 35 Servidores Públicos Porcentaje de población 41% con un nivel de confianza del 95% Fechas de aplicación Enero 17 al 23 de Diciembre Frente a la encuesta a continuación se exponen los resultados donde se determina la preferencia de los servidores públicos en relación con el programa de capacitación: 1. La encuesta según cuadro adjunto fue respondida por 35 funcionarios de 86 funcionarios potenciales, en relación con los niveles ocupacionales el 47% del total de encuestados corresponden al nivel asesor; el 37% del nivel profesional; el 8% para los niveles técnico y asistencial. NIVEL DEL CARGO DESEMPEÑADO NIVEL Número Porcentaje ASESOR 16 47% PROFESIONAL 13 37% TECNICO 3 8% ASISTENCIAL 3 8% 2. Frente a la evaluación de las actividades de capacitación impartidas en el año 2015, sobre la primera pregunta relacionada con la satisfacción de los temas impartidos, el conocimiento adquirido y la metodología usada se puede concluir que el 86% de los funcionarios que recibieron capacitación en el año 2015 se sienten satisfechos con la capacitación impartida. 3. A la pregunta relacionada con indicar los temas que considera se deben tener en cuenta para la realización de taller, curso y/o capacitación en el año 2016, las sugerencias fueron las siguientes: Oralidad, escritura, redacción (Textos jurídicos) 9

10 Diplomado de contabilidad e información financiera para no contadores, con énfasis en la aplicación de las nuevas normas internacionales de contabilidad. Curso de capacitación en regulación de redes, considerando las nuevas tecnologías y desarrollos. Normas internacionales para el sector público, curso práctico de matemáticas financieras aplicadas a nic-niif, curso de normas ISSO. Procesos regulatorios en el sector OIL & GAS, servicios públicos, regulación del mercado Capacitaciones en temas normativos, en temas del servidor público como responsabilidades deberes y derechos Inglés Manejo Oráculo Presentaciones efectivas, Atención al cliente Temas de planeación, presupuestos, proyectos de inversión Calidad curso de normas ISO Actualización roles oficinas de control interno, MECI y Calidad (ISO y NTCGP), riesgos, auditorias, normatividad vigente y nueva normatividad, procesos contractuales regímenes especiales, aplicativos SIIF, SIRECI, SIGEP, EKOGUI, SECOP, SISMEG, Código Disciplinario Único, Taller práctico encaminado a adquirir habilidades al momento de asistir a audiencias judiciales ahora que se implementa el sistema de oralidad en su totalidad. Temas tributarios Valoración de activos Modelos econométricos, herramientas de simulación y modelación Coaching personal Procedimiento administrativo Presentaciones efectivas Actualización gobierno en línea y participación ciudadana Diseño de subastas microeconomía Regulación en otros países Modelamiento en R, manejo de plataformas de derivados financieros. Capacitación caja menor para todas las secretarias Conocer más sobre lo que hace la CREG, (reinducción) para que se conozca cómo regula los precios, como es el flujo de trabajo de las áreas para que lleguemos a establecer unas tarifas de precios o ejercer la regulación en el país. 4. En relación a las actividades que se deben fomentar para fortalecer el conocimiento y dominio de las actividades del puesto de trabajo, a continuación se presentan las sugerencias: 10

11 Regulación Económica y conocimiento de procesos regulatorios en otros países haciendo énfasis en Análisis de los cambios necesarios en el mediano y largo plazo para la regulación de las actividades de transporte de energía eléctrica considerando los cambios tecnológicos de los últimos años y la experiencia de otros países en su incorporación en la regulación. Idiomas Sistemas ( Herramientas de programación) -Excel avanzado Redacción Presentaciones de carácter empresarial y efectivas Temas de planeación, presupuesto e inversión Oralidad Matemática financiera aplicadas a NIC- NIIF, Información contables Supervisión de contratos y elaboración de términos de referencia Comunicación asertiva Coaching Derecho Gobierno en línea Talleres sobre liderazgo Normas entidades orden nacional Actualización Contratación Estatal Pruebas en auditoria, valoración de riesgos Técnicas de negociación Gestión de la Calidad 5. Respecto a la pregunta relacionada con el desarrollar iniciativas para alcanzar objetivos en el cumplimiento de las labores desempeñadas, a continuación se presentan las sugerencias: Mejorar el Ingles Habilidades gerenciales trabajo en equipo Planeación en el trabajo Optimización del tiempo Planeación estratégica de la entidad Planeación participativa Implementar óptimos canales de comunicación en línea de la entidad con sus usuarios Capacitación integral al grupo de secretarias sobre todas las funciones secretariales de la CREG. Que no se vea a Control Interno como una oficina realizadora de informes, sino que sirva a la entidad como asesora 11

