INTENDENCIA DE ESTADÍSTICAS, ESTUDIOS Y NORMAS MANUAL PARA LA ACTUALIZACIÓN DE SOCIOS / ASOCIADOS

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1 INTENDENCIA DE ESTADÍSTICAS, ESTUDIOS Y NORMAS MANUAL PARA LA ACTUALIZACIÓN DE SOCIOS / Organizaciones del Sector No Financiero registradas en la SEPS VERSIÓN 1.0

2 VERSIÓN 1.0 Página 1 Contenido 1. INTRODUCCIÓN DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO Ingreso al aplicativo Actualización de socios / asociados Actualización individual Actualización masiva Generación formulario de actualización de socios / asociados Presentación del formulario de actualización de socios / asociados REQUISITOS TÉCNICOS RESPONSABLES DE SOPORTE... 11

3 VERSIÓN 1.0 Página 2 1. INTRODUCCIÓN La Superintendencia de Economía Popular y Solidaria ha diseñado un procedimiento a través del cual las organizaciones (cooperativas, asociaciones y organismos de integración) del Sector No Financiero de la Economía Popular y Solidaria EPS, reportarán información actualizada del total de sus socios / asociados. 2. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO El procedimiento diseñado para que cada organización actualice la información de sus socios / asociados se describe a continuación: 2.1 Ingreso al aplicativo 1. Ingrese al portal de servicios electrónicos de la SEPS: Sector No Financiero, Servicios Electrónicos y seleccione la opción Actualización listado de socios - asociados 2. Digite el número de RUC de la organización y seleccione la opción Ingreso

4 VERSIÓN 1.0 Página 3 3. Lea el contenido del cuadro de diálogo Información y de clic en la opción Aceptar 4. Lea atentamente los datos de su organización y verifique que correspondan a la misma. 5. Digite la dirección de correo electrónico de la organización y seleccione de la lista desplegable la ciudad en la que está realizando el proceso. 2.2 Actualización de socios / asociados La organización podrá actualizar sus socios / asociados en forma individual o masiva, de acuerdo a los siguientes procedimientos: Actualización individual 1. Seleccione la opción Agregar

5 VERSIÓN 1.0 Página 4 2. Seleccione de la lista desplegable el tipo de documento de identificación del socio / asociado. 3. Digite el número de documento de identificación del socio / asociado. Cuando el tipo de documento seleccionado corresponda a CEDULA, los nombres y apellidos del ciudadano se desplegarán automáticamente. Cuando el tipo de documento seleccionado corresponda a RUC, PASAPORTE o REFUGIADO, los nombres / razón social y apellidos deberán ser ingresados por el usuario en letras mayúsculas y sin tildes. 4. Seleccione de la lista desplegable el país de nacimiento del socio / asociado. Cuando el socio / asociado sea una persona jurídica, se deberá seleccionar el país de origen de la organización. 5. Ingrese el aporte monetario de cada socio / asociado expresado en dólares. En el caso de las Asociaciones registrar con valor cero (0.00)

6 VERSIÓN 1.0 Página 5 6. Seleccione del calendario la fecha en la que el Consejo de Administración / Junta Directiva aprobó el ingreso del socio / asociado a la organización. Ejm: 07/12/ Seleccione la opción Agregar y repita los pasos anteriores por cada socio / asociado que tenga la organización. 8. Una vez ingresados todos los socios / asociados de la organización, haga clic en la opción Guardar Actualización masiva 1. Descargue el formulario Excel Actualización de socios / asociados haciendo clic en la opción Descargar.

7 VERSIÓN 1.0 Página 6 2. Abra el formulario Excel, dé clic en la opción Habilitar contenido, y digite el número de Ruc anteponiendo el apóstrofe ( ) y la Razón Social de la organización. 3. Ingrese la información de todos los socios / asociados de la organización, que deberá iniciar en la sexta fila del formulario y considerando la siguiente descripción de campos: - Tipo de documento de identificación.- Seleccione de la lista desplegable el tipo de documento de identificación (Cédula, Ruc, Pasaporte o Refugiado). - No. de Documento de identificación.- Digite el número de documento de identificación. Este registro debe corresponder al tipo de documento seleccionado, conformado por 10 o 13 dígitos para cédulas de ciudadanía o números de RUC respectivamente y será ingresado anteponiendo el apóstrofe ( ) Ejm: Nombres / Razón social de socio.- Ingrese los nombres o la razón social (completa) del socio / asociado. Este registro debe estar en letras MAYÚSCULAS y sin tildes. - Apellidos Completos del socio.- Ingrese los apellidos del socio / asociado. Este registro debe estar en letras MAYÚSCULAS, sin tildes y deberá quedar en blanco cuando el registro corresponda a una Persona Jurídica. - País de nacimiento.- Seleccione de la lista desplegable el país de nacimiento del socio / asociado de la organización. En el caso de que el registro corresponda a una persona jurídica, se debe seleccionar el país de origen de la organización. - Valor Certificado de Aportación.- Ingrese el valor monetario expresado en dólares del certificado de aportación que tiene cada socio en la organización. Este registro debe ingresarse sin separador de miles y en el caso de las Asociaciones registrar cero (0,00). - Fecha de ingreso (Consejo de Administración / Junta Directiva).- Ingrese la fecha en la que el Consejo de Administración / Junta Directiva aprobó el ingreso del socio / asociado a la organización. Este registro debe ser ingresado en formato dd/mm/aaaa (Ejm: 07/12/2016).

8 VERSIÓN 1.0 Página 7 4. Guarde los cambios efectuados en el formulario. 5. Ingrese nuevamente al aplicativo conforme a las instrucciones detalladas en el punto 2.1. Ingreso al aplicativo 6. Seleccione la opción Importar 7. Haga clic en la opción Escoger y seleccione el archivo Excel creado y guardado previamente. 8. Seleccione la opción Subir y espere mientras la información del formulario se carga en el aplicativo.

9 VERSIÓN 1.0 Página 8 9. Verifique que los socios / asociados ingresados en el formulario se reflejen en el aplicativo. 2.3 Generación formulario de actualización de socios / asociados Una vez ingresados todos los socios / asociados de la organización, sea de forma individual o masiva, el usuario debe generar el formulario PDF a través de la opción Imprimir y verificar que la información del documento generado sea correcta.

10 VERSIÓN 1.0 Página Presentación del formulario de actualización de socios / asociados Cada organización debe presentar el formulario impreso debidamente firmado, en las oficinas de la Superintendencia a nivel nacional (Mesa de servicios) o remitirlo mediante Correos del Ecuador. Una vez validado, este Organismo de Control generará el Comprobante de Registro / Actualización del Listado de Integrantes de las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria a la fecha. El documento validado y generado por la SEPS, se entregará al usuario incluyendo un sello seco de la Superintendencia y la rúbrica del funcionario que atendió al usuario, concluyendo así el proceso.

11 VERSIÓN 1.0 Página 10 En el caso de que el proceso realizado por la organización no pase la validación efectuada por la SEPS, se imprimirá el documento de inconsistencias y será entregado al usuario para que las subsane en el plazo establecido. Importante.- Recuerde que el formulario generado tendrá una validez de 15 días laborables, luego del plazo indicado la información será eliminada.

12 VERSIÓN 1.0 Página REQUISITOS TÉCNICOS Si usted opta por actualizar los socios / asociados de su organización en forma masiva, para evitar problemas de incompatibilidad con el funcionamiento del formulario Excel de Actualización de socios, se recomienda abrir el mismo en Microsoft Excel versión 2010 o superior. 4. RESPONSABLES DE SOPORTE Responsable Extensión María José Delgado Jonathan Chamba

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