12 Organizar la documentación de cambios que realizamos en el área en un repositorio con el fin de mejorar el desempeño en las actividades del área y tener más puntos de medida sobre las mejoras que vamos teniendo. 6. Las sugerencias que se hicieron para mejorar las comunicaciones y relaciones con los compañeros (as) y jefes inmediatos están relacionadas con: Comunicaciones efectivas (interactuar con los demás, expresión corporal y oral, comunicaciones entre compañeros ) Habilidades escritas Convivencia y entorno laboral Importancia del tiempo de trabajo y el tiempo al final de la jornada laboral Elaboración informes ejecutivos que sirvan de herramienta para la toma de decisiones. Concertación y trabajo en equipo 6. ACCIONES A REALIZAR Considerando las distintas sugerencias y haciendo un análisis sobre las áreas de interés que se deben desarrollar en el año 2016 se hace necesario trabajar en tres (3) áreas de intervención así: 6.1 Desarrollo de habilidades para el fortalecimiento del conocimiento en el puesto de trabajo Se debe realizar énfasis en los siguientes temas: Regulación económica (Incluyendo regulación en otros países) y procesos regulatorios, cálculos tarifarios, regulación de redes bajo en nuevo entorno de redes inteligentes Idiomas Herramientas de sistemas, programación java, cursos avanzados de Excel, entre otros. Normas internacionales para el sector público, curso práctico de matemáticas financieras aplicadas a nic-niif, cursos o talleres sobre contabilidad con énfasis en la aplicación de las nuevas normas internacionales de contabilidad. Cursos de oralidad, redacción incluyendo textos jurídicos. Actualización normas 12

13 Temas de planeación, presupuestos, proyectos de inversión Presentaciones efectivas Actualizaciones roles control interno Atención al cliente Inducción y reinducción 6.2 Fortalecer iniciativas para alcanzar objetivos en el cumplimiento de las labores desempeñadas: Se deben realizar capacitaciones haciendo énfasis en: Habilidades gerenciales Mejoramiento del nivel de inglés 6.3 Fortalecer las comunicaciones y relaciones en el puesto de trabajo: Desarrollar capacitaciones con énfasis en: Comunicaciones efectivas Convivencia y entorno laboral Habilidades orales y escritas Con base en la descripción de los temas prioritarios de las áreas en mención y el análisis respectivo así como el presupuesto asignado para el año 2016 se proponen las siguientes estrategias a desarrollar: 1. Participación en cursos, seminarios, talleres sobre temas de energía, gas y combustibles líquidos, de interés para funcionarios de la CREG. 2. Participación en cursos o talleres de actualización en temas jurídicos de procedimiento administrativo o de temas regulatorios. 3. Participación en cursos de atención al usuario 4. Participación en talleres para fortalecer en los funcionarios las competencias propias del área 5. Participación en talleres de capacitación en temas transversales al interior de la Entidad. 7. INDICADORES 1. No. De actividades ejecutadas /actividades programadas 13

14 2. No. De funcionarios asistentes a las actividades 3. Evaluación Plan de capacitación 8. CRONOGRAMA DE TRABAJO Se anexa plan de trabajo de capacitación para el año 2016: PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN 2016 PRESUPUESTO ASIGNADO POR INVERSIÓN: Recursos 16 $ oo Actividades Programadas Actividades Ejecutadas No Objetivo Destinatarios Nivel jerárquico Dependenias Actividades Las actividades programadas se realizarán dentro del periodo previsto para su ejecución. Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1 Participación en cursos, seminarios, talleres sobre temas de energía, gas y combustibles líquidos, de interés para funcionarios de la CREG Directivo, asesor y profesional Dirección ejecutiva Seminarios, talleres, curso, congresos entre otros en temas regulatorios y económicos. 2 Participación en cursos o talleres de actualizacion en temas jurídicos de procedimiento administrativo o de temas regulatorios Directivo, asesor y profesional Dirección ejecutiva Subdirección Administrativa y Financiera Talleres sobre actualización normativa y regulatoria Dirección ejecutiva 3 Participación en cursos de atención al usuario Profesional, tecnico y asistencial Seminarios especializados en orientación y atención al usuario Subdirección Administrativa y Financiera Profesional, tecnico y asistencial Cursos de corta duración en contratación Dirección ejecutiva incluyendo a supervisores, presupuesto,contabilidad, control interno Subdirección entre otros, para los funcionarios del área de Administrativa y Financiera apoyo de la entidad 4 Participar en talleres para fortalecer en los funcionarios las competencias propias del área Funcionarios de la CREG Directivo y asesor, profesional de libre y funcionarrios de carrera Programa de entrenamiento en inglés como lengua extranjera Directivo y asesor, profesional de libre y funcionarrios de carrera Dirección ejecutiva Subdirección Administrativa Taller en presentaciones y comunicaciones efectivas Taller oralidad y redacción 5 Participar en talleres de capacitación en temas transversales al interior de la Entidad. Directivo, asesor, profesional, técnico y asistencial Directivo, asesor, profesional, técnico y asistencial Dirección ejecutiva Subdirección Administrativa y Financiera Dirección ejecutiva Subdirección Administrativa y Financiera Herramientas de sistemas, cursos avanzados de Excel, entre otros Entrenamiento en normatividad NTCGP ,- ISO , Gestión del Riesgo (incluyendo seguridad de la información) auditorías internas y MECI Difusión de la política de Gobierno en Linea, participación ciudadana, campañas capacitación pedagpgía de paz, planes de gobierno entre otros. Directivo, asesor, profesional, técnico y asistencial Dirección ejecutiva y Subdirección administrativa Programa de inducción- reinducción Medición clima organizacional 14